Ablauforganisation

Wenn du dein Unternehmen nicht nur effizient, sondern auch transparent führen möchtest, brauchst du eine gute Organisation. Mit ihr schaffst du klare Strukturen und Regeln, die in deinem Unternehmen herrschen sollen. Für dich ist es wichtig, schon bei der Gründung für eine klare Strukturierung der Abläufe für die Arbeit im Betrieb zu sorgen. Am besten gelingt dir dies durch eine Ablauforganisation.

Das erwartet dich heute:

Ablauforganisation – was bedeutet das?

Unter dem Begriff Ablauforganisation versteht man ein hierarchisches Gerüst. Dieses beschreibt sowohl örtliche, als auch zeitliche Prozesse, auch als Arbeitsprozesse und Informationsprozesse bezeichnet. Mit einer gut durchdachten und implementierten Ablauforganisation kannst du dafür sorgen, dass alle Arbeitsvorgänge geordnet ablaufen und umgesetzt werden. Vielleicht ist dir der Begriff Ablauforganisation nicht mehr so bekannt. Dies ist nicht weiter verwunderlich, denn in der heutigen Zeit spricht man eher von einem „Work-flow-Management“ oder dem „Prozessmanagement“. Diese beiden begriffen bedeuten das gleiche und haben im Sprachgebrauch das Wort Ablauforganisation mehr oder weniger verdrängt.

Was regelt die Ablauforganisation?

Die Ablauforganisation definiert und regelt Arbeitsprozesse sowohl in zeitlicher als auch örtlicher Form. Um eine Ablauforganisation zu schaffen, müssen dafür die einzelnen Teilaufgaben, welche in der Aufbauorganisation definiert und beschrieben wurden, ergänzt werden. Die Ergänzungen finden statt in Form der Faktoren Zeiten, Räume, Sachmittel und Personen. Das bedeutet, dass die Ablauforganisation sich verantwortlich für einen geordneten Ablauf aller Arbeitsvorgänge in deinem Betrieb zeichnet. Die Organisationsform kann man entweder durch ein Flussdiagramm oder ein Einliniensystem grafisch darstellen.

Unterschied zwischen Ablauforganisation und Aufbauorganisation

Ablauforganisation und Aufbauorganisation darfst du nicht verwechseln. Bei der Bildung eine Aufbauorganisation schaffst du eine statische Struktur deiner Organisation. Sie ist praktisch der Ablauforganisation übergeordnet. In der Ablauforganisation hingegen werden dynamische Arbeitsprozesse definiert.

AufbauorganiationAblauforganisation
Elementedie Organisationseinheiten unterliegen einer höheren Ordnung

diverse Stellen wie Linienstellen, Stabsstellen, Leitungsstellen und Ausführungsstellen

Aktivitäten bzw. Aufgaben
Reaktionenhier gibt es Unterstellungsverhältnisse, die sich auch Bereiche wie Weisungs- und Entscheidungsbefugnisse sowie auch das Bereichtswesen beziehenhier finden sich Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen, die sich auf den Sinn der Tätigkeit beziehen. Diese werden ergänzt durch den Informationsfluss und den Materialfluss

 

Ablauforganisation 1

Ablauforganisation vs. Aufbauorganisation

In der Praxis ist eine strikte Trennung von Aufbauorganisation und Ablauforganisation nicht möglich. Sie stellt in erster Linie nur eine Erleichterung für den Umgang mit Fragen zur Organisation dar. Eine Entwicklung beider Organisationen muss immer synchron erfolgen. Nur so kannst du auch die Abhängigkeiten, welche wechselseitig auftreten, ausreichend berücksichtigen. Du musst dir bewusst sein, dass in einer Ablauforganisation dauerhaft alle gültigen Regelungen enthalten sind, die für die Erledigung einer Arbeitsaufgabe notwendig sind.

Welche Aufgaben hat die Ablauforgansisation?

