Firmenwagen versteuern
Ein Firmenwagen sorgt bei vielen Unternehmern für Kopfzerbrechen, egal ob sie ihn für sich selbst oder als Benefit für die eigenen Mitarbeiter angeschafft haben. Der Grund? Die Frage nach der richtigen Versteuerung. Da das Finanzamt die Nutzung und Versteuerung des Firmenwagens immer ganz genau beäugt und du sicher teure Nachzahlungen vermeiden willst, lohnt es sich für dich, dass du dich mit dem Thema einmal genauer auseinandersetzt.
Ob eine pauschale Versteuerung deines Dienstwagens mit der 1-Prozent-Regelung sinnvoller ist oder ob du besser ein Fahrtenbuch führen solltest, erfährst du in diesem Beitrag. Darüber hinaus lernst du, wie du deinen Firmenwagen von der Steuer absetzen kannst und Stolperfallen vermeidest.
Keine Lust zu lesen? In diesem Video haben wir nochmal alles zum Thema Firmenwagen für dich zusammengefasst:
Wann gilt dein Firmenfahrzeug als Firmenwagen?
Dein Fahrzeug gilt steuerlich nur dann als Firmenwagen, wenn es eindeutig dem Betriebsvermögen deines Unternehmens zuzuordnen ist. Dies erreichst du auf einem von zwei Wegen:
- Als Arbeitgeber: Du kaufst das Fahrzeug über deine Kapitalgesellschaft und stellst das Fahrzeug einem Geschäftsführer oder einem Angestellten zur Verfügung.
- Als Selbstständiger: Du nutzt das Dienstfahrzeug zu mehr als 50 Prozent geschäftlich.
Ein Vorteil, der sich daraus für dich ergibt, ist, dass du die Gesamtkosten für dein Firmenfahrzeug als Betriebsausgaben abrechnen kannst. Selbst Benzinkosten, die während deiner Urlaubsreise angefallen sind, gehören dann zu den Betriebsausgaben. Darüber hinaus kannst du die beim Kauf gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen.
Nutzung des Firmenwagens: geschäftlicher Dienstwagen oder Privatfahrzeug?
Bei der Besteuerung deines Firmenwagens kommt es darauf an, ob das Fahrzeug überwiegend geschäftlich, privat oder teils teils genutzt wird. Daraus ergibt sich, ob der Firmenwagen dem Betriebsvermögen oder deinem Privatvermögen zugeordnet werden muss.
Bei der richtigen Einordnung hilft dir der betriebliche Nutzungsanteil:
Je nach Einstufung ergeben sich für die private Nutzung unterschiedliche Versteuerungsmethoden. Während bei Angestellten der Firmenwagen als geldwerter Vorteil gesehen und zu deren zu versteuernden Gehalt gerechnet wird, gilt er bei Unternehmern als Entnahme und erhöht deren steuerpflichtigen Gewinn. Aus diesem Grund muss auch als Selbstständiger der private Nutzungsanteil des Dienstwagens versteuert werden.
1) Notwendiges Betriebsvermögen
Gehört dein Auto zum notwendigen Betriebsvermögen (Nutzung über 50 Prozent geschäftlich), gibt es zwei Möglichkeiten zur Versteuerung des geldwerten Vorteils von privaten Fahrten und von Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte:
Nutzt du deinen Firmenwagen nur geschäftlich, solltest du glaubhaft machen können, dass keine Privatnutzung vorliegt. Hast du beispielsweise kein eigenes Auto, unterstellt das Finanzamt nämlich gerne automatisch eine private Nutzung des Dienstwagens. Diese müsstest du dann unnötigerweise versteuern.
Bei deinen Arbeitnehmern solltest du die ausschließlich dienstliche Nutzung im Arbeitsvertrag und in der Dienstwagenregelung festhalten. Andernfalls vermuten die Finanzbehörden auch hier eine private Nutzung und bestehen auf die Versteuerung des Firmenwagens.
2) Gewillkürtes Betriebsvermögen
Wenn du deinen Firmenwagen zu mehr als 10 Prozent (aber weniger als 50 Prozent) geschäftlich nutzt, kannst du deinen Firmenwagen entweder deinem Privatvermögen oder dem gewillkürten Betriebsvermögen zuordnen. Doch selbst, wenn du den Wagen als Betriebsvermögen einordnest, kannst du die 1-Prozent-Regelung nicht zur Versteuerung deines Dienstwagens nutzen. Dies geht nur bei einer geschäftlichen Nutzung von mehr als 50 Prozent.
