Egal ob Kleinunternehmer oder großes Unternehmen: Buchhaltung kostet in der Regel viel Zeit und Geduld. Abhilfe schaffen in erster Linie Buchhaltungsprogramme, die Unternehmern auf einfache Weise bei der Führung einer ordentlichen Buchhaltung unterstützen. Cloud-Lösungen bietet beispielsweise den Vorteil, die Buchhaltung selbst online zu organisieren und je nach Bedarf den Steuerberater mit einzubeziehen. Da die Software über das Internet genutzt wird, können sämtliche Unterlagen für den Steuerberater freigeschalten werden, sodass das lästige Hin- und Herreichen von Papieren entfällt. Hinzukommend hast du als Unternehmer jederzeit Zugriff auf deine Zahlen und bist folglich immer aktuell über die finanzielle Situation deines Unternehmens informiert.

Programme zum Schreiben von Rechnungen sowie Buchhaltungsprogramme zur systematischen Belegerfassung gibt es viele. Diese unterscheiden sich meist im Leistungsumfang sowie im Preis. Besonders beliebt sind Buchhaltungsprogramme in der Cloud – bei diesen benötigst du keine Software auf dem Rechner, sondern arbeitest direkt im Internet. Generell solltest du zuerst abwägen, welche Leistungsumfang dein Unternehmen benötigst, bevor du dich für ein geeignetes Buchhaltungsprogramm entscheidest. Bei der Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware kann dir darüber hinaus dein Steuerberater helfen, da dieser mit den Anforderungen an das Rechnungswesen des Unternehmens bestens vertraut ist.

Auch Kleinunternehmer müssen bei der Buchhaltung gewisse Regeln und Anforderungen des Finanzamtes beachten und eine ordentliche Buchführung vorweisen. Die Nutzung einer Buchhaltungssoftware lohnt sich deshalb ebenso für Freiberufler und Kleinunternehmer. Ein spezielles Programm zur Führung der Buchhaltung schreibt die Gesetzgebung im Allgemeinen jedoch nicht vor. Vielmehr verschaffen Buchhaltungsprogramme einen Überblick über sämtliche Eingaben und Ausgaben des Unternehmens und erleichtern den Prozess des Erstellens von Angeboten und Rechnungen.

Grundsätzlich kannst du zwischen PC-Buchhaltungsprogrammen und online Buchhaltungsprogrammen unterscheiden. Wie sich vom Namen PC-Buchhaltungssoftware schon ableiten lässt, wird diese direkt auf deinem PC Installiert. Die Online Buchhaltungssoftware ist hingegen komplett internetbasiert – hieraus ergibt sich der Vorteil, dass die Software standortunabhängig sowie gleichzeitig von verschiedenen Nutzern verwendet werden kann.

Wie schon erwähnt, wird zwischen lokalen Lösungen und Cloud-Lösungen bei Buchhaltungsprogrammen unterschieden. Hierbei gibt es jedoch große Unterschiede im Preis- und Leistungsverhältnis. Beim Kauf einer lokalen Lösung sollte beachtet werden, dass jährlich Updates erworben werden müssen, während Cloud-Lösungen von Anbietern kontinuierlich aktualisiert werden und standortunabhängig verfügbar sind. Darüber hinaus können neben Preis und Lizenzgebühren weiterhin auch Installationsgebühren anfallen sowie Kosten für Updates entstehen. Generell bieten Buchhaltungsprogramme unterschiedliche Tarife mit verschiedenen Funktionsumfängen an.

Als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer muss regelmäßig elektronisch eine Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben werden. Bisher führte der Weg dazu über das ELSTER Portal. Hierzu musste das zweiseitige UStVA-Formular mit der Finanzamt-Steuersoftware ausgefüllt und übermittelt werden. Die einfachere Lösung bietet jedoch eine Buchhaltungssoftware, mit der die UStVa erstellt und via Schnittstelle zu ELSTER direkt an das Finanzamt übermittelt wird. Da alle umsatzsteuer-relevanten Unterlagen in einem System integriert sind, kann die Umsatzsteuer mit nur wenigen Klicks erstellt und eine korrekte UStVa an das Finanzamt verschickt werden.