GmbH – Gesellschaft mit beschränkter Haftung

Bei der Unternehmensgründung müssen sich die Gründer immer für eine Rechtsform entscheiden. Als Rechtsform kann eine Personengesellschaft, aber auch eine Kapitalgesellschaft gewählt werden. Als Kapitalgesellschaft wird neben der Aktiengesellschaft oft die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) gewählt. Der entscheidende Vorteil dieser Rechtsform liegt in der namensgebenden beschränkten Haftung: Gesellschafter müssen nicht mit ihrem Privatvermögen haften, wie das in der Regel bei den Personengesellschaften der Fall ist.

Das erwartet dich heute:

Was ist eine GmbH?

Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung zählt zu den Kaufleuten im Rechtssinn und muss ins Handelsregister eingetragen werden. Sie gilt als juristische Person und kann als solche selbständig Rechte erwerben und Pflichten begründen. Die Rechtsform ermöglicht außerdem eine strikte Trennung zwischen dem unternehmerischen Betriebs- und dem Privatvermögen. Die Anteilseigner einer GmbH haften maximal mit ihrem Anteil am Gesellschaftsvermögen. Das gilt grundsätzlich auch im Fall der Insolvenz.

Die Rechtgrundlage für die GmbH bildet das GmbH-Gesetz (GmbHG). Teilweise finden aber auch die Vorschriften des Gesetzes über Aktiengesellschaften (AktG) Anwendung. Neben der klassischen GmbH existiert seit 2008 auch eine kleine Schwester, die Unternehmergesellschaft UG (haftungsbeschränkt).

GmbH
GmbH Definition

GmbH gründen

Bei der Gründung einer GmbH müssen eine ganze Reihe von Faktoren bedacht werden. Dazu zähen insbesondere die Wahl der Firma, die Modalitäten des Gesellschaftsvertrags und die Festsetzung des Stammkapitals. Partner braucht ein Unternehmer dagegen keine, die GmbH darf auch als Ein-Personen-Gesellschaft gegründet und geführt werden.

Firma finden

Die Firma ist der Handelsname eines Kaufmanns (§ 17 HGB). Die Anteilseigner einer Kapitalgesellschaft sind bei der Festlegung der Firma sehr frei. Es darf sich dabei um den Namen eines oder mehrerer Anteilseigner (z.B. Lisa Müller GmbH), um einen Fantasienamen (Daisy Duck GmbH) oder ein Motto (Der späte Wurm entkommt dem frühen Vogel GmbH) handeln. Wichtig sind vor allem zwei Aspekte: Zum einen muss der gewählte Name um die Rechtsform ergänzt werden und darüber hinaus darf es nicht zu Verwechslungen oder Markenrechtsverletzungen kommen. Die Daisy Duck GmbH würde deshalb wohl bald einen Anruf von den Anwälten der Walt Disney Corporation erhalten. Und wer Müller, Meier oder Schulz heißt sollte besser zweimal prüfen ob, zumal in seiner Stadt, nicht bereits ein Unternehmen mit ähnlicher Firma existiert. Ob ein Name (für eine bestimmte Güter- oder Dienstleistungsklasse) bereits rechtlich geschützt ist, lässt sich kostenfrei in den Datenbanken des Deutschen Patent- und Markenamts recherchieren.

Gesellschaftsvertrag ausgestalten

Die Mindestanforderungen an den Gesellschaftsvertrag einer GmbH, der auch als Satzung bezeichnet wird, regelt § 3 GmbHG. Demnach muss die Satzung wenigstens folgende Punkte festlegen:

  • die Firma und den Sitz der Gesellschaft,
  • den Gegenstand des Unternehmens (Unternehmenszweck),
  • die Höhe des Stammkapitals und
  • die Zahl und die Nennbeträge der Geschäftsanteile, die jeder Gesellschafter gegen Einlage auf das Stammkapital (Stammeinlage) übernimmt

Darüber hinaus können die Gesellschafter nahezu alle anderen Aspekte, die das Unternehmen tangieren, gemäß den eigenen Wunschvorstellungen in der Satzung regeln. Von besonderer Bedeutung sind dabei meist die Gewinnverteilung, die Geschäftsführung, Sperrminoritäten und die Modalitäten der Gesellschafterversammlung.

