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ZUGFeRD vs. XRechnung – das sind die Unterschiede

Aktualisiert am
23
.
09
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2024
Laptop mit Rechnungsprogramm auf einem Tisch

ZUGFeRD und XRechnung – rund um die Einführung der elektronischen Rechnungen tauchen immer wieder diese beiden Begriffe auf. Doch was genau steckt dahinter und wo liegen möglicherweise Unterschiede? Wir erklären es dir.

Was sind ZUGFeRD und XRechnung?

Bevor wir ZUGFeRD und XRechnung unter die Lupe nehmen, lass uns kurz prüfen, wovon wir hier überhaupt sprechen. 

Bei beidem, ZUGFeRD wie XRechnung, handelt es sich um unabhängig voneinander funktionierende Standards elektronischer Rechnungen, auch E-Rechnungen genannt. Konkret sind es die derzeit am häufigsten genannten Standards, die du als Selbstständiger und Unternehmer im Rahmen der neuen E-Rechnungspflicht nutzen kannst.

Beide erfüllen die gesetzlichen Anforderungen nach EU-Norm EN 16931 und sind zentrale Bestandteile des modernen E-Rechnung-Prozesses. Sie unterscheiden sich aber in der Struktur und Nutzung. Wie, schauen wir uns gleich an.

Aber Moment mal, E-Rechnung, was ist das überhaupt genau? Hier ist die Definition für dich und warum sie in aller Munde sind: 

Definition E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem festgelegten strukturierten elektronischen Datenformat erstellt, versendet und empfangen wird. Sie muss der bereits erwähnten EU-Norm EN 16931 entsprechen oder mit dieser „interoperabel“ sein.

Heißt ganz schnell zusammengefasst: Alle Daten lassen sich zwischen beiden Parteien fehlerfrei übermitteln. Damit das geht, haben auf einer E-Rechnung alle Rechnungsdaten ihren vorgegebenen Platz und Maschinen können vollautomatisch alle Rechnungsinhalte auslesen.

Das Finanzministerium (BMF) hat mit dem Wachstumschancengesetz festgelegt, dass ab dem 1. Januar 2025 die E-Rechnungspflicht in Deutschland gilt – konkret beim Rechnungsaustausch zwischen Geschäftspartnern (B2B). Papierrechnungen und PDF-Rechnungen beispielsweise sind für Rechnungsersteller damit keine Option mehr.

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Was genau ist ZUGFeRD?

Hinter der Abkürzung ZUGFeRD steckt „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Dieses Format wird oft genutzt, um die EU-Anforderungen der E-Rechnung zu erfüllen und zugleich den Komfort eines klassischen Rechnungsformats zu behalten. Wie das?

ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat, bestehend aus zwei Komponenten: 

  1. eine maschinenlesbare XML-Datei ähnlich einem Text-Code
  2. ein für Menschen lesbares PDF, in das der XML-Datensatz eingebettet ist

Als hybride Rechnungsform ist ZUGFeRD besonders flexibel. Es kann sowohl in Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen (B2B) als auch mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) eingesetzt werden. Und da wir Menschen das PDF ja so auslesen können, könntest du sie theoretisch sogar für B2C-Geschäfte nutzen. So hast du mit einem Standard alle Zielgruppen abgedeckt.

Aufbau der ZUGFeRD Rechnung

Lies mehr in unserem Artikel ZUGFeRD.

Vor- und Nachteile des ZUGFeRD-Standards

Jetzt willst du wissen, ob ZUGFeRD das richtige E-Rechnung-Format für dich als Rechnungsersteller ist? Wir zeigen dir, was konkret für dafür und was dagegen sprechen könnte.

Vorteile von ZUGFeRD Nachteile von ZUGFeRD
Lesbarkeit: Durch das PDF können auch Menschen ZUGFeRD-Rechnungen lesen und bearbeitet. Technische Anforderungen: Um ZUGFeRD-Rechnungen vollumfänglich zu nutzen, brauchst du in der Regel eine Software, die für dich XML-Daten generiert und verarbeitet. Die gute Nachricht: sevdesk hat pünktlich zum 1. Januar 2025 die komplette Lösung für Unternehmen. ZUGFeRD Rechnungen werden damit für dich zu keiner großen Herausforderung.
Flexible Nutzung: Eine ZUGFeRD-Rechnung kannst du sowohl im B2B- als auch im B2G-Bereich nutzen. In der Version 2.1 erfüllt es die gesetzlichen Anforderungen der Rechnungsstellung an den öffentlichen Dienst. Komplexität: ZUGFeRD bietet verschiedene Profile wie "Basic" und "Comfort" für unterschiedliche Anwendungsfälle. Das mag verwirren.
Einfache Implementierung: Bei diesem Standard ist die Umstellung oft leichter, weil das PDF als Element bleibt. Verbreitung und Akzeptanz: ZUGFeRD ist in Deutschland zwar weit verbreitet, wird aber nicht von allen Unternehmen und Rechnungsempfängern wie Bundesbehörden genutzt. Das kann die volle Funktionalität, insbesondere die XML-Datenverarbeitung, beeinträchtigen.
Vielseitiger Versand: ZUGFeRD-Rechnungen kannst du über deine Rechnungssoftware, via E-Mail, interoperablen Datenaustausch und über Up- oder Download übermitteln.
Gesetzlich vorgegebene Archivierung: ZUGFeRD-Rechnungen erfüllen die gesetzlichen Anforderungen der revisionssicheren Archivierung. Automatisch sind sie sicher abgelegt und gespeichert – ohne Veränderung der ursprünglichen Datensätze.

