§ 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen)
Jeder Gewerbetreibende muss eine rechtlich richtige Rechnung für seine Leistungen ausstellen. Die Vorschriften, die dabei einzuhalten sind, ergeben sich aus dem Umsatzsteuergesetz, genaugenommen aus § 14 UStG.
Ausstellung von Rechnungen – Definition
Die Vorschriften in § 14 UStG erklären genau, welche Angaben in einer Rechnung enthalten sein müssen. Diese sind besonders wichtig für den Rechnungsempfänger, da dieser anhand seiner Eingangsrechnungen seinen Vorsteuerabzug ermittelt und abrechnet. Bekommt er keine oder nur eine falsche Rechnung, ist dies nicht möglich. Wenn der Aussteller der Rechnung diese zu spät ausstellt, hat dies ebenfalls Nachteile, denn er kann in diesem Fall mit einer Geldbuße nach § 26a UStG bestraft werden.
§ 14 UStG Grundlagen & Zusammenfassung
Genaugenommen zählt § 14 UStG nicht für sich allein, sondern muss zusammen mit den Folgevorschriften von § 14a, 14b und 14c gesehen werden. Warum ist das so?
§ 14 UStG Ausstellung von Rechnungen
In diesem Paragrafen ist geregelt
- was eine Rechnung überhaupt ist
- wann du sie ausstellen musst
- welche Angaben darin enthalten sein müssen
- wie du die Echtheit einer elektronischen Rechnung gewährleistest
- welche Vereinfachung des Besteuerungsverfahrens möglich ist
- Regelungen, wenn der Unternehmer im Ausland sitzt
§ 14a UStG Zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen
Hier geht es um die Regelung der Umsatzsteuer, wenn der Leistungsempfänger in einem Mitgliedstaat sitzt und der Rechnungssteller seine Leistung dort erbringt. Er ist dann dazu verpflichtet, den Vermerkt „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ anzubringen.
§ 14b Aufbewahrung von Rechnungen
Zum korrekten Umgang mit Rechnungen gehört nicht nur das Ausstellen. Es ist auch wichtig, ob und wie viele Kopien du anfertigst und wie und wo du die Rechnungen aufbewahrst. In § 14b UStG geht es darum, ob du die Rechnungen elektronisch aufbewahren musst und dass die Unterlagen im Inland archiviert sein müssen beziehungsweise ob und welche Ausnahmen infragekommen.
§ 14c Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis
Schließlich ist in § 14c UStG noch geregelt, wie du vorgehen musst, wenn ein höherer Steuerbetrag ausgewiesen ist oder wenn der Unternehmer den Steuerbetrag gesondert ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist.
Leitfragen – Antworten – § 14 UStG praktisch anwenden und verstehen
Wann besteht überhaupt eine Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung?
Grundsätzlich ist jedes Unternehmen dazu verpflichtet, eine Rechnung nach den Vorschriften von §§ 14,14a Umsatzsteuergesetz auszustellen, wenn es eine „im Inland steuerbare Leistung“ an einen anderen Unternehmer oder eine juristische Person erbringt. Also beispielsweise an eine Kapitalgesellschaft wie eine AG oder GmbH, aber auch an Körperschaften des öffentlichen Rechts.
Auch Kleinunternehmen müssen eine Rechnung ausstellen, obwohl sie nicht umsatzsteuerpflichtig sind. Daher ist es wichtig, dass sie auf den Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen, sondern auf der Rechnung stattdessen darauf hinweisen, dass sie nach § 19 (1) UStG nicht umsatzsteuerpflichtig sind.
Musst du auch bei Leistungen gegenüber Privatpersonen eine Rechnung stellen?
Da die Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes nur für Unternehmen und juristische Personen gedacht sind, kann eine Firma einer Privatperson gegenüber auch eine andere Rechnungsform wählen. Aber: wenn die Firma eine steuerpflichtige Lieferung oder Leistung erbringt, ist sie dazu verpflichtet, diese auch gegenüber der Privatperson nach den Vorschriften der §§ 14,14a UStG auszustellen.
Wann entfällt die Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung?
