Vorsteuerabzug

Was ist der Vorsteuerabzug?

Der Vorsteuerabzug ermöglicht es einem Unternehmer, die beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen gezahlte Umsatzsteuer, in diesem Fall Vorsteuer genannt, mit der Umsatzsteuer zu verrechnen, die er seinen Kunden zusätzlich zum Nettobetrag in Rechnung stellt. Es handelt sich im Prinzip also um eine Gegenrechnung bzw. Saldierung von eingenommener und gezahlter Umsatzsteuer. Dabei spielt es keine Rolle, ob du deine Umsätze nach dem Soll- oder Ist-Prinzip versteuern musst.

Das Ergebnis aus dem Vorsteuerabzug ist entweder eine Nachzahlung der Umsatzsteuer oder eine Erstattung durch das Finanzamt aufgrund eines sogenannten Vorsteuerüberhangs. Die Abrechnung erfolgt über die Umsatzsteuervoranmeldung sowie die endgültige Umsatzsteuer-Jahreserklärung. Anpassungen bei der Vorsteuer, wenn du zum Beispiel Wirtschaftsgüter wie den Firmen-Pkw zu einem späteren Zeitpunkt nur noch privat nutzt, kannst du darüber hinaus in der Vorsteuerberichtigung vornehmen. 

Der Vorsteuerabzug stellt somit sicher, dass die Umsatzsteuer letztlich nur vom Endverbraucher oder von Unternehmen getragen wird, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Für alle Unternehmen, die in der Regelbesteuerung sind, ist die Versteuerung der Umsatzsteuer damit nur ein Durchlaufposten.

Beispiel Vorsteuerabzug:

Die Beispiel GmbH erzielt in einem Monat einen Netto-Umsatz von 10.000 Euro. Da sie umsatzsteuerpflichtig ist, stellt sie ihren Kunden 19 % Umsatzsteuer (1.900 Euro) in Rechnung. Die Kunden überweisen also insgesamt 11.900 Euro an die Beispiel GmbH.

Gleichzeitig bezieht die Beispiel GmbH Leistungen im Wert von 5.000 Euro netto von anderen Unternehmen. Diese Lieferanten berechnen ebenfalls 19 % Umsatzsteuer, sodass die Beispiel GmbH insgesamt 5.950 Euro Umsatzsteuer bezahlt. 

Nun wird die Umsatzsteuervoranmeldung erstellt:

• eingenommen Umsatzsteuer: 1.900 Euro
• gezahlte Vorsteuer: 950 Euro
• Zu zahlende Umsatzsteuer (Differenz): 950 Euro

Da die Vereinnahmung der Umsatzsteuer in diesem Fall höher ausfällt als die bezahlte Vorsteuer, entsteht eine Zahllast. Die Differenz in Höhe von 950 Euro muss die Beispiel GmbH an das Finanzamt abführen.

Vorsteuerabzugsberechtigung einfach erklärt

In diesem Video erfährst du alles über den Vorsteuerabzug und ob du vorsteuerabzugsberechtigt bist:

Wer ist vorsteuerabzugsberechtigt und wer nicht?

Grundsätzlich gilt: Nur Unternehmen sind zum Vorsteuerabzug berechtigt. Und auch nur dann, wenn sie der Regelbesteuerung unterliegen, umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen (sogenannte Ausgangsumsätze) und die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer an das Finanzamt weiterleiten. Dazu gehören:

• Gewerbetreibende und Freiberufler
• Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH, AG)
• Personengesellschaften (z. B. OHG, KG)
• Land- und Forstwirte, sofern sie nicht die Durchschnittsbesteuerung nutzen

Vorsteuer abziehen können im Regelfall also nur Unternehmen, die selbst auch Umsatzsteuer erheben. Nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind hingegen Unternehmer mit ausschließlich umsatzsteuerfreien Umsätzen nach § 4 UStG (z. B. Ärzte oder Versicherungsmakler), Privatpersonen bzw. Endverbraucher sowie Kleinunternehmer nach § 19 UStG. 

Für Kleinunternehmer gibt es jedoch eine Möglichkeit, ebenfalls vom Vorsteuerabzug zu profitieren: mit einem Wechsel vom Kleinunternehmer in die Regelbesteuerung. Das heißt, dass ein Unternehmer, der theoretisch die Kleinunternehmerregelung nutzen könnte (Umsatzgrenze: 25.000 Euro) und keine Umsatzsteuer erheben müsste, freiwillig auf die Inanspruchnahme dieser Regelung verzichten kann.