Wir fassen zusammen: ZUGFeRD bietet eine flexible Lösung für Unternehmen, die sowohl klassische PDF-Rechnungen als auch moderne, maschinell verarbeitbare E-Rechnungen kombinieren möchten.

Lass uns nun die Alternative zu ZUGFeRD ansehen.

Was ist XRechnung?

Die XRechnung wurde von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) als deutsche Variante der E-Rechnung erarbeitet. Sie erfüllt daher alle Anforderungen gemäß der EU-Norm EN 16931. Bereits seit 2020 ist die XRechnung der Standard, wenn öffentliche Behörden dein Auftraggeber sind. Das Ziel hinter XRechnung: ein IT-gestützter Prozess für den Versand, die Prüfung und Weiterverarbeitung zwischen unterschiedlichen Buchhaltungssystemen. 

Anders als ZUGFeRD basiert XRechnung ausschließlich auf einem klar strukturierten XML-Datensatz. Eine visuelle Komponente wie ein PDF gibt es nicht. Somit ist sie kaum „menschenlesbar“. 

Der XML-Datensatz der XRechnung bildet wie auch bei ZUGFeRD alle Rechnungsdaten in einem definierten Schema an einem festgelegten Ort ab.

Beispiel für eine XRechnung

Heißt: Sämtliche Informationen aller Rechnungsempfänger und Rechnungsersteller finden sich immer an derselben Stelle. So ist es möglich, dass Rechnungen nach der Rechnungsverordnung von verschiedenen Softwaresystemen automatisch gelesen und verarbeitet werden. 

Das spart viel Zeit und minimiert das Risiko von Fehlern in der Dateneingabe. Als Rechnungsersteller kannst du XRechnung zum Beispiel per direkter Verbindung, mithilfe von Drittanbietern oder Peppol übermitteln. (Peppol? Das ist ein Netzwerk, das den Austausch elektronischer Dokumente erleichtert – medienbruchfrei und ohne Systemwechsel.)

Mehr dazu haben wir im Artikel XRechnung.

Vor- und Nachteile der XRechnung

Ein paar wichtige Merkmale der XRechnung kennst du nun schon. Hier noch einmal besonders wichtige Vorzüge und Nachteile im Überblick:

Vorteile der X-Rechnung Nachteile der X-Rechnung
Standardisiert und rechtskonform: Die XRechnung erfüllt alle gesetzlichen Rechnungsstandards der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Das macht sie besonders für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland zur naheliegenden Rechnungsform. Keine visuelle Komponente: Im Gegensatz zu ZUGFeRD umfasst die XRechnung kein PDF. Das macht sie für Menschen unlesbar.
Vielseitige Automatisierungen: Als rein strukturiertes XML-Format eignet sich die XRechnung perfekt für die vollautomatische Verarbeitung in Buchhaltungssystemen. Das reduziert manuelle Eingriffe und Fehler. Aufwendige Implementierung: Die Einführung und Nutzung der XRechnung erfordert eine moderne IT-Infrastruktur. Die Alternative: Du kannst XRechnungen ab dem 1. Januar 2025 auch über eine spezielle E-Rechnung Software erstellen, versenden und verarbeiten.
Fehlerreduktion: Durch die Automatisierung und den Wegfall von Medienbrüchen sinkt die Fehleranfälligkeit erheblich. Umstellungsaufwand: Gerade für Unternehmen, die bisher auf Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen setzen, bedeutet der Umstieg auf die XRechnung einen gewissen Anpassungsaufwand. Kein Grund zur Panik: Das Bundesfinanzministerium gewährt einen schrittweisen Übergang zur E-Rechnung.

Noch mal das Wichtigste: Auch die XRechnung ist eine effiziente Lösung für den digitalen Rechnungsverkehr. Dieser Standard eignet sich besonders gut für die maschinelle Verarbeitung. Seit 2020 ist sie der Standard im Rechnungsaustausch mit Bund und Behörden.

ZUGFeRD oder E-Rechnung: Was ist besser für mich?

ZUGFeRD und XRechnung – die Vor- und Nachteile liegen vor dir. Jetzt stellt sich für dich die Frage: Welches der beiden Formate soll es werden? Die Antwort bleibt letzten Endes dir überlassen. Denn beide erfüllen die gesetzlichen Anforderungen nach EU-Norm. 

Was dir bei der Entscheidung helfen kann, ist der Blick auf deine Kunden. Wer sind sie und welche Anforderungen haben sie an die Rechnungsstellung?