Wenn die Leistung steuerfrei ist, braucht das Unternehmen keine Rechnung auszustellen. Allerdings sind auch grenzüberschreitende Waren- und Dienstleistungen nach § 4 Nr. 1-7 UStG steuerfrei und bei diesen entfällt die Pflicht zur Rechnungsstellung NICHT. Stattdessen muss der Rechnungssteller eine Rechnung mit einem expliziten Hinweis auf diese Steuerfreiheit (nach § 14 (4) S. 1 Nr. 8 UStG) erstellen.
Pflichtangaben – Welche Angaben müssen Rechnungen für Zwecke der Umsatzsteuer enthal?ten?
Die 10 Pflichtangaben sind in § 14 (4) UStG genau aufgelistet:
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird
- die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
- den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt
- das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
- den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt
- in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
- in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe „Gutschrift”
Müssen sämtliche Pflichtangaben in einem Dokument enthalten sein?
Nein, das ist nicht notwendig. Denn es ist erlaubt, dass eine Rechnung auch aus mehreren Dokumenten bestehen kann, sodass die Pflichtangaben auf diese Dokumente „verteilt“ sind und insgesamt alle erforderlichen Angaben enthalten. Es ist aber wichtig, dass ersichtlich ist, dass alle zusammengehörenden Dokumente vom Rechnungssteller erstellt wurden und sie sich durch eine Nummer oder eine andere Identifikation eindeutig zuordnen lassen.
Was passiert, wenn ich als Unternehmer eine unvollständige Rechnung bekomme?
Du musst jede Rechnung sofort prüfen, wenn sie eingeht, damit du beim Aussteller eine Korrektur anfordern kannst. Wenn der Fehler nicht behoben wird, dann führt das zu Problemen beim Steuerabzug und einer höheren Umsatzsteuer. Außerdem können auch andere Fehler (außer einem falschen Steuerbetrag) ein Nachspiel haben. Wenn die Rechnung einen falschen Namen oder eine falsche Firmenbezeichnung ausweist, lässt sie sich steuerlich nicht dem richtigen Empfänger zuordnen. Daher solltest du unbedingt die USt-ID prüfen, die dein Geschäftspartner auf der Rechnung vermerkt hat. Je später der Fehler auffällt, desto umständlicher ist die Fehlerbehebung.
Welche Erleichterungen bestehen zur Angabe der Rechnungsnummer?
Laut § 14 soll die Rechnung aus Gründen der eindeutigen Identifikation mit einer fortlaufenden Nummer versehen sein. Diese Nummer darf durch eine oder auch mehrere Zahlenreihen dargestellt werden. In der Durchführungsordnung des UStG (§33 UstDV) gibt es jedoch Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro.
Musst du in der Rechnung über eine ausgeführte Leistung stets den Zeitpunkt der Leistung angeben?
14 (4) S. 1 Nr. 6 UStG sieht als Pflichtangabe einen Leistungszeitpunkt vor, wenn das Ausstellungsdatum der Rechnung nicht mit dem Leistungsdatum identisch ist. Wenn die Leistung bereits zuvor erbracht wurde, dann muss der Zeitpunkt angegeben werden.
Eine Ausnahme ergibt sich allerdings trotzdem aus der Durchführungsverordnung. Denn § 31 (4) UStDV besagt, dass auch die Angabe des Kalendermonats ausreicht, in dem die Leistung ausgeführt wurde. Und wenn sich der Leistungszeitpunkt aus anderen Unterlagen wie beispielsweise einem Lieferschein ergibt, dann reicht es aus, in der Rechnung auf dieses Dokument zu verweisen.
Wenn nicht nur eine, sondern mehrere Leistungen erbracht wurden, dann müssen diese in der Rechnung aufgeschlüsselt und zu jedem Posten auch der Steuersatz angegeben werden.
Welche Angaben müssen Kleinbetragsrechnungen für Zwecke der Umsatzsteuer enthalten?
Als Kleinbetragsrechnungen gelten Rechnungen, die einen Betrag von 250 Euro brutto nicht übersteigen. Auf diesen Rechnungen müssen nicht alle in § 14 UStG aufgeführten Angaben enthalten sein. Stattdessen genügen nach § 33 UStDV folgende Informationen:
- vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
- das Ausstellungsdatum,
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
- Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder Leistung in einer Summe,
- Steuersatz oder
- im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
Diese Vereinfachungen gelten aber nicht bei innergemeinschaftlichen Lieferungen nach §
Weitere Erleichterungen gibt es auch für Fahrausweise, bei denen anstatt des leistenden Unternehmens der Name und die Anschrift des Beförderungsunternehmens wichtig sind, sowie das Ausstellungsdatum der Rechnung, Entgelt sowie Steuerbetrag als Gesamtsumme und die Erwähnung des angewandten Steuersatzes. Eventuell muss ein Hinweis auf eine grenzüberschreitende Beförderung bei einem Flug angegeben werden.
