Als Unternehmer ist man natürlich darauf bedacht, für den Verkauf von Produkten oder der Erbringung einer Dienstleistungen auch schnellstmöglich eine Rechnung zu erstellen. Es gibt allerdings auch langandauernde Projekte, bei denen du nicht zeitnah eine Rechnung erstellen kannst. In diesem Fall hast du aber die Möglichkeit, deinem Kunden eine Teilrechnung zu stellen. Ganz einfach geht das mit unserem Teilrechnung Muster. Einfach für Word oder Excel downloaden, Positionen ausfüllen und fertig.

Was ist eine Teilrechnung?

Eine Teilrechnung ist eine ausgestellte Rechnung von einer oder mehrerer Leistungen. Dabei wird der Begriff Teilrechnung umgangssprachlich verwendet, denn korrekterweise spricht man hier vielmehr von einer Teilschlussrechnung. Außerdem ist zu unterscheiden zu einer Abschlagsrechnung. Zwar werden die beiden Begriffe oft synonym verwendet, doch es gibt erheblichen Unterschiede, welche weiter unten nochmal gegenübergestellt werden.

In der Regel werden Teilrechnungen bzw. Teilschlussrechnungen bei recht umfangreichen Leistungen oder umfangreichen Lieferungen verwendet, damit man liquide bleibt und besonders bei größeren Zahlungen nicht so lange auf das Geld warten zu muss. Wichtig ist, dass du diese Leistungen bereits erbracht hast.

Teilrechnungen lohnen sich also bei:

Längeren oder größeren Leistungen, die du über einen längeren Zeitraum erbringst
Wenn du größere Warenlieferungen hast, die in bestimmten Teilabständen erfolgen

Wichtig ist außerdem, dass später bei der vollständigen Schlussrechnung die Teilrechnungen keine Berücksichtigung mehr finden. Zumdem solltest du eine Teilrechnung bereits im Vorfeld mit deinem Kunden vereinbaren.

Wie musst du eine Teilrechnung Vorlage ausfüllen?

Im Grund handelt es sich bei der Teilrechnung um eine ganz herkömmliche Rechnung, welche allerdings nur einen Teil von der Gesamtleistung abrechnet. Was die Inhalte angeht, kannst du diese Rechnung also ganz normal wie jede andere Rechnung erstellen. Nutzt du dafür unser Teilrechnung Muster, musst du wie folgt vorgehen:

Lade dir zunächst unsere Teilrechnung Vorlage entweder in Word oder Excel herunter.
Danach kann es mit dem Ausfüllen losgehen. Als erstes gibst du links oben die Adressdaten deiner Firma ein und darunter die Adressdaten des Empfängers der Teilrechnung.
Rechts oben hast du die Möglichkeit dein Logo zu platzieren und anschließend die folgenden Felder darunter befüllen. Zu diesen gehören auf jeden Fall eine einmalige Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und das Lieferdatum.
Die Betreffszeile kannst du frei formulieren.
Unter dem Betreff hast du bei Bedarf Platz für weitere Informationen für den Empfänger.
Danach musst du in deinem Teilrechnung Muster alle bisher geleisteten Artikel und Dienstleistungen von dir angeben. Vergiss dabei nicht die Bezeichnung, die Menge sowie Einzelpreis und Gesamtpreis anzugeben. Zudem sollte darunter die Summe ohne Umsatzsteuer und der Rechnungsbetrag mit Umsatzsteuer aufgelistet sein.
Am Ende der Teilrechnung Vorlage findest du einen Fußtext. Hier hast du die Möglichkeit deine Firmenadressdaten sowie Kontaktnummer wie Telefon, Fax oder Email-Adresse anzugeben. Ebenfalls wichtig ist, dass du deine Kontodaten wie Name der Bank, BIC/Bankleitzahl und Kontonummer/IBAN angibst. Zudem gehört hier auch der Name des Geschäftsführers und deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hin.
Jetzt kannst du dein Teilrechnung Muster abspeichern oder ausdrucken. Für den Versand der Teilrechnung per Email solltest du diese am besten als PDF speichern.

Welche Pflichtangaben muss eine Teilrechnung enthalten?

Da es sich bei der Teilrechnung um eine herkömmliche Rechnung handelt, musst du auch hier für eine ordnungsgemäße Rechnung die nötigen Pflichtangaben vermerken:

Beachte bei der Nutzung des Teilrechnung Musters darauf, dass deine Rechnung auf jeden Fall als solche ausgewiesen wird
Name, Anschrift und Firma des Rechnungsstellers
Name, Anschrift und eventuell Firmenname des Rechnungsempfängers
Aufführen musst du deine Ust.-ID‍
Die Teilrechnung muss mit einem Ausstellungsdatum vermerkt sein
Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist ebenfalls nötig‍
Datum der Leistungserbringung bzw. Leistungslieferung muss ausgewiesen sein‍
Erbrachte Leistungen sind detailliert darzustellen
Korrekte Angaben zum Steuersatz‍
Rechnungssumme vom Nettobetrag‍
Nennung vom Umsatzsteuerbetrag‍
Rechnungssumme vom Bruttobetrag‍
Falls du von der Umsatzsteuer befreit bist, dann musst du den Grund der Befreiung aufführen.

Was ist der Unterschied zwischen einer Teilrechnung und einer Abschlagsrechnung?

Auch wenn die Begriffe Abschlags- und Teilrechnung oft als Synonym verwendet werden, darfst du eine Teilrechnung nicht mit einer Abschlagsrechnung verwechseln. Die ausschlagebende Unterschiede sind dabei folgende:

Teilrechnung	Abschlagsrechnung
bereits erbrachte und in sich abgeschlossene Leistungen werden abgerechnet	meisten wird nur ein prozentualer Anteil der gesamten Summe mit Abschlägen in Rechnung gestellt
hierzu gehören allerdings nicht nur Materialien, sondern auch Arbeitsstunden, Maschinenstunden oder andere Leistungen	daher kann eine Abschlagsrechnung schon vor der Erbringung der Leistung als Anzahlungsrechnung gestellt werden
innerhalb der Buchhaltung spielen Teilschlussrechnungen die gleiche Rolle, wie komplette Schlussrechnungen	eine Abschlagsrechnung bezieht sich nicht auf bestimmte erbrachte Teilleistungen, sondern eher auf den allgemeinen Projektfortschritt