Für die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) gibt es einen gesetzlich vorgegebenen Mustergesellschaftsvertrag, das sogenannte Musterprotokoll, das verwandt werden kann aber auch durch eine individuelle Satzung ersetzt werden darf.

Der Gesellschaftsvertrag einer GmbH und einer UG müssen zwingend notarielle beglaubigt werden.

Stammkapital festlegen

Das Stammkaptal einer GmbH ist gesetzlich vorgeschrieben und beträgt gemäß § 5 Abs.1 GmbHG mindestens 25.000 Euro. Dieser Grenzwert darf nicht unter, aber beliebig überschritten werden. Das Stammkapital kann bar aufgebracht werden, es ist aber auch eine Sacheinlage, zum Beispiel eine Immobilie, eine Maschine oder ein Fahrzeug, erlaubt, sofern dies im Rahmen des Gesellschaftsvertrags, unter Berücksichtigung der Vorgaben nach § 5 Abs. 4 GmbHG, so bestimmt worden ist.

Neben der klassischen GmbH besteht es auch die Möglichkeit eine UG (haftungsbeschränkt) zu gründen. Für diese oft als „Mini-GmbH“ bezeichnete Gesellschaft schreibt das GmbHG kein bestimmtes Mindestkapital vor. Theoretisch genügt hier auch ein Euro. Es gibt aber Registergerichte, die die Eintragung verweigern, wenn das Stammkapital weniger als 500 Euro beträgt, da die Gründung der Gesellschaft und die Eintragung ins Handelsregister mit Kosten verbunden sind und Unternehmen ohne entsprechendes Stammkapital deshalb zum Zeitpunkt der Eintragung, zumindest formal betrachtet, bereits bilanziell überschuldet sind.

Was kostest die Gründung einer GmbH?

Die Gesellschafter müssen zum einen das Stammkapital aufbringen, also wenigstens 25.000 Euro im Fall einer GmbH und wenigstens einen Euro, in manchen Gerichtsbezirken auch bis zu 500 Euro, für eine UG (haftungsbeschränkt).

Zudem fallen Kosten für den Notar und das Registergericht an, die von mehreren Faktoren bestimmt werden, insbesondere von der Höhe des Stammkapitals, der Anzahl der Gesellschafter und der Anzahl der Geschäftsführer. Für eine Ein-Personen-GmbH belaufen sich die Notar- und Gerichtskosten auf etwa 500 Euro. Eine UG kann, unter Verwendung des Musterprotokolls, für den gleichen Preis von bis zu drei Personen gegründet werden, sofern nur eine davon als Geschäftsführer eingetragen werden soll.

Bei einem Stammkapital von 25.000 Euro, mehreren Gesellschaftern und wenigstens zwei Geschäftsführern muss mit Gebühren von etwa 1.000 Euro gerechnet werden. Hinzu kommen eventuell noch die Kosten für eine anwaltliche Beratung bei der Aufsetzung des Gesellschaftsvertrags.

Geschäftsführung der GmbH

Eines der wichtigsten Organe der GmbH ist der oder die Geschäftsführer. Die Anforderungen, die diese erfüllen müssen, regelt § 6 GmbHG.

Aufgaben des Geschäftsführers

Da die GmbH eine so genannte juristische Person ist, tritt sie selbst im Geschäftsverkehr als Kaufmann auf. Verträge werden von der Gesellschaft abgeschlossen, die GmbH zahlt Steuern und besitzt Vermögen. Zur Erledigung dieser Aufgaben braucht die GmbH einen Geschäftsführer aus Fleisch und Blut, der die Gesellschaft nach außen rechtlich vertritt.

Wer darf Geschäftsführer sein?

Der oder die Gründer können entweder selbst Geschäftsführer werden oder einen kompetenten Fremd-Geschäftsführer einsetzen. Nur eine natürliche und unbeschränkt geschäftsfähige Person kann zum Geschäftsführer bestellt werden.

