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ZUGFeRD

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Aktualisiert am
01
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03
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2024

Wie du weißt, ist es für jeden Unternehmer, egal ob multinationaler Weltkonzern oder Kleinunternehmer, wichtig, dass er kosteneffizient arbeitet. Um dies zu erreichen, musst du deine Prozesse unter anderem schlanker gestalten, sie schneller machen und vor allem auch sicherer. ZUGFeRD ist dafür ideal geeignet, da es dir im Gegensatz zu klassischen Papierrechnungen dabei hilft, in deinem Unternehmen Kosten, Zeit und Geld einzusparen. Das Rechnungsformat legt die Grundlage für ein papierloses Büro und ein effizientes Dokumentenmanagement. Gleichzeitig macht ZUGFeRD den digitalen Austausch von Rechnungen einfacher. Was sich hinter dem Begriff ZUGFeRD verbirgt, welche Vorteile das Format bietet, wie du eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen kannst und für wen ZUGFeRD Pflicht ist, erfährst du in diesem Artikel.

Was ist ZUGFeRD?

Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein hybrides Rechnungsformat für E-Rechnungen. Die Abkürzung ZUGFeRD steht dabei als Kurzform für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einer maschinenlesbaren codierten XML-Datei und einer für den Menschen lesbaren visuellen Darstellung im PDF/A-3-Standard. Bedeutet konkret: Grundsätzlich besteht eine ZUGFeRD-Rechnung aus einem XML-Code und wird durch ein klassisches Rechnungsdesign als PDF ergänzt.

ZUGFeRD-Rechnungen (v.a. die aktuelle Version 2.1) folgen der EU-Nom EN 16931 und weisen damit ein einheitliches Datenformat für elektronische Rechnungen auf. Die strukturierten Daten des XML-Codes machen die Rechnungen maschinell lesbar und ermöglichen so die automatisierte Verarbeitung. Auf diese Weise entspricht ZUGFeRD den Anforderungen der E-Rechnung.

ZUGFeRD Rechnung
Aufbau einer ZUGFeRD-Rechnung

Wer hat das Format eingeführt und warum?

FeRD, das Forum elektronische Rechnung Deutschland, wurde am 31.03.2010 in Berlin gegründet und gilt als Entwickler von ZUGFeRD. An der Gründung waren verschiedene Ministerien des Bundes und der Länder, Verbände der Wirtschaft und des Bundeskanzleramtes sowie einige Fachverbände beteiligt. Gefördert wird das FeRD nach wie vor vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie.

Der Grund für die damalige Einführung war relativ einfach: Das Datenformat sollte dabei helfen, dass ein Unternehmen seine Prozesse nicht nur einfacher, sondern auch schneller, komfortabler und sicherer gestalten kann. ZUGFeRD sollte mit seinem einfachen und modernen Rechnungsformat den Versand für die elektronische Rechnung auf eine neue Stufe heben.

ZUGFeRD für mehr Digitalisierung

Durch die Einführung des ZUGFeRD-Formats ist es möglich geworden, dass ein standardisiertes Auslesen von sämtlichen Rechnungsdaten, beispielsweise Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag etc. möglich ist und die rechtlichen Anforderungen sowie die organisatorischen Richtlinien besser eingehalten werden können.

Wer muss ZUGFeRD-Rechnungen erstellen?

Seit dem 27. November 2020 ist es Pflicht, eine E-Rechnung – z.B. im ZUGFeRD-Format – zu verwenden, wenn du Rechnungen an öffentliche Verwaltungen oder Bundesbehörden sendest. Das heißt, sie betrifft dich vor allem, wenn du Geschäfte mit diesen staatlichen Stellen machst.

Gleichzeitig bedeutet es aber auch, dass du dieses Format für den Versand deiner Rechnungen (noch) nicht zwingend einsetzen musst.

Da elektronische Rechnungen ab 01.01.2025 jedoch auch im B2B-Bereich verpflichtend sind, gibt es durchaus einige nachvollziehbare und auch vorteilhafte Gründe, die klar für die Nutzung von ZUGFeRD sprechen.

