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Christian Wöllecke

Christian Wöllecke

November 18, 2022

Wie schreibt man eine Rechnung?

Bei der Rechnungserstellung gibt es einiges zu beachten, wie zum Beispiel die Pflichtangaben je nach Rechnungsart. Zudem gibt es gesetzliche Vorschriften zur Aufbewahrung und Archivierung von Rechnungen.
Was du beim Rechnungen schreiben berücksichtigen solltest, haben wir dir nachfolgend zusammengefasst:

Keine Lust zu lesen? Erhalte alle Infos ganz einfach auch durch unser YouTube Video zum Thema Rechnung schreiben - Was muss ich wissen?:

Pflichtangaben in einer Rechnung

Der Paragraph 14 des UStG gibt vor, dass eine Rechnung bestimmte Pflichtangaben enthalten muss, zum Beispiel das Leistungsdatum, den Steuerbetrag und den Bruttobetrag und die Rechnungssumme.

Folgende Pflichtangaben sollten in deiner Rechnung enthalten sein.

Mehr zu den Angaben einer Rechnung, erfährst du in unserem Beitrag zu den Bestandteilen einer Rechnung.

Besondere Rechnungen - Ausnahmen und Abweichungen bei Pflichtangaben

Ausnahmen oder besondere Bestimmungen außerhalb der gängigen Pflichtangaben gibt es in bestimmten Fällen:

Rechnungsart Kleinbetrags-rechnung Kleinunternehmer Rechnung Privatrechnung
Vollständiger Name & Anschrift Leistungsempfänger
Vollständiger Name & Anschrift des Leistungserbringers
Steuernummer oder Umsatzsteuer ID
Rechnungsdatum
Fortlaufende Rechnungsnummer
Menge bzw. Umfang und Art der Lieferung oder Leistung
Rechnungsbetrag
Steuerbetrag
Anzuwendender Steuersatz
Liefer- oder Leistungszeitpunkt
Sonstige Hinweise Für Kleinunternehmer Hinweis auf Steuerbefreiung Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung Hinweis auf Privatverkauf oder -dienstleistung

Mehr Infos zu abweichenden Pflichtangaben

Detaillierte Erklärungen hierzu findest du in unserem Ratgeber

Rechnung ohne Rechnungsnummer schreiben

Eine Rechnung ohne Rechnungsnummer ist in der Regel nicht gesetzeskonform. Denn Rechnungen müssen, abgesehen von einigen wenigen Ausnahmen wie einer Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro, immer eine fortlaufende Rechnungsnummer enthalten. Mehr dazu erfährst du in unserem Ratgeber!

Rechnungen ohne Steuernummer

Eine Rechnung ohne Steuernummer ist nicht gültig, denn die Steuernummer gehört zu den Pflichtangaben einer Rechnung. Eine Ausnahme ist die Kleinbetragsrechnung mit einem Betrag bis maximal 250 Euro.

Rechnungsarten in der Übersicht

Bei verschiedenen Rechnungsarten gelten bis auf wenige Ausnahmen die gleichen Pflichtangaben. Jedoch sind sie teilweise anders aufgebaut oder werden um bestimmte Hinweise ergänzt.

Welche Rechnungsarten es gibt, wie du diese Rechnungen schreibst inklusive passenden kostenlosen Vorlagen findest du in unserem Ratgeber zum Thema Rechnungsarten!

Rechnung schreiben nach Form der Selbstständigkeit

Du fragst dich was du in deiner speziellen Selbstständigkeit oder Rechtsform beachten musst? Wir haben im Überblick die wichtigen Infos für dich zum Rechnung schreiben ...

  • ... als Kleinunternehmer
  • ... als Freiberufler
  • ... ohne Gewerbe
  • ... als Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR)

Kleinunternehmerrechnung

Eine Kleinunternehmerrechnung erstellst du, wenn du unter der Kleinunternehmerregelung fällst und demnach keine Umsatzsteuer auf deinen Umsatz erhebst. Dies kannst du mithilfe eines Hinweises auf deiner Rechnung deutlich machen. Mit einer Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer hast du alle Pflichtangaben enthalten.

Rechnung schreiben als Freiberufler

Wenn du als Unternehmer eine Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben willst, so gibt es dafür bestimmte Voraussetzungen, die zu erfüllen sind. Bist du beispielsweise Freiberufler, Kleinunternehmer oder es handelt sich um eine Rechnung ins Ausland, musst du dies auf deiner Rechnung kenntlich machen. Diese Rechnungsvorlage ohne Umsatzsteuer hilft dir dabei. Du kannst auch diese kostenlose Freiberufler Rechnungsvorlage nutzen.

Rechnungen ohne Gewerbe schreiben

Darf man eine Rechnung ohne Gewerbe schreiben und handelt es sich dabei um eine Privatrechnung? Kurz und knapp lautet die Antwort: Ja, eine Rechnung kann man auch ohne Gewerbe stellen, Freiberufler und Freiberuflerinnen tun das zum Beispiel immer.
Eine Privatrechnung ist ebenfalls möglich, hier stellt aber eine Privatperson einer anderen Privatperson eine Rechnung aus. Am einfachsten ist es in diesem Fall eine entsprechende Musterrechnung für Privatpersonen herunterzuladen und dann die notwendigen Daten zu ergänzen.