Die Hauptaufgabe der Ablauforganisation ist die ideale Abstimmung von Arbeitsschritten und Teilaufgaben, die einzeln, nacheinander oder auch parallel verlaufen. Die Ablauforganisation strukturiert dabei Abfolge und Verrichtung sowohl zeitlich, als auch räumlich. Für die Ordnung der Arbeitsabläufe gibt es verschiedenen Kriterien zur Unterscheidung:

Unterscheidung der OrdnungBeschreibung
ArbeitsinhaltOrdnung bezüglich der Arbeitsobjekte oder auch der Verrichtung
ArbeitszeitDiese Ordnung erfolgt in drei Schritten:

  1. Bestimmung der Zeitfolge der einzelnen Teilaufgaben
  2. Festlegung der Zeitdauer für die einzelnen Teilaufgaben
  3. Festlegung Termin zur Fertigstellung
Arbeitsraum
  • Bei dieser Ordnung wird eine räumliche Anordnung festgelegt. Die Gestaltung muss Basis für größtmögliche Wirtschaftlichkeit sein. Wichtig ist, dass die Arbeitsplätze genau zum Arbeitsablauf passen und durch kurze Transportwege minimale Durchlaufzeiten erreicht werden.
Arbeitszuordnung
  • In diesem Kriterium erfolgt eine Unterteilung in Einzel- und Gruppenordnung. Mit der Einzelordnung wird eine Tatsache bezeichnet, dass eine bestimmte Tätigkeit von einer bestimmten Person oder Stelle zu erledigen ist. Bei der Gruppenordnung bekommt eine bestimmte Gruppe eine Aufgabe übertragen. Wer diese Aufgabe ausführt, wird innerhalb der Gruppe unterschieden.

 

Welche Dimensionen der Ablauforganisation gibt es?

Bei der Ablauforganisation unterscheidest du zwischen drei verschiedenen Dimensionen:

  • Raum
  • Zeit
  • Menge

Diese Dimensionen gilt es bei der Leistungserstellung auf jeden Fall zu beachten. Aus den Zielen der Ablauforganisation leiten sich diese Dimensionen ab und diese werden wie folgt unterschieden:

Funktionsorientierte Ablauforganisation

In diesem Teil der Ablauforganisation musst die alle Arbeitsabläufe in einzelne Arbeitschritte zerlegen. Du legst fest, welche Tätigkeiten in welcher Reihenfolge zu erledigen sind. Wie detailliert diese Zerlegung der Arbeitsschritte ausfällt, hängt ganz davon ab, welche Art der Aufgabe sich stellt. In der Praxis werden in der Regel die mechanischen Arbeiten in kleinere Arbeitsschritte unterteilt, als die bei geistigen Arbeitsschritten der Fall ist. In der Praxis zeigt sich auch, dass du die funktionsorientierte Ablauforganisation für die Reorganisation von bestehenden Arbeitsabläufen benutzt. Natürlich ist es dir auch möglich, neue Arbeitsabläufe für die Produktion ebenfalls damit darzustellen. Geht es um eine Reorganisation, dann musst du zunächst den Ist-Zustand erfassen. Nur wenn dieser bekannt ist, kannst du Ablaufstrukturen neu organisieren.

Um den Ist-Zustand erfassen zu können, kannst du dich verschiedener Methoden bedienen.

  1. durch Befragung in Form von einem mündlichen Interview oder durch Befragung mit einem Fragebogen
  2. durch Beobachtung, entweder durch eine Dauerbeobachtung, durch eine Mulitmomentmethode oder durch viele einzelne Einzelbeobachtungen
  3. durch Selbstaufschreiben von dir

Um die Arbeitsabläufen auch leicht verständlich darstellen zu können, empfehlen sich für dich zwei Formen:

    • Darstellung durch Arbeitsablaufkarte: Diese Karte zeigen die einzelnen Arbeitsschritte in der richtigen Reihenfolge. Dazu arbeitest du mit einer Tabelle. Inhalte sind die genaue Beschreibung der Tätigkeit, die Dauer in Minuten und möglicherweise auch Wegstrecken, die bei einem einzelnen Arbeitsschritt zurückzulegen sind. Um mögliche Schwachstellen besser erkennen zu können, musst du die Tätigkeiten mit fünf Symbolen für Bearbeitung, Transport, Kontrolle, Lagerung und Verzögerung darstellen. Für dich gilt es vor allem die Symbole Transport und Verzögerung zu vermeiden. Sie stellen in der Regel die größten Schwachstellen dar.
    • Darstellung durch Flussdiagramm: Flussdiagramme kennst du sicher auch noch als Datenflussplan oder Programmablaufplan aus der Datenverarbeitung. Du kannst das Flussdiagramm aber auch für die Darstellung der Arbeitsabläufe nutzen.
Ablauforganisation

