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Fabian Silberer

Fabian Silberer

November 23, 2022

Quittung

Im Zuge des stetig wachsenden Online-Handels ist die klassische Quittung mittlerweile etwas in Vergessenheit geraten. Dennoch ist ein Zahlungsnachweis insbesondere im Rahmen von Bargeldgeschäften unerlässlich. Erfahre hier, wie du deiner Nachweispflicht ganz einfach mit einer Quittung nachkommst.

Was ist eine Quittung?

Bei einer Quittung handelt es sich um eine Empfangsbestätigung für Waren und erbrachte Leistungen. Häufig dienen diese Urkunden zur Dokumentation von Geldleistungen. Jeder Kunde hat gegenüber dir als Verkäufer das Recht auf Ausstellung einer ordnungsgemäßen Quittung. Die genauen Bestimmungen sind in §368 BGB geregelt.

Schon gewusst?

Umgangssprachlich wird der Kassenbon gerne als Quittung bezeichnet. Da hier jedoch die charakteristische Unterschrift fehlt, sind Kassenbons streng genommen keine Quittungen. Kleinstbetragsrechnungen in Quittungsform werden allerdings meist problemlos vom Finanzamt akzeptiert.

Welche Sonderformen der Quittung gibt es?

Es gibt einige Sonderformen, die von einer üblichen Quittung abweichen. Welche das sind und welchen Zweck sie erfüllen, siehst du in folgender Übersicht:

Löschungsbewilligung Ausgleichsquittung Bankquittung
löschungsfähige Quittung erfolgt bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Lieferant bestätigt den Erhalt der Rechnungssumme durch einen Kunden
die Begleichung der Schuld erfolgt ratenweise auf Basis einer Hypothek Arbeitnehmer bestätigt, dass keine Ansprüche gegenüber des ehemaligen Arbeitgebers bestehen Aussteller der Quittung ist die Bank, die Quittung gewinnt im Rahmen eines gerichtlichen Mahnverfahrens an Bedeutung
Quittung mit Beweisfunktion, da Banken als neutral gelten

Welche Funktion bietet dir eine Quittung?

Damit dir dein Vorsteuerabzug beim Barkauf nicht entgeht, benötigst du ein Dokument, das dir diesen Geschäftsvorfall eindeutig belegt. Diese Nachweispflicht erfüllt die Quittung in vollem Umfang. Gegenüber Gläubigern und Finanzamt nehmen Quittungen einen hohen Stellenwert ein. Außerdem haben Käufer das Recht, eine Quittung selbst bei Privatverkauf zu verlangen.

Die Ausstellung von Quittungen erfolgt vorrangig im Zusammenhang mit Bargeld. Da Kontoauszüge nicht als Quittungsersatz gelten, kann der Schuldner diese zusätzlich einfordern.

Welche Angaben muss eine Quittung enthalten?

Damit Quittungen überhaupt an Gültigkeit erlangen, ist deren Vollständigkeit unerlässlich. Im Vergleich zu einer Rechnung fallen Quittungen zwar knapper aus, dennoch solltest du folgende Informationen keinesfalls unberücksichtigt lassen:

  • Die Bezeichnung des Dokuments mit der Bezeichnung „Quittung“
  • Name des Quitungsempfängers
  • Ausstellungsdatum und -ort
  • Art des Produkts/ der Produkte
  • Menge des Produkts/ der Produkte
  • Steuerbetrag (7 % oder 19 %)
  • Bruttopreis in Zahlen und Worten
  • Unterschrift vom Zahlungsempfänger

Bei diesen genannten Angaben handelt es sich um Mindestangaben, du kannst also weitere Informationen aufführen. Bei mehreren Belegen empfiehlt es sich außerdem, diese mit einer Belegnummer fortlaufend zu kennzeichnen, damit sich diese später eindeutig den Geschäftsvorfällen zuordnen lassen.

Du kannst auch eine Quittungsvorlage für Word oder Excel nutzen, die bereits alle Pflichtangaben enthält:

Quittungsvordruck-Vorlage-Muster-Sevdesk
Kostenlose Quittungsvorlage zum Herunterladen

Wie stellst du eine Quittung aus?

Beim Erstellen von Quittungen hast du die Wahl, ob du diese handschriftlich oder elektronisch erstellen möchtest. Entscheidest du dich für die altbewährte handschriftliche Variante, so ist im Schreibwarenhandel ein ganzer Quittungsblock erhältlich, der dir das Quittung schreiben enorm erleichtert.

