Zahlungsnachweis

Jeden Tag fallen Unmengen an Bezahlvorgängen an. Deine Kunden bezahlen ihre Rechnungen, du musst deine Lieferanten bezahlen. Schnell kann hier mal ein Zahlungsvorgang nicht mehr nachzuvollziehen sein oder der Eingang einer Rechnung ist nicht festzustellen. In diesem Fall, egal ob beruflich oder privat, kann ein Zahlungsnachweis sehr wichtig sein.

Das erwartet dich heute:

Was ist ein Zahlungsnachweis?

Als Zahlungsnachweis ist ein Beleg zu verstehen, aus dem hervorgeht, dass eine Zahlung tatsächlich geleistet wurde. Als Zahlungsnachweis werden sowohl Kassenbons, Bestätigungen einer durchgeführten Überweisung und andere Belegarten anerkannt. Der Zahlungsnachweis kann auch als Beweisstück bezeichnet werden.

Arten von Zahlungsnachweisen

Es gibt viele Arten von Belegen, die im privaten Alltag oder in geschäftlichen Verbindungen als Zahlungsnachweis dienen. Doch was bedeuten diese Zahlungsnachweise und wie rechtskräftig sind sie?

Zahlungsnachweis bei Barzahlung

Bei Barzahlung begegnet dir am häufigsten der Kassenbon. Vor allem im Einzelhandel stellt der Kassenbon für deine Kunden einen Zahlungsnachweis dar. Für deinen Kunden ist der Kassenbon sehr wichtig, für dich als Unternehmer gibt es allerdings einige Dinge zu beachten. Du musst wissen, dass ein Kassenbon nur bis zu einem Gesamtbetrag in Höhe von 250 € inklusive der USt als Kleinbetragsrechnung anerkannt wird. Ab dem Jahr 2020 wird für dich als Händler der Kassenbon nicht nur als Zahlungsnachweis noch wichtiger. Ab dem 01.01.2020 gilt die sogenannte Kassenbonpflicht, d.h. du als Händler bist verpflichtet, jedem Kunden einen Kassenbon in die Hand zu drücken.

Zahlungsnachweis bei Einzugsermächtigung

Eine Einzugsermächtigung ist als Zahlungsnachweis ebenfalls gültig. Voraussetzung ist allerdings, dass die erfolgte Transaktion über den entsprechenden Kontoauszug nachgewiesen werden kann. Nur die erfolgte Genehmigung für einen Bankeinzug ist natürlich kein Nachweis.

Zahlungsnachweis bei Banküberweisung

Erfolgt durch eine Bank oder ein Bankinstitut eine Überweisung, so muss die Bank die Durchführung der Zahlung auf dem Einzahlungsbeleg saldiert, also bestätigt werden. Es reicht als Zahlungsnachweis nicht aus, einen Einzahlungsbeleg vorzulegen, auf dem nur „Eingegangen“ oder „Zur Überweisung angenommen“ vermerkt wurde. Bei Überweisungen kann auch der Kontoauszug als Zahlungsnachweis eingereicht werden. Du musst aber darauf achten, dass auch hier die tatsächliche Durchführung der Überweisung, die Höhe des überwiesenen Betrages und der Name des Auftraggebers auf dem Kontoauszug ersichtlich sind. Erst in diesem Fall ist der Kontoauszug ein gültiger Zahlungsnachweis.

Zahlungsnachweis bei Online-Banking

Beim Online-Banking zählt die sogenannte Umsatzliste, auch elektronischer Bankauszug genannt, zu den anerkannten Zahlungsnachweisen. Überdies haben auch hier ein Kontoauszug mit allen geforderten Daten oder eine Bestätigung durch die Bank über die erfolgte Überweisung Gültigkeit als Nachweis. Nur der Ausdruck für den Auftrag zur Überweisung ist hingegen nicht ausreichend.

Zahlungsnachweis bei Kreditkarten-Zahlung

Auch bei der Zahlung mit Kreditkarte gibt es einen gültigen Zahlungsnachweis. Diesen bekommst du in Form deiner Kreditkartenabrechnung durch die Kreditkartenfirma. Gültig ist auch der Kontoauszug, der dir in der Regel einmal im Monat mit der Abrechnung für die Kreditkarte zugeht.

Tipp!

Mit dem Buchhaltungsprogramm von sevDesk bist du auf der sicheren Seite, wenn es um das Stellen und Begleichen von Rechnungen geht. Durch die Bankanbindung hast du stets einen Überblick über Zahlungsein- und ausgänge!

Was ist der Unterschied zwischen Zahlungsnachweis und Zahlungsbestätigung?

Den Zahlungsnachweis brauchst du, um einem Lieferanten, Händler etc. nachzuweisen, dass deine erworbene Ware auch rechtmäßig bezahlt wurde. Der Zahlungsnachweis wird oft auch mit der Zahlungsbestätigung verwechselt. Zwischen beiden besteht aber ein großer Unterschied. Bei der Zahlungsbestätigung handelt es sich um eine schriftliche Information von deinem Gläubiger, dass auf seinem Konto deine Zahlung gutgeschrieben wurde. In dem Moment, in dem eine Zahlungsbestätigung versendet wird, gilt ein Kaufvorgang als abgeschlossen. Auch Bon oder Quittung stellen eine Zahlungsbestätigung dar.

Welche Funktion hat für dich eine Quittung?

Die Quittung ist eine Empfangsbestätigung für eine Leistung oder eine Lieferung. In der Regel wird die Quittung häufig für den Empfang von einem Geldbetrag ausgestellt. Die Quittung dient seinem Empfänger als Zahlungsnachweis. Es spielt dabei keine Rolle, um welche Art von Lieferung oder Leistung es sich handelt. Dein Lieferant kann beispielsweise immer die Ausstellung einer Quittung von dir verlangen. Vor allem bei Geschäften mit Barzahlungen wird sehr häufig die Quittung verwendet. Die Quittung dient dir nicht nur als Zahlungsnachweis, sondern auch als Nachweis gegenüber dem Finanzamt.

Zahlungsnachweis Quittungsvordruck Vorlage
Quittungsvordruck Vorlage

Fazit

Es ist sehr wichtig, dass bei der Abwicklung von Geschäften, egal ob Privatperson oder Geschäftsperson, immer ein Zahlungsnachweis vorhanden ist. Diesen gibt es in Form von einem Kassenbon, als Quittung oder Kontoauszug. Ein elektronischer Auszug reicht. Wichtig zu wissen ist auch, dass ein Zahlungsnachweis immer vom Empfänger einer Leistung oder Ware erbracht werden muss.