Vorsteuerabzug

Der Vorsteuerabzug berechtigt den Unternehmer, von seiner Umsatzsteuerschuld die von ihm entrichtete Umsatzsteuer (die sogenannte Vorsteuer) abzuziehen.

Überblick

Vorsteuerabzug – Verrechnung von erhaltener mit gezahlter Vorsteuer

Wie der Begriff Vorsteuerabzug, also das Abziehen der Vorsteuer ausdrückt, verrechnet der Unternehmer die von ihm gezahlte Umsatzsteuer mit derjenigen Umsatzsteuer, die er durch die Rechnungsbegleichung von seinem oder seinen Kunden erhalten hat.

Abzug ist in diesem Sinne gleichbedeutend mit einem Verrechnen nebst Saldieren. Das Ergebnis aus dem Vorsteuerabzug ist entweder eine Erstattung oder eine nachträgliche Bezahlung der Umsatzsteuer. Das geschieht durch die Umsatzsteuer-Voranmeldung nebst der endgültigen Umsatzsteuer-Jahreserklärung.

Dasselbe gilt, abgesehen von der Umsatzsteuer als Vorsteuer, auch für die Einfuhrumsatzsteuer. Wenn die gezahlte Vorsteuer höher als die erhaltene Mehrwertsteuer ist, dann handelt es sich fachsprachlich um einen Vorsteuerüberhang. Der ist gleichbedeutend mit dem Erstattungsanspruch an das Finanzamt. Der Vorsteuerabzug stellt sicher, dass die eigentliche Umsatzsteuer ausschließlich vom Bürger als Endverbraucher bezahlt, in dem Sinne getragen wird; darüber hinaus noch von denjenigen Unternehmen, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Beispiele dafür sind die Kleinunternehmerregelung nach § 19 Umsatzsteuergesetz UStG sowie die Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung.

Vorsteuerabzug
Kurz und knapp definiert: der Vorsteuerabzug. 

Wann und unter welchen Voraussetzungen bist Du zum Vorsteuerabzug berechtigt?

Die Rechtsgrundlage für den Vorsteuerabzug ist § 15 UStG. Danach kann der Unternehmer die gezahlten Vorsteuerbeträge in den in Absatz 1 genannten Fällen abziehen und steuerlich geltend machen. Voraussetzung zur Ausübung des Vorsteuerabzugs ist, dass die Grundlage dafür eine nach den §§ 14 und 14a UStG ausgestellte Rechnung ist. Als Unternehmer, der vorsteuerabzugsberechtigt ist, musst Du sehr genau darauf achten, dass in jedem Einzelfall diese Voraussetzungen auch tatsächlich erfüllt sind:

  • Der Rechnungsbeleg muss immer eine Originalausfertigung sein. Ein als Rechnung ausgewiesenes Duplikat oder ein Beleg, der nicht als Original erkennbar ist, wird nicht als steuerabzugsfähig anerkannt.
  • Eine elektronische Rechnung ersetzt die ausgedruckte sowie unterzeichnete Originalrechnung, sofern sie echt, unversehrt und lesbar ist. In der Regel wird vermerkt, „… dass diese elektronisch erstellte Rechnung auch ohne Unterschrift gültig ist …“.
  • Grundlage für die Rechnung ist immer ein tatsächlich erbrachter Leistungsaustausch. Umsatzsteuerlich ist Leistungsaustausch die Bezeichnung für eine entgeltliche Lieferung oder Leistung. Der eine hat für den anderen eine Leistung erbracht und löst damit den Anspruch auf eine Gegenleistung, nämlich die Bezahlung aus. Das exakte Gegenteil zum umsatzsteuerlichen Leistungsaustausch ist die Spende oder eine Schenkung.
  • Eine handschriftliche Quittung kann nur dann die umsatzsteuerliche Rechnung ersetzen, wenn sie alle Pflichtangaben nach dem UStG enthält.

Wann ist ein Vorsteuerabzug nicht zulässig?

Grundsätzlich gilt, dass von nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben keine Vorsteuer abgezogen und insofern auch nicht verrechnet werden darf. Einzelheiten dazu sind in § 12 UStG näher geregelt. So ist jeglicher Aufwand zur privaten Lebensführung sowie der Unterhalt für Familienangehörige auch dann nicht vorsteuerabzugsfähig, wenn die Ausgaben in einem direkten beruflichen Zusammenhang stehen. Solche Grenzfälle führen häufig zu Unstimmigkeiten zwischen Steuerpflichtigem und Finanzamt.

