Regelmäßig müssen Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern entweder als Zwischenzeugnis oder aufgrund einer Kündigung ein Zeugnis ausstellen. Dabei musst du einige wichtige Punkte beachten. Aber wie schreibt man ein solches Arbeitszeugnis? Mit unserer Arbeitszeugnis Vorlage ist das für dich kein Problem.

Hier findest du ein hilfreiches Arbeitszeugnis Beispiel zum kostenlosen Download. Du kannst es als Vorlage beziehungsweise Qualifiziertes Arbeitszeugnis Muster oder als einfaches Arbeitszeugnis Muster verwenden. Den Unterschied und weitere Infos erklären wir dir in den nächsten Abschnitten.

Warum ist ein Arbeitszeugnis wichtig?

Das Arbeitszeugnis ist für jeden Arbeitnehmer wichtig als Referenz bei Bewerbungen. Schließlich musst du bei einer Bewerbung deine Qualifikationen und Fähigkeiten nachweisen. Und anhand der Zeugnisse deiner bisherigen Arbeitgeber kann dein nächster potenzieller Chef genau erkennen, wie gut deine Leistungen und dein Verhalten sind.

Gründe für das Arbeitszeugnis

Für dich als Arbeitgeber ist das Ausstellen von Zeugnissen eine wiederkehrende Tätigkeit. Denn es gibt immer wieder Situationen, in denen dein Mitarbeiter ein Zwischenzeugnis anfordert, um zu sehen, wie du ihn einschätzt, bei einer internen Umsetzung oder um sich wegzubewerben.

Und natürlich, wenn das Arbeitsverhältnis beendet wird. Dann ist oft Fingerspitzengefühl erforderlich. Denn du darfst deinen Mitarbeiter nicht offen nachteilig darstellen, auch wenn er kein großer Gewinn für dein Unternehmen war.

Vorsicht vor lieblosen Formulierungen

Viele Chefs überlassen es auch ihren Angestellten, sich selbst ein Zeugnis auszustellen und unterschreiben es einfach. Das bedeutet zwar einen geringen Aufwand, aber nicht selten kommen dabei seltsame oder falsche Formulierungen zustande. Diese erweisen sich im harmlosesten Fall als nicht aussagekräftig, im schlimmsten Fall als nachteilig. Daher solltest du gute Vorlagen verwenden oder das Zeugnis von einem Profi ausarbeiten lassen.

Zwei Varianten von Zeugnissen

Damit das Zeugnis für den Arbeitnehmer und den künftigen Arbeitgeber überhaupt irgendeine Relevanz besitzt, solltest du auf eine sorgfältige Formulierung achten. Das hängt aber auch von der Art des Zeugnisses ab.

Die Pflicht, ein Zeugnis auszustellen, ergibt sich aus § 109 GewO (Gewerbeordnung) und ist für Dienstverhältnisse sogar im BGB (§ 630 BGB) aufgeführt. Nach § 109 (1) GewO hat der Arbeitnehmer zunächst einen Rechtsanspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Und zwar mindestens auf ein einfaches Zeugnis. Das bedeutet, dass darin die Art und Dauer seiner Tätigkeit aufgeführt werden müssen.

Das ist allerdings nicht wirklich aussagekräftig, wenn es um deine Leistung und dein Engagement geht. Dafür ist auf Verlangen des Arbeitnehmers ein sogenanntes qualifiziertes Zeugnis auszustellen. In diesem muss der Arbeitgeber auch die Leistung und das Verhalten des Arbeitnehmers aufführen.

Dazu kommt, dass alle Formulierungen klar und verständlich sein müssen und keinen versteckten Sinn haben dürfen, der auf andere Informationen über den Arbeitgeber abzielen, als das, was dem Wortlaut nach darin steht. Das Zeugnis darf auch nicht als E-Mail erstellt werden, sondern muss schriftlich erfolgen.

Wie ist eine Arbeitszeugnis Vorlage aufgebaut?

Das Gesetz gibt dir keine verbindliche Anweisung dafür, wie du deine Zeugnisse ausstellen musst. Weder hinsichtlich zwingender Formulierungen noch bezüglich des Designs oder Layouts. Aber im Laufe der Zeit hat sich eine sinnvolle, praktikable und allseits akzeptierte Form herauskristallisiert.

