Ein Pflichtenheft (manchmal auch Lastenheft genannt, obwohl dies nicht ganz dasselbe ist), brauchst du in einigen Branchen besonders häufig, um Kundenaufträge abzuarbeiten. Daher haben wir dir ein Lastenheft/Pflichtenheft Beispiel zusammengestellt, um dir eine Hilfe für dein eigenes Pflichtenheft zu bieten.

In unserer Pflichtenheft Vorlage haben wir dir ein Lastenheft Pflichtenheft Beispiel zusammengestellt, aus dem du die wichtigsten Punkte leicht erkennen kannst. Du kannst sie für deine Firma individuell anpassen. Selbstverständlich ist das Pflichtenheft Muster für dich kostenlos.

Wozu brauchst du ein Pflichtenheft?

Ein Pflichtenheft musst du häufig erstellen, um den Auftrag deines Kunden bestmöglich abarbeiten zu können.

Der Kunde schickt dir ein Lastenheft seiner Anforderungen und du setzt diese mit einem Projektplan (Pflichtenheft) um. Dies benötigst du besonders häufig in der Informatik/IT-Branche, der Elektrotechnik oder im Maschinenbau. Die Worte Lastenheft und Pflichtenheft werden häufig synonym gebraucht.

Das Pflichtenheft muss sehr genau und gewissenhaft ausgefüllt werden. Es wird als Lösungsvorschlag zur Umsetzung der Kundenwünsche erstellt und muss daher später vom Kunden auch geprüft und genehmigt werden. Erst nach der Freigabe deines Kunden kannst du dann mit der Umsetzung beginnen.

Anleitung zum Ausfüllen der Pflichtenheft Vorlage

Das Pflichtenheft ist im Beispiel so aufgebaut, dass du problemlos die Positionen ausfüllen kannst, an denen du dazu aufgefordert wirst. Bevor du es ausfüllst, solltest du aber erst prüfen, ob du es noch individuell anpassen möchtest.

Zunächst füllst du den Namen deines Unternehmens sowie das Datum ein.
Dann werden die Angaben zur Dokumentenversion ergänzt. Beim ersten Ausfüllen handelt es sich selbstverständlich um Version 1. Vergiss nicht, das Datum und den Grund für das Erstellen des Pflichtenhefts anzugeben!
Anschließend musst du Ziel des Dokuments und das Projekt sowie mitgültige Unterlagen erwähnen.
Hinzu kommt jetzt der Verteiler – wer im Unternehmen wird das Dokument brauchen?
In den Rahmenbedingungen füllst du alle notwendigen Rahmenbedingungen, Systemvoraussetzungen und Ressourcen aus und legst einen Terminplan für die Einzelschritte fest.
Danach folgt die genaue Beschreibung aller Anforderungen samt Wechselwirkungen und Risiken.
Abschließend muss die Genehmigung für das Pflichtenheft erteilt und unterschrieben werden (vom Auftraggeber und intern).

Was muss ein Pflichtenheft enthalten?

Es ist genau vorgeschrieben, welche Angaben zwingend in ein Pflichtenheft aufzunehmen sind. Dazu kommen natürlich die Angaben, die aufgrund des Projekts und des Lastenhefts deines Kunden notwendig sind. Diese kannst du jedoch durch ein paar einfache Fragen abklären und aufnehmen. Online findest du auch Lastenheft Vorlagen, mithilfe derer du Zeit sparen kannst.

Pflichtangaben

Diese sind nach DIN 69901-5 vorgeschrieben. Diese Normen sind meist nicht frei im Internet verfügbar, sondern müssen gekauft werden. Häufig kommen noch weitere Vorgaben dazu, die sich aus anderen Normen ergeben. Beispielsweise VDI-Richtlinien (2221, 2519, 3694). Für die Entwicklung von Software ist ein Pflichtenheft namens „V-Modell XT“ im Einsatz.

Welche Fragen musst du klären

Die Fragestellung ist natürlich in jeder Branche eine andere. Aber durch ein genaues Hinterfragen aller Eckdaten kannst du sicherstellen, dass du keine Kundenvorgabe vergisst umzusetzen.

Du fragst dich beispielsweise:

Wie lautet die genaue Beschreibung des Systems/Produkts, das du erstellen oder entwickeln sollst?
Welches Budget ist für die Umsetzung geplant?
Welche Entwicklungszeit hat der Kunde vorgesehen oder maximal eingeräumt?
Welche Spezifikationen oder Vorgaben (DIN, ISO, Zeichnungen, ähnliches) musst du beachten?
Gibt es bereits Vorarbeiten zu diesem Projekt, die du verwenden kannst?
Mit welcher Hard- und Software soll gearbeitet werden?
Gibt es Schnittstellen zwischen den Systemen (für den Datenverkehr)?

Wie ist eine Pflichtenheft Vorlage aufgebaut?

Ein Pflichtenheft besteht in der Regel aus vier Teilen, die folgende Punkte klären:

Allgemeine Informationen
Rahmenbedingungen
Anforderungsbeschreibung des Kunden
Genehmigung des Kunden

In diesen Punkten ist auch ersichtlich, wer alles an dem Projekt beteiligt ist und wer für welchen Teil verantwortlich ist. Dazu kommen die notwendigen Terminplanungen der Entwicklungsschritte und die Deadline bis zum kompletten Abschluss.

Was du sonst noch beachten musst:

Du musst deine aktuelle Ausgangslage sowie das beabsichtigte Ziel dokumentieren (Soll-Ist-Vergleich). Daraus kannst du das benötigte Konzept erstellen, das du zur Auftragsbearbeitung brauchst.

Für die Erfüllung der Aufgabe, musst du deine betriebsinternen Prozesse genau kennen. Du solltest wissen, worin du wirklich gut bist und welche Prozesse noch verbesserungswürdig sind, da sie möglicherweise zu störanfällig sind.

Alle wichtigen Punkte werden in einer Tabelle erfasst, so wie wir sie beispielhaft vorbereitet haben. Es kann aber nötig sein, weitere Informationen aufzunehmen. Diese Dokumente oder Belege, Checklisten und Pläne kannst du als Anhang hinzufügen.

Vorteile der Pflichtenheft Vorlage

Bei jedem Projekt eine Pflichtenheft Vorlage neu zu erstellen und auszufüllen, nimmt sehr viel Zeit in Anspruch, denn es sind viele Punkte zu beachten. Selbstverständlich unterscheiden sich die einzelnen Projekte stark und du kannst deshalb kein vorab ausgefülltes Muster für ein anderes, neues Projekt nutzen.

Trotzdem hilft dir unsere Pflichtenheft Vorlage dabei, keinen wichtigen Punkt zu vergessen. Der Vorteil ist derselbe wie bei allen Vorlagen: Denn mit jeder Mustervorlage kannst du enorm viel Zeit und Geld sparen, wenn du eine für dich grundsätzlich passende Vorlage erstellst und bei jedem neuen Projekt wieder zur Hand nimmst.