Welche zusätzlichen Pflichtangaben auf Rechnungen gibt es in besonderen Fällen?
Es sollte immer beachtet werden, dass die Rechnungen nach dem HGB als Geschäftsbriefe gelten und daher weitere Angaben aus dem Handelsgesetzbuch aufgenommen werden müssen. Diese Fehler sind aber meist nicht aus steuerrechtlicher Sicht, sondern aus handelsrechtlicher Sicht relevant. Beispielsweise müssen Hersteller von Elektrogeräten auf den Rechnungen ihre Registriernummer aufführen, die nach § 6 (3) ElektroG vorgeschrieben ist.
Wie ist in Fällen von Bonus-, Skonto- und Rabattvereinbarungen abzurechnen?
Boni, Skonti und Rabatte sind jeweils im Vorfeld zwischen dem Unternehmen und dem Kunden abzusprechen. Wenn die genaue Höhe der Abzüge noch nicht feststeht, kann der Rechnungsaussteller zunächst auch nur auf die Vereinbarung hinweisen. Damit später der Abzug aber leicht nachprüfbar ist, muss er ganz genau beschrieben werden.
Beispielsweise durch eine Anmerkung wie „Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren aktuellen Rahmen- und Konditionsvereinbarungen“ oder andere passende Formulierungen. Die Vereinbarung, die auf der Rechnung erwähnt ist, muss allerdings schriftlich vorliegen und bei Bedarf umgehend vorgelegt werden können.
Was ist bei einer Rechnungsberichtigung zu beachten?
Es kann ab und zu aus Versehen zu einem Fehler auf der Rechnung kommen. Falls nicht alle Angaben, die in § 14 (4) UStG gefordert sind, falsch sind, müssen nur die fehlenden oder die unzutreffenden Angaben korrigiert werden. Die Rechnungskorrektur erfolgt dann durch ein Dokument, das sich eindeutig auf die fehlerhafte Rechnung bezieht.
Dabei sollten beispielsweise die Rechnungsnummer und das Ausstellungsdatum angegeben werden. Durch eine solche Rechnungsberichtigung können auch mehrere falsche Rechnungen gleichzeitig berichtigt werden, beispielsweise wenn sich derselbe Fehler durch verschiedene Rechnungen hindurchzieht.
Welche Besonderheiten gelten für elektronisch übermittelte Rechnungen?
Rechnungen werden üblicherweise in Papierform ausgestellt und an den Empfänger versendet. Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung der Büros stellen viele Firmen aus Vereinfachungsgründen jedoch um auf einen elektronischen Versand der Rechnung per E-Mail. Hierbei ist wichtig, dass der Empfänger seine Zustimmung zu dieser Versandart gegeben hat, ansonsten ist die elektronische Rechnung unzulässig. Mit dem Wachstumschancengesetz ist die elektronische Rechnungsübermittlung für Unternehmen im B2B-Bereich seit 2025 allerdings Pflicht.
Außerdem muss geklärt werden, ob der Empfänger ein pdf, De-Mail, PC-Fax, eine EDI-Rechnung oder einen Web-download wünscht. Damit die Rechnung später vom Finanzamt anerkannt wird, musste der Absender bisher eine qualifizierte elektronische Signatur verwenden. Diese Vorschrift ist aber mittlerweile entfallen.
Stattdessen ist wichtig, dass die elektronische Rechnung ordnungsgemäß übermittelt wurde und beim Empfänger richtig angekommen ist. Dafür ist es notwendig, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit garantiert sind. Und natürlich muss sie alle erforderlichen Angaben enthalten, die nach § 14 UStG vorgeschrieben sind.
Welche Aufbewahrungspflichten sind zu beachten?
Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen liegen bei 8 Jahren. Wenn es um private Angelegenheit geht, beispielsweise Handwerksrechnungen oder Notarrechnungen, die mit einem Grundstück oder Gebäude zusammenhängen, so sind die Belege mindestens zwei Jahre lang aufzubewahren.
