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Christian Wöllecke

Christian Wöllecke

November 29, 2022

Umsatzsteuer-ID auf Rechnung

Zu den Pflichtangaben auf einer Rechnung zählen nicht nur das Leistungsdatum und der Rechnungsbetrag, auch die Steuernummer gehört nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) dazu. Aber wie verhält es sich eigentlich mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Umsatzsteuer-ID)?

Wie unterscheidet sich die Umsatzsteuernummer von der Steuernummer und wann gilt sie als Pflichtangabe auf Rechnungen? Erfahre dies alles – und wie du eine Umsatzsteuernummer von den Finanzbehörden erhältst –  in diesem Artikel.

Das ist deine Umsatzsteuer-ID

Die Umsatzsteuer-ID, offiziell Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, brauchst du, um am innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehr der Europäischen Union teilzunehmen. Das ist im Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt.

Hier geht es um die Umsatzbesteuerung, also darum, dass du eine Ware oder Dienstleistung steuerfrei in das EU-Ausland liefern kannst, wenn dein Geschäftspartner bzw. deine Geschäftspartnerin die Steuern im Heimatland abführt. Dies nennt sich Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.

Umgekehrt kannst du als Rechnungsempfänger oder Rechnungsempfängerin eine Leistung ohne ausgewiesene Umsatzsteuer erhalten, wenn der Leistungserbringer bzw. die Leistungserbringerin mit dir vereinbart hat, dass du die Umsatzsteuer abführst. Eine Steuernummer reicht dafür nicht.

Du willst alle Details zur Umsatzsteuer-ID erfahren ohne einen separaten Lexikonartikel zur Umsatzsteuer ID zu lesen? Dann sieh dir einfach dieses Video an:

Aufbau der Umsatzsteuer-ID

Die Umsatzsteuer-ID ist mithilfe von Ländercodes aufgebaut. Deutschland hat beispielsweise den Ländercode „DE“. Auf den Ländercode folgen dann noch 9 Ziffern, womit sich eine eindeutige Kennung ergibt: DE123456789.


So ist die USt.-ID aufgebaut

Deine Umsatzsteuernummer erhältst du auf Antrag bei den Finanzbehörden: beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) oder auch beim Finanzamt, wenn du dort ein neues Gewerbe anmeldest. Beim BZSt ist eine Online-Anmeldung möglich. Die Umsatzsteuer-ID wird zusätzlich zu einer Steuernummer für dein Unternehmen erteilt.
Mehr erfährst du in diesem Beitrag zur Beantragung der USt.-ID.

Dort sollte deine Umsatzsteuer-ID auf deiner Rechnung stehen

Deine Umsatzsteuer-ID kannst du zum Beispiel unterhalb deiner Adresse auf der Rechnung angeben. Wichtig ist, dass du laut UStG bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung auch die Umsatzsteuer-ID deines Geschäftspartners oder deiner Geschäftspartnerin auf der Rechnung ausweisen musst. Du bist im Rahmen der Umsatzbesteuerung sogar verpflichtet, vor Leistungserbringung zu prüfen, ob die vom Rechnungsempfänger bzw. der Rechnungsempfängerin angegebene Umsatzsteuernummer tatsächlich korrekt ist und existiert.

Die Online Bestätigung der Umsatzsteuer-ID ist über das Bundeszentralamt für Steuern möglich. Das BZSt bietet darüber hinaus auch Einzelabfragen über das Kontaktformular oder telefonisch an.
Erfahre mehr dazu in diesem Beitrag zur USt.-ID Prüfung.

Generell kann die Umsatzsteuer-ID auch bei Rechnungsstellung innerhalb von Deutschland verwendet werden. Es muss dann nicht zwingend auch noch die Steuernummer angegeben werden.

Das musst du tun, wenn deine Umsatzsteuer-ID auf deiner Rechnung fehlt

Wenn deine Umsatzsteuer-ID auf deiner Rechnung fehlt, musst du Folgendes klären:

Wenn du eine Rechnung im Inland ausstellst:

  • Ist eine Steuernummer angegeben? Dann brauchst du die Umsatzsteuer-ID nicht.
  • Fehlt auch die Steuernummer, musst du mindestens eine der beiden Nummern angeben. Hierfür musst du die Rechnung entweder korrigieren oder eine Stornorechnung erstellen.

Wenn du eine Rechnung für eine innergemeinschaftliche Lieferung in der EU ausstellst:

  • Ist eine Steuernummer angegeben? Dies reicht bei innergemeinschaftlichen Lieferungen innerhalb der EU leider nicht aus, du brauchst dafür eine Umsatzsteuer-ID.
  • Wenn die Umsatzsteuer-ID fehlt, musst du die Rechnung entweder korrigieren oder eine Stornorechnung erstellen.

