E-Rechnung im Wachstumschancengesetz
Mit dem Wachstumschancengesetz ändert sich die Definition der elektronischen Rechnung. So sind Rechnungen künftig nur dann E-Rechnungen, wenn sie
- in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden,
- die elektronische Verarbeitung ermöglichen und
- den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 entsprechen.
Schaut man sich eine solche E-Rechnung an, enthält sie oft viele kryptische Zeichen, die für den Laien erst einmal nicht verständlich sind. Es handelt sich hierbei nämlich oft um XML-Dateien. Durch die strukturierte Darstellung kann sie aber von entsprechenden Programmen einfach verarbeitet werden. Ein standardisiertes Datenformat (wie es die EN-Norm EN 16931 vorgibt) legt dabei fest, welche Rechnungsdaten bzw. -angaben konkret wo stehen.
Allerdings kann laut Wachstumschancengesetz auch ein anderes strukturiertes elektronisches Datenformat zwischen den Beteiligten vereinbart werden. Voraussetzung ist, dass das Format die richtige und vollständige Extraktion der Rechnungspflichtangaben Angaben aus der elektronischen Rechnung in ein Format ermöglicht, das EN 16931 entspricht oder mit dieser interoperabel ist. Dies soll vor allem die weitere Nutzung der weit verbreiteten EDI-Standards ermöglichen.
Einen einheitlichen Standard braucht es, damit jedes Programm die Daten (automatisiert) verarbeiten kann. Das ist ähnlich wie bei E-Mails: Auch hier gibt es einen einheitlichen Standard, damit E-Mails richtig empfangen, versendet und dargestellt werden können – unabhängig vom verwendeten E-Mailprogramm.
Streng genommen haben elektronische Rechnungen also kein schickes Design mehr, sondern bestehen nur noch aus Code. In Deutschland kennen wir die EN 16931 schon heute in Form der XRechnung und des ZUGFeRD-Formats. Aber dazu weiter unten noch mehr.
Was jetzt schon sinnvoll klingt, wird ab dem 1. Januar 2025 Pflicht für alle B2B-Rechnungen. Mit zwei Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Papierrechnungen werden damit dann zur Ausnahme. Die bekannten Rechnungsausstellungsfristen werden vorerst jedoch nicht verändert.