Ablauforganisation

Zeitorientierte Ablauforganisation

Mit der zeitorientierten Ablauforganisation stellst du den Beginn und das Ende, sowie die gesamte Dauer von einem Arbeitsschritt in den Fokus. Dies muss nicht immer ein Arbeitsschritt sein, sondern kann auch ein Projekt sein. Für dich stellt sich hier die Herausforderung, den Arbeitsablauf zeitlich optimal abzustimmen. Dabei musst du die technischen, maschinellen und personellen Gegebenheiten genau beachten. Für die Planung der zeitorientierten Ablauforganisation dienen in der Regel Balkendiagramme oder die Netzplantechnik als Instrumente.

Instrument Balkendiagramm

Mit den Balkendiagrammen bzw. den nach ihrem Erfinder Henry Lawrance Gantt entwickelten Gantt-Diagrammen stellst du auf einer horizontalen Achse die Dauer der Arbeitsvorgänge dar. Von der Art der Arbeitsvorgänge ist die Einteilung der Zeitachse abhängig. Dies können Minuten, Stunden, Tage etc. sein.

Balkendiagramme werden häufig für die Planung folgender Aufgaben verwendet:

  • Planung für den Einsatz von Maschinen, Raumbelegung, Arbeitskräfteeinsatz, Montagearbeiten oder Wartungsarbeiten in der Fertigung
  • Innerhalb der Buchhaltung für die Inventur- oder den Jahresabschluss
  • Fahrzeugeinsatz oder Maßnahmen im Bereich Marketing in der Abteilung Vertrieb
  • Im Personalmanagement für den Überblick von Urlaubszeiten, Fortbildungen oder Ausbildungen und für Ausfallzeiten

In früheren Jahren zeigten sich Balkendiagramme als Nachteil. Bei Auftreten von Änderungen mussten immer wieder neue Diagramme gezeichnet werden. Dank moderner Software ist dies aber in der heutigen Zeit kein Problem mehr.

Instrument Netzplantechnik

Mithilfe der Netzplantechnik kannst du beispielsweise ein Projekt in Teilprojekte, Phasen, Tätigkeiten etc. übersichtlich darstellen. Dazu musst du zunächst einen Strukturplan erstellen. Dieser zeigt den Ablauf von einem Projekt in einer logischen Reihenfolge. Als Vorgang wird immer ein einzelner Arbeitsschritt dargestellt. Alle Vorgänge musst du dann einer sogenannten Vorgangsliste erfassen und durchnummerieren. Nicht vergessen in diese Liste auch die Vorgänger mit aufzunehmen. Hier handelt es sich um Vorgänge, die direkt vorher auszuführen sind. Es ist durchaus möglich, dass ein einziger Vorgang mehrere Vorgänger hat. Die Liste hilft dir dabei, einen ersten Netzplan ohne zeitliche Angaben zu erstellen. Bei der Durchführung der Zeitanalyse wird dann die Liste mit den Vorgängen für jeden einzelnen Vorgang durch Zeitangaben erweitert.

Raumorientierte Ablauforganisation

Bei der raumorientierten Ablauforganisation beschäftigst du dich mit der Gestaltung der Arbeitsplätze und der Anordnung der Räume. Wichtig! Du musst hier die Wege für den Transport und die Bewegung von Materialien, aber auch von Informationen, immer nach dem Grundsatz vom kürzesten Weg beachten. Das heißt, im Idealfall liegt alles so nah wie nur möglich zusammen. Allerdings gilt es hier auch zwischen Bereichen in der Produktion und Bereichen der Verwaltung zu unterscheiden. In der Produktion werden Materialien bewegt, in der Verwaltung sind dies Informationen. Die unterschiedlichen Situationen in den Bereichen stellen sich wie nachfolgend dar.

