Rechnungsgenerator: Erstelle kostenlos deine Rechnung als PDF

FAQ zum Rechnungsgenerator

Hier findest du Fragen und Antworten rund um unseren kostenlosen Rechnungsgenerator

Muss ich Kunde sein, um den Rechnungsgenerator zu verwenden?

Nein. Der Rechnungsgenerator kann von all unseren Besuchern verwendet werden, die Selbstständige oder Gewerbetreibende sind. Wir haben dieses Tool entwickelt, um dir den Unternehmensalltag einfacher zu gestalten, sodass deine Rechnungsstellung einfacher und schneller wird.

Wie oft kann ich den Rechnungsgenerator verwenden?

Du kannst dem Rechnungsgenerator beliebig oft verwenden. Solltest du oft Rechnungen schreiben, empfehlen wir dir jedoch die Nutzung unserer Buchhaltungssoftware. Diese und weitere sevdesk Funktionen kannst du ganz einfach 14 Tage lang unverbindlich und kostenlos testen.

Was ist der Unterschied zwischen Rechnungsvorlage und Rechnungsgenerator?

Der Unterschied zwischen einer Rechnungsvorlage und einem Rechnungsgenerator ist in erster Linie die Art wie du die Rechnung erstellst. Eine Rechnungsvorlage wird heruntergeladen und muss dann in einem Programm wie Word oder Excel bearbeitet werden. Du musst also alle Rechnungsfelder manuell ausfüllen und eventuell auch noch die Rechnungsbeträge selbst berechnen.

Bei einem Rechnungsgenerator gibst du alle Angaben einfach ein und die Rechnung wird direkt erstellt. Du musst also nicht erst eine Vorlage herunterladen und sie in einem separaten Programm bearbeiten. Excel und Word können hier ganz schön aufwändig sein und die Formatierung kann Fehler ergeben oder dich unnötig Zeit kosten.

Der Rechnungsgenerator berechnet dir außerdem automatisch die Steuerbeträge, sodass du dir keine Gedanken darüber machen musst. Das heißt im Grunde, dass du mit einem Rechnungsgenerator schneller und effizienter arbeiten kannst als mit einer Rechnungsvorlage.

Allerdings musst du beachten, dass weder die Rechnungsvorlage noch der Rechnungsgenerator automatisch GoBD-konform sind. Die GoBD sind die gesetzlichen Vorgaben für die elektronische Buchführung in Deutschland. Um GoBD-konform zu sein, musst du also noch einige weitere Anforderungen erfüllen, wie zum Beispiel die ordnungsmäßige Archivierung deiner Rechnungen.

Ist die Rechnung des sevdesk Rechnungsgenerators GoBD-konform?

Die Rechnung über einen Rechnungsgenerator ist im Gegensatz zu einem Rechnungsprogramm nur bedingt GoBD-konform, da das PDF-Format zwar die Anforderungen der Unveränderbarkeit erfüllt, jedoch nicht das GoBD-konforme Speichern. Daher empfehlen wir eine GoBD-konforme Software wie sevdesk.

Ich bin Kleinunternehmer – kann ich den Rechnungsgenerator nutzen?

Ja, als Kleinunternehmer kannst du den Regler unter 'Kleinunternehmerregelung' aktivieren und direkt deine Rechnung inkl. dem Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung erstellen lassen!

Kann ich als Privatperson Rechnungen stellen?

Nein. Gemäß § 14 UStG dürfen nur Unternehmer Rechnungen ausstellen. Als Privatperson darfst du lediglich eine Quittung ausstellen. Eine entsprechende Vorlage kannst du dir hier herunterladen: Quittungsvorlage.

Was ist ein Rechnungsprogramm?

Ein Rechnungsprogramm wie sevdesk bietet alle Funktionen, um Rechnungen einfach, schnell und rechtssicher zu erstellen. Mit einem Rechnungsprogramm entsprechen deine Rechnungen stets den  gesetzlichen Anforderungen der GoBD, du kannst Kontaktinformationen und Artikelpositionen speichern sowie wiederverwenden und deine Rechnungsnummer wird fortlaufend erstellt.

Du hast jederzeit einen Überblick über deine Ausgaben und Einnahmen. Die Beträge und Summen der Ein- und Ausgangsrechnungen werden direkt in Auswertungen wie EÜR oder UStVA übernommen.