Er nimmt somit alle Rechte und Pflichten wahr, die Unternehmen ohne Kleinunternehmerstatus haben, inklusive der Pflicht, Umsatzsteuer auf der Rechnung auszuweisen und den Vorsteuerabzug geltend zu machen. Das kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn hohe Investitionen getätigt werden, bei denen die zu zahlende Umsatzsteuer beträchtliche Beträge ausmacht. Diese Entscheidung sollte aber immer sorgfältig geprüft werden.

Vorsteuerabzug: Voraussetzungen für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer

Die Rechtsgrundlage für den Vorsteuerabzug ist § 15 UStG. Danach kann ein vorsteuerabzugsberechtigter Unternehmer die gezahlten Vorsteuerbeträge in den in Absatz 1 genannten Fällen abziehen und steuerlich geltend machen, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Hier sind die wichtigsten Punkten, die du als Rechnungsempfänger beachten musst:

• Verwendung der Leistung für das Unternehmen: Du musst die bezogene Leistung ausschließlich für dein Unternehmen nutzen und nicht für private Zwecke.
• Abzugsfähige Betriebsausgaben: Der Vorsteuerabzug gilt nur für Betriebsausgaben, die im Zusammenhang mit dem Unternehmen stehen, wie z. B. die Geschäftsausstattung. Bei Ausgaben für Geschenke, Zinsen oder Bußgelder kann keine Vorsteuer geltend gemacht werden.
• Keine Steuerfreiheit: Der Vorsteuerabzug ist bei steuerfreien Umsätzen wie dem Wertpapierhandel oder der Vermietung von Grundstücken ausgeschlossen.
• Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung: Der Rechnungsbeleg muss den gesetzlichen Anforderungen an eine fehlerfreie Rechnungsstellung nach §§ 14 und 14a UStG sowie § 31 UStDV entsprechen oder eine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro sein.

Darüber hinaus musst du als Rechnungsempfänger sehr genau darauf achten, dass in jedem Einzelfall folgende Voraussetzungen für eine Rechnung erfüllt sind, um die Vorsteuer geltend zu machen:

• Der Rechnungsbeleg muss immer eine Originalausfertigung sein. Ein Duplikat oder ein Beleg, der nicht als Original erkennbar ist, wird nicht als steuerabzugsfähig anerkannt.

Eine handschriftliche Quittung kann nur dann eine umsatzsteuerliche Rechnung ersetzen, wenn sie alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthält.

Welche Steuern sind vorsteuerabzugsfähig?

Jetzt weißt du, wann du vorsteuerabzugsberechtigt bist und unter welchen Voraussetzungen du den Vorsteuerabzug durchführen kannst. Doch für welche Steuern ist der Abzug der Vorsteuer eigentlich zulässig?  

Für dich als vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmer sind das:

• Umsatzsteuer auf Lieferungen und Leistungen, die dir von einem anderen Unternehmer in Rechnung gestellt wurde, sofern sie separat ausgewiesen ist. 
• Umsatzsteuer im Reverse-Charge-Verfahren, die du als Leistungsempfänger direkt ans Finanzamt abführen musst.
• Erwerbsteuer auf innergemeinschaftliche Erwerbe, wenn du Wirtschaftsgüter aus einem anderen EU-Land beziehst.
• Einfuhrumsatzsteuer (EUSt), die du beim Import von Waren für dein Unternehmen zahlst.

Diese Beträge kannst du im Rahmen deiner Umsatzsteuervoranmeldung geltend machen und dir so eine finanzielle Entlastung sichern. 

Wann ist ein Vorsteuerabzug nicht zulässig?

Grundsätzlich gilt, dass von nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben keine Vorsteuer abgezogen und insofern auch nicht verrechnet werden darf. Auch dann nicht, wenn die Ausgaben in einem direkten beruflichen Zusammenhang stehen. Die Einzelheiten dazu sind in § 12 UStG näher geregelt. Zu den nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben gehören unter anderem:

• Kosten für die private Lebensführung
• Unterhalt für Familienangehörige
• Geschenke an Kunden oder Geschäftspartner über 50 Euro pro Jahr und Empfänger
• Geldbußen und Strafen
• Steuern auf privates Vermögen

Diese Einschränkungen sollen verhindern, dass private oder nicht geschäftlich veranlasste Ausgaben steuerlich geltend gemacht werden. 

Eine fehlerhafte oder komplett falsch ausgestellte Rechnung ist ebenfalls nicht vorsteuerabzugsberechtigt. Das ist besonders ärgerlich, wenn du sie bereits verbucht hast und das Finanzamt den Fehler im Nachhinein beanstandet. In diesem Fall wird die Rechnung rückabgewickelt: Das heißt, der von dir gezahlte Vorsteuerbetrag fällt weg und deine Ausgabe erhöht sich um diesen Betrag.

