Quittungsvorlage

Kostenloser Quittungsvorlage mit Anleitung

Für Microsoft Word und Excel zum Download

Bezüglich des Inhalts und der Form einer Quittung gibt es einiges zu beachten. Fehlen auf Quittungen gesetzlich vorgeschriebene Inhalte, dann ist die Quittung nicht gültig und wird nicht anerkannt.

Du bist auf der Suche nach einer Quittungsvorlage, um eine ordnungsgemäße Quittung erstellen zu können? Dann bist du bei uns genau richtig – Wir bieten dir deine Vorlage: kostenlos, individuell anpassbar und rechtssicher!

Quittungsvordruck Vorlage Muster für Word

Mindestangaben auf Quittungen

Welche Angaben deine Quittungsvorlage enthalten muss damit deine Quittung letztendlich als rechtssicher gilt, erfährst du im Folgenden.

Anleitung

  1. Lade dir die Vorlage für Microsoft Word herunter.
  2. Oben links steht nun bereits Quittung.
  3. Oben rechts folgen nun der Betrag sowie die Mehrwertsteuer.
  4. Darunter trägst du den Gesamtbetrag ein.
  5. Anschließend bitte den Betrag in Worten für EUR eintragen, Cent als Zahl.
  6. Nun folgt eine kleine Tabelle in welche du einträgst von wem die Quittung kommt und für wen sie ausgestellt wird.
  7. Jetzt fehlt nur noch Ort, Datum, ein Buchungsvermerk sowie Stempel und/oder Unterschrift.
  8. Vorlage speichern oder ausdrucken. Zum verschicken per Email als PDF speichern. Für weitere Quittungen als Word-Dokument speichern.
    Wenn eine Rechnung bereits existiert, kann diese alternativ als Quittung genutzt werden. Die Quittung muss allerdings die Vermerke „Betrag erhalten“ sowie das Datum und die Unterschrift des Empfängers aufweisen. Hierbei muss zusätzlich beachtet werden, dass die Vorlage ab einem Rechnungsbetrag von 150,00€ weitere Angaben enthalten muss. Folgende Zusatzangaben muss die Quittung enhalten:
  9. Firmenname des Käufers.
  10. Rechtsform des Unternehmens.
  11. Umsatzsteuerbetrag.
  12. Firmenname, Adresse sowie Steuernummer des Verkäufers sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer

Was muss auf der Quittung stehen?

Auf der Quittung muss die Ware oder Leistung stehen, die in Empfang genommen wurde, außerdem eine Bestätigung über den Empfang. Dazu sind Bruttopreis und Umsatzsteuersatz anzugeben.

Eine Quittung muss unbedingt vollständig sein, damit sie nicht zum Problem in der Buchführung werden. Vor allem fehlerhafte Angaben zur Umsatzsteuer können sich problematisch darstellen, denn hier ist der Vorsteuerabzug gefährdet. Wird hingegen eine Umsatzsteuer ausgewiesen, obwohl der Verkäufer oder Anbieter gar nicht dazu berechtigt war, muss diese auch an das Finanzamt abgeführt werden – ohne Möglichkeit zum Vorsteuerabzug.
Auf der Quittung muss nun also Folgendes enthalten sein:

  • Bruttopreis
  • Umsatzsteuersatz
  • Empfangsdatum und –ort
  • Name und Anschrift des Empfängers
  • „erhalten“-Vermerk und Unterschrift des Empfängers

Das BGB regelt in § 125 derartige Belege: Ist nur eine der genannten Angaben nicht enthalten, ist die gesamte Quittung ungültig.

Wie schreibt man eine Quittung?

Für das Schreiben einer Quittung ist die Nutzung eines Formulars zu empfehlen – vorgedruckte Quittungsblöcke müssen nur noch ausgefüllt werden und verhindern, dass gesetzlich vorgeschriebene Angaben vergessen werden.
Die Quittung besitzt eine „von“-Zeile: Hier muss der Name des Empfängers einer Lieferung oder Leistung eingetragen werden. Er ist der Schuldner.
In der „für“-Zeile muss der Verwendungszweck zu finden sein: Welche Ware oder welche Leistung wurde gekauft?
Dann folgen Ort und Unterschrift, wobei die Unterschrift des Anbieters durch einen Firmenstempel ergänzt werden kann. Außerdem ist in diesem Bereich der Vermerk „Betrag erhalten“ zu führen.
Gut zu wissen: Die Verwendung eines Quittungsblocks ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, auch ein festes Format muss nicht eingehalten werden. Theoretisch kannst du auch ein Blatt Papier mit den nötigen Angaben beschreiben und unterzeichnen lassen.

Wer bekommt was beim Quittungsblock?