E-Rechnungen im Wachstumschancengesetz

E-Rechnungen wie das ZUGFeRD-Format gelten mit dem im März 2024 verabschiedeten Wachstumschancengesetz ab Januar 2025 auch im B2B-Bereich zum Standard bei der Rechnungserstellung. Somit musst du jede Rechnung, die du an öffentliche Einrichtungen sowie an Unternehmen stellst, elektronisch erstellen und versenden.

Mehr zur Pflicht und was du beachten musst, erfährst du auch in unserem Ratgeber zur E-Rechnung.

Wie funktioniert ZUGFeRD?

In der Buchhaltung gehen Rechnungen meist als eingescannte Kopie oder als PDF-Anhang einer E-Mail ein. Anschließend werden sie dort manuell in die Buchhaltungssoftware übertragen. Mit ZUGFeRD wird dieser fehleranfällige Prozess deutlich einfacher. Eine elektronische Rechnung mit ZUGFeRD kann nämlich doppelt gelesen werden – von dir als Mensch und von Rechnungsprogrammen.

Alle Nutzdaten dieser elektronischen Rechnung werden in einem standardisierten und maschinenlesbaren XML-Format zusätzlich zu den normalen Daten des PDFs gespeichert. Dies geschieht in einem Bereich der PDF-Datei, welcher bei einer normalen Ansicht für dich nicht sichtbar ist.

Durch diese Kombination kann die ZUGFeRD-Rechnung maschinell von entsprechenden Programmen verarbeitet werden oder ganz klassisch manuell von den zuständigen Mitarbeitern. Im Gegensatz zur XRechnung kannst du ZUGFeRD also auch ohne Software empfangen.

Aber woher weiß eine Maschine nun, welche Angaben wo stehen? Bei der Definition des Standards wurde festgelegt, dass beispielsweise Rechnungsdatum, Bankverbindungen, Beträge oder auch der Rechnungssteller immer an der gleichen fixen Stelle der XML-Datei gespeichert wird. Dieser Prozess der Standardisierung bewirkt, dass alle Daten der Rechnung automatisch weiterverarbeitet werden können.

Gut zu wissen: Das XML-Format hat seine Grundlage auf dem internationalen Standard UN-CEFACT. Das hat den Vorteil, dass ZUGFeRD nicht nur innerhalb der EU, sondern internationale Kompatibilität vorweisen kann. Das ZUGFeRD-Format ist für jedermann frei zugänglich und du kannst es dir recht einfach auf der Website von FeRD kostenlos herunterladen.

ZUGFeRD-Rechnung erstellen

Solltest du jetzt denken, dass du künftig bei Bedarf einfach mal eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen wirst und dazu nur das Format downloaden musst, müssen wir dich etwas bremsen. ZUGFeRD ist keine Anwendungssoftware und muss in die Standardsysteme deines Unternehmens eingebunden werden. Es gibt mittlerweile allerdings einige Rechnungprogramme wie das von sevdesk, die dieses Rechnungsformat bereits unterstützen.

Mit solch einer Software kannst du eine bestehende Rechnung umwandeln oder die Rechnung direkt bei der Erstellung als PDF ausgeben, versenden und archivieren. Natürlich sind alle Rechnungsdaten dann auch als XML enthalten, um die Anforderungen der elektronischen Rechnungslegung zu erfüllen.

Für die Übermittlung der Rechnung kannst du den Weg wählen, der für dich am besten passt. Also beispielsweise E-Mail, EDI (elektronischer Datenaustausch) oder der Upload in einem anderen System.

Bestandteile einer ZUGFeRD Rechnung

Jede ZUGFeRD-Rechnung weist einheitliche Bestandteile auf. So bestehen elektronische Rechnungen mit diesem Format immer

  • aus einer visuellen PDF-Datei und
  • einer darin eingebetteten XML-Datei, die du maschinell verarbeiten kannst.

Diese Datei steht dir dann als Anhang zur Verfügung. Bist du Rechnungsaussteller, musst du immer beide Bestandteile versenden. Als Rechnungsempfänger kannst du frei entscheiden, ob du die XML-Datei oder die PDF-Datei zur weiteren Verarbeitung verwenden willst.

