Außerordentliche Aufwendungen

Das ordnungsgemäße Verbuchen deiner Aufwendungen ist in einem laufenden Geschäftsbetrieb unumgänglich. Dabei stellen außerordentliche Aufwendungen eine besondere Abschreibung dar. Doch was gehört zur Kategorie der außerordentlichen Aufwendungen und wo werden diese in deinem Jahresabschluss aufgeführt? Das erfährst du in diesem Beitrag.

Das erwartet dich heute:

Was sind außerordentliche Aufwendungen?

Außerordentliche Aufwendungen müssen zwar einen Zusammenhang mit deinem Betrieb haben, sind aber im Allgemeinen eher eine Ausnahme. Sie treten also nicht periodisch auf, sondern entstehen zusätzlich zu den normalen Kosten deines Betriebs. Als Synonym gilt in der Betriebswirtschaft auch häufig der Begriff des außerordentlichen Aufwands.

Beispiel:

Ein Unwetter hat das Dach deiner Produktionsstätte beschädigt. Die Kosten für die Reparatur kannst du als außerordentliche Aufwendungen verbuchen.

Was sind außerordentliche Kosten?

Außerordentliche Kosten sind Kosten, die nicht mit dem gewöhnlichen Geschäftsbetrieb in Zusammenhang stehen, durchaus aber für den Zweck deines Unternehmens wichtig sind.

Beispiel:

Außerordentliche Kosten können die Beschaffungen von Material zur Instandsetzung der Betriebsstätte sein.

Welche Aufwendungen gelten nach HGB als außerordentlich?

Das Handelsgesetzbuch, kurz HGB, regelt die Posten für außerordentliche Erträge sowie außerordentliche Aufwände wie folgt:

Unter den Posten außerordentliche Erträge und außerordentliche Aufwendungen sind Erträge und Aufwendungen auszuweisen, die außerhalb der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit der Kapitalgesellschaft anfallen.

Zitat aus § 277 Abs. 4 HGB

Es handelt sich also um Kosten, die nicht zum normalen Geschäftsbetrieb anfallen, weshalb sie das eigentliche Jahresergebnis verfälschen würden. Eine gesonderte Angabe in deinem Jahresabschluss ist aus diesem Grund unumgänglich. Nach dieser Definition können außerordentliche Kosten zum Beispiel Steuernachzahlungen sein. Auch die Instandsetzung nach einem Feuer oder Unwetter gehören zu den außerordentlichen Kosten eines Unternehmens.

Tipp!

Der Jahresabschluss ist eine komplexe Angelegenheit, bei der du einiges beachten musst. Daher haben wir Tipps für dich, wie du Schritt für Schritt deinen Jahresabschluss erstellen kannst.

Unterschied zwischen Aufwendungen und Kosten

Die Betriebswirtschaft unterscheidet zwischen Kosten und Aufwendungen. Kosten entstehen im Zusammenhang mit dem betriebszweckbezogenen Güterverkehr deines Unternehmens. Das heißt, sie stehen in direkter Verbindung zum Zweck deiner Firma. Dabei ist es wichtig, dass die verwendeten Materialien noch nicht zu einem betriebswirtschaftlichen Gut weiterverarbeitet wurden.

Wichtig!

Unter einem Aufwand wird der Wert einer verbrauchten Dienstleistung oder von Gütern verstanden. Ein Aufwand mindert das Unternehmenskapital für den angegebenen Zeitraum. Die Minderung kann sowohl nicht-betrieblichen als auch betrieblichen Ursprungs sein. Um von einem Aufwand sprechen zu können, muss also ein erfolgswirksamer Geschäftsvorfall eintreten. Der Aufwand wird auch häufig als Aufwendungen bezeichnet. Im Rechnungswesen ist es also völlig irrelevant, welchen Begriff du verwendest.

 
Prinzipiell gilt der Grundsatz, dass alle Kosten als Aufwendungen gesehen werden können. Gleichzeitig sind aber nicht alle Aufwendungen als Kosten zu bezeichnen.

Welche Aufwendungen kennst du aus deinem Unternehmen?