Folgende allgemeine Punkte solltest du im Aufbau berücksichtigen:

Allgemeine Angaben:

Oben natürlich dein Briefkopf oder Logo samt vollständiger Firmenanschrift.
Selbstverständlich sollte der Betreff Zeugnis, Arbeitszeugnis oder Zwischenzeugnis lauten.

Daten zum Arbeitnehmer:

Ganz wichtig ist der vollständige Name des Arbeitnehmers.
Dann kommt der Beschäftigungszeitraum.
Bitte immer die genaue Tätigkeit, eventuell Abteilung und Titel mit angeben.

Fähigkeiten und Kenntnisse sowie das Verhalten:

Du bewertest die Arbeitsbereitschaft (engagiert oder faul?), die Arbeitsweise (pingelig oder schlampig) und die Fachkompetenz, mit der der Mitarbeiter arbeitet. Bitte nicht mit den beispielhaft gewählten Worten.
Wichtig ist, dass du alle speziellen Kenntnisse und Fähigkeiten (Fremdsprachen oder Ähnliches) mit aufführst.
Dann bewertest du die Führungskompetenz und das Sozialverhalten.

Abschluss:

Nach der Beurteilung des Verhaltens musst du den Grund für die Kündigung angeben (also auch, wer wem gekündigt hat).
Am Ende des Schreibens Ort und Datum einfügen
Alle Unternehmensdaten angeben
Dazu gehört die Unterschrift des Vorgesetzten oder seines Vertreters

Die Reihenfolge kann auch leicht verändert werden. Bei einem guten Muster ist es jedoch kein Problem, die Punkte individuell umzustellen oder zu streichen. Und natürlich können auch zusätzliche Punkte ergänzt werden.

Anleitung zum Ausfüllen des Muster Arbeitszeugnis

In unserer Vorlage Arbeitszeugnis kannst du einfach der Reihe nach die oben ausführlich ausgeführten Punkte abarbeiten:

Dein Briefkopf sollte standardmäßig mit Logo und Unternehmensdaten versehen sein. Falls du zu einem großen Firmenverband gehörst, kontrolliere, ob du auch den richtigen Kopfbogen verwendest.
Anschließend füllst du den korrekten Betreff (Art des Zeugnisses aus)
Dann kümmerst du dich um die Daten des Mitarbeiters. Bei einem einfachen Zeugnis bist du mit der Art der Tätigkeit und dem Beschäftigungszeitraum praktisch schon fertig.
Beim qualifizierten Zeugnis füllst du jetzt noch die Arbeitsweise, das Verhalten, die Sozialkompetenz und die speziellen Kenntnisse aus.
Am Ende fügst du den Kündigungsgrund, Datum und Unterschrift ein. Hier sollten auch noch weitere Unternehmensdaten am Ende des Briefkopfes stehen.
Ganz zum Schluss muss der zuständige Vorgesetzte oder Stellvertreter unterschreiben.

Worauf kommt es bei den Arbeitszeugnis Formulierungen an?

Es gibt viele Listen von gebräuchlichen Formulierungen und auch Anleitungen für gute Formulierungen im Internet. Besser ist es aber, die Qualität des Arbeitnehmers in eigenen Worten zu formulieren und keine bedeutungslosen Standardfloskeln zu nehmen.

Es besteht immer die Gefahr, dass eine Aussage anders ankommt, als sie beabsichtigt war. Daher hat sich eine Art Deutung nach Formulierungen herauskristallisiert, die nach dem Notensystem gestaffelt ist. (stets zu unseren vollsten Zufriedenheit, Note 1, bis insgesamt zu unserer Zufriedenheit, Note 5)

Vorteile der Arbeitszeugnis Vorlage

Als Arbeitgeber benötigst du sehr häufig ein Arbeitszeugnis Muster, besonders in großen Betrieben. Eine gute Vorlage mit einigen Formulierungen kann dir daher eine große Hilfestellung bieten. So kannst du keine relevanten Punkte vergessen und sparst außerdem Zeit beim Ausfüllen.Hinsichtlich der Stellenbeschreibungen und Tätigkeiten kannst du die Vorlagen sogar später für Mitarbeiter derselben Abteilung heranziehen. So kannst du beispielsweise die zu bedienenden Maschinen aus einem Maschinenpark oder die identischen Aufgaben eines Key-Account-Managers aus dem Muster übernehmen. Eine penible Kontrolle aller Daten vor der Aushändigung an den Mitarbeiter ist aber enorm wichtig!