  • Arbeitest du „nur“ mit öffentlichen Auftraggebern und Behörden, dann empfiehlt sich XRechnung. Schließlich ist sie der gesetzlich vorgeschriebene und eigens für den Austausch von elektronischen B2G-Rechnungen entwickelte Standard.  
  • Das ZUGFeRD-Format hingegen ist flexibler und funktioniert für eine größere Bandbreite an Kunden: Sie ist von Maschinen lesbar gemäß EU-Norm und hat die visuelle PDF-Komponente. Damit kommst du vielen B2B-Rechnungsempfängern entgegen.
  • Arbeitest du mit öffentlichen Auftraggebern ebenso wie mit privaten Unternehmen? Dann kann ZUGFeRD in der Version 2.1 eine gute Wahl sein. Es erfüllt die Erwartungen beider Kundenkreise.

Hier noch einmal eine Vergleichstabelle zum XRechnung-ZUGFeRD-Unterschied nach einigen wichtigen Kriterien:

Kriterium ZUGFeRD XRechnung
Visuelle Lesbarkeit Ja (PDF-Teil) Nein
Maschinenlesbarkeit Ja (XML-Teil) Ja (vollständig XML)
Anwendungsbereich B2B, B2G (theoretisch auch B2C) B2G, teilweise B2B
Umweltentlastung möglich durch XML-Datei Ja, weil vollständig digital
Rechtliche Konformität/Erfüllung der E-Rechnungspflicht EU-weit  Deutschland 
Verarbeitungskosten möglicherweise geringer, da PDF lesbar ggfs. höher für spezielle Software 
Unterstützung durch E-Rechnung Software wie sevdesk Ja (vollumfänglich)  Ja (vollumfänglich) 
Ressourcen sparend (Platz, Kosten für Porto u.a. und Papier) Ja, sofern nicht ausgedruckt versendet und archiviert Ja
Effizienzsteigerung in der Buchhaltung Ja, durch maschinenlesbare XML-Datei Ja

Den Unterschied ZUGFeRD-XRechnung kennst du nun. Aber wie erstellst du diese E-Rechnung-Formate nach der neuen E-Rechnungspflicht? Hier ist deine Lösung.

ZUGFeRD und XRechnungen mit sevdesk erstellen

Ob ZUGFeRD oder XRechnung – sevdesk steht für dich pünktlich mit beidem bereit, wenn am 1. Januar 2025 die Rechnungsverordnung in Kraft tritt. Von Erstellung bis Archivierung machen wir dir deinen Start mit E-Rechnungen so einfach wie möglich. Und ganz gleich, ob du B2B- oder B2G-Kunden hast, jede Rechnung geht mit uns immer den aktuellen gesetzlichen Rechnungsstandards entsprechend raus.

Deine sevdesk-Vorteile im Überblick:

  • Du gibst deine Rechnungsdaten ein und wählst dein gewünschtes Format bzw. deinen Standard.
  • Du versendest und bearbeitest automatisch E-Rechnungen nach EU-Norm.
  • Du musst dich um keinerlei technische Details kümmern.
  • sevdesk archiviert alles nach Rechnungsverordnung. Die Rechnungsinhalte bleiben unversehrt.
  • Du sparst massiv Zeit in der Buchhaltung und hast mehr Zeit für das Wesentliche.
Du siehst:

Mit sevdesk bist du bestens für die Zukunft der E-Rechnung gerüstet und kannst entspannt dem Ende von Papierrechnungen und Co. entgegensehen.

Zur E-Rechnung Software

Ab wann muss ich ZUGFeRD oder XRechnungen erstellen?

Die E-Rechnungspflicht tritt zum 01.01.2025 in Kraft. Allerdings gibt es Übergangsfristen, sodass du im Zweifel sogar erst ab 2028 E-Rechnungen schreiben musst. Aber Achtung: Empfangen (und verarbeiten) können musst du sie schon ab Januar 2025.

Zusammenfassung

XRechnung und ZUGFeRD sind beides Formate elektronischer Rechnungen, die den gesetzlichen Rechnungsstandards entsprechen. Sie erfüllen jedoch jeweils unterschiedliche Erwartungen von Rechnungsausstellern und Rechnungsempfängern. 

Ein Vorteil XRechnung ZUGFeRD gegenüber ist, dass sie weniger fehleranfällig sind. Sie basieren auf einer reinen XML-Datei zur Verarbeitung durch Maschinen, bei der alle Rechnungsinhalte ihren festen Platz haben. 

ZUGFeRD hingegen ist flexibler in der Nutzung. Hier wird der XML-Teil um eine für Menschen lesbare PDF-Komponente ergänzt. Das macht das ZUGFeRD-Profil der XRechnung gegenüber, für viele Unternehmen attraktiver. Pünktlich zum 1. Januar 2025 kannst du beide Formate mit gewohnt komfortablem Workflow via sevdesk versenden.

Häufig gestellte Fragen zum Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung

Die Buchhaltungslösung, mit der du Zeit sparst
  • Umfassendes Rechnungsmanagement
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