Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix ist eine spezielle Technik aus dem Bereich Projekt- und Zeitmanagement, die dabei helfen soll, zu erledigende Aufgaben sinnvoll zu strukturieren. Mithilfe der Eisenhower-Technik werden die Aufgaben nach zwei Kriterien beurteilt, der Wichtigkeit und der Dringlichkeit.

Eisenhower-Matrix-Wissenswertes
Wissenswertes zur Eisenhower-Matrix

Definition – Was ist die Eisenhower-Matrix?

Die Eisenhower-Technik macht es dir als Anwender leichter, Prioritäten bei einer langen Liste Aufgaben schnell und ohne großen Aufwand zu setzen. Während der Kategorisierung der Aufgaben wird deine Aufmerksamkeit auf die Aufgaben gelenkt, die auf lange Sicht von Bedeutung sind, aber im Alltagsgeschehen aufgrund der täglichen Anforderungen oft vernachlässigt werden. Nach der Eisenhower-Matrix können unwichtige Aufgaben entweder komplett ignoriert oder an andere delegiert werden.

Wichtig: Die Verwendung der Eisenhower-Matrix macht nur dann wirklich Sinn, wenn du in deinem Job die Möglichkeit hast, deine täglichen Aufgaben selbstverantwortlich zu planen. Gleichzeitig ist es notwendig, dass du ein gewisses Maß an Weisungsbefugnis hast, um das Erledigen der unwichtigeren Aufgaben an Andere übertragen zu können.

Aufbau der Eisenhower-Matrix

Eisenhower-Matrix
Aufbau der Eisenhower-Matrix

Prioritäten setzen: Wie wende ich das Eisenhower Prinzip an?

Wichtig & dringend:

Aufgaben, die in diesen Quadranten fallen, werden auch als sogenannte Muss- oder A-Aufgaben benannt. Das Bearbeiten dieser Aufgaben sollte umgehend erfolgen, da sie für das Erreichen „des Ziels“ von maßgeblicher Relevanz sind. Aufgrund der hohen Dringlichkeit und Wichtigkeit solltest du die Aufgaben dieser Kategorie am besten selbst erledigen (Liste sofort zu erledigender Aufgaben). Beispiele hierfür sind:

  • Kundenbeschwerden
  • Zu erledigende Aufgaben mit fester Deadline
  • Krisen (z. B. technische Probleme mit der Software, wodurch der Kundenservice darunter leidet)
  • Abmahnschreiben vom Anwalt usw.

Wichtig & nicht dringend:

Aufgaben, die hier eingeordnet werden, sind zwar von strategischer Bedeutung für das Erreichen des Ziels, aber nicht so dringend, sodass sie nicht sofort erledigt werden müssen. Trotzdem wirst Du dich den B-Aufgaben in regelmäßigen Abständen widmen müssen, da du nur so zum Ziel kommst (Liste zu planender Aufgaben). Wichtige Aufgaben, ohne feste Termine sind immer schwierig. Um ständiges Aufschieben zu verhindern, sollten feste Termine bestimmt werden. Ignorierst du die Aufgaben dieser Kategorie zu lange, können sie dringend bzw. zu A-Aufgaben werden! Hier ein Beispiel:

  • Die Autoversicherung wurde innerhalb der Vertragslaufzeit gekündigt. Solange der alte Versicherungsvertrag noch läuft, ist zwar die Suche nach einer neuen Autoversicherung wichtig, aber noch lange nicht dringend. Je näher das Ende der alten Autoversicherung kommt, desto dringender auch die Suche nach einer neuen Autoversicherung!

