Kostenstellenrechnung

Die Kostenstellenrechnung dient der genauen Zuordnung der Kosten innerhalb des Betriebes. Ihr Ziel ist es, Transparenz zu schaffen, Einsparungspotential aufzuzeigen und Kostenplanung und Kontrollen zu ermöglichen. Wir zeigen dir heute, worauf du bei der Kostenstellenrechnung achten musst und wie sie funktioniert.

Das erwartet dich heute:

Alles Wichtige haben wir auch in einem Video für dich zusammengefasst:

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Definition – Kostenstellenrechnung

Kostenstellen sind Teilbereiche des Unternehmens, die kostenrechnerisch selbständig behandelt und abgerechnet werden. Jede Kostenstelle steht hierbei für einen eigenen Unternehmensbereich wie zum Beispiel Vertrieb, Instandhaltung oder Reparatur. Als Kostenstelle versteht man somit eine betriebliche Abrechnungseinheit, für die Gemeinkosten gesondert erfasst werden und auf die Kostenstellennutzer aliquot weiter verrechnet werden.

Je genauer die Einteilung der Kostenstellen ist, desto exakter können die Kontrolle und Planung ausfallen. Daraus ergibt sich dann entsprechendes Optimierungspotential, das im Zuge des Controllings aufgedeckt wird. Jedoch bedeutet eine feinere Einteilung der Kostenstellen auf der anderen Seite auch erhöhte Kosten, da diese Genauigkeit einen administrativen Aufwand bedeutet. Das Ziel der Kostenstellenrechnung wird zudem stark von der Unternehmensgröße beeinflusst.

Kostenstellrechnung – Was ist das?

Die Kostenrechnung erfasst alle Kosten, die in einem Unternehmen angefallen sind.

Diese Methode ist einer der Schritte in der übergeordneten Kostenrechnung. Um das Prinzip der Kostenstellenrechnung besser verstehen zu können, lohnt es sich, einen Blick auf den Aufbau der gesamten Kostenrechnung zu werfen.

Diese besteht aus insgesamt drei Teilbereich:

  • Kostenartenrechnung: Hier werden alle Kosten nach Kostenart gesammelt und gegliedert. Die Kostenartenrechnung beantwortet also die Frage: WELCHE Kosten sind angefallen?
  • Kostenstellenrechnung: Bei der Kostenstellenrechnung werden die Gemeinkosten – jene Kosten, die keinem bestimmten Produkt zuordbar sind – auf die jeweiligen Kostenstellen aufgeteilt. Bei der Kostenstellenrechnung wird also die Frage WO sind die Kosten angefallen? beantwortet.
  • Kostenträgerrechnung: Der letzte Schritt ist die Kostenträgerechnung. Hierbei wird mittels eines Kalkulationsverfahren ermittelt wofür die Kosten eines Kostenträgers innerhalb einer definierten Periode angefallen sind.

Kostenstellenrechnung in der Buchhaltung

Die Kostenstellenrechnung ist der zweite Teilbereich in der Kostenrechnung und dient alle Kosten so herunterzubrechen, dass man am Ende die Kosten für den einzelnen Kostenträger – beispielsweise ein konkretes Produkt – vorliegen hat.  In der Buchhaltung stellt sie einen Teilbereich der Kostenrechnung dar und bildet die Grundlage für die Kostenträgerrechnung. Sie stellt damit die Verknüpfung zwischen Kostenarten und Kostenträgerrechnung dar und sollte dementsprechend im beschriebenen Gesamtkontext betrachtet werden.

Aus der Kostenstellenrechnung geht hervor welche Kostenstelle wirtschaftlich gut agiert und wo noch Verbesserungspotenzial vorliegt. Anhand einer regelmäßigen Kontrolle der Ergebnisse kann eine mögliche Umstrukturierung des Betriebes mit dem weiteren Ziel zur Gewinnmaximierung durchgeführt werden. Außerdem lassen sich die gewonnen Erkenntnisse auch in anderer Form weiterverwenden. So können sie etwa genutzt werden um zu klären, welche Margen mit welchen Produkten generiert werden können. Dadurch ist auch schon erkennbar worin ein großer Vorteil der Kostenstellenrechnung besteht: sie ermöglicht, die berechneten Werte vielfältig zu nutzen.

Was ist die Kostenstellenrechnung?

Bei der Kostenrechnung befinden wir uns im Bereich der externen Buchhaltung, zudem dient sie dem Controlling zur Erfolgsermittlung.

