Reisekostenabrechnung 2024 - Angaben und Beispiele für eine korrekte Abrechnung
Kaum ist dein Team von der Dienstreise zurück, geht es an die Reisekostenabrechnung. Quittungen sammeln, Pauschalbeträge unterschiedlicher Länder anwenden, wichtige Fristen einhalten … Wir verraten, was Selbstständige, Arbeitgeber und Arbeitnehmer rund um die korrekte Reisekostenabrechnung wissen sollten.
Was ist eine Reisekostenabrechnung?
Starten wir mit den wichtigen Basics, nämlich der Definition einer Reisekostenabrechnung: Die Reisekostenabrechnung ist eine Zusammenstellung aller Ausgaben, die dir und Mitarbeitern auf Geschäftsreisen im In- oder Ausland entstehen.
Genug vom lesen? In diesem Video fassen wir dir das Wichtigste rund um deine Reisekostenabrechnungen zusammen.
Diese Kosten kannst du auf deinen Reisekostenabrechnungen angeben
Reisekosten werden in vier Kategorien eingeteilt und unter diesen auch in der Reisekostenabrechnung aufgeführt:
- Fahrtkosten (inkl. Kilometerpauschale)
- Übernachtungskosten
- Reisenebenkosten
- Verpflegungsmehraufwand
Heißt das, dass alles, was in diese vier Kategorien fällt, auf die Abrechnung darf? Nein. Deine Mitarbeiter dürfen nur diejenigen Kosten in der Abrechnung aufführen, die in direktem Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit auf der Geschäftsreise, also ihrem Dienstauftrag, stehen.
Klassische Gründe für Dienstreisen und Auswärtstätigkeiten sind zum Beispiel ihre Teilnahme an Messen, Tagungen oder Weiterbildungen. Auch der Besuch von Kunden, Lieferanten oder Dienstleistern oder die Fahrt zu weiteren Niederlassungen oder Filialen fällt hierunter.
Typische Kosten sind dabei:
- Taxifahrten,
- Eintrittskarten,
- Getränke,
- Parktickets,
- Übernachtungskosten,
- Flugtickets etc.
Es darf also all das in die Abrechnung, was deine Angestellten zahlen, damit sie ihre Termine wahrnehmen und Aufträge erfüllen können. Nicht aber zum Beispiel der private Kinobesuch am Ende des Arbeitstages und die Fahrtkosten dorthin.
Wie lange kann die Reisekostenabrechnung eingereicht werden?
Wie genau die Reisekostenabrechnung erfolgt, schauen wir uns gleich an. Hier vorab kurz zum wichtigen Punkt Fristen. Denn zu oft werden diese versäumt.
Die gesetzliche Verjährungsfrist beträgt drei Jahre. Doch als Arbeitgeber kannst du eigene Fristen für die Einreichung der Reisekostenabrechnungen ansetzen.
Für maximale Transparenz und klare Bedingungen sollten diese Fristen in betriebsinternen Reisekostenrichtlinien festgehalten werden. Idealerweise kommunizierst du diese deinen Angestellten noch vor Vertragsunterzeichnung, spätestens aber vor der Reiseplanung.
Reisekostenabrechnung Pflichtangaben: Das muss darauf
Die Fristen sind jetzt klar. Dann gehen wir Schritt für Schritt weiter für die korrekte Reisekostenabrechnung. Schauen wir uns zunächst die Pflichtangaben für eine Reisekostenabrechnung an:
- der Name des Reisenden
- Zeitpunkt der Reise
- Start und Ziel der Reise
- Grund für die Reise
- ggf. die zurückgelegten Kilometer (Reise im eigenen PKW),
- Bemessungsgrundlage für den Vorsteuerabzug
- alle Quittungen und Belege wie Fahrkarten, Taxiquittungen, Bewirtungsbelege, Übernachtungskosten, pauschale Verpflegungskosten
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Welche Belege brauchst du für eine Reisekostenabrechnung?