Ein solcher Block enthält bereits einen Quittungsvordruck mit allen in Deutschland notwendigen Pflichtangaben. Der Quittungsbeleg ist zudem selbstdurchschreibend, sodass du direkt eine Kopie für deine eigene Buchhaltung erhältst.

Tipp zur E-Quittung:

Bei der Variante der E-Quittung erhältst du eine Quittungsvorlage, mit deren Hilfe du deine Quittung online erstellen kannst. Die online Quittung kannst du anschließend als Dokument im PDF-Format speichern und ausdrucken.

Mehr zur E-Quittung

Unterschied zwischen Quittung und Rechnung

Eine Rechnung enthält im Vergleich zu einer Quittung mehr Informationen wie unter anderem Kunden- und Rechnungsnummer, Zahlungshinweise und deine Steuernummer. Im Wesentlichen erfüllen sie folgenden Zweck:

Quittung Rechnung
Bestätigung eines Zahlungseingangs Ausweisung von Forderung gegenüber Schuldnern
Info zur Kleinbetragsrechnung:

Für Kleinbetragsrechnungen bis 150 Euro gelten vereinfachte Bestimmungen, sodass hierfür eine Quittung ausreicht und keine Rechnung notwendig ist.

Quittung als Rechnungsersatz

Da eine Quittung nicht alle Angaben einer Rechnung beinhaltet, wird diese offiziell auch nicht als Rechnungsersatz anerkannt. Enthält die Quittung alle Bestandteile einer ordnungsgemäßen Rechnung, so werden beide Dokumente gleich behandelt. Ausschließlich in diesem Fall kann deine Quittung eine Rechnung ersetzen.

Vermeide diese Fehler bei der Quittungsstellung

Weit verbreitete Fehlerquellen sind folgende:

Alle erforderlichen Pflichtangaben Ausweisung des Steuerbetrags
Bleibt nur eine der Mindestangaben aus, verliert die Quittung sofort ihre Gültigkeit, d.h. die Rechtskräftigkeit deiner Quittung erlischt. Informiere dich bereits im Vorfeld, ob für deine Waren oder Dienstleistungen ein Steuersatz von 7 % oder 19 % anfällt.

So gehst du bei einer verlorenen Quittung vor

Im Falle einer verlorenen Quittung besteht dennoch die Chance, diesen Betrag steuerlich geltend zu machen durch:

  1. Ausstellung einer Ersatzquittung
  2. bei kleinen Rechnungssummen: einen Eigenbeleg ausstellen

Letzterer kann handschriftlich und formlos erfolgen, lediglich die üblichen Angaben einer Quittung müssen enthalten sein. Von dieser Möglichkeit solltest du ausschließlich in Notfällen Gebrauch machen, ansonsten besteht die Gefahr auf Kürzung deines Betriebsausgabenabzugs.

Hinweis: Kleinunternehmer-Quittung

Kleinunternehmer sind nach dem Steuerrecht von der Umsatzsteuer befreit. Somit weisen deren Quittungen keinen Mehrwertsteuerbetrag aus. Demzufolge ist die Angabe des Nettobetrags ausreichend.

Die Quittung ist um den Hinweis auf Steuerbefreiung zu ergänzen. Auf Quittungsblöcken ist der Steuersatz stets durchzustreichen.

Quittung verbuchen

Alle Quittungen, die sich auf die Steuer deines Unternehmens auswirken, sind in deiner Buchhaltung zu erfassen. Zur eindeutigen Zuordnung der einzelnen Geschäftsvorfälle ist es hilfreich:

  1. wenn du jede Quittung Vorlage mit einer eigenen Nummer kennzeichnest.
  2. Anschließend erfolgt die Zuordnung nach einzelnen Sachgebieten und Steuersätzen.

Danach steht der Buchung der einzelnen Quittungen nichts mehr im Wege.

Tipp zur Aufbewahrung von Quittungen

Da Quittungen das Vermögen deines Unternehmens beeinflussen und vom Finanzamt stichprobenartig überprüft werden, sind diese für einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren aufzubewahren.

Nutze eine GoBD-konforme Archivierungssoftware, die deine Belege digital und rechtssicher archiviert.

Mehr zur Archivierungssoftware

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