Im Rahmen der Kostenstellenrechnung werden die einzelnen Kostenarten auf die jeweiligen Kostenstellen weiter verrechnet. Dieser Prozess wird oft auch „umlegen“ der Kosten genannt. Ziel ist eine exakte, möglichst genaue Zuordnung der entstandenen Kosten für das Produkt. Sie hilft also dabei, jene Kosten, die nicht direkt dem Produkt zuzuordnen sind, zu sammeln und später nach bestimmten Verteilungsschlüsseln auf die Kostenträger zuzuordnen. So sieht man als Unternehmen welches Produkt wirtschaftlich rentable ist und kann die Produktionspalette daraufhin optimieren. Gleichzeitig wird klar, welche Kosten nicht direkt zurechenbar sind und deshalb durch einen Schlüssel verteilt werden müssen. Ein Beispiel dafür ist etwa die Miete für eine Produktionshalle, in der unterschiedliche Güter hergestellt werden.

Tipp

Neben der Kostenstellungsrechnung musst du als Selbstständiger noch weitere Dinge, die die Buchhaltung betreffen, beachten. Welche das sind, erfährst du auf unserem Blog.

Aufgaben der Kostenstellenrechnung

Bei der Kostenstellenrechnung ermittelst du den Erfolg eines Produkts durch die Gegenüberstellung von tatsächlichen Kosten und Leistungen. Somit dient sie dem Controlling als Instrument zur Überprüfung der Wirtschaftlichkeit und Messung der Erreichung von Zielvorgaben. Die Kostenstellenrechnung ist somit eines der wichtigsten betriebswirtschaftlichsten Instrumente um den Unternehmenserfolg auf zu messen. Auf langfristige Sicht werden aufgrund von Kostenstellenrechnung im Unternehmen Entscheidungen gefällt, die maßgeblich zur Gewinnmaximierung beitragen können. Somit kann gesagt werden, dass die Kostenrechnung häufig die Grundlage für strategische, wirtschaftliche Entscheidungen bildet.

Direkte und indirekte Kosten

Die Einzelkosten, auch „direkte“ Kosten genannt, können dem Kostenträger direkt zugerechnet werden. Die Gemeinkosten, auch als „indirekte“ Kosten bezeichnet, sind im Gegensatz nicht direkt dem Kostenträger zuzuordnen, da sie noch auf andere Stellen übergehen und sich nicht eindeutig zuordnen lassen. Addiert man die Einzelkosten und die anteilig umgelegten Gemeinkosten, so spricht man von den Gesamtkosten.

Beispiel aus der Praxis: 

Bei der Herstellung eines Tisches benötigst du verschiedene Rohstoffe wie Holz und Klebstoff.

In diesem Fall ist der Tisch aus unser Kostenträger und wir wollen wissen, welche Kosten für die Produktion anfallen.

Für den Rohstoff Holz fallen Einzelkosten an, denn du hast genaue Produktionsvorgabe, wie viel Holz du pro Tisch zu Fertigstellung benötigen darfst. Die Kosten des eingekauften Holzes für diesen Tisch sind somit direkt dem Tisch zuordnbar.

Nehmen wir an, dass nicht exakt eine Flasche Klebstoff pro Tisch gebraucht wird. Der Klebstoff gehört somit dann zu den Gemeinkosten, da die Menge nicht genau pro produzierter Einheit zuordnbar ist und im Betrieb auch für andere Produkte wie Stühle universell eingesetzt wird.

Gliederung der Kostenstellen

Innerhalb der Kostenstellenrechnung werden Kostenstellen in unterschiedliche Kategorien gegliedert, die wir dir nun einzeln näher vorstellen werden.

Hilfskostenstellen

Hilfskostenstellen geben ihre Leistung an andere Kostenstellen ab, das heißt die hier anfallenden Kosten werden auf die Hauptkostenstellen umgelegt. Typische Beispiele in der Praxis sind oft die Kantine oder IT-Service. Der Prozess der Umlegung dieser Kosten wird in der Buchhaltung auch innerbetriebliche Leistungsverrechnung genannt.

Hauptkostenstellen

Alle Kosten die hier entstehen werden durch Kalkulationszuschläge direkt den einzelnen Kostenträgern zugerechnet. Die Hauptkostenstellen stehen typischerweise im Fokus der Kostenrechnung.

Nebenkostenstellen

Hier werden alle Kosten der Nebenproduktion erfasst. Diese werden direkt mit Hilfe eines Zuschlagsatzes weiter verrechnet. Ein gängiges Beispiel aus der Praxis ist hierfür eine Abfallverwertung.

