Der Begriff “Kilometerpauschale” ist der offizielle Begriff für die bekannte Pendlerpauschale. Zum Teil erwuchs der umgangssprachliche Ausdruck aus dem Versuch, die Wegkosten ab dem 20. Kilometer steuerlich absetzen zu können. Pendler wären in diesem Fall tatsächlich im Vorteil gegenüber den Arbeitnehmern, die einen kürzeren Arbeitsweg haben. Doch da sich dieses mit dem Gleichheitsgrundsatz zwischen den Steuerpflichtigen widersprechen würde, ist die Kilometerpauschale nicht nur für Pendler gültig, sondern für alle Arbeitnehmer, ganz unabhängig von der Entfernung zwischen Wohnort und Arbeitsstelle.

Kilometerpauschale oder Pendlerpauschale

30 Cent ab dem ersten Kilometer

Bereits ab dem ersten Kilometer hat der Arbeitnehmer das Recht für jeden Arbeitstag, an dem er die Strecke zur Arbeit zurückgelegt hat, 30 Cent pro Kilometer von der Steuer abzusetzen. Das bedeutet, dass dieser Betrag von dem Jahreseinkommen abgezogen wird, bevor es zur Berechnung der Steuerlast kommt.
In den Beträgen, die mit der Kilometerpauschale abgerechnet werden, sind alle Fahrtkosten abgegolten, wie Benzin oder neue Reifen. Doch wie hoch die tatsächlichen Kosten sind, die für den Arbeitsweg anfallen, danach wird nicht gefragt. Das heißt, der Arbeitnehmer kann den Weg zur Arbeit auch zu Fuß oder mit dem Rad zurücklegen, womit er dann klar im Vorteil ist gegenüber den Autofahrern. Auch wenn der Arbeitsweg nur sehr geringe Kosten verursacht, kann die volle Kilometerpauschale geltend gemacht werden. Doch wer nicht mit dem eigenen PKW zur Arbeit fährt, der kann nur eine Pauschale bis zu einem Wert von 4500 Euro geltend machen und das entspricht bei 220 Arbeitstagen etwa einem Arbeitsweg von rund 70 Kilometern, was mit dem Fahrrad schon eine ordentliche Leistung darstellen würde.

Die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln

Arbeitnehmer die mit öffentlichen Verkehrsmitteln zur Arbeit fahren, können wählen zwischen der Kilometerpauschale oder einer exakten Abrechnung der Fahrtkosten. Also sollte die Fahrkarte für den Zug mehr als 30 Cent pro Kilometer kosten, dann kann auch der gesamte Fahrpreis steuerlich geltend gemacht werden. Doch Arbeitswege, die mit dem Flugzeug zurückgelegt werden, ist keine Kilometerpauschale vorgesehen, sondern hier kann nur der exakte Preis für das Flugticket von der Steuer abgesetzt werden. Das Gleiche gilt auch für Sammelbeförderungen, die vom Arbeitgeber organisiert werden. Wenn dafür keine Bezahlung verlangt wird, dann ist es auch nicht möglich, Wegkosten von der Steuer abzusetzen.

Die Kilometerpauschale für behinderte Menschen

Mit der Kilometerpauschale sind die Mehrkosten für den Arbeitsweg für Behinderte mit einem Behinderungsgrad von mind. 70 oder einem Grad von 50 im Behindertenausweis noch nicht abgegolten. Wenn für eine behinderte Person Mehrkosten entstehen, wie beispielsweise Mautgebühren oder teurere aber dafür behindertengerechte Fahrzeuge, dann können diese Mehrkosten steuerlich geltend gemacht werden. Doch wie bei jedem anderen Arbeitnehmer auch, gilt immer nur die kürzeste Wegstrecke zwischen der Wohnung, die den Lebensmittelpunkt bildet bis zur Arbeitsstelle.
Nachteile haben auch Arbeitnehmer, die den Weg an einem Arbeitstag mehrmals auf sich nehmen müssen. Denn Pro Kalendertag ist nur ein Arbeitsweg anzugeben. Die Arbeitnehmer die häufiger Pendeln müssen, sind benachteiligt, denn die Mehrwege werden nicht berücksichtigt.

Die einzelnen Kilometerpauschalen in der Übersicht:

  • Mit dem PKW momentan 30 Cent
  • Motorräder und –roller 13 Cent

Kilometerpauschale im Überblick

Die Kilometerpauschale ist allerdings abzugrenzen von der Entfernungspauschale für Arbeitnehmer. Denn diese kann im Rahmen der Einkommenssteuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden, jedoch nur als einfache Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.

Ein Beispiel:

Zu Jahresbeginn besucht der Leiter der Kundenabteilung die wichtigsten Kunden persönlich und nutzt dafür seinen privaten PKW. Nach Abschluss der Dienstreise erstellt er seine Reisekostenabrechnung. Neben den Übernachtungskosten und den Verpflegungsmehraufwand enthält diese auch die gefahrenen Kilometer.

Anreise zum Hotel: 485 km
Fahrt vom Hotel zum Kunden: 12 km
Rückfahrt: 485 km

Das ergibt 982 gefahrene Kilometer
Die Kilometerpauschale: 30 Cent
Erstattungsanspruch: 294,60 Euro

Ohne die tatsächlichen Kosten nachzuweisen, kann der Arbeitgeber im Rahmen der Reisekostenabrechnung also einen Betrag von 294,60 Euro steuerfrei an den Leiter der Kundenabteilung auszahlen. Dafür fällt also keine Lohnsteuer an und auch Beiträge zur Sozialversicherung werden hier nicht fällig.

Wie sieht es aus mit der Kilometerpauschale für Selbstständige und Freiberufler?

Auch für Selbstständige und Freiberufler ist die pauschale Kilometerabrechnung wichtig. Denn besonders für kleine Unternehmen und für Existenzgründer ist es nicht selbstverständlich, dass sie sich gleich einen Firmenwagen anschaffen. Sie nutzen daher ihren privaten Wagen für betriebliche Fahrten und lassen sich die angefallenen Kosten erstatten. Diese Berechnung kann ebenfalls auf der Grundlage der Kilometerpauschale erfolgen, aber es können auch die tatsächlichen Kosten ermittelt werden.