Dienstreise

Die meisten Arbeitnehmer finden sich in ihrem Alltag am angestammten Arbeitsplatz wieder und verrichten dort ihre Arbeit. Doch nicht alle Projekte lassen sich vom Schreibtisch aus erledigen. Für den direkten Kontakt zum Kunden oder die Repräsentation des eigenen Unternehmens auf Messen sind einige Angestellte auf den Wechsel ihres Arbeitsorts angewiesen.

Hinter dem gebräuchlichen Begriff der Dienstreise verbergen sich Reisetätigkeiten, welche Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen außerhalb ihrer alltäglichen Arbeitsstätte tätigen. Zahlreiche Unklarheiten ranken sich derweil um die Frage, welche Zeitintervalle und Ausgaben finanziell geltend gemacht werden können. Wir möchten uns aus diesem Grund diesem zentralen Anliegen widmen.

Dienstreise

Ist Reisezeit gleich Arbeitszeit?

  • Öffentliche Verkehrsmittel

Während der Arbeitszeit ist es gemeinhin möglich, die verbrachte Reisezeit in öffentlichen Verkehrsmitteln als Arbeitszeit werten zu lassen. Dabei spielen die Aktivitäten, mit denen das Zeitfenster gefüllt wird, letztlich keine Rolle. Schläft ein Arbeitnehmer auf der Zugfahrt, die ihn am Vormittag wie vom Chef verlangt zum besagten Termin führt, so kann diese Zeit dennoch geltend gemacht werden. Fallen Zugfahrten oder Flüge nicht in die normale Arbeitszeit, so entscheiden die an den Angestellten gerichteten Aufgaben darüber, ob die verbrachte Zeit dennoch in Form von Überstunden angerechnet werden kann.

  • Fahrt mit dem PKW

Bei der Fahrt im Auto gestaltet sich diese Einschätzung schwieriger. Wird vom Arbeitgeber angeordnet, dass der PKW selbst zu fahren ist, so kann dies als Arbeitszeit angerechnet werden. Schließlich muss der Angestellte seine ganze Aufmerksamkeit dem Straßenverkehr widmen und hat den Zeitraum der Fahrt nicht als Freizeit zur Verfügung. Entscheidet sich ein Angestellter freiwillig für die Anfahrt im Auto, hätte jedoch die Dienstreise auch mit dem Zug antreten können, so kann die Zeitspanne nicht in Form von Überstunden angerechnet werden. Handelt es sich um das eigene Auto, so bietet sich zumindest die Möglichkeit, die Fahrtkosten erstatten zu lassen.

Gesetzliche Richtlinien zur Dienstreise

In den vergangenen Jahren dominierte eine einheitliche gesetzliche Regelung die Frage, ob die Reisezeit auch außerhalb der Kernarbeitszeit finanziell geltend gemacht werden kann. Nach diesem Prinzip, welches dem Arbeitgeber sehr zugute kam, konnte die Reisezeit außerhalb des angestammten Arbeitszeitraums nur dann als Arbeitszeit vergütet werden, wenn der Arbeitnehmer währenddessen arbeitete. Das Beantworten von Mails oder das Lesen einer Projektbeschreibung im Flugzeug oder Dienstwagen schaffte es nur dann in die geleistete Arbeitszeit, wenn die Aufgaben vom Chef selbst vorgegeben wurden. Wer zu dieser Zeit nur Musik hörte oder las, um die Zeit bis zum Eintreffen am Einsatzort zu überbrücken, musste diese Periode als Freizeit wahrnehmen.

Ein neues Urteil des Bundesarbeitsgerichts brachte diese klaren Verhältnisse zuletzt ins Wanken. Kläger war ein technischer Mitarbeiter eines Bauunternehmens, welcher auf eine Dienstreise nach China geschickt wurde. Über den Zeitraum seiner Abwesenheit wurde ihm jedoch nur die normale tägliche Arbeitszeit von acht Stunden angerechnet. Da die Reise allein dem Interesse des Arbeitgebers folgte, ist sie nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts wie Arbeit zu vergüten. Allerdings spielte in diesem besonderen Fall auch der Bautarifvertrag eine entscheidende Rolle.

Die Berechnung der Arbeitszeit vor Ort

Ist die eigentliche Destination der Dienstreise erreicht, so gelten für den Arbeitnehmer die normalen Arbeitszeiten. Füllen die Termine vor Ort die üblichen acht Stunden nicht aus, müssen diese vom Arbeitnehmer dennoch vergütet werden. Damit ist für den Arbeitgeber die Möglichkeit verbunden, den Angestellten während der freien Zeit mit weiteren Aufgaben zu betrauen.

Schwieriger gestaltet sich die rechtliche Lage, wenn die Dienstreise nicht in die eigentliche Arbeitszeit fällt. Findet diese etwa an einem Wochenende statt, an dem der Angestellte laut Arbeitsvertrag keinen beruflichen Pflichten nachkommen muss, so erfolgt die Trennung zwischen Arbeitszeit und Ruhezeit. Das Treffen mit Kunden oder das Vorbereiten und Halten von Seminaren wird der Arbeitszeit angerechnet. Gibt es jedoch Leerlauf zwischen den Terminen, den der Arbeitnehmer für das persönliche Vergnügen nutzen kann, so fallen diese Stunden in den Bereich der Ruhezeit.

