ZUGFeRD

ZUGFeRD hilft dir dabei, dass du in deinem Unternehmen Kosten sparen kannst. Für jeden Unternehmer, egal ob klein oder groß, ist es wichtig, dass er kosteneffizient arbeitet. Um dies zu erreichen und Kosten zu minimieren, musst du unter anderem deine Prozesse schlanker gestalten, sie schneller zu machen und vor allem auch sicher machen. Ideal dafür eignet sich ZUGFeRD. Dies ist die Abkürzung für den Begriff „Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland“. Es handelt sich um ein Format für eine elektronische Rechnung und dieses ist nicht nur in großen Betrieben und Konzernen immer alltäglicher. Was sich alles genau hinter dem Begriff ZUGFeRD verbirgt und auf was du achten musst, erfährst du in diesem Artikel.

Das erwartet dich heute:

Was ist ZUGFeRD?

Wie eingangs bereits erwähnt, so steht die Abkürzung ZUGFeRD für den Begriff „Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland“. Laut Definition wird damit ein einheitliches Format für elektronische Rechnungen beschrieben. Es ist möglich, mit diesem Format zwischen dem Rechnungssteller und dem Rechnungsempfänger einen Austausch von strukturierten Daten vorzunehmen. Bei ZUGFeRD hast du ein hybrides Rechnungsformat für die XRechnung, welches erstens aus seiner maschinenlesbaren codierten XML Datei und einer visuellen Darstellung im PDF/A-3 Standard besteht.

ZUGFeRD Rechnung
Eine Rechnung im ZUGFeRD Format ist von Mensch und von Computer lesbar

Wie funktioniert ZUGFeRD?

Eine elektronische Rechnung mit ZUGFeRD kann doppelt gelesen werden. Alle Nutzdaten dieser elektronischen Rechnung werden in einem XML Format, welches standardisiert ist, zu den normalen Daten in PDF gespeichert. Dies geschieht in einem Bereich der PDF-Datei, welche bei einer normalen Ansicht für dich nicht sichtbar ist. Bei der Definition vom Standard wird darauf geachtet, dass beispielsweise Rechnungsdatum, Bankverbindungen, Beträge oder auch die Absenderfirma immer an der gleichen und festgelegten Stelle der XML Daten eine Speicherung stattfindet. Dieser Prozess der Standardisierung bewirkt, dass alle Daten der Rechnung automatisch weiterverarbeitet werden können. Dieses XML Format hat seine Grundlage auf dem internationalen Standard UN-CEFACT. Das hat den Vorteil, dass ZUGFeRD nicht nur innerhalb der EU, sondern internationale Kompatibilität vorweisen kann. Das Format ZUGFeRD ist für jedermann frei zugänglich und du kannst es dir recht einfach herunterladen.

ZUGFeRD Format – das sind die Vorteile

Mit der Nutzung von ZUGFeRD ist vor allem das Ziel verbunden, dass zwischen Unternehmen oder zwischen Unternehmen und öffentlicher Verwaltung die Kommunikation verbessert wird. Bei einer Rechnungsstellung muss keine Absprache für ein passendes oder ein gewünschtes Format mehr getroffen werden. Mit der Kommunikation auf elektronischem Weg wird alles nicht nur einfacher, sondern auch schneller. Doch es gibt noch einige weitere ZUGFeRD Vorteile, die du hier auf einen Blick findest:

  • Die Rechnungsdaten können automatisch verarbeitet werden. Damit lassen sich Prozesse verschlanken und Kosten senken.
  • Mit ZUGFeRD werden Buchungsvorgänge vereinfacht.
  • Der Versand der Rechnungen auf elektronischem Weg kann ohne Absprache des Formats stattfinden.
  • Du kannst alle Zahlungsvorgänge automatisieren. Mit diesem Vorgehen kannst du einerseits Fehlerquellen minimieren und eine aufwendige manuelle Übernahme der Daten entfällt.
ZUGFeRD Vorteile
Vorteile einer Rechnung im ZUGFeRD Format

Wer hat das Format eingeführt und warum?

FeRD, das Forum elektronische Rechnung Deutschland gilt als Gründer von ZUGFeRD. FeRD wurde am 31.03.2010 in Berlin gegründet. An der Gründung beteiligt waren verschiedene Ministerien des Bundes und der Länder, Verbände der Wirtschaft und des Bundeskanzleramtes sowie einige Fachverbände. Gefördert wird FeRD vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie. Der Grund für die Einführung war relativ einfach. Das Format soll dabei helfen, dass ein Unternehmen seine Prozesse nicht nur einfacher, sondern auch schneller und sicherer gestalten kann. ZUGFeRD mit seinem einfachen und modernen Format sollte damit den Versand für die elektronische Rechnung auf eine neue Stufe heben.

Wichtig:

Durch die Einführung von dem Format ZUGFeRD ist es möglich geworden, dass ein standardisiertes Auslesen von sämtlichen Rechnungsdaten, beispielsweise Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag etc. möglich ist und die rechtlichen Anforderungen und die organisatorischen Richtlinien besser eingehalten werden können.

Für wen ist ZUGFeRD Pflicht?

