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Christian Wöllecke

Christian Wöllecke

November 18, 2022

Rechnung per E-Mail versenden

Eine Rechnung per E-Mail statt eine Papierrechnung zu versenden ist heute schon fast alltäglich. Natürlich gibt es noch Rechnungsempfänger und Rechnungsempfängerinnen, die als Eingangsrechnung nur eine Papierrechnung akzeptieren. Aber es besteht kein Zweifel, dass die elektronische Rechnung, zu der auch die Rechnung per E-Mail gehört, immer mehr zum Standard wird.

Worauf es beim Rechnungsversand per E-Mail ankommt, was es bei Dateiformaten wie PDF oder ZUGFeRD zu beachten gilt und welche Pflichten es für die Archivierung nach GoBD gibt, erklären wir dir in diesem Artikel.

Das musst du bei Rechnungen per E-Mail beachten

Rechnungen per E-Mail sind eine Art von elektronischer Rechnung. Im Jahre 2011 wurde das Steuervereinfachungsgesetz auf den Weg gebracht und seitdem werden Papierrechnungen und elektronische Rechnungen gleichbehandelt. Bis dahin war es nach § 14 Abs. 3 Umsatzsteuergesetz (UStG) notwendig, eine Rechnung per E-Mail mit digitaler Signatur oder über das EDI-Verfahren zu versenden, um die Echtheit der Herkunft dieser Rechnung sowie die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit zu gewährleisten.

Das ist inzwischen nicht mehr nötig, denn:

  1. Die Echtheit ergibt sich daraus, dass die Identität des Rechnungsausstellers bzw. der Rechnungsausstellerin gesichert ist.
  2. Unversehrt ist eine Rechnung, wenn die relevanten UStG-Pflichtangaben bei der Übermittlung der Rechnung nicht verändert werden können.
  3. Die Lesbarkeit gilt für das menschliche Auge. Wenn du die Rechnung liest, solltest du Zahlen und Worte vor dir haben und keinen Datensalat.

Mit dieser Checkliste kannst du die Voraussetzungen für deinen Rechnungsversand per E-Mail prüfen:

rechnung-per-email
Rechnungsversand per E-Mail

Das innerbetriebliche Kontrollverfahren:

Um all diese Punkte nachhalten zu können, braucht es ein sogenanntes innerbetriebliches Kontrollverfahren. Im Prinzip wird dabei die Rechnung auf ihre Richtigkeit geprüft und dabei mit den entsprechenden Unterlagen wie dem Kaufvertrag, einem Bestell- oder Lieferschein oder auch einem Auftrag abgeglichen. Es gilt:

  • Wurde die Rechnung inhaltlich geprüft, dann gilt sie als unversehrt und echt, der Vorsteuerabzug ist ungefährdet.
  • Die Rechnung kann allerdings noch immer mit digitaler Signatur versendet werden, dann ist das innerbetriebliche Kontrollverfahren nicht zwingend nötig.
Achtung: Bei Rechnungen per Email Einverständnis einholen!

Was du für deine Rechnung per E-Mail in jedem Fall brauchst, ist das Einverständnis der Rechnungsempfänger bzw. Rechnungsempfängerinnen. Sie müssen zustimmen, wenn du deine Rechnung elektronisch übermitteln möchtest.

Doch für eine solche Einverständniserklärung bedarf es keiner besonderen Form. Du kannst dies durch eine Vereinbarung festhalten und beispielsweise in deinen AGB beschreiben. Eine solche Zustimmung kann allerdings auch noch nachträglich erklärt werden und sie ist sogar stillschweigend möglich, wenn du einem Rechnungsempfänger bzw. einer Rechnungsempfängerin wiederholt Rechnungen per E-Mail sendest und diesen elektronischen Eingangsrechnungen kein Einspruch folgt.

Diese Pflichtangaben braucht eine Rechnung per E-Mail

Eine Rechnung per E-Mail muss nach § 14 UStG die gleichen Pflichtangaben wie eine Rechnung in Papierform enthalten. Zu diesen Pflichtangaben gehören unter anderem:

  • Name und Anschrift deines Unternehmens
  • Name und Anschrift deines Unternehmens Rechnungsempfängers bzw. der Rechnungsempfängerin
  • deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • das Ausstellungsdatum der Rechnung
  • eine Rechnungsnummer, die zwingend fortlaufend sein muss und nur einmal vergeben wird
  • die Leistungsbeschreibung, also die genaue Menge und Art der Lieferung oder die genaue Art und der Umfang der erbrachten Leistung
  • der Zeitpunkt der Lieferung oder der Leistungserbringung, sowie das Zahlungsziel
  • das gesamte Entgelt mit Steuerbetrag und gültigem Steuersatz
  • im Vorfeld getroffene Vereinbarungen in Bezug auf eine Entgeltminderung (beispielsweise Skonto oder Rabatte)

Du möchtest mehr erfahren rund um das Thema Rechnungsstellung? Dann schau' mal auf unserem Ratgeber zum Rechnungen schreiben oder auf unserer Rechnungsarten Übersicht vorbei!

Tipp: Versende vollständige Rechnungen mit wenigen Klicks!

Du möchtest bei der Rechnungsstellung sichergehen, dass deine Rechnungen immer korrekt sind und sie schnell und einfach versenden? Dann nutze jetzt das Rechnungsprogramm sevDesk und erstelle deine Rechnungen in wenigen Sekunden. Profitiere im Programm von den vielen Möglichkeiten des Rechnungversands - auch mit integrierter Postschnittstelle!