Welche Pflichtangaben auf die Reisekostenabrechnung gehören, weißt du jetzt. Außerdem brauchst du für die vollständige Reisekostenabrechnung deiner Mitarbeiter Belege für alle Ausgaben, die zu den vier oben genannten Kategorien angefallen sind. Dazu zählen Belege für:
- Fahrtkosten wie für Bus-, Bahn- und Taxiquittungen, Belege fürs Tanken, die Maut …
- Übernachtungskosten wie Hotelrechnungen bzw. Rechnungen für Pensionen oder Unterkünften
- Verpflegungsmehraufwendungen wie Quittungen für Mahlzeiten
- Reisenebenkosten wie Quittungen für Gepäckaufbewahrung oder Parktickets
Eigenbelege für die Abrechnung von Reisekosten
Was, wenn einmal eine Rechnung verloren geht oder Mitarbeiter unterwegs kleinere Beträge in bar zahlen, die eindeutig beruflich veranlasst sind? Dann darf zur Not ein Eigenbeleg für diese Auslagen ausgestellt werden. Das betrifft zum Beispiel die Kosten für das Parkticket, den Messeeintritt oder auch Trinkgeld.
Hier wichtig: Der Ersatznachweis – sprich Reisekosten-Eigenbeleg – sollte die gleichen Angaben enthalten, die auf der originalen Rechnung zu finden wären:
- Name und Anschrift
- das Zahlungs- bzw. Leistungsdatum
- den Verwendungszweck
- die Belegnummer deiner Buchhaltung
- die entstandenen Kosten – entweder als Einzelpreis oder als kumulierter Gesamtpreis
- Unterschrift
Unser Eigenbeleg-Generator unterstützt dich bei der Online-Erstellung von Eigenbelegen. Du gibst einfach deine Daten in den Eigenbeleg bzw. Ersatzbeleg Generator ein und erhältst deinen selbst erstellten Beleg als PDF per E-Mail und damit ist Schluss mit
- Buchung ohne Beleg
- fehlenden Angaben oder
- zeitfressendem Erstellen eigener (oft fehlerhafter) Eigenbelege.
Spesen in der Reisekostenabrechnung angeben
Wir haben oben bereits von Reisekosten-Pauschalen gesprochen. Wir wollen hier noch einmal kurz darauf eingehen, weil diese Pauschalen gerade für Verpflegungskosten ein wichtiger Punkt sind.
Eine Reisekosten-Pauschale ist ein verbindlicher Spesensatz für den Verpflegungsmehraufwand bei Geschäftsreisen im Inland und Ausland.
Das läuft in der Abrechnung so: Statt der tatsächlich anfallenden Kosten werden Ausgaben für Essen und Getränke in Euro-Pauschalen, also fixen Spesensätzen, in der Reisekostenabrechnung angegeben werden. Als Arbeitgeber erstattest du dann eben diesen Pauschalsatz – und das steuerfrei.
Es gibt dabei große Unterschiede zwischen Spesen in Deutschland und Spesen im Ausland.
Reisekostenabrechnung für Selbstständige
Wir haben jetzt viel über die Abrechnung der Reisekosten bei Angestellten gesprochen. Wie ist das bei Selbstständigen?
Wenn du selbstständig tätig bist, kannst du die Ausgaben für deine geschäftlichen Reisen steuerlich geltend machen. Dazu gehören Fahrten, Unterkunft, Verpflegung und weitere beruflich veranlasste Aufwendungen.
Dafür kannst du deine Ausgaben unter dem Begriff „Reisekosten“ zusammenfassen und als Betriebsausgaben geltend machen – und zwar über die Anlage EÜR bei der Steuererklärung.
Reisekosten durch Kunden abrechnen lassen
Willst du die Reisekosten gegenüber deinen Kunden abrechnen, hast du drei Optionen, die wir hier als Kurzübersicht zusammenfassen:
- Du kalkulierst die Reisekosten vorab in den Angebotspreis ein. So ist für beide Seiten transparent, welche Kosten entstehen bzw. erstattet werden und es gibt keine „Überraschungen“ bzw. möglicherweise Diskussionen im Nachhinein.
- Du stellst deine Reisekosten und Auslagen als steuerpflichtige Nebenleistung in Rechnung. Du berechnest dann die gleiche Umsatzsteuer wie für deine eigentliche Dienstleistung.
- Du erstellst eine Abrechnung und führst deine Auslagen in einer eigenen Rechnung ohne Umsatzsteuer auf. Das bedeutet: Dein Kunde erhält die Originalnachweise bzw. Quittungen und Belege und kann sie als seine Betriebsausgabe geltend machen. Deine Reisekosten sind damit durchlaufende Posten, die dir erstattet werden.
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Übrigens: Nicht nur Selbstständige können Reisekosten von der Steuer absetzen, sondern auch Angestellte.