Beispiel für eine ZUGFeRD-Rechnung

Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht für dich im ersten Moment nicht anders aus als eine reguläre Rechnung im PDF/A-3-Format. Allerdings ist in ihr der XML-Code eingebettet, den der Computer benötigt, um die Rechnung weiterzuverarbeiten. Nachfolgend siehst du ein Beispiel, wie ein solches XML-Format aussehen kann.

Beispiel für eine XML-Datei
Beispiel für eine XRechnung

Der PDF-Teil dazu sieht dann ganz klassisch aus. Also zum Beispiel so:

Rechnungsvorlage-sevdesk
Beispiel einer PDF-Rechnung

Aufbewahrungspflicht elektronischer Rechnungen

Eine elektronische Rechnung unterliegt der gleichen gesetzlichen Aufbewahrungspflicht, wie dies auch bei einer Papierrechnung der Fall ist. Sie muss in der empfangenen Form und ebenfalls 10 Jahre lang GoBD-konform aufbewahrt werden. Dies ist im Umsatzsteuergesetz unter Paragraf 14b Abs. 1 S.1 genau beschrieben und definiert.

Du darfst laut Gesetzgeber diese elektronische Rechnung erst dann löschen, wenn diese Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Willst du also deine Rechnungen im ZUGFeRD Format elektronisch archivieren, musst du für die Aufbewahrung immer die rechtlichen Anforderungen beachten. Ein Rechnungsprogramm wie sevdesk macht eine GoBD-konforme Aufbewahrung deutlich komfortabler.

Wichtig:

Bekommst du als Unternehmer eine elektronische Rechnung per E-Mail, so musst du nicht die gesamte E-Mail für die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist archivieren. In diesem Fall reicht es aus, wenn du den Anhang archivierst. Dies kann der Anhang als PDF-Datei genauso sein wie der Anhang als XML-Datei.

Wichtig bei der Aufbewahrung ist, dass ein Betriebsprüfer oder beispielsweise ein Mitarbeiter vom Finanzamt jederzeit Zugriff auf das Archiv hat, in dem du deine elektronischen Rechnungen archiviert hast. Dies ist ebenfalls gesetzlich geregelt.

ZUGFeRD-Format – das sind die Vorteile

Mit der Nutzung von ZUGFeRD ist vor allem das Ziel verbunden, dass zwischen Unternehmen (B2B) oder zwischen Unternehmen und öffentlicher Verwaltung (B2G) die Kommunikation und der Rechnungsaustausch verbessert wird. Da eine ZUGFeRD-Rechnung immer einen PDF-Teil und eine XML-Datei enthält, kann sie sowohl vom Computer als auch von Menschen gelesen werden. Bei einer Rechnungsstellung muss somit keine Absprache für ein passendes oder ein gewünschtes Rechnungsformat mehr getroffen werden.

Mit dieser Art der Kommunikation auf elektronischem Weg werden der Rechnungsversand und die -verarbeitung nicht nur einfacher, sondern auch schneller. Doch es gibt noch einige weitere ZUGFeRD-Vorteile, die du hier auf einen Blick findest:

  • Die Rechnungsdaten können automatisch weiterverarbeitet werden. Damit lassen sich Prozesse verschlanken und Kosten senken.
  • Mit ZUGFeRD werden Buchungsvorgänge vereinfacht.
  • Der Versand der Rechnungen auf elektronischem Weg kann ohne Absprache des Datenformats stattfinden.
  • Du kannst alle Zahlungsvorgänge automatisieren. Mit diesem Vorgehen kannst du Fehlerquellen minimieren und eine aufwändige manuelle Eintragung der Daten vermeiden.
  • Du sparst dir Papier, Druckertinte und Portogebühren.
  • ZUGFeRD-Rechnungen müssen nur digital gespeichert werden, sodass die Aufbewahrung von Papierrechnungen der Vergangenheit angehört und du mehr Platz im Aktenschrank hast.
  • Mit ZUGFeRD steigerst du deine Liquidität, da Rechnungen schneller bezahlt werden können.
ZUGFeRD Vorteile
Vorteile einer Rechnung im ZUGFeRD Format

