Das musst du bei einem EU-weiten Versand von Rechnungen per E-Mail beachten
Auf europäischer Ebene gibt es für den Versand von Rechnungen per E-Mail verbindliche Vorgaben, die in der europäischen Richtlinie 2014/55/EU festgehalten sind und entsprechend umgesetzt werden müssen – allerdings nur bei öffentlichen Aufträgen.
Aus dieser Richtlinie geht hervor, dass nur elektronische Rechnungsformate gültig und rechtlich zugelassen werden, die folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Die Rechnungsformate müssen aus strukturierten Rechnungsdaten bestehen
- Die Rechnungsformate müssen aus einer Bilddatei (ZUGFeRD) und aus strukturierten Daten bestehen
Das bedeutet, dass eine eingescannte Papierrechnung und eine andere Datei, entweder PDF oder ein Bild ohne strukturierte Daten, nicht der EU-Richtlinie entspricht. Auch wenn es momentan nur um Aufträge von öffentlichen Auftraggebern geht, setzt du für den Versand deiner Rechnungen per E-Mail am besten auf ein Format mit strukturierten Daten oder bereitest dich entsprechend auf eine Umstellung in der Zukunft vor. Beispielsweise sind Lieferanten der öffentlichen Verwaltung (Bund) seit 2020 verpflichtet, Rechnungen nur noch elektronisch zu stellen.