Bereich ProduktionBereich Verwaltung
Anordnung von Arbeitsplätzen sehr oft durch technische Notwendigkeiten bestimmt.Austausch von Informationen zwischen einzelnen Stellen.
Endmontage oft entlang von Transportbändern.Kommunikationsfluss lässt sich nicht so klar erkennbar darstellen wie der Materialfluss.
Maschinen und Menschen setzen Einzelteile zusammen.Unterscheidung zwischen Kontaktbeziehungen und Informationsbeziehungen. Dies geschieht im Rahmen einer Kommunikationsanalyse (Erfassung von persönlichen, telefonischen oder schriftlichen Kontakten mithilfe einer Strichliste)
Einfluss der Arbeitsplatzanordnung auch von Sicherheitsvorschriften abhängig.In der Arbeitsplatzanordnung sind nicht nur persönliche Präferenzen, sondern besonders Sicherheitsvorschriften ausschlaggebend.

Problemstufen der Ablauforganisation

Damit du den Ablauf deiner Arbeitsprozesse organisieren kannst, musst du zwei Schritte durchführen. Der erste Schritt beinhaltet die Feststellung, aus welchen Elementen und Teilen ein Arbeitsprozess zusammengesetzt ist. Im zweiten Schritt besteht deine Aufgabe, eine Gestaltung zu machen, welche Beziehung zwischen den Elementen besteht. Diese beiden wesentlichen Problemstufen der Ablauforganisation werden wie folgt unterschieden:

  • Arbeitsanalyse – Analyse der Arbeitsprozesse
  • Arbeitssynthese – Gestaltung der Arbeitsprozesse

Analyse der Arbeitsprozesse

Es ist wichtig für dich, die Arbeitsanalyse genau durchzuführen. Selbst den kleinsten Prozess musst du auf Schwachstellen analysieren. Dazu hilft dir folgende Vorgehensweise:

  • Wie viel Zeit brauchst du für einen Arbeitsschritt? Wie wird dieser ausgeführt und welche Zwischenschritte sind dafür notwendig?
  • Gibt es einen Arbeitsschritt, der zu lange dauert? Oder gibt es bei der Ausführung Probleme, etwa weil er zu umständlich ist?
  • Wo kannst du mögliche Fehlerquellen ausmachen?
  • Gibt es Arbeitsabläufe, die du vereinfachen kannst? Können möglicherweise Arbeitsschritte zusammengefasst werden? Ist es möglich Arbeitsschritte zu standardisieren?
  • Welchen Vorgängen gilt es besondere Aufmerksamkeit zu widmen?
  • Fallen dir Arbeitsschritte auf, die möglicherweise veraltet, überholt oder gar unnötig sind?

Tipp: Empfehlenswert ist es für dich, wenn du dir für diese Aufgabe eine Checkliste mit den oben genannten Fragen und weiteren für dich spezifisch wichtigen Fragen erstellst.

Ist die Analyse durchgeführt, solltest du einen Standard für Prozesse festlegen. Wie sieht es beim Thema Qualität aus? Gestaltet sich der zeitliche Ablauf nach deinen Vorstellungen? Gibt es Schritte, die unbedingt als Standard zu beachten sind? Diese Standardisierung ist für dich wichtig, denn sie bringt dir viele Vorteile.

  • Sie dient allen Mitarbeitern als Richtlinie
  • Du stellst sicher, dass jeder dieser Arbeitsabläufe ohne Schwierigkeiten jederzeit durchführbar ist
  • Du förderst damit eigenverantwortliches Handeln
  • Die Zahl von Rückfragen lässt sich minimieren
  • Das Zeitmanagement wird verbessert
  • Fehler durch routinierte Abläufe lassen sich ausschließen