Wie der Begriff deutlich macht, ist für eine umsatzsteuerfreie Einnahme kein Vorsteuerabzug möglich, weil keine abzugsfähige oder verrechnungsfähige Vorsteuer ausgewiesen ist. Nach § 4 UStG sind das erbrachte Leistungen oder Tätigkeiten vom niedergelassenen Arzt, von Heilpraktiker oder Physiotherapeut, bis hin zur Kreditvermittlung, zur Lehrtätigkeit an der Volkshochschule oder für den Krankentransport. Auf all diesen Rechnungen wirst Du keine ausgewiesene Vorsteuer finden.

Eine unkorrekt oder komplett falsch ausgestellte Rechnung ist ebenfalls nicht vorsteuerabzugsfähig. Das ist für Dich besonders bitter, wenn Du sie schon verbucht hast und das Finanzamt im Nachhinein den Rechnungsfehler beanstandet. Die Rechnung wird in der Weise rückabgewickelt, dass der von Dir gezahlte Vorsteuerbetrag aus der Verrechnungssumme heraus gerechnet wird. Auf der einen Seite reduziert sich Dein Vorsteuerabzug, während sich auf der anderen Seite Deine Ausgabe um diesen Betrag erhöht. Du bezahlst für etwas, wofür Du keine Gegenleistung erhalten hast. Insofern ist es äußerst wichtig, dass Du die formelle Richtigkeit der Rechnung prüfst, bevor Du sie bezahlst und danach beim Finanzamt als vorsteuerabzugsfähig geltend machst.

Formerfordernis an eine Rechnung nach GoBD und UStG

GoBD steht für die Verwaltungsvorschrift „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, gültig seit Januar 2015. In der GoBD sind die Grundsätze der Finanzverwaltung für eine ordnungsmäßige Buchführung und Buchhaltung festgelegt.

Darüber hinaus werden in der GoBD die Vorgaben für den elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen geregelt. Rechtsgrundlage für das Ausstellen von steuerabzugsfähigen Rechnungen, und zwar sowohl für die Umsatz- als auch für die Körperschaftssteuer, ist § 14 UStG.

Die Anforderungen der GoBD sind eher allgemein gehalten. Zu ihnen gehören die:

  • Nichtveränderbarkeit der Originalrechnung
  • formelle sowie inhaltliche Richtigkeit des Rechnungsdokuments
  • Ordnung sowie Ordnungsmäßigkeit des gesamten Rechnungsmanagements
  • Nachvollziehbarkeit der Ordnungsstruktur innerhalb der Buchführung

Die Anforderungen nach § 14 UStG hingegen sind deutlich konkreter. Nach Absatz 4 muss jede steuerabzugsfähige Rechnung die folgenden Angaben enthalten:

  • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers
  • die dem leistenden Unternehmen vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • das Ausstellungsdatum als Rechnungsdatum
  • die Rechnungsnummer als fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird
  • die Menge und Art in handelsüblicher Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
  • den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
  • das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern die nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
  • den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis auf die Steuerbefreiung
  • im Fall von § 14b Absatz 1 Satz 5 UStG einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
  • für den Fall der Rechnungsausstellung durch den Leistungsempfänger gemäß Absatz 2 Satz 2 UStG die Angabe „Gutschrift

Vermeidbare Fehler rund um den Vorsteuerabzug

Du musst als Unternehmer darauf achten, dass sowohl die Eingangs– als auch Deine Ausgangsrechnungen sachlich und rechnerisch richtig sind. Für Deine eigenen Rechnungen, die Du für erbrachte Leistungen ausstellst, sollte das kein Problem sein. Wenn die Rechnung als Mustervordruck einmal steht, dann steht sie und ist in Ordnung.

Jetzt kommt es darauf an, dass jede Rechnung die Du erhältst, bezahlst und in Deinen Vorsteuerabzug aufnimmst, auch tatsächlich vorsteuerabzugsfähig ist. Ein „echter“ Fehler, der zu einer nachträglichen Korrektur des Vorsteuerabzugs führen kann, ist die mangel- oder fehlerhafte Rechnung. Für Deine Rechnungsprüfung gelten die Vorschriften von § 14 UStG sowie die GoBD.

Als Jungunternehmer beziehungsweise Existenzgründer wird die Prüfung jeder einzelnen Rechnung zu Beginn spürbar länger dauern als ab dem zweiten oder dritten Unternehmerjahr. Einzelheiten wie Rechnungsdatum, wie das Leistungserbringungsdatum, die Steuernummer oder die Rechnungsnummer dürfen auf keinen Fall fehlen. Und – in Deine Buchhaltung gehört als Beleg immer und ausschließlich die Originalrechnung; also weder eine Rechnungskopie noch ein Rechnungsduplikat.