Welches Rechnungsprogramm eignet sich für Kleinunternehmer?

sevdesk umfasst alle wichtigen Funktionen für Kleinunternehmer: Von der Rechnungsstellung inkl. Kleinunternehmerregelung bis hin zur automatisierten EÜR-Erstellung und Belegerfassung ist das Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer genau das Richtige für dein Unternehmen!

Wissenswertes zum Thema Rechnungen

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?

Eine Rechnung muss in Deutschland bestimmte Pflichtangaben enthalten, um gültig zu sein. Dazu gehören folgende Rechnungsdaten:

• Name und Anschrift des Rechnungsstellers (also des Verkäufers) und des Rechnungsempfängers (also des Käufers).
• Einzigartige, fortlaufende Rechnungsnummer.
• Deine Steuernummer oder optional auch Umsatzsteuer-ID.
• Eindeutiges Rechnungsdatum.
• Angabe des Leistungszeitpunkts oder -zeitraums.
• Art und Menge der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen.
• Brutto-Rechnungsbetrag, d.h. der Gesamtbetrag inklusive Mehrwertsteuer. (Ausnahme bei Kleinunternehmerregelung)
• Höhe der Mehrwertsteuer, die auf den Rechnungsbetrag aufgeschlagen wurde. (Ausnahme bei Kleinunternehmerregelung)
• Währung, in der der Rechnungsbetrag angegeben ist.

Wenn du eine Rechnung für ein EU-Land ausstellst, in dem du keine Mehrwertsteuer erhebst (z.B. weil du dort nicht ansässig bist), musst du deine eigene, sowie auch Umsatzsteuer-ID des Rechnungsempfängers angeben, sofern dieser selbst auch ein Gewerbetreibender bzw. Unternehmer ist. Mehr hierzu erfährst du in unserem Ratgeber zum Thema Rechnung ins EU-Ausland.

Es gibt auch einige weitere Angaben, die bei der Rechnungserstellung optional, aber empfehlenswert sind, wie zum Beispiel eine detaillierte Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen. Es ist auch ratsam, den Zahlungszieltermin anzugeben, damit der Rechnungsempfänger weiß, bis wann er den Rechnungsbetrag zahlen muss.

Mehr hierzu findest du in unserem Ratgeber zum Thema Rechnungen schreiben.

Es ist wichtig, dass du alle Pflichtangaben auf deiner Rechnung angibst, da die Rechnung sonst nicht rechtskonform ist und du eventuell Schwierigkeiten bei der Steuererklärung oder beim Zahlungseingang haben könntest. Ein Rechnungsgenerator kann dir als Rechnungsersteller dabei helfen, alle Pflichtangaben zu erfassen und eine rechtskonforme Rechnung zu schreiben.

Rechnung ohne Steuernummer – geht das?

Grundsätzlich lautet die Antwort nein. Als Unternehmer bzw. Gewerbetreibender geht das lediglich, wenn du deine Umsatzsteuer-ID angibst, sofern du eine besitzt. Sie ersetzt in diesem Falle die Steuernummer und die erhältst du vom Finanzamt, wenn du umsatzsteuerpflichtig bist.

Mehr zum Thema kannst du in unserem Ratgeber zu Rechnung ohne Steuernummer nachlesen.

Rechnung ohne Rechnungsnummer – geht das?

Eine Rechnung ohne Rechnungsnummer darf nur in einem Fall ausgestellt werden: Bei der Rechnung handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung (unter 250 € Rechnungsbetrag).

Ist dies nicht der Fall und die Rechnungsnummer fehlt, ist die Rechnung nicht rechtsgültig und du machst dich als Rechnungssteller rechtlich angreifbar.

Mehr zum Thema findest du in unserem Ratgeber Rechnung ohne Rechnungsnummer.

Was muss ich als Kleinunternehmer bei der Rechnungsstellung beachten?

Als Kleinunternehmer darfst du nach der Kleinunternehmerregelung keine Umsatzsteuer ausweisen und besteuerst somit auch den Nettobetrag in deiner Rechnung an deinen Kunden nicht. Das bedeutet, dass die zwei Pflichtangaben Brutto-Rechnungsbetrag und die Höhe der Umsatzsteuer nicht ausweisen musst und darfst. Was du jedoch zwingend ergänzen musst, ist der Hinweis diesbezüglich auf deiner Rechnung. Dieser könnte beispielsweise folgendermaßen lauten: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Weiter Formulierungsbeispiele und Infos zum Thema Rechnungsstellung als Kleinunternehmer findest du in unserem Artikel zur Kleinunternehmer Rechnung.