Gestaltung der Arbeitsprozesse

Bei der nun folgenden Arbeitssynthese musst du die Beziehungen der einzelnen Arbeitsschritte bestimmen. Innerhalb dieser Arbeitssynthese nimmt die Festlegung von Arbeitsvorgängen eine wichtige praktische Bedeutung ein. Als Arbeitsgang bezeichnet man in diesen Zusammenhang eine Zusammenfassung von Arbeitsteilen. Diese Arbeitsteile können von einer Personengruppe oder einer Einzelperson durchgeführt werden.Für die Gestaltung der Arbeitsprozesse musst du dir einen Arbeitsplatz als Ort betrachten, an dem einer oder mehrere Arbeitsteile bearbeitet werden. Hier kannst du folgende Unterscheidung treffen:

  • Es gibt den Input. Hierunter fallen alle Routineaufträge und neue Aufträge
  • Der Arbeitsplatz ist für dich der Ort, an dem eine Verarbeitung oder eine Zwischenlagerung stattfindet.
  • Und es gibt den Output. Dieser Output enthält Arbeitsergebnisse für dich als Unternehmer oder auch für Kunden etc.

Am besten wird dies durch dieses Schaubild veranschaulicht.

Ablauforganisation

Ablauforganisation

Welche Ziele werden mit einer Ablauforganisation verfolgt?

Mit einer Ablauforgansiation werden von dir als Unternehmer natürlich bestimmte Ziele verfolgt.

  • Reduzierung der Komplexität durch Standardisierungen und Modellierungen
  • Minmierung von Verteilzeiten, Durchlaufzeiten und Warte- und Leerzeiten
  • Kostenreduktion bei der Vorgangsbearbeitung
  • Kapazitätsauslastung soll optimiert werden
  • Sowohl bei Arbeitsbedingungen als auch bei der Vorgangsbearbeitung soll es eine Steigerung der Qualität geben
  • Durch Minimierung von Warte- und Verteilzeiten ist eine Erhöhung der Termintreue zu erreichen
  • Es werden bei Entscheidungen und in der Produktion Fehler verringert
  • Durch eine Optimierung der Arbeitsplatzanordnung ist eine Reduzierung von Verteilaufwendungen und Transportaufwendungen möglich

Tipp!

Für den Erfolg eines Unternehmens ist nicht nur ein reibungsloser Ablauf aller Prozesse notwendig, sondern auch eine gute Buchhaltung ist entscheidend, um den Überblick über die Zahlen zu behalten.

Ablauforgansiation – Vor- und Nachteile im kurzen Überblick

Bei der Ablauforganisation gibt es ein großes Dilemma. Dabei geht es vor allem um Zielkonflikte, die durch eine niedrige Durchlaufzeit und einer maximalen Auslastung der Kapazität entstehen. Lösen kannst du diese Dilemmata nur damit, dass du eine Gewichtung für die jeweiligen Ziele schaffst. Dies bedeutet konkret, dass zur Leerlaufvermeidung und zur optimalen Nutzung von Kapazitäten für jeden Arbeitsplatz ein hoher Auftragsbestand bestehen muss. Hieraus wiederum ergibt sich der Konflikt zwischen dem Ziel der Kapazitätsauslastung und der Verringerun der Durchlaufzeiten.

  • + Leerlaufvermeidung
  • + optimale Ausnutzung von Kapazitäten
  • – hoher Auftragsbestand für jeden Arbeitsplatz notwendig
  • – Liege- und Durchlaufzeiten erhöhen sich

Ablauforganisation gestalten

Um eine Ablauforganisation zu gestalten, müssen die drei Schritte Systemanalyse, Systemgestaltung und Systemeinführung durchlaufen werden.

Die Systemanalyse

Bevor du überhaupt ein neues System entwickeln kannst, musst du im ersten Schritt die Schwachstellen des aktuellen Systems und vom Ablaufprozess kennen. Aus dieser Analyse heraus ergibt sich die Aufgabe, Anforderungen an das neue System detailliert zu definieren und festzulegen. Dazu ist zu Beginn die Analyse des Ist-Zustandes notwendig. In Formen von Diagrammen, Schaltbildern, Entscheidungstabellen etc. wird diese Analyse dokumentiert.

Dann einfach Checklisten erstellen mit Schwachstellen und Anforderungen für das neue System.