Während des normalen Geschäftsbetriebs wirst du mit verschiedenen Arten von Aufwendungen konfrontiert, die in folgenden Gruppen aufgeteilt werden können:

  • Periodenfremde Aufwendungen: Hierzu gehören alle durch den normalen Betriebsprozess entstandenen Aufwendungen, die allerdings einer anderen Periode als der derzeitigen zugeordnet werden müssen. Ein typisches Beispiel hierfür sind die Gewerbesteuern, die zwar im Vorjahr entstanden sind, aber erst im laufenden Geschäftsjahr beglichen werden müssen.
  • Betriebsfremde Aufwendungen: Betriebsfremde Aufwendungen sind alle Ausgaben, die in keinem Zusammenhang mit deinem Unternehmen stehen. Typische, betriebsfremde Aufwendungen sind Spenden an gemeinnützige Vereine oder Verluste aus Spekulationsgeschäften.
  • Außerordentliche Aufwendungen: Das sind typische Aufwendungen, die zwar aus dem normalen Geschäftsbetrieb entstehen, allerdings eher untypisch sind. Das ist der Fall, wenn zum Beispiel deine Produktionsstätte aufgrund eines Unwetters renoviert oder repariert werden muss.
  • Neutrale Aufwendungen: Die neutralen Aufwendungen stehen in keinem Zusammenhang mit deinem eigentlichen Unternehmen. Zudem entstehen neutrale Aufwendungen sehr unregelmäßig und in unterschiedlichen Höhen. Ein typisches Beispiel hierfür sind die Steuernachzahlungen. Sie werden in der Kostenrechnung deines Betriebsergebnisses nicht berücksichtigt.

Bedeutung der Unterscheidung zwischen Kosten und Aufwendungen in der Kosten- und Leistungsrechnung

Innerhalb deiner Kosten- und Leistungsrechnung ist eine Trennung beider Posten unumgänglich. Wie du bereits weißt, entstehen die Kosten bei der Produktion oder der Erbringung von Dienstleistungen. Sie mindern nicht den betrieblichen Gewinn, sondern sind lediglich eine Umwandlung betriebseigener Finanzen.

Aufwendungen hingegen sind als Minderung des Unternehmenskapitals zu verstehen. Sie beinhalten weder Auszahlungen an die Anteilseigner deiner Firma noch mindern sie den betrieblichen Gewinn.

Den Zweck der Trennung von Kosten und Aufwendungen innerhalb der Kosten- und Leistungsrechnung soll an folgendem Beispiel genauer erläutert werden:

Beispiel:

Eine Cateringfirma spendet die kulinarische Versorgung für ein Vereinsfest an die entsprechende Organisation. Da es sich um eine freiwillige Spende handelt – nicht um einen Verkauf – kann er die Kosten für das Catering nicht in die Kalkulation einrechnen. Im Jahresabschluss würde dieser Posten ansonsten als Verlust erscheinen, da ja keinerlei Einnahmen für die Ausgaben zu ersehen sind.

 
Für eine genaue Auswertung deines Betriebs ist es wichtig, dass du die einzelnen Kostenanteile kennst, die dann eine entsprechende Aufwendung ergeben. Zudem musst du exakt feststellen können, wie oft diese Kosten und Aufwendungen entstehen, um eine korrekte Analyse deines Produktions- und Verkaufsprozesses zu erhalten.

Was ist die Kosten- und Leistungsrechnung?

Die Kosten- und Leistungsrechnung dient der Planung, Kontrolle sowie der Information über Kosten und Erlöse deines Unternehmens. Sie soll dir also eine bessere Übersicht deiner Ausgaben verschaffen. Die Kostenrechnung erfasst dabei alle anfallenden Ausgaben deines Betriebs und analysiert, wofür diese entstanden sind. So kannst du deinen Geschäftsbetrieb optimieren.

Kosten- und Leistungsrechnung
Aufbau der Kosten- und Leistungsrechnung

Bei der Analyse wird ein Vergleich zwischen den Soll-Kosten und den Ist-Kosten durchgeführt. Unter Soll-Kosten werden alle Ausgaben verstanden, die im Voraus geplant sind. Dabei wird nicht nur der Zweck, sondern auch die genaue Höhe der Kosten betrachtet. Die Ist-Kosten sind die tatsächlich angefallenen Ausgaben für den entsprechenden Verwendungszweck.

Beispiel:

Du möchtest die Büroräume deiner Firma renovieren und planst dafür rund 20.000 Euro ein. Diese geschätzten 20.000 Euro sind sogenannte Soll-Kosten, denn sie sollen möglichst nicht überschritten werden. Nach der Renovierung stellst du fest, dass du genau 19.257,58 € ausgegeben hast. Deine Ist-Kosten liegen also unter den Soll-Kosten.

 
Die Kostenrechnung erfolgt nach einem festen Schema, das in folgenden Schritten aufgeteilt werden kann:

  • Die Kostenartenrechnung: Hier ermittelst du, welche Kosten genau anfallen und für welchen Geschäftsbereich diese eingesetzt wurden. Die Gliederung kann nach Produktionsfaktoren (Personal, Material, Räumlichkeiten, etc.) oder nach der Funktion (Fertigung, Vertrieb, Verwaltung, etc.) erfolgen.
  • Die Kostenstellenrechnung: Nimmst du eine Gliederung in Gemeinkosten vor, musst du zunächst ermitteln auf welche Kostenstellen sich diese im Einzelnen verteilen. Dabei wird eine Einteilung in Funktion, der räumlichen Aufteilung innerhalb deines Betriebs oder dem Verantwortungsbereich durchgeführt.
  • Die Kostenträgerrechnung: Hier werden die einzelnen Ausgaben den spezifischen Produkten oder Dienstleistungen zugeordnet, für die die Kosten entstanden sind.