Haftung in der GmbH

Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung haftet in der Regel gegenüber Gläubigern nur mit ihrem Gesellschaftsvermögen. Wird die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmannes durch den Geschäftsführer verletzt, muss er der GmbH für den entstandenen Schaden Ersatz leisten. Er haftet in diesem Fall mit seinem persönlichen Vermögen. Die Gesellschafter haften, im Gegensatz zu Personengesellschaften, nicht mit ihrem Privatvermögen. Allerdings gibt es eine Reihe von Ausnahmen, beispielsweise bei persönlichen Krediten und Bürgschaften oder bei Verstößen gegen die Vorschriften zur Aufbringung des Kapitals. Wer Geschäftsführer einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung wird, sollte über die Haftungsrisiken Bescheid wissen.

Dadurch, dass die Gesellschaft nur bis zur Einlagensumme haftet, haben Gründer, die sich für die Unternehmensform der GmbHG entscheiden, häufig Probleme bei der Finanzierung. Denn Banken gewähren der Gesellschaft als juristischer Person nur begrenzt Kredite. In der Praxis ist es so, dass die Gesellschafter zur Finanzierung von Investitionen zusätzliche Einlagen leisten. Für diese Einlagen haften die Gesellschafter, sofern Sie diese Kredite finanzieren, oft persönlich bei ihrer Bank.

Gründer müssen dabei unbedingt beachten, dass das Haftungsprivileg erst ab der Eintragung der Gesellschaft in das Handelsregister greift. In manchen Gerichtsbezirken kann dies bis zu sechs Monaten dauern, zwei bis drei Monate sind fast überall üblich. Bis zu diesem Zeitpunkt muss die Firma einer GmbH um den Zusatz „in Gründung“ ergänzt werden. Im Ernstfall haften die Anteilseigner in dieser Phase mit ihrem Privatvermögen für die Verbindlichkeiten der Gesellschaft. Unternehmer, die bereits in diesem frühen Stadium beträchtliche Risken eingehen wollen oder müssen, sollten überlegen, ob sie nicht besser eine Vorratsgesellschaft erwerben. Vorratsgesellschaften werden von spezialisierten Dienstleistern alleine zu dem Zweck gegründet, sie weiterzuverkaufen. Diese Unternehmen sind bereits in das Handelsregister eingetragen und damit schon haftungsprivilegiert, auch wenn sie noch keine wirtschaftlichen Aktivitäten entfaltet haben. Darüber hinaus verfügen diese Gesellschaften oft auch über eine Steuernummer und ein Bankkonto. Der gesamte Gründungsprozess kann so beträchtlich verkürzt werden.

Besondere Vorsicht ist in Hinblick auf die Haftung außerdem im Fall einer Insolvenz geboten. Zwar müssen die Gesellschafter auch dann nur mit ihrem investierten Kapital für die Schulden der Gesellschaft einstehen. Oftmals wird der Insolvenzantrag aber zu spät gestellt. Dann wird es für den Geschäftsführer eng, da er der Gesellschaft gegenüber für alle dadurch verursachten Schäden haftet und der Insolvenzverwalter diese Forderungen auch durchsetzt. Zahlt der Geschäftsführer zum Beispiel noch Löhne und Gehälter aus, obwohl das Unternehmen bereits als insolvent betrachtet werden muss, haftet er für die ausgezahlte Summe, die der Insolvenzmasse so verloren geht. Nach Eintritt der Insolvenz dürfen nur mehr solche offenen Rechnungsposten beglichen werden, deren Zahlung als unvermeidbar gilt. Dazu zählen beispielsweise Strom und Gas, wenn der Versorger mit der Abschaltung droht, sowie die Rechnungen wichtiger Lieferanten, wenn andernfalls die Gefahr besteht, dass wegen fehlender Materialien der Betrieb stillsteht. Die Löhne und Gehälter werden im Insolvenzfall dagegen erst einmal von der Agentur für Arbeit beglichen.

Organe der GmbH

Eine GmbH besteht insgesamt aus drei Organen:

Geschäftsführer:

Die GmbH muss mindestens einen Geschäftsführer haben, der die Geschäfte der Gesellschaft führt und sie nach außen hin vertritt. Der Geschäftsführer kann, muss aber nicht identisch mit dem Gesellschafter sein.

