Wissenswertes zum Thema Rechnungen
Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?
Eine Rechnung muss in Deutschland bestimmte Pflichtangaben enthalten, um gültig zu sein. Dazu gehören folgende Rechnungsdaten:
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers (also des Verkäufers) und des Rechnungsempfängers (also des Käufers).
- Einzigartige fortlaufende Rechnungsnummer.
- Deine Steuernummer oder optional auch Umsatzsteuer ID.
- Eindeutiges Rechnungsdatum.
- Angabe des Leistungszeitpunkts oder -zeitraums.
- Art und Menge der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen.
- Brutto-Rechnungsbetrag, d.h. der Gesamtbetrag inklusive Mehrwertsteuer. (Ausnahme bei Kleinunternehmerregelung)
- Höhe der Mehrwertsteuer, die auf den Rechnungsbetrag aufgeschlagen wurde. (Ausnahme bei Kleinunternehmerregelung)
- Währung, in der der Rechnungsbetrag angegeben ist.
Wenn du eine Rechnung für ein EU-Land ausstellst, in dem du keine Mehrwertsteuer erhebst (z.B. weil du dort nicht ansässig bist), musst du deine eigene, sowie auch Umsatzsteuer ID des Rechnungsempfängers angeben, sofern dieser selbst auch ein Gewerbetreibender bzw. Unternehmer ist. Mehr hierzu erfährst du in unserem Ratgeber zum Thema Rechnung ins EU-Ausland.
Es gibt auch einige weitere Angaben, die bei der Rechnungserstellung optional, aber empfehlenswert sind, wie zum Beispiel eine detaillierte Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen. Es ist auch ratsam, den Zahlungszieltermin anzugeben, damit der Rechnungsempfänger weiß, bis wann er den Rechnungsbetrag zahlen muss.
Mehr hierzu findest du in unserem Ratgeber zum Thema Rechnungen schreiben.
Es ist wichtig, dass du alle Pflichtangaben auf deiner Rechnung angibst, da die Rechnung sonst nicht rechtskonform ist und du eventuell Schwierigkeiten bei der Steuererklärung oder beim Zahlungseingang haben könntest. Ein Rechnungsgenerator kann dir als Rechnungsersteller dabei helfen, alle Pflichtangaben zu erfassen und eine rechtskonforme Rechnung zu schreiben.
Rechnung ohne Steuernummer – geht das?
Grundsätzlich lautet die Antwort nein. Als Unternehmer bzw. Gewerbetreibender geht das lediglich, wenn du deine Umsatzsteuer ID angibst, sofern du eine besitzt. Sie ersetzt in diesem Falle die Steuernummer und die erhältst du vom Finanzamt, wenn du umsatzsteuerpflichtig bist.
Mehr zum Thema kannst du in unserem Ratgeber zu Rechnung ohne Steuernummer nachlesen.
Rechnung ohne Rechnungsnummer – geht das?
Eine Rechnung ohne Rechnungsnummer darf nur in einem Fall ausgestellt werden: Bei der Rechnung handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung (unter 250€ Rechnungsbetrag).
Ist dies nicht der Fall und die Rechnungsnummer fehlt, ist die Rechnung nicht rechtsgültig und du machst dich als Rechnungssteller rechtlich angreifbar.
Mehr zum Thema findest du in unserem Ratgeber Rechnung ohne Rechnungsnummer.
Was muss ich als Kleinunternehmer bei der Rechnungsstellung beachten?
Als Kleinunternehmer darfst du nach der Kleinunternehmerregelung keine Umsatzsteuer ausweisen und besteuerst somit auch den Nettobetrag in deiner Rechnung an deinen Kunden nicht. Das bedeutet, dass die zwei Pflichtangaben Brutto-Rechnungsbetrag und die Höhe der Umsatzsteuer nicht ausweisen musst und darfst. Was du jedoch zwingend ergänzen musst, ist der Hinweis diesbezüglich auf deiner Rechnung. Dieser könnte beispielsweise folgendermaßen lauten: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Weiter Formulierungsbeispiele und Infos zum Thema Rechnungsstellung als Kleinunternehmer findest du in unserem Artikel zur Kleinunternehmer Rechnung.