Die Analyse der Kostenrechnung ist sowohl für die Auswertung deiner Unternehmensstrategie als auch für die Preispolitik deiner Firma und die Vertriebspolitik wichtig. Zudem kannst du dadurch Schwachstellen in der Bereitstellungs-, Ablauf- und Produktionsprogrammplanung erkennen.

Außerordentliche Aufwendungen aus dem privaten Bereich

Im Privatbereich wird von außerordentlichen Belastungen gesprochen, die unter Umständen von der Steuer abgesetzt werden können. Dabei handelt es sich um Ausgaben, die nicht zu deinen normalen Kosten gehören. Als zwangsläufig gelten Ausgaben, die dich selbst oder deine Familie betreffen. Folgende Beispiele kannst du nach § 33a EStG (Einkommenssteuergesetz) als außerordentliche Kosten geltend machen:

  • Verschiedene Krankheitskosten, wie Ausgaben für Hörgeräte, Brillen, heilpraktische Behandlungen oder auch verschiedene Medikamente, gelten nach § 33 EStG als außerordentliche Kosten.
  • Ausgaben für eine künstliche Befruchtung darfst du ebenfalls von der Steuer absetzen, wenn die angewandte Methode in Deutschland zugelassen ist und dem deutschen Embryonenschutzgesetz entspricht.
  • Zusatzzahlungen für notwendige Kuraufenthalten werden vom Finanzamt als außerordentliche Aufwendungen aus dem Privatbereich genauso anerkannt wie die Aufgaben für alternative Heilmethoden.
  • Bist du selbst nicht betroffen, musst aber einen Angehörigen pflegen, darfst du einen Pflege-Pauschalbetrag in Höhe von 924 Euro absetzen (§ 33 Abs. 6 EStG). Ebenso sind die Pflegekosten für die Unterbringung in einem entsprechenden Heim als außergewöhnliche Ausgaben anzusehen.
  • Sollte ein Wohnungsumbau notwendig sein, da du selbst oder ein Familienmitglied unter einer angeborenen bzw. unfallbedingten Behinderung leidet, sind auch diese Kosten absetzbar.
  • Hast du Kinder, darfst du die entsprechende Unterstützung sowie den Sonderbedarf für deren Ausbildung (z.B. Schulmaterial) mit einer entsprechenden Pauschale pro Jahr anrechnen lassen.

Weitere Ausgaben, die als außergewöhnliche Kosten nach dem Einkommensteuergesetz angesehen werden, sind Bestattungskosten, Wiederbeschaffungskosten, der Pauschalbetrag für Hinterbliebene sowie verschiedene Pauschalbeträge für Menschen mit Behinderung.

Kannst du private außerordentliche Aufwendungen in der Steuererklärung absetzen?

Du darfst einige der außerordentlichen Aufwendungen, die dir privat entstanden sind, in deiner Steuererklärung angeben. Dabei ist es wichtig, dass diese Kosten zwangsläufig und notwendig waren, um zum Beispiel deinen gesundheitlichen Zustand zu verbessern. Beim Absetzen ist es wichtig, dass du den maximalen Betrag, den der Staat vorgibt, berücksichtigst.

Wo werden außerordentliche Aufwendungen ausgewiesen?

Nach den Regelungen des Handelsgesetzbuches muss du außerordentliche Aufwendungen im Anhang deines Jahresabschlusses angeben. Dabei ist sowohl die Art der Aufwendung als auch die Höhe der Kosten zu nennen.

Wichtig

Die normalen außerordentlichen Aufwendungen, wie Diebstahl, Naturkatastrophen und Betriebsauflösungen, müssen in der SKR03 innerhalb der Konten 2000 bis 2005 aufgeführt werden. Verwendest du das SKR04 Verfahren verbuchst du sie in den Kontenklassen 7500 bis 7550.

 
Seit 2016 entfällt die gesonderte Ausweisung von außerordentlichen Erträgen und Aufwendungen in der Gewinn- und Verlustrechnung. Das Bilanzrichtlinie-Umsetzungsgesetz (kurz: BilRUG) sieht lediglich eine Aufführung der entsprechenden Einnahmen oder Kosten im Bereich der „sonstigen betrieblichen Aufwendungen“ bzw. der „sonstigen betrieblichen Erträge“ vor. Zusätzlich musst du im Anhang den genauen Betrag aufführen. Zusammengefasst ergeben diese beiden Posten das sogenannte „außerordentliche Ergebnis“.