Der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung

ZUGFeRD und XRechnung sind zwei unterschiedliche Standards für die elektronische Rechnungslegung, die sich in einigen Punkten wesentlich unterscheiden:

  • Struktur und Format: ZUGFeRD kombiniert ein PDF-Dokument mit eingebetteten strukturierten Daten im XML-Format. Dadurch ist sichergestellt, dass sowohl die maschinenlesbare Struktur als auch die vom Menschen lesbare Rechnung in eienm Dokument vereint sind. Die XRechnung basiert hingegen ausschließlich auf strukturierten Daten im XML-Format.
  • Einsatzbereich: ZUGFeRD wird von Unternehmen oftmals als Mittelweg zwischen Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen eingesetzt. Dadurch können sie weiterhin PDF-Rechnungen erstellen und nutzen, während die maschinenlesbaren Daten dennoch vorhanden sind. Die XRechnung nutzt hingegen nur das XML-Format und wurde speziell für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber entwickelt. Die Übermittlung erfolgt dabei über die zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE).

Welches der beiden Formate der E-Rechnung du nutzt, bleibt dir überlassen. Beide erfüllen die Anforderungen der EU Norm EN 16931 und des E-Rechnungsgesetzes. ZUGFeRD wird jedoch oft als komfortabler angesehen, da jeder (Mensch und Maschine) diese Rechnungen lesen und verarbeiten kann.

Gut zu wissen: Als weitere Alternative gibt es auch noch die EDI-Rechnung. Allerdings ist hier aktuell noch unklar, ob das Rechnungsformat auch nach der Einführung der E-Rechnungspflicht noch langfristig genutzt werden kann. Bisher entspricht sie (noch) nicht der geforderten Norm.

Zusammenfassung

Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein hybrides Rechnungsformat für die elektronische Rechnung, das Unternehmern wie dir hilft, Kosten zu sparen und effizienter zu arbeiten. Im Gegensatz zu Papierrechnungen ermöglicht ZUGFeRD eine zeitsparende und sichere Abwicklung der Rechnungsstellung und eine automatische, maschinelle Weiterverarbeitung der Daten. Eine Rechnung im ZUGFeRD-Format kombiniert immer eine PDF-Datei mit einer darin eingebetteten XML-Datei. Mit diesem Format soll eine Rationalisierung der Verwaltung erreicht und der Übergang zum papierlosen Büro gefördert werden.

Mit der E-Rechnungspflicht ab 2025 werden ZUGFeRD-Rechnungen noch einmal an Bedeutung gewinnen – erst recht in der Übergangszeit.

Häufig gestellte Fragen zu ZUGFeRD

Was ist die Bedeutung von ZUGFeRD?

Die ZUGFeRD-Abkürzung steht für Zentraler User Guide des Forums elektronischer Rechnung Deutschland. Es ist ein hybrides Datenformat, mit dem der Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen oder Unternehmen und öffentlichen Institutionen im In- und Ausland verbessert wird.

Was kostet Zugferd?

Die aktuelle Version von ZUGFeRD ist kostenlos und kann von jedem von der Website von FeRD heruntergeladen werden. Du benötigst jedoch eine Software oder ein Programm, wie das Rechnungsprogramm von sevdesk, das eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen kann. Hast du bereits solch eine Software, hast du jedoch keinen großen Aufwand bei der Umstellung.

Wer benutzt ZUGFeRD?

Eine ZUGFeRD-Rechnung kann bei der Rechnungslegung zwischen Unternehmen oder mit der öffentlichen Verwaltung verwendet werden. Stellst du eine Rechnung an eine öffentliche Einrichtung aus, ist seit 2020 der E-Rechnungs-Standard Pflicht. Diesem kommst du mit dem neuesten ZUGFeRD-Standard aber nach. Ab 2025 soll die elektronische Rechnungsstellung zudem zwischen Unternehmen verpflichtend werden.

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