Du bezahlst also mehr, ohne eine Gegenleistung zu erhalten. Insofern ist es äußerst wichtig, dass du die Rechnungsprüfung sehr ernst nimmst, bevor du die Rechnung bezahlst und beim Finanzamt die Vorsteuerbeträge geltend machst.

Unternehmerische vs. nichtunternehmerische Nutzung

Wenn du eine Leistung oder ein Produkt kaufst, musst du entscheiden, ob du es für dein Unternehmen oder privat nutzt. Diese Entscheidung nennt man Zuordnungsentscheidung. Nur wenn etwas unternehmerisch genutzt wird, kannst du die Vorsteuer abziehen. Falls du es teilunternehmerisch (also teils geschäftlich, teils privat) verwendest, wird die Steuer anteilig aufgeteilt. Ist es nichtunternehmerisch, also rein privat oder auch unternehmensfremd, kannst du keine Vorsteuer geltend machen.

Beispiel:
Angenommen, du kaufst einen Laptop für 2.000 €.

1. Unternehmerische Nutzung (100 % geschäftlich)
   
   • Du nutzt den Laptop ausschließlich für dein Unternehmen.
   • Ergebnis: Du kannst die gesamte Vorsteuer aus dem Kaufpreis abziehen.
2. Teilunternehmerische Nutzung (50 % geschäftlich, 50 % privat)
   
   • Du nutzt den Laptop zur Hälfte für dein Unternehmen und zur Hälfte privat.
   • Ergebnis: Du kannst nur 50 % der Vorsteuer abziehen, weil der andere Teil nichtunternehmerisch genutzt wird.
3. Nichtunternehmerische Nutzung (100 % privat)
   
   • Du kaufst den Laptop nur für private Zwecke.
   • Ergebnis: Du kannst keine Vorsteuer abziehen.

Ähnliches gilt zum Beispiel auch bei Immobilien und Gebäudeteilen.

Die richtige Zuordnung ist wichtig, weil diese über deine Vorsteuerabzugsberechtigung entscheidet und so festlegt, wie viel Vorsteuer du zurückbekommst.

Wie funktioniert der Vorsteuerabzug in der Umsatzsteuervoranmeldung?

Jetzt kennst du die grundlegenden Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug. Doch wie läuft der Abzug der Vorsteuer eigentlich ab? Jeder umsatzsteuerpflichtige Unternehmer muss grundsätzlich eine Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben. Bei einer höheren Umsatzsteuerzahllast musst du die Umsatzsteuer sogar regelmäßig voranmelden, entweder quartalsweise oder sogar monatlich.

Vereinfacht gesagt bedeutet das, dass du dem Finanzamt mitteilst, wie viel Umsatzsteuer du in einer Periode eingenommen hast. Im Zuge dessen wird auch abgefragt, wie viel Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer du selbst an andere Unternehmen bezahlt hast. Die Differenz aus diesen beiden Beträgen ergibt deine Zahllast.

• Vorsteuerbetrag kleiner als Umsatzsteuerbetrag = Umsatzsteuerzahllast (Nachzahlung)
• Vorsteuerbetrag größer als Umsatzsteuerbetrag = Vorsteuerüberhang (Erstattung)

Wenn du die Vorsteuer beispielsweise in ELSTER geltend machen willst, gehst du am besten folgendermaßen vor:

1. Beantrage deine Zugangsdaten zum Onlineportal und logge dich mit deiner Zertifikatsdatei und deinem Passwort in dein ELSTER-Konto ein
2. Öffne die Umsatzsteuervoranmeldung, indem du auf „Formulare & Leistungen“, „Alle Formulare“ und „Umsatzsteuer“ klickst
3. Wähle nun aus, ob du eine monatliche oder quartalsmäßige Umsatzsteuervoranmeldung vornehmen willst und mache Angaben zu deinem Unternehmen
4. Anschließend trägst du deine steuerpflichtigen Umsätze aus deinen Verkäufen ein, allerdings nur als Nettobeträge, da ELSTER die Umsatzsteuer anhand deiner Angaben zum Steuersatz selbst berechnet.
5. Im nächsten Schritt gibst du in den Zeilen 55 bis 58 die Steuerbeträge an, die du für deine Eingangsrechnungen bezahlt hast.
6. In Zeile 64 siehst du dann, ob du eine Umsatzsteuerschuld hast bzw. Geld an das Finanzamt zahlen musst oder Geld zurückbekommst, bevor du die Voranmeldung übermittelst.