Stattdessen hast du zwei andere Optionen:
- 1. Fahrtenbuchmethode: zur Ermittlung des genauen Anteils zwischen betrieblichen und Privatfahrten
- 2. Sachgerechte Schätzung des Privatanteils (mit dem Risiko, dass die Schätzung durch das Finanzamt nicht anerkannt wird)
Da die private Nutzung deinen Unternehmensgewinn erhöht, solltest du in diesem Fall versuchen, den Privatanteil so gering wie möglich zu halten.
3) Privatvermögen
Wenn du deinen Firmenwagen zu weniger als 10 Prozent geschäftlich nutzt, scheiden das Fahrtenbuch und die 1-Prozent-Regelung aus, da der Wagen zum Privatvermögen zählt. Du hast dann diese Möglichkeiten:
- Du setzt jeden geschäftlich gefahrenen Kilometer pauschal mit 30 Cent pro Entfernungskilometer als Betriebsausgabe ab. Ab 21 Kilometer sogar 38 Cent! Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte setzt du zur Abrechnung hingegen nur die einfache Kilometerzahl an. Bei 10 Kilometern Arbeitsweg wären das drei Euro (10 km x 0,30 Euro = 3 Euro).
- Oder du setzt die tatsächlichen Kosten für die geschäftliche Nutzung ab. Dann musst du alle betrieblichen Fahrten notieren, alle Belege sammeln und die Gesamtkosten schließlich anhand des Anteils von privater und geschäftlicher Nutzung genau aufteilen.
Hier findest du eine Übersicht zur Versteuerung von Dienstwagen und Privatfahrzeug je nach Nutzungsumfang:
Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung: Welche Versteuerung sich für dich eignet
Viele Unternehmer, die ihren Dienstwagen zu mehr als 50 Prozent geschäftlich nutzen, tun sich schwer damit, die richtige Versteuerungsmethode für sich zu wählen: Ist nun das Fahrtenbuch oder die 1-Prozent-Regelung günstiger? Mit unserem kostenlosen Firmenwagenrechner berechnest du es ganz genau. Probiere es aus!
Der folgende Überblick und die Berechnungsbeispiele zu den beiden Varianten helfen dir außerdem bei der Entscheidung.
Wie funktioniert die 1-Prozent-Regelung?
Wie bereits erwähnt, kannst du die 1-Prozent-Methode nur bei einer betrieblichen Nutzung deines Firmenwagens von mehr als 50 Prozent verwenden.
Bei der 1-Prozent-Regelung gilt der inländische Bruttolistenpreis des Fahrzeuges als Bemessungsgrundlage zur Berechnung des geldwerten Vorteils. Das ist die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers zum Zeitpunkt der Erstzulassung einschließlich der Kosten für die Sonderausstattung des Fahrzeuges (§ 6 Nr. 4 EStG). Existiert kein inländischer Listenpreis, wird das Finanzamt die Bemessungsgrundlage schätzen.
Ob du das Auto gebraucht gekauft, geleast oder gemietet hast, spielt bei der Berechnung keine Rolle, da immer der originale Listenpreis herangezogen wird.
Hinzu kommen die Kosten für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Diese Fahrten zum Arbeitsplatz werden mit 0,03 Prozent des inländischen Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer kalkuliert (§ 4 Abs. 5 Nr. 6 EStG).
Im Vergleich zu Angestellten, denen die private Nutzung als Sachbezug vom Lohn abgezogen wird, gibt es für Unternehmer einen kleinen Unterschied: Sie müssen nur die Differenz zwischen den Betriebsausgaben (das sind die Werbungskosten von Selbstständigen) und dem geldwerten Vorteil mit dem Firmenwagen versteuern. Das funktioniert so:
- 1. Schritt: Ermittlung der anzusetzenden Betriebsausgaben mittels KilometerpauschaleHätte der Unternehmer monatlich 20 Arbeitstage, würde sich der Gewinn bei der 1-Prozent-Regelung wie folgt erhöhen:
20 Arbeitstage x 10 Kilometer x 0,30 Euro = 60 Euro - 2. Schritt: Ermittlung der 0,03-Prozent-Regelung
50.000 Euro x 10 Kilometer x 0,03 Prozent = 150 Euro - 3. Schritt: Ermittlung der Differenz aus 0,03-Prozent-Regelung und Betriebsausgaben
150 Euro – 60 Euro = 90 Euro
Somit musst du für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nur 90 Euro statt 150 Euro versteuern. Zusammen mit dem geldwerten Vorteil von 500 Euro (1-Prozent-Methode) ergibt sich eine monatliche Gewinnerhöhung um 590 Euro für dein Unternehmen.