Tipp!

Nicht nur beim Vorsteuerabzug können dir Fehler unterlaufen – auch bei der Rechnungserstellung und deiner gesamten Buchhaltung. Eine digitale Buchhaltungssoftware kann dir viel Arbeit abnehmen sodass du mehr Zeit hast, dich auf andere Dinge zu konzentrieren.

Ausnahmen vom Vorsteuerabzug – pauschalierter Vorsteuerabzug

Abgesehen vom Ausschluss des Vorsteuerabzuges aus konkretem Grund oder von einer bedingten Abzugsberechtigung ist der pauschale Vorsteuerabzug die einzige wirkliche Ausnahme.

Nach § 13 UStG muss die Umsatzsteuer in Euro und Cent genau auf die steuerpflichtige Leistung berechnet und an das Finanzamt abgeführt werden. Die Vorsteuerverrechnung, ebenfalls auf den Cent genau, ist in § 15 UStG geregelt. Bestimmte Personen- und Berufsgruppen können abweichend davon ihr Guthaben aus der Vorsteuer pauschal ermitteln. Das ist die Vorsteuerpauschale als eine Durchschnittsbesteuerung. Im Sprachgebrauch handelt es sich dabei um den pauschalierten Vorsteuerabzug.

Rechtsgrundlage dafür sind § 23 UStG „Allgemeine Durchschnittssätze“, § 69 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung UStDV „Festsetzung allgemeiner Durchschnittssätze“ sowie § 70 UStDV „Umfang der Durchschnittssätze“. Ein pauschalierter Vorsteuerabzug ist nur dann möglich, wenn der steuerpflichtige Umsatz je Kalenderjahr unter zurzeit 61.356 Euro liegt. Darüber hinaus darf der Unternehmer nicht der Buchführungspflicht  gemäß § 23 UStG unterliegen. Anstelle dessen wird der Jahresumsatz anhand einer vereinfachten Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) ermittelt.

Letztendlich ist eine Zugehörigkeit zu der betreffenden Berufsgruppe die entscheidende Voraussetzung. Für die infrage kommenden Berufsgruppen sind die Prozentsätze in einer Anlage zu den §§ 69 und 70 UStDV festgelegt, und zwar gegliedert in die vier Bereiche Handwerk, Einzelhandel, sonstige Gewerbebetriebe sowie freie Berufe.

Dazu fünf Beispiele aus jeder Kategorie:

Handwerk

  • Bäckerei 5,4 % vom Umsatz
  • Elektroinstallation 9,1 %
  • Friseur 4,5 %
  • Kfz-Reparatur 9,1 %
  • Schneiderei 6,0 %

Einzelhandel

  • Blumen und Pflanzen 5,7 % vom Umsatz
  • Drogerie 10,9
  • Kartoffeln, Gemüse, Obst und Südfrüchte 6,4 %
  • Nahrungs- und Genussmittel 8,3 %
  • Zeitungen und Zeitschriften 6,3 %

Sonstige Gewerbebetriebe

  • Eisdiele 5,8 % vom Umsatz
  • Gast- und Speisewirtschaft 8,7 %
  • Gebäude- und Fensterreinigung 1,6 %
  • Personenbeförderung 6,0 %
  • Wäscherei 6,5 %

Freie Berufe

  • Grafiker und Kunstmaler 5,2 % vom Umsatz
  • Hochschullehrer 2,9 %
  • Journalist 4,8 %
  • Schriftsteller 2,6 %
  • Selbstständiger Mitarbeiter bei Bühne, Film, Funk und Fernsehen 3,6 %

Fazit

Der Vorsteuerabzug ist eine gesetzliche Möglichkeit, die Du als Unternehmer auf jeden Fall nutzen solltest. Der Staat bietet Dir die Gelegenheit, Forderungen mit Verbindlichkeiten zu verrechnen und lediglich den saldierten Betrag bezahlen zu müssen. Umgekehrt bekommst Du das Ergebnis aus dem Vorsteuerabzug prompt vom Finanzamt überwiesen.

Mit dem Vorsteuerabzug verbesserst Du auf jeden Fall die Liquidität Deines Unternehmens. Geradezu ideal ist es, wenn Du mit Deiner Firma zu den Unternehmen gemäß §§ 69 und 70 UStDV gehörst, die zum pauschalen Vorsteuerabzug berechtigt sind.

Doch beachte: hier wie da muss alles stimmen; alles muss formell, sachlich und rechnerisch richtig sein. Die Prüfung der Eingangsrechnungen ist das A und O für den Vorsteuerabzug.