Es gibt in Deutschland unter bestimmten Voraussetzungen keine ZUGFeRD Pflicht für Unternehmen. Das bedeutet, dass du dieses Format für den Versand deiner Rechnungen nicht zwingend einsetzen musst. Es gibt aber durchaus einige nachvollziehbare und auch vorteilhafte Gründe, die klar für die Nutzung von ZUGFeRD sprechen. Diesem Format gehört zweifelsohne die Zukunft und es kann auch in Deutschland schon bald zum Standard für elektronische Rechnungen werden. Es wäre also für kein Unternehmen von Nachteil, sich schon jetzt für diese Zeit aufzustellen und zu wappnen. Einige der wichtigsten Gründe nachfolgend für dich auf einen Blick:

  • Für die öffentliche Verwaltung werden elektronische Rechnungen zur Pflicht: Am 16.04.2014 hat das Europäische Parlament und der Europäische Rat die Richtlinie 2014/55/EU erlassen. Diese Richtlinie besagt, dass ab November 2018 die elektronische Rechnungslegung für Unternehmen in Verbindung mit öffentlichen Aufträgen verpflichtend ist.
  • Erhöhung der Zahl von Zuliefer-Unternehmen für öffentlichen Sektor: Schätzungen nach sind in Deutschland rund 45 % bis 65 % aller Unternehmen als Zulieferer für den öffentlichen Bereich tätig. So gut wie jeder private Haushalt bekommt von diesen Unternehmen auch Rechnungen zugestellt. Die elektronische Rechnung im Format ZUGFeRD wird sich also auch im Bereich B2B immer weiter durchsetzen.
  • Trend wird auch in anderen Bereichen zunehmen: Diese Entwicklung wird von aktuellen Studien weiter untermauert.
  • Sehr gute Alternative für KMU: Noch immer stellt die elektronische Rechnung für viele KMU eine Herausforderung dar. Vor allem, wenn große Partner gewisse digitale Standards verlangen. Für internationale Standards wurde lange Zeit EDIFACT genutzt. Dieses Verfahren hatte aber das Problem, dass es in der Entwicklung für Großunternehmen ausgelegt war. Eine Einführung war mit hohen Kosten und viel Zeitaufwand verbunden. Für ein KMU stellt deshalb ZUGFeRD eine sehr gute Alternative dar.
  • Von jedem nutzbar: Wer ZUGFeRD nutzen möchte, der kann dies tun. Es spielt dabei keine Rolle, welcher Branche dein Unternehmen angehört, ob du ein kleines oder großes Unternehmen hast. Jeder kann es nutzen.
  • Mehr Schnittstellen: Nicht zuletzt die Förderung der Ministerien haben die Softwarehersteller zu einem Umdenken veranlasst. Mehr und mehr werden bei Softwarelösungen Schnittstellen für einen Import und Export integriert. Ein bekanntes Beispiel dafür ist DATEV.

ZUGFeRD Rechnung erstellen

Solltest du jetzt denken, dass du künftig einfach mal eine ZUGFeRD Rechnung erstellen wirst und dazu das Format einfach nur downloaden musst, bist du auf dem falschen Gedankenweg. ZUGFeRd ist keine Anwendungssoftware und muss in die Standardsysteme in deinem Unternehmen eingebunden werden. Es gibt mittlerweile einige Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme, die das Format bereits unterstützen. Mit solch einer Software kannst du eine bestehende Rechnung umwandeln oder die Rechnung direkt bei Erstellung als PDF ausgibt. Natürlich sind alle Rechnungsdaten dann auch als XML enthalten.

Bestandteile einer ZUGFeRD Rechnung

Jede ZUGFeRD Rechnung weist einheitliche Bestandteile auf. So bestehen elektronische Rechnungen mit diesem Format immer aus einer PDF-Datei und einer darin enthaltenen und eingebetteten XML-Datei.  Diese ZUGFeRD Rechnung weist immer eine bildliche Darstellung als PDF auf. Weitere Bestandteil ist ein in einer XML-Datei gespeicherter Datensatz, den du maschinell auswerten kannst. Diese Datei als XML ist in die PDF-Datei eingebettet und steht dir als Anhang zur Verfügung. Bist du Rechnungsaussteller, so musst du immer beide Bestandteile versenden. Als Rechnungsempfänger kannst du frei entscheiden, ob die XML-Datei oder die PDF-Datei zur Verarbeitung verwendet werden.

Aufbewahrungspflicht elektronischer Rechnungen

Eine elektronische Rechnung unterliegt der gleichen gesetzlichen Aufbewahrungspflicht, wie dies auch bei einer Papierrechnung der Fall ist. Dies ist im Umsatzsteuergesetz unter Paragraf 14b Abs. 1 S.1 genau beschrieben und definiert. Du darfst laut Gesetzgeber diese elektronische Rechnung erst dann löschen, wenn diese Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Willst du also deine Rechnungen im ZUGFeRD Format elektronisch archivieren, musst du für die Aufbewahrung immer die rechtlichen Anforderungen beachten.

Wichtig:

Bekommst du als Unternehmer eine elektronische Rechnung per E-Mail, so musst du nicht die gesamte E-Mail für die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist archivieren. In diesem Fall reicht es aus, wenn du den Anhang archivierst. Dies kann der Anhang als PDF-Datei genauso sein wie der Anhang als XML-Datei. Wichtig bei der Aufbewahrung ist, dass ein Betriebsprüfer oder beispielsweise ein Mitarbeiter vom Finanzamt jederzeit Zugriff auf das Archiv hat, in dem du deine elektronischen Rechnungen archiviert hast. Dies ist ebenfalls gesetzlich geregelt.

Fazit

Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein Format für die elektronische Rechnung. Es ist eine Abkürzung und steht für den Begriff „Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland“. Eine elektronische Rechnung mit dem Format ZUGFeRD besteht immer aus einer PDF-Datei und einer darin eingebetteten XML-Datei. Mit diesem Format soll eine Rationalisierung der Verwaltung erreicht werden durch eine Verschlankung und Verminderung von Prozessen. Das Format lässt sich maschinell auslesen und verarbeiten. Noch ist für dich als „normaler“ Unternehmer in Deutschland noch keine ZUGFeRD Pflicht, außer du arbeitest mit öffentlichen Einrichtungen zusammen. Dann musst du eine elektronische Rechnung in diesem Format stellen.

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