Dies ist der Fall, wenn ihre Arbeitgeber die Tagespauschale für Verpflegung bzw. die Reisekosten nicht oder nur zum Teil übernehmen. Ihre Ausgaben geben sie in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten an und setzen sie als solche steuerlich ab. So wird ihr zu versteuerndes Einkommen reduziert und sie erhalten indirekt einen Teil ihrer Reisekosten zurück (EStG, §9, Werbungskosten). Mehr dazu erfährst du in unserem Artikel zur Reisekostenerstattung.
Vorsteuer bei Reisekostenabrechnung korrekt abziehen
Die Vorsteuer ist oben im Zusammenhang mit den Pflichtangaben aufgetaucht. Auf sie wollen wir hier noch einmal kurz für die Berechnung der Reisekosten und ihre Abrechnung eingehen: Wenn du Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen möchtest, geht das nur für tatsächlich entstandene Kosten. Nicht aber für die Pauschbeträge wie die Verpflegungspauschale.
Weitere Voraussetzungen:
- Dir liegen ordnungsgemäße Rechnungen vor und die Mehrwertsteuer ist korrekt ausgewiesen.
- Du selbst bzw. dein Unternehmen ist als Empfänger der Leistung ausgewiesen.
Und dann? Bei der Buchführung werden später die Nettobeträge und die Umsatzsteuer separat erfasst. Die Summe der ausgewiesenen Umsatzsteuern ergibt den abzugsfähigen Vorsteuerbetrag.
Beispiel für eine Reisekostenabrechnung
Das war einiges an Theorie bis hierher, oder? Lass uns das Ganze jetzt mit einem Reisekostenabrechnung-Beispiel greifbarer machen:
Nehmen wir dazu an, dein Mitarbeiter besucht eine zweitägige Messe in einer anderen Stadt. Er kauft sich Tickets für die Veranstaltung und für den Zug. Abends geht er auswärts essen und gibt großzügig Trinkgeld, weil es ihm wunderbar geschmeckt hat und der Service ausgesprochen umsichtig war.
Er schläft in einem Hotel, das für sein gutes Frühstück bekannt ist. Das Frühstück ist im Zimmerpreis inkludiert. Vor der Reise kauft er sich noch schnell einen neuen Koffer. Der alte ist beim letzten Flug in seinen Privaturlaub nach Mallorca kaputtgegangen.
Was kann er jetzt beruflich bedingt absetzen bzw. in die Reisekostenabrechnung an dich aufführen?
Mit diesem Beispiel im Gepäck mach dich gern an deine nächste Reisekostenabrechnung. Zwei praktische Tipps dazu haben wir noch:
Vorlage für deine Reisekostenabrechnung
Du bist dir unsicher, ob du an alle wichtigen Angaben gedacht hast? Hol dir hier unsere kostenlose Vorlage für die Reisekostenabrechnung für dich und dein Team.
Schnell und sicher hast du sie mit allen relevanten Informationen ausgefüllt, abgespeichert und zur Erstattung eingereicht.
Reisekostenabrechnung online erstellen
Ein einfacher Weg, um die Reisekosten zu berechnen und Reisekosten abzurechnen, ist, dies online zu erledigen. Gerade wenn du oder deine Mitarbeiter häufig dienstlich unterwegs sind, entsteht schnell viel Papierkram und Quittungen werden falsch zugeordnet oder verlegt. Die Buchhaltung hat alle Hände voll zu tun. Heißt:
Es dauert viel, viel länger, bis die Ausgaben erstattet werden können. Die Reisekosten online zu verwalten, ist bedeutend einfacher und effizienter. Nutze dafür mit deinem gesamten Team unsere Buchhaltungssoftware und unsere smarten Partner-Integrationen. So sind deine Reisekosten mit deiner Buchhaltung automatisch verknüpft und alle Abrechnungen digital ruckzuck fertig.
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Zusammenfassung zur Reisekostenabrechnung
Du siehst: Bei deiner Reisekostenabrechnung ist wichtig, alle Kosten eines Business-Trips wie Übernachtungen, Tickets und Verpflegungspauschalen aufzulisten und alle Belege inkl. jeden Reisekosten-Eigenbeleg aufzuheben und gebündelt einzureichen.
Als Arbeitgeber solltest du immer prüfen, dass die Abrechnung vollständig ist und klar erkenntlich ist, dass die Kosten durch die Dienstreise entstanden sind. Dann kannst du sie steuerfrei erstatten.