Vermeidbare Fehler rund um den Vorsteuerabzug

Als Unternehmer musst du darauf achten, dass sowohl deine Eingangsrechnungen als auch deine Ausgangsrechnungen sachlich und rechnerisch richtig sind. Für deine eigenen Rechnungen, die du für erbrachte Leistungen ausstellst, sollte das kein Problem sein. Hierfür kannst du entweder eine Rechnungsvorlage nutzen oder lieber gleich auf eine Buchhaltungssoftware wie sevdesk umsteigen.

Jetzt kommt es darauf an, dass jede Rechnung, die du erhältst, bezahlst und in deinen Vorsteuerabzug aufnimmst, auch tatsächlich vorsteuerabzugsfähig ist. Ein „echter“ Fehler, der zu einer nachträglichen Korrektur des Vorsteuerabzugs führen kann, ist eine mangel- oder fehlerhafte Rechnung. Achte daher bei der Rechnungsprüfung besonders auf folgende Punkte:

• Ungültige oder fehlerhafte Rechnung: Fehlt eine Rechnungspflichtangabe oder ist die Rechnung formal nicht korrekt, kann das den Vorsteuerabzug gefährden.
• Fehlende oder falsche Steuernummer: Ohne eine gültige Steuernummer oder USt-ID ist die Rechnung nicht vorsteuerabzugsfähig.
• Unklare Leistungsbeschreibung: Die Beschreibung der erbrachten Leistung darf nicht zu allgemein sein. Je genauer die Leistung beschrieben ist, desto besser.
• Fehlender oder nicht ausgewiesener Steuerbetrag: Der Umsatzsteuerbetrag muss in jedem Fall separat auf der Rechnung ausgewiesen sein.
• Unleserlicher Beleg: Rechnungen müssen über die gesamte Aufbewahrungsfrist hinweg lesbar sein. Verblasste oder beschädigte Belege können Probleme bereiten.

Gerade als Jungunternehmer oder Existenzgründer wirst du zu Beginn mehr Zeit für die Prüfung jeder einzelnen Eingangs- und Ausgangsrechnung benötigen als ab dem zweiten oder dritten Unternehmerjahr. Einzelheiten wie das Rechnungsdatum, das Leistungserbringungsdatum, die Steuernummer oder die Rechnungsnummer dürfen auf keinen Fall fehlen. Halte dich einfach an die Vorgaben aus § 14 UStG sowie die GoBD, um Fehler zu vermeiden.

Außerdem gilt: In deine Buchhaltung gehört immer die Originalrechnung – also weder eine Rechnungskopie noch ein Rechnungsduplikat.

Ausnahmen vom Vorsteuerabzug – pauschalierter Vorsteuerabzug

Der pauschalierte Vorsteuerabzug war eine Sonderregelung, die es bestimmten Berufsgruppen erlaubte, die Vorsteuer pauschal anhand festgelegter Prozentsätze zu berechnen. Dazu gehörten zum Beispiel Bäckereien, Friseure, Einzelhändler, Wäschereien oder Journalisten. Im Gegensatz zu Regelunternehmern mussten sie die tatsächlichen Vorsteuerbeträge nicht einzeln nachweisen.

Diese Vereinfachung sollte vor allem ihren bürokratischen Aufwand reduzieren. Allerdings ist diese Regelung 2023 gestrichen worden, sodass mit der Neuregelung nun auch die bisher davon ausgenommenen Berufsgruppen den regulären Vorsteuerabzug auf Basis der tatsächlich gezahlten Vorsteuerbeträge vornehmen müssen.

Zusammenfassung zum Vorsteuerabzug

Der Vorsteuerabzug ist für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer ein wichtiger Vorteil, da er dir die Gelegenheit bietet, Forderungen aus der Umsatzsteuer mit Verbindlichkeiten aus der Vorsteuer zu verrechnen und lediglich den saldierten Betrag bezahlen zu müssen. Umgekehrt bekommst Du das Ergebnis aus dem Vorsteuerabzug prompt vom Finanzamt überwiesen.

Dabei spielen korrekte Rechnungen, die Einhaltung aller formalen Anforderungen und eine ordentliche Buchführung eine entscheidende Rolle. Wer als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen muss, kann sich jedoch überlegen, die Besteuerung als Kleinunternehmer nicht in Anspruch zu nehmen und zur Regelbesteuerung zu wechseln, um den Vorsteuerabzug nutzen zu können. Hier sollten die Vor- und Nachteile individuell abgewogen werden. Um Fehler zu vermeiden, kann es zudem sinnvoll sein, eine Buchhaltungssoftware wie sevdesk zu verwenden. 

Es ist wichtig, den Überblick zu behalten, denn fehlerhafte oder unvollständige Angaben können den Vorsteuerabzug gefährden und dazu führen, dass der Abzug der Vorsteuer nicht anerkannt wird.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Vorsteuerabzug