Nicht wichtig & dringend:

Die Aufgaben dieses Quadranten sind zwar nicht so wichtig, müssen aber zeitnah erledigt werden. Falls deren Erledigung aktuell nicht zu deinem Zeitplan passen, kannst du diese C-Aufgaben getrost an Untergebene weiter delegieren. (Liste zu delegierender Aufgaben). Dringende, aber weniger wichtige Aufgaben können sein:

  • das Einholen von Angeboten für neue Schreibtische im Büro
  • Jahresumsatzberichte vom letzten Jahr heraussuchen
  • die Weihnachtsfeier für das aktuelle Jahr planen
  • das Prüfen von Rechnungen

Nicht wichtig & nicht dringend:

Diese Aufgaben spielen keine wirkliche Rolle, darum ist es nicht relevant, wann sie erledigt werden. Ist die Zeit knapp, ist es sogar besser, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren und diese ganz sein zu lassen (Liste abzulehnender Aufgaben). Hier ein paar Beispiele für den D-Quadrant:

  • das Video von der letzten Betriebsfeier
  • das Lesen witziger E-Mails
  • der Anruf oder der Besuch eines Kollegen

Tipps für ein besseres Zeitmanagement auf der Arbeit: Eisenhower Matrix Online Tools

a) Eine Eisenhower Matrix in Outlook anlegen

Outlook bietet von Hause aus die notwendigen Voraussetzungen, um die Eisenhower Matrix umzusetzen. Ob bei der E-Mail-Bearbeitung oder der Verwaltung des Terminkalenders, mithilfe der Software können Sie mittels der Vergabe von Kategorien, die Wichtigkeit und Dringlichkeit der einzelnen E-Mails und/oder Aufgaben sortieren.

Tipp: Über alle Kategorien >> Umbenennen kannst du die Standardbezeichnung der Kategorien umbenennen. Es ist selbsterklärend, dass nur vier verschiedene Farben notwendig sind, um das Eisenhower Prinzip über Outlook umzusetzen.

b) Eisenhower App von Heise

Mit der Eisenhower App von Heise kannst du dein Selbstmanagement auch über dein Smartphone optimieren.

c) Trello

Trello ist eine online Software, deren Funktionen sich speziell um das Projekt- und Zeitmanagement drehen.

d) OneNote

OneNote ist ein weiteres Programm von Microsoft, mit dessen Hilfe sich die Prioritäten der zu erledigenden Aufgaben nach der Eisenhower Matrix zuordnen lassen.

e) Evernote

Evernote ist eigentlich eine Notizbuch-App, auf die vom klassischen Desktop, Laptop oder von Tablet und Smartphone zugegriffen werden kann. Dennoch eignet sich die App optimal, um dein Zeitmanagement nach Eisenhower-Prinzip zu optimieren.

Tipp!

Mit einer Buchhaltungssoftware kannst du deine Buchhaltung einfach selbst erledigen, was dir viel Zeit erspart und dir so helfen kann, dein Zeitmanagement zu verbessern. Mithilfe des Programms kannst du einfach Belege digitalisieren, Rechnungen schreiben und deine Kontakte verwalten. Außerdem kannst du per Schnittstelle problemlos mit deinem Steuerberater zusammenarbeiten und eine ordnungsgemäße Buchhaltung führen.

Vor- und Nachteile des Eisenhower Prinzips

Die Eisenhower Methode hat den tragenden Vorteil, dass diese Technik einfach erlernt werden kann, auch wenn keinerlei Vorwissen vorhanden ist. Zur Umsetzung werden keinerlei spezielle Hilfsmittel benötigt, trotzdem sind die Ergebnisse schnell sichtbar. In erster Linie eine deutliche Differenzierung zwischen der Wichtigkeit und der Dringlichkeit einer Aufgabe. Somit trägt die Eisenhower-Matrix maßgeblich dazu bei, dass du die wichtigen Themen innerhalb deiner Firma immer im Blick hast und so eventuell deine Produktivität steigern kannst.

Doch wo es Licht gibt, gibt es auch Schatten! Genauso ist es beim Eisenhower Prinzip. Sind sehr viele Aufgaben zu verwalten, hat die Technik die große Schwäche, dass die Darstellung der zu bearbeitenden Aufgaben teilweise richtig unübersichtlich werden kann. Zudem ist das mit der Beurteilung bzw. Priorisierung der Aufgaben so eine Sache. Was der eine als wichtig empfindet, wird von dem anderen völlig anders bewertet. Darum hängt es auch immer von der Disziplin des Anwenders ab, ob die Eisenhower Matrix funktioniert bzw. wirksam ist oder eben nicht.

Alternative Zeitmanagement-Methoden

  • ALPEN-Methode
  • ABC-Analyse
  • Parento-Prinzip
  • Pomodoro-Technik