Was sind außerordentliche Erträge?

Unter dem Begriff der außerordentlichen Erträge werden Einnahmen verstanden, die nicht regelmäßig bzw. nicht im Zusammenhang mit deiner üblichen Geschäftstätigkeit stattfinden. Die Regelungen hierfür findest du im § 277 IV HGB. Siehst du dir die geltenden Gesetze bezüglich der Kostenrechnung an, stellst du fest, dass außerordentliche Erträge als Teil der neutralen Erträge behandelt werden.

Zum besseren Verständnis findest du an dieser Stelle verschiedene Beispiele der unterschiedlichen Ertragsarten:

  • Außerordentliche bzw. betriebsfremde Erträge: Diese Erträge stehen in keinem Zusammenhang mit deiner normalen Geschäftstätigkeit. So kann der Verkauf von Wertpapieren als betriebsfremde Erträge verbucht werden. Auch der Verkauf von Betriebsteilen zählt zu den außerordentlichen Erträgen.
  • Betriebliche Erträge: Hierunter fallen alle Einnahmen, die im Zusammenhang mit dem üblichen Geschäftsbetrieb zu tun haben. Das sind bei einem Hersteller für Bürobedarf zum Beispiel die Erträge aus dem Verkauf der produzierten Waren. Bei einem Schreinereibetrieb sind das die Einnahmen der verkauften Möbelstücke.

Außerordentliche Erträge musst du im Anhang deines Jahresabschlusses genauer erläutern. Sowohl Art der Einnahmen als auch der Umfang müssen dabei aufgeführt werden.

Fazit

Außerordentliche Aufwendungen sind Ausgaben, die dir im Zusammenhang mit der Produktion oder Dienstleistung entstehen, dennoch aber ungewöhnlich für dein Unternehmen sind. So kann die Beschaffung von Material für die Instandsetzung von Maschinen oder die Reparatur deiner Betriebsstätte als außergewöhnliche Kosten oder außergewöhnliche Aufwendung angesehen werden. In der Buchhaltung musst du diese Posten gesondert angeben, um eine Verfälschung des Jahresabschlusses zu vermeiden. Auch private Sonderausgaben darfst du in deiner Steuererklärung unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich geltend machen. Höhe sowie Herkunft und Verwendung müssen im Anhang des Jahresabschlusses genau angegeben werden. Außerordentliche Aufwendungen und außerordentliche Erträge ergeben zusammen das außerordentliche Ergebnis. Die Regelungen hierfür findest du im § 33 EStG.

Zusammenfassung: Häufig gestellte Fragen zum Thema außerordentliche Aufwendungen

Was sind außerordentliche Posten?

Unter dem Begriff der außerordentlichen Posten bzw. außerordentlichen Aufwendungen werden alle Kosten verstanden, die zwar im Zusammenhang mit deinem Geschäftsbetrieb entstehen, aber im Vergleich mit den üblichen Ausgaben eher ungewöhnlich sind. Welche Aufwendungen als außerordentliche Posten verbucht werden können, hängt also maßgeblich von der Art deines Betriebs ab.

Was sind außerordentliche Aufwendungen und Erträge?

Außergewöhnliche Aufwendungen und Erträge stechen aus den normalen Einnahmen und Ausgaben deines Betriebs hervor. Es handelt sich also um Kosten, die zwar im Zusammenhang mit deinem Geschäftsbetrieb entstehen, aber eher unüblich sind und daher deutlich hervorstechen.

Was sind sonstige betriebliche Aufwendungen?

Die sonstigen betrieblichen Ausgaben sind nach § 275 HGB Positionen in der Gewinn- und Verlustrechnung. Rechnest du nach dem Gesamtkostenverfahren ab, handelt es sich um alle gewöhnlichen Ausgaben, die nicht zum Materialaufwand, Personalaufwand, zu den Abschreibungen oder zu den Ausgaben des Finanzergebnisses bzw. Steuern (nach § 275 II HGB) gehören.

Rechnest du auch dem Umsatzkostenverfahren ab, gehören zu den sonstigen betrieblichen Ausgaben alle gewöhnlichen Kosten, die weder zu den Aufwendungen der Bestellung noch des Betriebs, der Finanzierung oder der allgemeinen Verwaltung hinzugerechnet werden.

Was ist ein neutraler Aufwand?

Der neutrale Aufwand ist keine kostenproduzierenden Aufwendung. Das können betriebsfremde Aufwendungen sein, die nicht dem Betriebszweck dienen, oder aber außerordentliche Aufwendungen, die nur einmal erscheinen. Auch periodenfremde Aufwendungen sowie bewertungs- bzw. preisermittlungsbedingte Aufwendungen zählen zum neutralen Aufwand.