Die Systemgestaltung

Die durchgeführte Systemanalyse ist die Grundlage für die Systemgestaltung. Zunächst gilt es eine Groborganisation zu schaffen. Du darfst dich dabei aber nicht nur eine Skizzierung versteifen, sondern auch Alternativen schaffen. Die Variante, die am meisten Erfolg verspricht, wird dann ausgewählt und auf deren Basis ein Konzept entwickelt. Bei der Konzeptausarbeitung sind folgende Schritte notwendig:

  • Ausgestaltung der Arbeitsablaufgestaltung. Hier gilt es alle Aufgaben zu erfassen, die im zeitlichen, räumlichen und sachlichen Zusammenhang stehen.
  • Dann werde die Arbeitszeiten und der Kapazitätsbedarf bestimmt. Nur wenn dies bekannt ist, sind Arbeitsplätze zu schaffen und zu gestalten.
  • Im Anschluss erfolgt eine effektive Abstimmung aller Arbeitsabläufe.

Die ermittelten Aufgaben solltest du entweder durch EDV erfassen und programmieren oder durch eine Software abdecken.

Die Systemeinführung

Das im Rahmen der Systemgestaltung entwickelte Konzept wird im Rahmen der Systemeinführung in mehrere Aufgabenstufen verteilt und umgesetzt. Um die Systemeinführung erfolgreich gestalten zu können, müssen Mitarbeiter geschult werden und du musst die benötigten Organisationsmittel beschaffen. Wie gut das neue System ist, wird sich schon bald nach Einführung zeigen. In der Regel werden sicherlich die einen oder anderen kleinen Startprobleme auftauchen.

Deshalb ist es wichtig, den Start gut zu überwachen und wenn nötig, Korrekturen vorzunehmen.

Welche Faktoren kann die Erstellung einer Ablauforganisation beeinflussen?

Bei der Erstellung einer Ablauforganisation gilt es für dich, einige Faktoren zu beachten, welche Einfluss auf die Erstellung nehmen können. Zu unterscheiden gibt es hier interne und externe Einflussgrößen.

Beispiel für eine Ablauforganisation: Qualitätsmanagement

Wie ist das Planungssystem strukturiert? Ist es zentral oder dezentral?

Wie ist die Struktur des Informationssystems? Gibt es zur Übermittlung von Informationen ein EDV-System oder wird durch Vorgesetzte übermittelt?

Interne EinflussgrößenExterne Einflussgrößen
Produktionstyp wie beispielsweise Fertigung in der Werkstatt oder FließfertigungMögliche Veränderungen der Rahmenbedingungen im Sinne von einem betrieblichen Handeln
Wie ist es mit der Qualifikation der Mitarbeiter bestellt?Welche rechtlichen Normen müssen beachtet werden? (Sicherheitsvorschriften, Umweltauflagen, arbeitsrechtliche Regelungen etc.)
Wie ist das Planungssystem strukturiert? Ist es zentral oder dezentral?Soziale Normen wie Arbeitsschutzgesetz und Sozialgesetzgebung
Wie ist die Struktur des Informationssystems? Gibt es zur Übermittlung von Informationen ein EDV-System oder wird durch Vorgesetzte übermittelt?Wie sieht es mit der Sicherung oder Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit aus?
Welche Unternehmenskultur herrscht im Unternehmen und wie wird der Umgang mit Mitarbeitern gelebt?Wie ist die Situation am Markt? Gibt es viele Konkurrenten oder wird eine Monopol-Stellung eingenommen?

Fazit

Unter einer Ablauforganisation versteht man eine Organisationsform. Diese hat ihre Grundlagen in der sogenannten Aufbauorganisation. Die Ablauforganisation beschreibt Arbeitsprozesse, bei denen es Personen, Raum, Zeit und Sachmittel zu berücksichtigen gibt. Die Arbeitsprozesse werden durch die Ablauforganisation nach Arbeitsinhalt, Arbeitszeit, Arbeitszuordnung und Arbeitsraum geordnet. Die Ablauforganisation verfolgt das Ziel, die Kapazitätsauslastung zu maximieren und die Durchlaufzeiten zu minimieren. Allerdings führt dies oft zu einem Zielkonflikt, der durch die Gewichtung der Ziele zu beheben ist.