Gesellschafterversammlung:

Diese besteht bei der Ein-Personen-GmbH nur aus einem Gesellschafter, der im Normalfall auch Geschäftsführer ist. Die Aufgaben liegen u.a in der Feststellung des Jahresabschlusses sowie in der Entscheidung über dessen Verwendung.

Aufsichtsrat:

Dieser überwacht die Geschäftsführung, muss aber erst bei mehr als 500 Beschäftigten gegründet werden.

Eintragung in das Handelsregister

Für den Gesellschaftsvertrag oder das Musterprotokoll ist eine notarielle Beurkundung erforderlich. Der Vertrag wird vom Notar an das Handelsregister weitergeleitet. Sacheinlagen wie Kraftfahrzeuge, Computer oder Maschinen müssen getätigt werden, bevor die Gesellschaft angemeldet wird. Für die Anmeldung der GmbH sind folgende Unterlagen erforderlich:

  • Musterprotokoll oder Gesellschaftsvertrag
  • Legitimation der Geschäftsführer, sofern sie noch nicht im Gesellschaftsvertrag benannt sind
  • unterschriebene Liste mit Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Wohnort der Gesellschafter sowie mit jeweiliger Stammeinlage der Gesellschafter
  • wenn Sacheinlagen geleistet wurden, Verträge und Sachgründungsbericht.

In der Anmeldung muss versichert werden, dass die Mindestbeträge eingezahlt wurden und dass keine strafrechtlichen Maßnahmen gegen die Geschäftsführer vorliegen.

Welche Pflichtangaben gelten für Geschäftsbriefe der GmbH?

Kaufleute müssen im Rahmen ihrer geschäftlichen Korrespondenz stets bestimmte Pflichtangaben machen. Das gilt neben konventionellen Geschäftsbriefen auch für E-Mails. Welche Angaben erforderlich sind, ergibt sich für die GmbH und die UG (haftungsbeschränkt) aus § 35 GmbHG. Demnach gehören folgende Informationen zu den Pflichtangaben:

  • die Rechtsform,
  • der Sitz der Gesellschaft,
  • das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft,
  • die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist,
  • alle Geschäftsführer und sofern
  • die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
    Werden (freiwillig) Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, so müssen in jedem Fall das Stammkapital sowie der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen, sofern solche existieren, deklariert werden.

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Geschaeftsbrief Vorlage
Geschäftsbrief Vorlage zum Download für Word

Buchführungspflicht

Die GmbH hat als Kaufmann die Vorschriften zur externen Rechnungslegung des Handelsgesetzbuches zu beachten, wobei für Kapitalgesellschaften aufgrund ihrer beschränkten Haftung besonders strenge Regeln gelten.

Jede GmbH muss bei der Führung der Bücher und der Gewinnermittlung die kaufmännische Buchführung(Doppik) anwenden. Die bei Nicht-Kaufleuten beliebte Einnahme-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG ist nicht erlaubt. Für jedes Geschäftsjahr, das vom Kalenderjahr abweichen darf, muss ein handelsrechtlicher Jahresabschluss aufgestellt und beim elektronischen Bundesanzeiger eingereicht werden. Die Elemente des Jahresabschlusses hängen auch von der Größe der Gesellschaft ab. Seit dem Inkrafttreten des MicroBilG im Jahr 2012 müssen Kleinstgesellschaften im Sinne des § 267a HGB nur eine verkürzte Bilanz und eine verkürzte Gewinn- und Verlustrechnung aufstellen und dürfen auf einen Anhang sogar ganz verzichten. Ihr Jahresabschluss muss darüber hinaus nicht offengelegt, sondern nur hinterlegt werden.

Tipp!

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Sobald eine GmbH allerdings wenigstens mittelgroß ist, die Größenklassen bestimmen sich nach § 267 HGB, greifen keine Erleichterungsvorschriften mehr. Das Unternehmen ist dann zudem verpflichtet, seinen Jahresabschluss von einem Wirtschaftsprüfer prüfen zu lassen. Vorher kann keine Gewinnausschüttung erfolgen. Der handelsrechtliche Jahresabschluss bildet den Ausgangspunkt für die sogenannte Steuerbilanz, die der steuerlichen Gewinnermittlung dient.