Vorkostenstellen

Vorkostenstellen erzeugen unfertige Produkte, welche für den weiteren Produktionsprozess nötig sind. Im Gegensatz zu Hilfskostenstellen, fallen diese Kosten aber direkt auf die Fertigung des konkreten Produktes um und können somit direkt zugerechnet werden.

Ablauf der Kostenstellenrechnung

Wir haben nun bereits viel Theorie rund um die verschiedenen Kostenstellen und die Kostenstellenrechnung generell vermittelt – nun ist es Zeit für Praxis. Wie läuft die Kostenstellenrechnung konkret ab? Wir gehen die einzelnen Schritte mit dir durch.

Aufteilung der Kostenstellen

Abhängig von der Branche und Strukturierung des Unternehmens im Controlling, unterscheidet sich der Aufbau der Kostenstellen. Die klassische Aufstellung der Hauptkostenstellen in der Buchhaltung ist meist jedoch folgende:

  • Material
  • Fertigung
  • Vertrieb
  • Verwaltung

Je nach Betrieb können jedoch noch weitere Kostenstellen hinzugefügt werden. Das Controlling hat hierbei die Aufgabe die Kostenstellenrechnung den eigenen, spezifischen Unternehmensanforderungen anzupassen und somit zu optimieren.

Auch sind manche Unternehmen durch eine bestimmte Aufbauorganisation geprägt, daher kann eine die Aufteilung im Controlling auch folgendermaßen aussehen:

  • Klassische Aufteilung nach Funktion: Material-, -Fertigung-, Verwaltung- und Vertriebsbereich
  • Aufteilung nach räumlicher Orientierung:
    • Einzelne Standorte
    • Inland
    • Ausland
  • Aufteilung nach Verantwortungsbereichen:
  • Abteilungen
  • Personen
kostenstellenrechnung.

Ablauf der Kostenstellenrechnung

Verteilung der Kosten

Um die Kostenstellenrechnung nun korrekt durchzuführen, musst du als erstes die Kosten aus der Kostenartenrechnung den richtigen Kostenstellen zuordnen – nämlich dort, wo diese tatsächlich auch angefallen sind. Dafür siehst du dir als erstes den Kostenartenplan an, dort sind alle Primärkosten nach Kostenart gegliedert (Fertigungsmaterial, Miete, Löhne & Gehälter etc.).

Die Kosten wurden also schon nach den jeweiligen Kostenarten unterteilt. Im zweiten Schritt geht es darum die Gemeinkosten im Rahmen der Kostenstellenrechnung zu verteilen. Hierfür brauchst du einen Betriebsabrechnungsbogen (BAB).

Verteilung der Gemeinkosten mit Hilfe des BAB

Ein Betriebsabrechnungsbogen, kurz als „BAB“ bezeichnet, dient dazu, die Gemeinkosten auf die Kostenstelle aufzuteilen und ist somit ein zentrales Element der Kostenstellenrechnung. Es gilt also herauszufinden, wo im Betrieb tatsächlich die Kosten angefallen sind. Nach welchem Schema läuft das ab? Hierfür brauchst du die richtige Bezugsgröße. Diese muss entweder selbst erarbeitet werden oder ist im Unternehmen bereits vorgegeben. Achtung: Bei mehreren Kostenarten hast du auch mehrere Bezugsgrößen.

Typische Bezugsgrößen sind:

  • m² bei Mietkosten
  • Personenanzahl bei Gehaltskosten
  • kw/h bei Stromkosten
  • Arbeitsstunden bei Hilfskosten

Sehen wir uns diese Vorgehensweise anhand eines Beispiels aus der Praxis genauer an:

Als Gemeinkosten liegt eine Stromabrechnung vor. Jede Kostenstelle bezieht Strom, wir wollen in diesem Beispiel jedoch nun herausfinden in welche Höhe der Verbrauch pro Kostenstelle ist.

Als Verteilschlüssel zur Bemessungsgrundlage ziehen wir die tatsächliche Leistung des Stroms in kw/h heran.

Die Stromkosten für den gesamten Monat liegen bei 5.000 Euro. Wir teilen den Gesamtbetrag auf die jeweiligen Kostenstellen auf. Dasselbe machen wir auch mit allen anderen anfallenden Gemeinkosten (Gehalt, Miete, etc.).

Als Selbstkontrolle nach Fertigstellung eines BAB gilt: Die Summe der Gemeinkosten ist auch gleich die Summe aller Hauptkostenstellen. Es geht somit immer darum, die angefallenen Kosten möglichst exakt zuzuordnen.

