Umsatzsteuer

Als Selbstständiger oder Unternehmer ist es wichtig, sich mit der Umsatzsteuer auszukennen, um sicherzustellen, dass die Rechnungsstellung und eigenen Finanzen in Ordnung und vor allem keine Steuernachzahlungen zu leisten sind.

In folgendem Ratgeber werden die Grundlagen der Umsatzsteuer und weitere wichtige Infos dazu behandelt. Zusätzlich gibt es ein paar Tipps, wie die Aufgaben im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer effektiver verwaltet werden können.

Was ist die Umsatzsteuer?

Die Umsatzsteuer ist eine sogenannte Verkehrssteuer. Konkret heißt das: Alle Produkte und Dienstleistungen, die „in den Verkehr“ gebracht werden, sind umsatzsteuerpflichtig. Das bedeutet, dass ein Unternehmer oder eine Dienstleisterin auf den eigentlichen Rechnungsbetrag nochmals den Regelsteuersatz von 19 Prozent oder den ermäßigten Steuersatz von 7 Prozent zusätzlich erheben muss. Diese eingenommene Umsatzsteuer führst du wiederum direkt ans Finanzamt ab.

Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer

Umgangssprachlich sprechen zwar viele von der Mehrwertsteuer, doch korrekter ist der Begriff Umsatzsteuer. Beide, Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer, meinen aber dasselbe.

Der Begriff Umsatzsteuer betont mehr, dass sich die Umsatzsteuerpflicht auf den gesamten Umsatz bezieht. Die gesamte Umsatzsteuer bezahlt am Ende das letzte Glied in der Kette, der Endabnehmer.

Der Ausdruck Mehrwertsteuer orientiert sich dagegen mehr auf den Aspekt, dass Firmen nur auf den Mehrwert, den sie mit ihrem Produkt oder ihrer Dienstleistung erzielen, besagte Steuer abführen müssen. Aus diesem Grund darfst du als Selbstständige bzw. Unternehmer von deiner eingenommen Umsatzsteuer, die du dem Finanzamt schuldest, deine bezahlte Vorsteuer abziehen. Mit diesem Vorsteuerabzug verringert sich deine Zahllast oder wie Steuerprofis sagen, verringert sich deine Umsatzsteuerschuld.

Mehr zum Thema Vorsteuer erfährst du in unserem Beitrag Vorsteuerabzugsberechtigung.

Umsatzsteuer vs. Vorsteuer

Ob es sich um Umsatzsteuer oder um Vorsteuer handelt, ist demnach eine Frage der Perspektive. Bis du als Unternehmerin Leistungsempfängerin, vielleicht weil du dir für 1000 Euro netto einen neuen Laptop gekauft hast, bezahlst du 190 Euro Vorsteuer. Der Online-Shop, der dir den Laptop verkauft hat, nimmt dagegen als Leistungserbringer 190 Euro Umsatzsteuer ein. Es handelt sich aber in beiden Fällen um dieselben 190 Euro.

Selbstständige können in ihrer Umsatzsteuererklärung von der eingenommenen Umsatzsteuer zwar die Vorsteuer direkt abziehen. Dieser Vorsteuerabzug betrifft aber natürlich nur Vorsteuer-Beträge, die du für deine Betriebsausgaben entrichtet hast. Das kann die Vorsteuer auf besagten Laptop sein, aber auch für Büromaterial, für die Hotelübernachtung auf der Dienstreise oder für einen Firmenwagen.

Falls du in einem Abrechnungszeitraum relativ hohe Summen investierst, dir beispielsweise teure Büromöbel kaufst, kann es sogar passieren, dass du eine negative Umsatzsteuerschuld (= Guthaben beim Finanzamt) hast. Dann muss dir das Finanzamt sogar Geld zurück überweisen. Gerade Unternehmergründer hilft das in der Anfangsphase liquide zu bleiben. Du erkennst ein Guthaben an dem Minuszeichen vor der Umsatzsteuerschuld am Ende deiner Umsatzsteuererklärung.

