Rechnungsvorlage Kleinunternehmer

Kostenlose Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer mit Anleitung

Für Word und Excel zum Downloaden

Du bist Kleinunternehmer und auf der Suche nach einem Muster für deine Rechnungen? Dann bist du hier richtig – Wir bieten dir eine Vorlage zur Erstellung einer Kleinunternehmer-Rechnung, welche für dich gratis, anpassbar und rechtlich korrekt ist!

Rechnung Vorlage Muster für Excel und Word

Damit du überhaupt die Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer nutzen kannst, musst du sicher sein, dass du unter die Kleinunternehmerregelung fällst.

Wer ist Kleinunternehmer?

Du kannst dich als Kleinunternehmer vom Finanzamt einstufen lassen, sofern dein Umsatz im Vorjahr die Grenze von 22.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Geschäftsjahr voraussichtlich unter 50.000 Euro liegen wird. Du kannst die Kleinunternehmerregelung beim Finanzamt beantragen, bist dann aber für die nächsten 5 Jahre daran gebunden.

Die Kleinunternehmerregelung soll kleinen Unternehmen oder auch Unternehmen in der Start- und Gründungsphase finanziell helfen. Hierbei vereinfacht die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG deinen steuerlichen Verwaltungsaufwand, was bedeutet, dass du deine Rechnungen ohne Umsatzsteuer schreiben kannst und somit auch keine Umsatzsteuererklärung abgeben musst.

Korrekte Kleinunternehmer Rechnung erstellen

Eine Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer muss die gleichen Pflichtangaben in einer Rechnung enthalten wie eine normale Rechnung auch, jedoch mit Ausnahme der Angabe der Umsatzsteuer. Allerdings musst du stattdessen einen Grund für die fehlende Angabe der Umsatzsteuer aufführen. Für diesen Hinweis kannst du eine der folgender Formulierungen verwenden:

  • Gemäß §19 UStG wird auf der Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen.
  • Kein Ausweis von Umsatzsteuer aufgrund der Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG.
  • Als Kleinunternehmer gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
  • Der Rechnungsbetrag enthält keine Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG.

Pflichtangaben auf der Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer

Damit deine Kleinunternehmer Rechnung rechtskonform ist und vom Finanzamt akzeptiert wird, muss sie folgende Pflichtangaben einer Rechnung enthalten:

  • Dein vollständiger Name und Anschrift
  • Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Das Datum der Rechnungserstellung
  • Die fortlaufende Rechnungsnummer
  • Umfang deiner Leistung oder Art und Menge der gelieferten Produkte
  • Das (monatsgenaue) Datum der Lieferung/Leistung. Sofern dies mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt, reicht hier ein Hinweis aus
  • Der Hinweis auf den Grund der fehlenden Angabe der Umsatzsteuer

Du solltest zwingend darauf achten, dass alle Pflichtangaben auf der Rechnung enthalten sind. Sollte eine Angabe fehlen, kann der Rechnungsempfänger die Zahlung des Betrags so lange verweigern, bis du eine korrekte Rechnung ausgestellt hast. Außerdem kannst du mit einer korrekten Rechnung Nachzahlungen gegenüber dem Finanzamt vermeiden.

Vorteile der Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer

Mit einer Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer sparst du Zeit beim Ausfüllen, da alle Pflichtangaben automatisch enthalten sind und du nur deine individuellen Positionen ausfüllen musst. Du kannst die Vorlage außerdem mit deinem Logo personalisiern und individuell gestalten. Online findest du zahlreiche Vorlagen. Wir haben für dich eine kostenlose Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer zum Download für Word und Excel vorbereitet.

Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer ausfüllen – Anleitung

  1. Entscheide selbst, ob du die Word Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer oder die Excel Kleinunternehmer Vorlage nutzen möchtest.
  2. Oben links kannst du dann direkt mit deiner Rechnung loslegen, trage einfach deine Firmenadresse ein und direkt darunter die des Rechnungsempfängers.
  3. Falls du ein Logo besitzt, kannst du das oben rechts in deine Rechnung einfügen. Wenn nicht, entferne einfach den Platzhalter aus dem Dokument. Des Weiteren kannst du rechts oben die folgenden Daten eintragen:
    Rechnungsnummer: Die Rechnungsnummer muss einmalig sein und darf nicht doppelt verwendet werden. Sie sollte einem nachvollziehbarem System entsprechen, darf Zahlen, Buchstaben, Bindestriche, Slashs und und mehrere Reihen enthalten. Es wird empfohlen nicht bei Null anzufangen, damit niemand nachvollziehen kann, wie viele Rechnungen du monatlich ausstellst. Rechnungsnummern können auch den Monat beinhalten z.B.: 06/2015-1321 (Monat/Jahr/Nummer).
    Rechnungsdatum: Trage hier das Datum an, an dem du die Rechnung stellst.
    Lieferdatum: Hier bitte das Datum des Lieferzeitpunktes der Lieferung eintragen.
    Ansprechpartner: Trage hier einen Ansprechpartner an, der für diese Rechnung für eventuelle Rückfragen oder Weiteres zur Verfügung steht.
  4. Den Betreff deiner Rechnung kannst du frei wählen. Als Standard ist hier oft die die Rechnungsnummer oder sonstige Vereinbarungen/Konditionen eingetragen.
  5. Direkt unter dem Betreff ist ein Platz für den Kopftext vorgesehen. Hier können bei Bedarf weitere Informationen geschrieben werden.
  6. Trage jetzt deine Produkte und/oder Dienstleistungen ein. Bitte achte darauf, dass du Bezeichnung, Menge, Einzelpreis und Gesamtpreis angibst.
  7. Nach den Positionen der Rechnung hast du noch ein Mal Platz für einen Textabsatz. Hier kannst du zum Beispiel eintragen, bis wann die Rechnung bezahlt werden soll.
  8. In der Fußzeile oder im Fußtextbereich der Rechnung kannst du nun zum Abschluss noch deine vollständigen Firmendaten eintragen. Ersetze unsere Platzhalter einfach durch deine eigenen Angaben.
  9. Nun bist du fertig und kannst deine Vorlage speichern und/oder ausdrucken. Zum verschicken per E-Mail die Rechnunsvorlage für Kleinunternehmer als PDF abspeichern. Das macht einen seriöseren Eindruck und der Kunde kann das Dokument dann auch nicht bearbeiten. Für weitere Rechnungen das Dokument einfach als Word- oder Excel-Dokument speichern.

Für dich als Kleinunternehmer ist es besonders wichtig, dass du deine Kunden auf jeder Rechnung auf deine Kleinunternehmer Eigenschaft hinweist, wie oben bereits erwähnt. An dieser Stelle ist es entscheidend dem Rechnungsempfänger klar zu machen, warum auf deiner Rechnung keine Umsatzsteuer aufgewiesen wird. Aus diesem Grund ist es wesentlich, den Zusatz „Keine Anrechnung von Umsatzsteuer gemäß Kleinunternehmerregelung (§ 19 Abs. 1 UStG).” mitaufzuführen.

Rechnungsvorlage oder Rechnungsprogramm?

Ist dir eine Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer zu umständlich und fehleranfällig? Wenn du einen bequemeren Weg suchst deine Kleinunternehmer Rechnungen zu erstellen, dann versuche es mit einer Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer. Damit kannst du in wenigen Klicks deine Rechnungen erstellen und direkt an den Kunden versenden.

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