Unterscheidung zwischen Primär- und Sekundärkostenrechnung

Beim internen Rechnungswesen wird nicht nur zwischen Einzel- und Gemeinkosten unterschieden, sondern auch zwischen Primär-und Sekundärkosten.

Primärkosten

Unter Primärkosten versteht man auch oft primäre Gesamtkosten. Hierbei handelt es sich also die Summe der Kosten von Produkten oder Dienstleistungen, welche das Unternehmen überwiegend typischerweise nicht selbst herstellt, sondern extern bezieht. Die verursachten Kosten werden dann der Kostenstelle zugeordnet und verrechnet. Hierbei werden auch die Betriebsmittelkosten schon mit einberechnet.

Beispiele für Primärkosten sind zum Beispiel Löhne und Gehälter, Mietkosten und Bürokosten. Zusätzlich können Primärkosten noch in verschiedene Kostenarten unterteilt werden:

  • Personalkosten
  • Materialkosten
  • Betriebsmittelkosten
  • Fremdleistungskosten

Sekundärkosten

Bei Sekundär- oder sekundären Gemeinkosten, handelt es sich um Kosten, die durch Produkte oder Dienstleistungen erzeugt werden, welche das Unternehmen selbst produziert und aufbraucht. Diese Kosten lassen sich im Gegensatz zu Primärkosten keiner genauen Kostenstelle zuordnen, du verrechnest sie deshalb an mehrere Kostenstellen weiter. Zusätzlich können Sekundärkosten noch in variable und fixe Kosten unterteilt werden.

Sekundärkosten sind Teil des innerbetrieblichen Leistungsaustausches und werden über die Kostenverrechnung auf die Kostenstellen umgelegt.

Primärkostenrechnung – Beispiel

Sehen wir uns dazu doch gleich ein Beispiel aus der Praxis an:

Wir haben ein Unternehmen und benötigen neues Büromaterial wie Mappen und Schreibmittel für den Vertrieb. Bei den hier entstandenen Kosten handelt es sich also um Primärkosten. Wenn in der Produktion eine Maschine kaputtgeht und diese von einer extern beauftragten Firma repariert wird, spricht man ebenso von Primärkosten, da die Leistung von außen bezogen wird.

Sekundärkostenrechnung – Beispiel

Gehen wir auch hier von einer kaputten Maschine in der Produktion aus. Diese wird allerdings von einem hauseigenen Techniker gewartet und repariert. Wir können die Kosten für die Reparatur zwar der Kostenstelle “Produktion“ zuordnen, aber keinem bestimmten Produkt. Der Haustechniker kümmert sich ja schließlich nicht nur um Maschine A, sondern auch um alle anderen technischen Geräte, daher werden seine geleisteten Stunden mit Hilfe des Betriebsabrechnunsgbogens über die Sekundärkostenverrechnung umgelegt.

Fazit

Durch eine ordentlich durchgeführte Kostenrechnung wird ein wirtschaftliches Abbild des Unternehmens in Form von Zahlen hergestellt und dieses bildet die Basis für die Abrechnung innerbetrieblicher Leistungen. Das Resultat ist vor allen für die langfristige strategische Planung von hoher Bedeutung, da durch die Kostenrechnung und insbesondere die Kostenstellenrechnung wirklich ganzheitlich abgebildet wird, wo welche Kosten anfallen – dadurch wird auch klarer, welche Erlöse durch welche Produkte erzielt werden können. Das aufbereitete Datenmaterial kannst vielfältig nutzen und ist eine ideale Grundlage für strategische Entscheidungen.

Das Controlling kann beispielsweise pro Geschäftsperiode einen Soll-Ist-Vergleich durchführen und so eine Bewertung ziehen. Anhand der Auswertung und Interpretation der Ergebnisse werden im Unternehmen wichtige Entscheidungen gefällt, Planungen erstellt und Kontrollen durchgeführt. Die Kostenrechnung ist somit ein wichtiges Dokumentations-, Planungs- und Kontrollinstrument für jeden Betrieb.

Unternehmen, die ihre Kostenrechnung unter Kontrolle haben, können daraus langfristige Vorteile gegenüber Konkurrenten ziehen. Je besser man das eigene Unternehmen kennt, desto exakter kann geplant werden, desto enger kann kalkuliert werden und desto weniger unnötige Kosten werden entstehen. Gutes Controlling, welches die Kostenaufteilung- und Struktur seines Betriebes im Blick hat und Zahlen dementsprechend adjustieren kann, wird in Zukunft an den richtigen Stellen Geld sparen und maximiert somit den Gewinn des Unternehmens.