Wie funktioniert die Fahrtenbuchmethode?
Mithilfe eines Fahrtenbuchs zeichnest du genau auf, welche Fahrten privat oder geschäftlich veranlasst sind. Diese Dokumentation hilft dir, den genauen Anteil der betrieblichen und privaten Nutzung zu beurteilen und die anfallenden Kosten für den Firmenwagen prozentual aufzuteilen.
Damit dein Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, solltest du diese Tipps beherzigen:
- Führe das Fahrtenbuch täglich.
- Es darf keine Lücken und nachträgliche Einträge geben.
- Zu Beginn und Ende jeder beruflichen Fahrt musst du Datum, Kilometerstand, Reiseziel (und ggf. Reiseroute), Reisezweck und den aufgesuchten Geschäftspartner notieren.
- Bei privaten Fahrten reicht es, die gefahrenen Kilometer im Fahrtenbuch aufzuschreiben.
- Bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt eine kurze Notiz, ebenso bei Familienheimfahrten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung.
- 1. Schritt: Kosten für Privatfahrten ermitteln
- 2. Schritt: Kosten für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte berechnen
Fahrtenbuch-Vorlage verwenden und Zeit sparen
Falls du dich für die Fahrtenbuchmethode entscheidest, kannst du ganz einfach eine kostenlose Fahrtenbuch-Vorlage verwenden. Damit kannst du dein Fahrtenbuch zukünftig lückenlos und übersichtlich führen:
Seit einiger Zeit gibt es die Möglichkeit, ein elektronisches Fahrtenbuch zu verwenden. Im Gegensatz zum handschriftlichen Fahrtenbuch bietet dies dem Nutzer eine große Erleichterung, da bereits während der Fahrt wichtige Informationen wie die gefahrene Kilometerzahl, die Strecke und die Adressen von Start- und Zielpunkt aufgezeichnet werden.
Du musst also deutlich weniger Daten selbst eintragen. Das elektronische Fahrtenbuch wird vom Finanzamt aber nur anerkannt, wenn keine nachträglichen Änderungen gemacht werden können. Wenn doch Änderungen durchgeführt wurden, müssen diese erkennbar sein. Bei unklarem Sachverhalt wird das Finanzamt das elektronische Fahrtenbuch verwerfen und auf die pauschalen Varianten zurückgreifen.
Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung – was ist besser?
Die einfachere Versteuerungsmöglichkeit – die 1-Prozent-Regelung – muss nicht immer die günstigere sein. Sie ist zwar mit weniger Arbeit verbunden, aber die aufwendigere Fahrtenbuchmethode ist oft finanziell lohnender.
Die Fahrtenbuchmethode solltest du wählen, wenn:
- du ein Auto mit hohem Anschaffungspreis fährst.
- du nur wenige Privatfahrten machst und somit der betriebliche Nutzungsanteil hoch ist.
- du nur geringe laufende Kosten hast (z. B. bei geringer Fahrleistung).
- du dir einen Gebrauchtwagen angeschafft hast.
- du ein älteres Auto fährst, das bereits vollständig abgeschrieben ist.
Die 1-Prozent-Regelung solltest du hingegen in diesen Fällen wählen:
- hoher privater Nutzungsanteil
- günstiger Listenpreis (brutto)
- hohe Fahrzeugkosten
- keine ausreichende Disziplin für die korrekte und lückenlose Führung des Fahrtenbuchs
Hast du dich für eine Methode zur Versteuerung deines Firmenwagens entschieden, ist deine Entscheidung jedoch nicht in Stein gemeißelt. Du kannst von der einen auf die andere Methode zum Jahreswechsel oder beim unterjährigen Wechsel des Firmenwagens umsteigen.
Sonderfall E-Auto: Steuervorteile beim Firmenwagen
Möchtest du als Selbstständiger oder Arbeitgeber einen Firmenwagen von der Steuer absetzen, kannst du auch über den Kauf eines Elektroautos nachdenken.