Leicht zusammengefasst sind die Regelungen und Pflichtangaben nochmals in folgender Tabellen:

Rechnung ins... Steuernummer Umsatzsteuer ID Steuer ID
...Inland Pflicht Optional als Ersatz zur Steuernummer Nicht anzugeben
...EU-Ausland* Nicht ausreichend Pflicht Nicht anzugeben

*bei innergemeinschaftlicher Lieferung

Nun kannst du ganz einfach die folgenden Szenarien durchgehen, um zu wissen was du machen musst:

Rechnung ins... Steuernummmer Umsatzsteuer ID Maßnahme
...Inland Fehlt Angegeben Keine
...Inland Angegeben Fehlt Keine
...Inland Fehlt Fehlt Rechnungskorrektur oder Stornorechnung
...EU-Ausland* Fehlt Angegeben Keine
...EU-Ausland* Angegeben Fehlt Rechnungskorrektur oder Stornorechnung
...EU-Ausland* Fehlt Fehlt Rechnungskorrektur oder Stornorechnung

*bei innergemeinschaftlicher Lieferung

Ob du eine Rechnungskorrektur vornehmen oder eine Stornorechnung ausstellen musst, kommt darauf an, ob die Rechnung bereits verbucht wurde oder nicht:

  • Bei einer bereits verbuchten Rechnung musst du eine Stornorechnung ausstellen. Mehr dazu in unserem Ratgeber zur Stornorechnung.
  • Bei einer noch nicht verbuchten Rechnung reicht eine Rechnungskorrektur aus. Mehr dazu in unserem Ratgeber zur Rechnungskorrektur.
Tipp für korrekt ausgestellte Rechnungen

Fehlende Pflichtangaben wie die Umsatzsteuer-ID kannst du vermeiden, wenn du ein Rechnungsprogramm wie sevDesk nutzt. Rechnungen schreiben wird auf diese Weise viel komfortabler – außerdem erstellst du mit einer solchen Buchhaltungssoftware für Freiberufler und Unternehmen auch rechtssichere Rechnungen.

Mehr zur Buchhaltungssoftware

Exkurs: Steuer-ID & Steuernummer

Das ist deine Steuer-ID

Neben der Umsatzsteuer-ID und der Steuernummer gibt es auch die Steuer-ID. Diese hat allerdings keinen Bezug zu deinem Unternehmen, sondern ist deine persönliche Steueridentifikationsnummer, die lebenslang gültig ist und sich auch bei einem Umzug nicht ändert.

Die Steuernummer wird dagegen immer von dem für dich zuständigen Finanzamt vergeben. Ziehst du um, ändert sich oft auch die Steuernummer. Die beiden Nummern dienen unterschiedlichen Zwecken und werden von verschiedenen Behörden vergeben. Auch der Aufbau der Nummern unterscheidet sich.

Wir haben dir eine Tabelle erstellt mit den wichtigsten Unterschieden zwischen Steuer-ID und Steuernummer:

Steueridentifikationsnummer

Steuernummer

11-stellig

13-stellig

Vergabe durch Bundeszentralamt für Steuern

Vergabe durch zuständiges Finanzamt

Bei Geburt bzw. Wohnsitz in Deutschland

Auf Antrag bzw. auf Bedarf

Lebenslänglich bestehend

Besteht, solange man im Zuständigkeitsbereich des Finanzamt gemeldet ist

Bundeseinheitlich aufgebaut

Unterschiedlich nach Bundesland aufgebaut

Nur zur Identifikation einer Person

Verschiedene Nummern für unterschiedliche Steuerarten

Nur für Personen

Für Personen und Unternehmen

Zufällig erstellt

Gibt Hinweise auf Bundesland und Finanzamt

Nachsprechende Nummer

Sprechende Nummer

Dort sollte deine Steuer-ID auf deiner Rechnung stehen

Da die Steuer-ID eine persönliche Information ist, sollte sie nicht auf der Rechnung aufgeführt werden. Mithilfe der Steuer-ID können nämlich unter Umständen persönliche Informationen beim Finanzamt abgefragt werden.

Außerdem gibt es nach UStG nur die Pflicht, entweder die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID auf der Rechnung zu vermerken. Auf die Steuernummer kannst du nur bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro verzichten.

Interessant: Steuer-ID ursprünglich als Ersatz zur Steuernummer

Die Steuer-ID sollte ursprünglich die Funktion der Steuernummer übernehmen, das ist aber bis heute nicht der Fall. Schade, denn bei all den ähnlichen Begriffen ist es gar nicht leicht den Überblick zu behalten! 

Du willst keine Pflichtangaben mehr auf Rechnungen vergessen und sicherstellen, dass die richtigen Nummern auf deinen Rechnungen stehen? Dann nutze ein zuverlässiges Rechnungsprogramm wie sevDesk. Teste das Tool einfach mal 14 Tage kostenlos und unverbindlich!

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Das musst du tun, wenn deine Steuer-ID auf deiner Rechnung fehlt

In diesem Fall musst du nichts tun, denn deine Steuer-ID sollte ohnehin nicht auf der Rechnung erscheinen.

Für Rechnungen, die du Leistungsempfängern oder Leistungsempfängerinnen in Deutschland stellst, ist allerdings deine Steuernummer eine Pflichtangabe auf der Rechnung, außer bei einer Kleinbetragsrechnung. Für Rechnungen an Geschäftspartner und Geschäftspartnerinnen im EU-Ausland brauchst du die von den Finanzbehörden vorgeschriebene Umsatzsteuernummer, denn es gilt die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.

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