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Wann die Umsatzsteuer bezahlt wird

Du führst je nach Höhe deines Umsatzes deine Umsatzsteuer monatlich, alle drei Monate oder einmal im Jahr per Jahreserklärung ans Finanzamt ab. Den Turnus deiner Umsatzsteuervoranmeldung bestimmt das Finanzamt und orientiert sich an der Höhe deiner Umsatzsteuerschuld. Je höher dein Umsatz, desto wahrscheinlicher wird es, dass du deine Umsatzsteuer monatlich abführen musst.

Das heißt dann leider auch, dass du monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung ausfüllen musst.

Umsatzsteuer bei der Kleinunternehmerregelung

Unternehmen, die pro Jahr weniger als 22.000 Euro Umsatz brutto erzielen, dürfen sich gemäß Kleinunternehmerregelung nach § 19 Abs. 1 UStG von der Umsatzsteuer befreien lassen. Das heißt, sie müssen ihren Kundinnen und Kunden keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen. Allerdings ist diese Steuerbefreiung nicht nur von Vorteil. Denn sobald Unternehmen diese Steuerbefreiung anwenden, können sie sich auch keine Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen.

22.000 Euro Umsatz bedeuten bei einem Regelsteuersatz von 19 Prozent, dass du nicht mehr als 18.487,40 Euro netto erzielen darfst. Bei einigen Berufen wie beispielsweise Journalisten gilt ein ermässigter Steuersatz von 7 Prozent. Hier sollte dein Netto-Umsatz die 20.560,75 Euro nicht überschreiten, falls du die Kleinunternehmerregelung anwenden möchtest.

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Was nicht der Umsatzsteuer unterliegt

Einige wenige Produkte, Dienstleistungen und Berufe sind in Deutschland von der Umsatzsteuer befreit, wie:

• Ärzte, Krankengymnastinnen und Heilpraktiker
• Medizinische Heilbehandlungen
• Briefmarken
• Volkshochschulkurse
• Vermietung und Verpachtung von Immobilien

Umsatzsteuer bei Lieferungen in oder aus dem Ausland

Bei bestimmten Lieferungen und Leistungen innerhalb der Europäischen Union geht mitunter die Umsatzsteuerschuld auf den Leistungsempfänger, also deinen Kunden, über. De facto nimmst du bei diesen Lieferungen keine Umsatzsteuer ein. Im Umsatzsteuerrecht spricht man bei solchen innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen von dem Reverse-Charge-Verfahren.

Wichtig ist, dass du diese innergemeinschaftlichen Umsätze jährlich an das Bundeszentralamt für Steuern meldest. Die Europäische Union will so Umsatzsteuerbetrug verhindern.

Eine innergemeinschaftliche Lieferung liegt nur dann vor, wenn beide Vertragsparteien, Leistungserbringer und Leistungsempfänger, ihren Sitz innerhalb der EU haben.

Etwas anders verhält sich die Situation mit Leistungsempfängerinnen, die außerhalb der EU liegen. Länder wie die Schweiz, Liechtenstein, Island und Norwegen zählen zum Drittlandsgebiet. Sie gehören nicht zur Europäischen Union. Beliefert du beispielsweise einen Kunden in der Schweiz, fällt das nicht unter innergemeinschaftliche Umsätze.

Importierst du Waren aus dem Ausland, musst du dich in jedem Fall sorgfältig mit dem Thema Einfuhrumsatzsteuer beschäftigen.

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Steuersatz - Wann 7% und wann 19 % Umsatzsteuer gelten

Für Zeitungen, Zeitschriften, Bücher, medizinische Hilfsmittel, Hotelübernachtungen und viele Lebensmittel sieht das Umsatzsteuerrecht den ermäßigten Steuersatz von 7 Prozent vor. Alle anderen Produkte und Dienstleistungen werden mit dem Regelsteuersatz von 19 Prozent besteuert.

Umsatzsteuer berechnen

Bei 19 Prozent Mehrwertsteuersatz multiplizierst du einfach deinen Netto-Rechnungsbetrag mit 0,19. Bei 7 Prozent Umsatzsteuersatz multiplizierst du deinen Netto-Rechnungsbetrag mit 0,07. Diese Summe addierst du auf deinen Rechnungsbetrag und weist sie als Umsatzsteuer mit dem jeweilig gültigen Steuersatz in deiner Rechnung separat aus.

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