Steuern für die GmbH

Die GmbH muss, wie alle anderen Kapitalgesellschaften auch, Gewerbesteuer und Körperschaftssteuer zahlen. Bei Gewinnausschüttungen an die Anteilseigner fällt die Kapitalertragssteuer an. Darüber hinaus muss die Ges.m.b.H. (so heißt die Unternehmenskonstruktion beispielsweise in Österreich) den Solidaritätszuschlag zahlen. Die Anteilseigner müssen ihre Gewinne gemäß ihrem individuellen Steuersatz im Rahmen der Einkommenssteuererklärung versteuern, wobei die Kapitalertragssteuer aber abgeltenden Charakter hat. Derzeit liegt der Steuersatz für Dividenden bei 20 Prozent.

Gewinnverteilung

Aus dem handelsrechtlichen Jahresabschluss ergibt sich der Jahresüberschuss. Das ist der Gewinn, der an die Gesellschafter ausgeschüttet oder thesauriert, also einbehalten, werden kann. Jahresfehlbeträge, also Verluste, werden entweder vorgetragen oder durch Rücklagen ausgeglichen. Darüber, wie das Jahresergebnis verwendet wird, entscheidet die Gesellschafterversammlung, sofern die Satzung nichts anderes bestimmt.

Die Gewinnverteilung erfolgt nach den gesetzlichen Vorschriften entsprechend den gehaltenen Anteilen. Einem Gesellschafter, der 25 Prozent des Kapitals hält, stehen demnach auch 25 Prozent des ausgeschütteten Gewinns zu. Im Gesellschaftsvertrag können aber auch davon abweichende Regelungen getroffen werden. Anders als bei der Aktiengesellschaft sind die Anteilseigner einer GmbH hier sehr frei und dürfen lediglich keine sittenwidrigen Vereinbarungen treffen.

Liquidation einer GmbH

Eine GmbH kann nicht so einfach wieder aufgekündigt werden, wie eine GbR. Die Beendigung der rechtlichen Existenz einer Kapitalgesellschaft ist mit einer Vielzahl von Formalitäten verbunden und läuft in drei Schritten ab:

  • Auflösung (Einstellung der werbenden Tätigkeit)
  • Liquidation (Abwicklung der noch laufenden Geschäfte, Begleichung der Schulden, Verteilung des Restvermögens auf die Gesellschafter)
  • Löschung (juristischer „Tod“ durch Eintragung der Löschung ins Handelsregister)

Gesellschafter einer GmbH müssen beachten, dass aus Gründen des Gläubigerschutzes ein sogenanntes Sperrjahr gilt. Während dieser Frist sind Gewinnausschüttungen an die Gesellschafter oder die Rückerstattung der Einlagen verboten. Es ist deshalb sinnvoll, die Gewinne auszuschütten und eventuell das Kapital herabzusetzen, bevor die Liquidation der Gesellschaft beschlossen wird. Diese Maßnahmen dürfen aber nicht dazu führen, dass die Gesellschaft ihre Schulden nicht begleichen kann.

GmbH kaufen oder verkaufen – ist das möglich?

Selbstverständlich kann eine GmbH auch gekauft oder verkauft werden. Juristisch betrachtet werden dabei aber nur die gezeichneten Anteile am Kapital der Gesellschaft von einer Person auf eine andere übertragen. Diese Übertragung muss notariell beglaubigt werden.

Fazit: Vor- und Nachteile einer GmbH

Eine GmbH oder ihre kleine Schwester, die UG (haftungsbeschränkt), ermöglichen dem Unternehmer eine strikte Trennung zwischen Betriebs- und Privatvermögen. Dabei ist das Privatvermögen auch in der Krise und sogar in der Insolvenz geschützt, solange die gesetzlichen Sorgfaltspflichten beachtet werden. Für diesen großen Vorteil müssen aber auch mehr Bürokratie und, dadurch bedingt, höhere Kosten in Kauf genommen werden. Das gilt sowohl bei der Gründung, als auch bei der laufenden Geschäftsführung und der Liquidation der Gesellschaft.