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Diese Dateiformate kannst du für Rechnungen per E-Mail nutzen

Momentan gibt es keine verbindlichen Vorgaben für das Dateiformat einer Rechnung per E-Mail. Auf jeden Fall musst du ein Format verwenden, das unveränderbar ist. Es steht außerdem fest, dass in Zukunft sogenannte hybride Formate bei der elektronischen Rechnung eine beherrschende Rolle spielen werden. Diese hybriden Formate sind Mischungen aus einer PDF-Datei, einer Bilddatei oder strukturierten Daten.

Die häufigsten Formate für eine Rechnung per E-Mail sind aktuell:
  1. Strukturierte Datenformate wie EDI oder XML
  2. Datenformate, die nicht strukturiert sind wie etwa JPG-, PDF- oder TIFF-Formate
  3. Hybride Datenformate wie ZUGFeRD oder PDF/A3

Bei einem Datenformat wie ZUGFeRD wird eine für das menschliche Auge lesbare PDF-Datei übersendet, die eine maschinenlesbare XML-Datei enthält. ZUGFeRD liefert so zwei identische Versionen der Rechnung in einer Datei aus.

Ob du also schon jetzt auf das Datenformat ZUGFeRD setzt oder lieber eine selbst erstellte PDF-Datei verwendest: Du als Unternehmer bzw. Unternehmerin kannst frei entscheiden, in welchem unveränderlichen Format du deine Rechnung an den Rechnungsempfänger bzw. die Rechnungsempfängerin versendest.

Vor- und Nachteile von Rechnung per E-Mail versenden

Das Versenden von Rechnungen per E-Mail bringt neben seinen vielen Vorteilen auch einige wenige Nachteile mit sich. Hier erhältst du eine Auflistung von möglichen Vor- und Nachteilen:

Vorteile Nachteile
Wenn du eine Rechnung per E-Mail versenden oder empfangen willst, kannst du die Effizienz in deinem Unternehmen auf jeden Fall steigern. Rechnungen per E-Mail zu versenden, bringt auch ein wenig Aufwand mit sich: Das gilt für die Aufbewahrungsfrist und ebenso für eine GoBD-konforme Archivierung und die Pflichtangaben einer elektronischen Rechnung.
Die Kosten sinken nicht nur bei dir als Rechnungssteller bzw. Rechnungsstellerin, sondern auch bei jedem Rechnungsempfänger und jeder Rechnungsempfängerin. Außerdem hast du einen Mehraufwand, wenn einzelne Rechnungsempfängerinnen oder Rechnungsempfänger auf einer Papierrechnung bestehen.
Du kannst die gesamte Rechnungsverarbeitung digitalisieren und einen automatischen Prozess schaffen, was Zeit spart.  Da aber die Papierform immer seltener verlangt wird, dürfte dieser Nachteil mit der Zeit ganz von selbst wegfallen.
Außerdem wird dadurch ein schnellerer Rechnungseingang möglich.

So archivierst du Rechnungen per E-Mail

Rechnungen per E-Mail rechtssicher zu archivieren ist mit einem gewissen Aufwand verbunden, denn die elektronische Rechnungsverarbeitung muss den Vorgaben der GoBD entsprechen. Die Rechnungen müssen lesbar, unveränderbar und nicht manipulierbar sein. Mehr dazu findest du in unserem Ratgeber-Artikel zum Thema "Rechnungen archivieren".

Schneller geht es mit einem Online-Rechnungsprogramm:

Besonders einfach ist der GoBD-konforme Rechnungsversand übrigens mit einem Online-Rechnungsprogramm wie sevDesk. Dieses sorgt dafür, dass du von überall auf Rechnungen zugreifen, diese erstellen oder auch archivieren kannst. So hältst du problemlos die Vorgaben der GoBD bei der Archivierung und Aufbewahrung ein, genießt die Vorteile einer digitalen Rechnungsverarbeitung und kannst einer Betriebsprüfung gelassen entgegensehen.

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Das musst du bei einem EU-weiten Versand von Rechnungen per E-Mail beachten

Auf europäischer Ebene gibt es für den Versand von Rechnungen per E-Mail verbindliche Vorgaben, die in der europäischen Richtlinie 2014/55/EU festgehalten sind und entsprechend umgesetzt werden müssen – allerdings nur bei öffentlichen Aufträgen.

Aus dieser Richtlinie geht hervor, dass nur elektronische Rechnungsformate gültig und rechtlich zugelassen werden, die folgende Voraussetzungen erfüllen:

  • Die Rechnungsformate müssen aus strukturierten Rechnungsdaten bestehen
  • Die Rechnungsformate müssen aus einer Bilddatei (ZUGFeRD) und aus strukturierten Daten bestehen

Das bedeutet, dass eine eingescannte Papierrechnung und eine andere Datei, entweder PDF oder ein Bild ohne strukturierte Daten, nicht der EU-Richtlinie entspricht. Auch wenn es momentan nur um Aufträge von öffentlichen Auftraggebern geht, setzt du für den Versand deiner Rechnungen per E-Mail am besten auf ein Format mit strukturierten Daten oder bereitest dich entsprechend auf eine Umstellung in der Zukunft vor. Beispielsweise sind Lieferanten der öffentlichen Verwaltung (Bund) seit 2020 verpflichtet, Rechnungen nur noch elektronisch zu stellen.

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