GbR-Rechnung schreiben

Es gibt verschiedene Rechnungsarten, wie zum Beispiel die Stornorechnung. Häufig gibt es dabei neben den allgemeinen Pflichtangaben kleine Besonderheiten zu beachten. Auch für Rechnungen, die im Namen einer GbR geschrieben werden, gibt es ein paar Dinge, die du wissen solltest. Welche das sind, erfährst du in unserem Ratgeber.

Achtung bei der Rechnungsstellung ins Ausland!

Bei der Rechnungsstellung ins Ausland musst du beachten, ob du eine Rechnung ins Drittland stellst oder ins europäische Ausland. Damit die Rechnungen vom Finanzamt anerkannt wird, ist die Umsatzsteuerregelung, wie das Reverse-Charge-Verfahren zu berücksichtigen. Ein Reverse-Charge-Rechnungsmuster kannst du kostenlos zu Hilfe ziehen.

Mehr zum Thema erfährst du in den Artikeln Rechnungsstellung ins EU-Ausland und Rechnungen ins Drittland!

Rechnung schreiben mit einer Rechnungsvorlage

Als Alternative kann dir eine kostenlose Rechnungsvorlage eine Stütze sein. Einfach kostenlos herunterladen und anpassen.

Rechnungs Vorlage
Kostenlose Rechnungsvorlage

Bist du Kleinunternehmer, dann verwende die Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer. Diese enthält den Hinweis zur Kleinunternehmerregelung, der für die Rechnungsstellung als Kleinunternehmer wichtig ist.

Vorsicht bei Rechnungen in Word & Excel:

Rechnungen in Word oder Excel entsprechen nicht den Vorgaben der GoBD. Und da du die Rechnungsdaten händisch einträgst, passieren schnell Fehler. Mit einer GoBD-konformen Rechnungssoftware bist du in jedem Fall auf der sicheren Seite.

Zum Rechnungsprogramm

Rechnungen schreiben mit einem Rechnungsprogramm

Am einfachsten ist die Rechnungsstellung mit einem Rechnungsprogramm, welches nach den GoBD-Richtlinien gesetzeskonform ist. Pflichtangaben, wie die fortlaufende Rechnungsnummer sind automatisch enthalten. Zudem werden deine Rechnungen digitalisiert und entsprechend archiviert.

Spare Zeit und Kosten mit dem integrierten Rechnungsversand und erstelle Rechnungen in wenigen Klicks:

rechnungen schreiben in sevDesk
Rechnungen erstellen mit sevDesk

So vermeidest du Fehler beim Schreiben einer Rechnung

Das Schreiben von Rechnungen erfordert alle Pflichtangaben entsprechend UStG. Wenn du mit Vorlagen arbeitest, dann sind falsch übernommene Angaben ein klassischer Fehler: Unter Umständen übernimmst du unbemerkt eine bereits vergebene Rechnungsnummer oder aktualisierst das Leistungsdatum nicht.

Falsch ausgestellte Rechnungen mit Fehlern wirken unseriös, was auf die Reputation deines Unternehmens abfärben kann. Außerdem ist eine korrekte Rechnung essentiell für deine Kundschaft, die von dem Vorsteuerabzug Gebrauch machen möchte.

Je nach Rechnungsart, wie eine Kleinbetragsrechnung oder einer Rechnung ohne Steuernummer, können sich die Bestandteile einer Rechnung voneinander unterscheiden.
Diese Checkliste kann dir bei der Rechnungsprüfung dabei helfen:

Checkliste für die Rechnungsprüfung
Checkliste: Pflichtangaben einer Rechnung je nach Warenwert

So gehst du bei der Rechnungskorrektur vor

Wenn dir doch etwas durchrutscht und dir bei der Rechnungserstellung ein Fehler unterläuft, dann solltest du auf jeden Fall aktiv werden. Wenn du die Rechnung noch nicht an den Leistungsempfänger bzw. die Leistungsempfängerin versendet hast, dann kannst du sie einfach neu erstellen bzw. das Dokument korrigieren.

Hast du die Rechnung schon versendet, gibt es zwei Möglichkeiten: 

Rechnung ist noch nicht bezahlt und verbucht Rechnung wurde bereits bezahlt und ist schon verbucht
Der Leistungsempfänger bzw. die Leistungsempfängerin hat noch nicht bezahlt, so kannst du eine Rechnungskorrektur vornehmen und solltest dich dazu mit dem Kunden bzw. der Kundin in Verbindung setzen. Du musst eine Stornorechnung erstellen und die fehlerhafte Rechnung auf diese Weise stornieren, bevor du eine neue, korrekte Rechnung ausstellen kannst.

Rechnungen schreiben leicht gemacht

Ein Rechnungsprogramm wie sevDesk bietet alle Funktionen, um Rechnungen einfach, schnell und rechtssicher zu erstellen. Mit einer Rechnungssoftware stimmen dank integrierter Rechnungsvorlagen nicht nur alle Angaben und der Rechnungsbetrag, zudem versendest und archivierst du deine Rechnungen GOBD-konform.

Zur Funktionsübersicht

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