Umsatzsteuer-ID auf Rechnung
Zu den Pflichtangaben auf einer Rechnung zählen nicht nur das Leistungsdatum und der Rechnungsbetrag, auch die Steuernummer gehört nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) dazu. Aber wie verhält es sich eigentlich mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Umsatzsteuer-ID)?
Wie unterscheidet sich die Umsatzsteuernummer von der Steuernummer und wann gilt sie als Pflichtangabe auf Rechnungen? Erfahre dies alles – und wie du eine Umsatzsteuernummer von den Finanzbehörden erhältst – in diesem Artikel.
Das ist deine Umsatzsteuer-ID
Die Umsatzsteuer-ID, offiziell Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, brauchst du, um am innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehr der Europäischen Union teilzunehmen. Das ist im Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt.
Hier geht es um die Umsatzbesteuerung, also darum, dass du eine Ware oder Dienstleistung steuerfrei in das EU-Ausland liefern kannst, wenn dein Geschäftspartner bzw. deine Geschäftspartnerin die Steuern im Heimatland abführt. Dies nennt sich Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.
Umgekehrt kannst du als Rechnungsempfänger oder Rechnungsempfängerin eine Leistung ohne ausgewiesene Umsatzsteuer erhalten, wenn der Leistungserbringer bzw. die Leistungserbringerin mit dir vereinbart hat, dass du die Umsatzsteuer abführst. Eine Steuernummer reicht dafür nicht.
Du willst alle Details zur Umsatzsteuer-ID erfahren ohne einen separaten Ratgeberartikel zur Umsatzsteuer ID zu lesen? Dann sieh dir einfach dieses Video an:
Aufbau der Umsatzsteuer-ID
Die Umsatzsteuer-ID ist mithilfe von Ländercodes aufgebaut. Deutschland hat beispielsweise den Ländercode „DE“. Auf den Ländercode folgen dann noch 9 Ziffern, womit sich eine eindeutige Kennung ergibt: DE123456789.
Deine Umsatzsteuernummer erhältst du auf Antrag bei den Finanzbehörden: beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) oder auch beim Finanzamt, wenn du dort ein neues Gewerbe anmeldest. Beim BZSt ist eine Online-Anmeldung möglich. Die Umsatzsteuer-ID wird zusätzlich zu einer Steuernummer für dein Unternehmen erteilt. Mehr erfährst du in diesem Beitrag zur Beantragung der Umsatzsteuer ID.
Dort sollte deine Umsatzsteuer-ID auf deiner Rechnung stehen
Deine Umsatzsteuer-ID kannst du zum Beispiel unterhalb deiner Adresse auf der Rechnung angeben. Wichtig ist, dass du laut UStG bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung auch die Umsatzsteuer-ID deines Geschäftspartners oder deiner Geschäftspartnerin auf der Rechnung ausweisen musst. Du bist im Rahmen der Umsatzbesteuerung sogar verpflichtet, vor Leistungserbringung zu prüfen, ob die vom Rechnungsempfänger bzw. der Rechnungsempfängerin angegebene Umsatzsteuernummer tatsächlich korrekt ist und existiert.
Die Online Bestätigung der Umsatzsteuer-ID ist über das Bundeszentralamt für Steuern möglich. Das BZSt bietet darüber hinaus auch Einzelabfragen über das Kontaktformular oder telefonisch an.
Erfahre mehr dazu in diesem Beitrag zur Prüfung der Umsatzsteuer ID.
Generell kann die Umsatzsteuer-ID auch bei Rechnungsstellung innerhalb von Deutschland verwendet werden. Es muss dann nicht zwingend auch noch die Steuernummer angegeben werden.
Das musst du tun, wenn deine Umsatzsteuer-ID auf deiner Rechnung fehlt
Wenn deine Umsatzsteuer-ID auf deiner Rechnung fehlt, musst du Folgendes klären:
Wenn du eine Rechnung im Inland ausstellst:
- Ist eine Steuernummer angegeben? Dann brauchst du die Umsatzsteuer-ID nicht.
- Fehlt auch die Steuernummer, musst du mindestens eine der beiden Nummern angeben. Hierfür musst du die Rechnung entweder korrigieren oder eine Stornorechnung erstellen.
Wenn du eine Rechnung für eine innergemeinschaftliche Lieferung in der EU ausstellst:
- Ist eine Steuernummer angegeben? Dies reicht bei innergemeinschaftlichen Lieferungen innerhalb der EU leider nicht aus, du brauchst dafür eine Umsatzsteuer-ID.
- Wenn die Umsatzsteuer-ID fehlt, musst du die Rechnung entweder korrigieren oder eine Stornorechnung erstellen.
Leicht zusammengefasst sind die Regelungen und Pflichtangaben nochmals in folgender Tabellen:
*bei innergemeinschaftlicher Lieferung
Nun kannst du ganz einfach die folgenden Szenarien durchgehen, um zu wissen was du machen musst:
*bei innergemeinschaftlicher Lieferung
Ob du eine Rechnungskorrektur vornehmen oder eine Stornorechnung ausstellen musst, kommt darauf an, ob die Rechnung bereits verbucht wurde oder nicht:
- Bei einer bereits verbuchten Rechnung musst du eine Stornorechnung ausstellen. Mehr dazu in unserem Ratgeber zur Stornorechnung.
- Bei einer noch nicht verbuchten Rechnung reicht eine Rechnungskorrektur aus. Mehr dazu in unserem Ratgeber zur Rechnungskorrektur.
Exkurs: Steuer-ID & Steuernummer
Das ist deine Steuer-ID
Neben der Umsatzsteuer-ID und der Steuernummer gibt es auch die Steuer-ID. Diese hat allerdings keinen Bezug zu deinem Unternehmen, sondern ist deine persönliche Steueridentifikationsnummer, die lebenslang gültig ist und sich auch bei einem Umzug nicht ändert.
Die Steuernummer wird dagegen immer von dem für dich zuständigen Finanzamt vergeben. Ziehst du um, ändert sich oft auch die Steuernummer. Die beiden Nummern dienen unterschiedlichen Zwecken und werden von verschiedenen Behörden vergeben. Auch der Aufbau der Nummern unterscheidet sich.
Wir haben dir eine Tabelle erstellt mit den wichtigsten Unterschieden zwischen Steuer-ID und Steuernummer:
Dort sollte deine Steuer-ID auf deiner Rechnung stehen
Da die Steuer-ID eine persönliche Information ist, sollte sie nicht auf der Rechnung aufgeführt werden. Mithilfe der Steuer-ID können nämlich unter Umständen persönliche Informationen beim Finanzamt abgefragt werden.
Außerdem gibt es nach UStG nur die Pflicht, entweder die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID auf der Rechnung zu vermerken. Auf die Steuernummer kannst du nur bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro verzichten.
Das musst du tun, wenn deine Steuer-ID auf deiner Rechnung fehlt
In diesem Fall musst du nichts tun, denn deine Steuer-ID sollte ohnehin nicht auf der Rechnung erscheinen.
Für Rechnungen, die du Leistungsempfängern oder Leistungsempfängerinnen in Deutschland stellst, ist allerdings deine Steuernummer eine Pflichtangabe auf der Rechnung, außer bei einer Kleinbetragsrechnung. Für Rechnungen an Geschäftspartner und Geschäftspartnerinnen im EU-Ausland brauchst du die von den Finanzbehörden vorgeschriebene Umsatzsteuernummer, denn es gilt die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.