Seit dem 1. Januar 2020 gilt nämlich die steuerliche Begünstigung für E-Autos. Zwar gibt es seit Dezember 2023 keine Förderung für E-Autos mehr durch den Bund, doch das Dienstwagenprivileg, bei dem du nur einen stark reduzierten Steuersatz für deinen Firmenwagen bezahlen musst, wurde beibehalten. An die Stelle der 1-Prozent-Regelung tritt hier die sogenannte Viertel-Regelung. Du musst dabei nur 0,25 Prozent des Bruttolistenpreises versteuern. Diese Reduzierung der Bemessungsgrundlage auf ein Viertel des Bruttolistenpreises ist vorerst zeitlich befristet bis Ende 2030. Die tatsächliche Höhe der Versteuerung hängt allerdings von der Antriebsart sowie vom Bruttolistenpreis ab:
Hybridautos werden allerdings nur dann steuerbegünstigt, wenn sie die folgenden Voraussetzungen erfüllen:
- Plug-in-Hybridantrieb mit externer Lademöglichkeit
- CO2-Ausstoß pro Kilometer bis maximal 50 Gramm oder eine elektrische Reichweite von mindestens 60 Kilometern (ab 2025: 80 Kilometer)
Auch die Kilometerbesteuerung ist bei Elektroautos optimiert: Pro Entfernungskilometer musst du zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nur ein Viertel von 0,03 Prozent, also 0,0075 Prozent versteuern (bei Hybridautos ist es die Hälfte, also 0,015 Prozent). Das kann sich durchaus positiv auf deine Finanzen niederschlagen.
So kannst du als Selbstständiger einen Firmenwagen versteuern
Grundsätzlich haben alle Selbstständigen das Recht, einen Firmenwagen von der Steuer abzusetzen. Es kommt allerdings darauf an, inwieweit du ihn auch betrieblich nutzt. Arbeitest du etwa als Freiberufler zu 100 Prozent remote und hast abgesehen vom gelegentlichen Kauf von Büromaterial keine Geschäftsfahrten, wird es schwierig, einen betrieblichen Nutzungsanteil von über 10 Prozent nachzuweisen. In diesem Fall wird das Auto als Privatfahrzeug gewertet und du kannst nur die einzelnen Fahrten per Entfernungspauschale absetzen.
Liegt der Anteil der betrieblichen Fahrten jedoch oberhalb von 10 Prozent, kannst du einen Firmenwagen oder dein Privatfahrzeug als gewillkürtes oder notwendiges Betriebsvermögen einstufen. Dann kannst du sämtliche Kosten absetzen. Neben den Anschaffungskosten gehören dazu auch diese Kostenpositionen:
- Treibstoff oder Strom
- Inspektion und Instandhaltung
- Unfallkosten
- Kfz-Steuer
- Versicherungsbeiträge
- Mobilitätsgarantie
Zusammenfassung: Tipps zur Vermeidung von Problemen mit dem Finanzamt
Wie du gesehen hast, musst du auf einige Aspekte achten, wenn du deinen Firmenwagen versteuern willst. Damit du keinen Ärger mit dem Finanzamt bekommst und teure Nachzahlungen umgehst, solltest du folgende sechs Punkte immer berücksichtigen:
- Führe dein Fahrtenbuch korrekt, lückenlos und ohne Nachträge. Dadurch vermeidest du, dass das Finanzamt deinen Firmenwagen nach der 1-Prozent-Regelung versteuert.
- Stelle mit Nachweisen sicher, dass dir das Finanzamt keine private Nutzung andichten kann, wenn du das Firmenfahrzeug ausschließlich geschäftlich benutzt.
- Vergiss nicht, neben dem geldwerten Vorteil auch die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz zu versteuern, wenn du die 1-Prozent-Regel anwendest.
- Verwende immer den inländischen Bruttolistenpreis (die UVP des Herstellers zzgl. Umsatzsteuer) zum Zeitpunkt der Erstzulassung als Bemessungsgrundlage, egal ob du den Wagen gebraucht gekauft, gemietet oder geleast hast.
- Schaffe dir keinen Firmenwagen an, der nicht zu deinem Unternehmen passt. Ein zu luxuriöser oder überdimensionaler Dienstwagen könnte das Finanzamt veranlassen, eine Betriebsprüfung durchzuführen.
- Führe bei einem Firmenwagen, der dem gewillkürten Betriebsvermögen zugeordnet ist, immer ein Fahrtenbuch. Andernfalls schätzt das Finanzamt deinen Privatanteil, und das fällt meist nicht zu deinen Gunsten aus.
Wenn du diese Punkte berücksichtigst, solltest du deinen Firmenwagen problemlos nach deiner bevorzugten Methode versteuern können.