Zum Streitfall können Geschäftsessen werden, die während der Dienstreise anberaumt werden. Dient das Treffen mit einem Kunden oder Geschäftspartner ganz klar den unternehmerischen Interessen, so ist das Essen zumeist als Arbeitszeit zu werten. Entscheidet sich der Angestellte aus freien Stücken und aus privatem Vergnügen dafür, mit dem Gegenüber zu speisen, so kann das Geschäftsessen aus juristischer Perspektive auch als Ruhezeit gewertet werden, deren Nutzung dem Angestellten schließlich freigestellt ist.

Bin ich während der Dienstreise stets versichert?

Einmal am Ziel der Dienstreise angekommen, besteht der gesetzliche Unfallversicherungsschutz für den Arbeitnehmer nicht in jeder Situation. Entscheidend für die Absicherung ist der geschäftliche Anlass. Neben den klar vorgegebenen Tätigkeiten zählt dazu etwa auch das Erkunden der Örtlichkeit vor Ort oder das Tanken des zur Dienstreise verwendeten Wagens. Auf den Wegen, die während der Dienstreise zurückgelegt werden müssen, ist ebenfalls nur ein Teil versichert. Dazu zählen die Strecken nach und von der Unterkunft zum eigentlichen Ort der betrieblichen Tätigkeit.

Versicherungen bei der Dienstreise im Ausland

Führt die Dienstreise ins Ausland, so gibt es noch weitere Bestimmungen, die für den Erhalt des Versicherungsschutzes eingehalten werden müssen. So muss der Mitarbeiter im Rahmen eines deutschen Beschäftigungsverhältnisses entsand werden. Darüber hinaus ist es von Bedeutung, dass der Aufenthalt ab der Erteilung zeitlich befristet ist. Ein genereller Ausschluss von der Versicherungsleistung besteht für Gefahrenlagen, die allein in Krisen- und Kriegsgebieten ein realistisches Szenario darstellen. Dazu zählen diverse Gesundheitsgefahren, Krankheiten sowie Entführungen.

Die strukturierte Reisekostenabrechnung

Die Reisekostenabrechnung bietet im Anschluss an die Dienstreise die Möglichkeit, verschiedene Posten finanziell geltend zu machen. Betrieblich Reisende sollten nicht vor dem vermeintlichen Aufwand der Abrechnung zurückschrecken, die selbst bei kurzen Aufenthalten in der Fremde zu ansehnlichen Summen führen kann. Die folgenden Punkte sollten dabei Berücksichtigung finden:

  • Die Fahrtkosten
  • Die Verpflegungsaufwendungen
  • Die Übernachtungskosten
  • Die Reisenebenkosten

Die Kosten aller öffentlichen Verkehrsmittel, welche auf der Dienstreise genutzt werden müssen, können in voller Höhe abgeschrieben werden. Entscheidet sich der Angestellte dazu, die Reise mit dem eigenen PKW zu absolvieren, so kann der individuelle Kilometersatz berechnet werden. Oftmals erscheint es ratsamer, sich für den pauschalen Kilometersatz von 0,30 Euro zu entscheiden. Wird ein Firmenwagen genutzt, um an den Zielort zu gelangen, so ist es selbstverständlich nicht möglich, die Fahrtkosten auf diese Weise geltend zu machen.

Tipp!

Wenn du beruflich viel unterwegs bist, kannst du deine Fahrtkosten als Reisekosten bei den Werbungskosten von der Steuer absetzen. Wie du deine Fahrtkosten steuerlich geltend machst, erfährst du in unserem Blogpost zum Thema Steuererklärung für Kleingewerbe.

Während einer Reise entstehen zudem höhere Verpflegungskosten. Seit einer Reform im Jahr 2014 stehen für Inlandsreisen zwei unterschiedliche Pauschalen bereit. Bei einer Abwesenheit von acht bis zwölf Stunden sind zwölf Euro fällig. Ab der dreizehnten Stunde fällt eine Pauschale von 24 Euro pro Tag an. Bei Dienstreisen ins Ausland orientieren sich die Pauschalen am jeweiligen Preisniveau des Landes. Dementsprechend häufig kommt es zu Korrekturen, die Reisende bei der Reisekostenabrechnung berücksichtigen sollten. Regelmäßig werden die aktuellen Sätze in einem BMF-Schreiben veröffentlicht.

Für die Übernachtungskosten empfiehlt es sich, die Summe über den Beleg geltend zu machen. Der aktuell gültige Pauschalsatz, welcher in Deutschland nur bei 20 Euro pro Nacht liegt, reicht nicht für die Deckung der Kosten aus. Sind die Kosten eines zusätzlichen Frühstücks im Übernachtungspreis enthalten, müssen diese herausgerechnet werden, da sie bereits in den Verpflegungsaufwendungen zu finden sind. Innerhalb Deutschlands wird dafür ein Pauschalbetrag von 4,50 Euro angesetzt. Führt die Dienstreise ins Ausland, so lässt sich der Preis als Pauschalsatz von 20 Prozent fassen.