Ein Quittungsblock Vordruck kann selbstdurchschreibend sein oder über ein Blaupapier verfügen. Auf diese Weise erhält man beim Ausstellen einer Quittung immer zwei Blätter: einmal einen weißes Originalblatt und einmal einen farbigen Durchschlag. Das oberste Blatt, also das weiße Original, erhält der Empfänger. Der farbige Durchschlag verbleibt im eigenen Unternehmen.

Wer etwa als Handwerker für seine Leistungen Geld erhält, stellt auf seinem Rechnungsblock eine Quittung aus und behält die Kopie (also das farbige Papier des Durchschlags). Der Kunde hat damit einen Nachweis, dass das Geld bezahlt wurde. Einfache Quittungsblöcke werden meist für geringe Beträge bis zu 150 Euro verwendet. Kleinunternehmer mit steuerfreien Umsätzen sollten speziell für diese Zielgruppe gedachte Quittungsblöcke ohne den Vordruck der Mehrwertsteuer verwenden.


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Unterschied zwischen Quittung und Rechnung

Auch wenn die beiden Begriffe „Rechnung“ und „Quittung“ im Alltag häufig miteinander verwechselt werden, gibt es klare Richtlinien, mit deren Hilfe du erkennen kannst, ob es sich bei einem vorliegenden Dokument um eine Rechnung oder um eine Quittung handelt.

Mit Hilfe einer Rechnung wird auf einen zu zahlenden Betrag hingewiesen. Besonders wichtig ist es hierbei, auf vollständige Angaben zu achten. So sind unter anderem die Informationen über die jeweiligen Leistungen beziehungsweise Produkte ebenso anzugeben, wie die Anschrift der beteiligten Parteien sowie Brutto- und Nettobeträge.

Einen grundlegenden Unterschied zur Rechnung stellt es jedoch dar, dass Rechnungen nicht als Zahlungsbeleg gelten. Ganz im Gegensatz zur Quittung. Mit ihrer Hilfe wird die Zahlung bestätigt.

Wenn die Quittung zu Rechnung wird

Sollte eine Zahlung die Grenze von 250 Euro nicht überschreiten, kann die dazugehörige Quittung auch als Rechnung anerkannt werden. Hierbei handelt es sich dann um eine sogenannte Kleinbetragsrechnung. Im Zusammenhang mit Dokumenten dieser Art müssen weniger Vorgaben beachtet werden. Dennoch ist es natürlich wichtig, bestimmte Grundregeln einzuhalten, damit die jeweiligen Summen auch im Rahmen der Steuererklärung gegebenenfalls geltend gemacht werden können.

Dies ist der Fall, wenn:

  • der Name und die Anschrift des Ausstellers
  • das Ausstellungsdatum
  • Informationen zu den Dienstleistungen beziehungsweise Produkten
  • der Bruttopreis
  • der Steuersatz

angegeben wurden. Ist die Quittung/ Kleinbetragsrechnung vollständig, kann sie – wie andere Rechnungen auch – geltend gemacht werden.

Bekomme ich das Original der Quittung oder die Kopie?

Klassischerweise wird eine Quittung handschriftlich mit Hilfe eines Quittungsblocks ausgestellt. Hieraus ergeben sich ein Originalbeleg und eine Kopie.

Derjenige, der die Zahlung leistet, erhält nach dem Vorgang das Original. Die Kopie verbleibt bei dir, also beim Zahlungsempfänger.

Da die Quittung für den Zahlungsempfänger steuertechnisch eine wichtige Rolle spielt und auch vom Zahlenden unter anderem als Nachweis genutzt werden muss, muss (beziehungsweise „sollte“ – im Falle des Zahlenden) der Beleg aufgehoben werden.

Aufbewahrungspflichten bei Quittungen

Damit die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung beachtet werden, ist es im Zusammenhang mit Quittungen nicht nur wichtig, auf die Vollständigkeit der Angaben zu achten, sondern auch zusätzlich die jeweils geltenden Aufbewahrungsfristen zu berücksichtigen.
Mit Hinblick auf Quittungen und klassische Belege, die zum Beispiel im Rahmen von Bewirtungen oder beim Einkaufen von Büromaterialien vor Ort anfallen, gilt, dass diese über einen Zeitraum von insgesamt zehn Jahren aufbewahrt werden müssen.

Doch Vorsicht! Da es sich hierbei häufig um sogenannte Thermobelege handelt, besteht die Gefahr, dass diese im Laufe der Zeit verblassen. Um hier auf Nummer Sicher gehen zu können ist es wichtig, dass du von den entsprechenden Quittungen eine Kopie anfertigst. Ansonsten läufst du Gefahr, dass diese im Zuge einer Betriebsprüfung und einem Verblassen der Zahlen nicht mehr anerkannt werden.

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