Für große Unternehmen, die täglich hunderte von Rechtsgeschäften bewältigen müssen, sind Prokuristen unverzichtbar. Die Prokura wird zudem oft genutzt, um besonders qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden, manchmal wird mit Hilfe dieses Instruments auch ein Geschäftsführungsverbot umgangen. Aber was ist Prokura eigentlich genau, wozu berechtigt sie, welche Pflichten sind dran geknüpft und wer darf sie erteilen? Auf diese Fragen liefert unser Beitrag die Antworten.

Das erwartet dich heute:

Was ist Prokura nach HGB?

Die Prokura ist eine besondere Vollmacht, die ihren Inhabern, also den Prokuristinnen und Prokuristen, sehr weitreichende Kompetenzen verleiht, die je nach Ausgestaltung, an den Handlungsspielraum eines Geschäftsführers oder eines Vorstandes heranreichen können. Die Rechtsgrundlage bilden die §§ 48 ff des Handelsgesetzbuches (HGB), ergänzend werden die Vorschriften zur Vollmacht nach den §§ 116 ff des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) herangezogen.

In welchen Unternehmen sind Prokuristen erlaubt?

Nicht jeder Unternehmer kann sich durch einen Prokuristen vertreten lassen. Dieses Instrument ist auf bestimmte Rechtsformen, insbesondere Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches, beschränkt. Dazu zählen

Des Weiteren sieht das Genossenschaftsgesetz die Möglichkeit vor, Prokuristen zu bestellen (§ 42 GenG).

Folgende Unternehmer können dagegen keine Prokura erteilen.

Was darf der Prokurist?

Gemäß § 49 Abs. 1 HGB ermächtigt die Prokura zu allen Arten von gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt. Der Prokurist darf also beispielsweise

  • Verträge abschließen
  • Waren und Dienstleistungen kaufen und bezahlen
  • Mitarbeiter einstellen und entlassen
  • Kredite aufnehmen
  • das Unternehmen vor Gericht vertreten und Prozesse führen

Die Vertretungsmacht eines Prokuristen umfasst nur übliche Rechtsgeschäfte. Gemäß § 49 Abs. 2 HGB ist er deshalb zur Veräußerung und Belastung von Grundstücken nur ermächtigt, wenn ihm diese Befugnis ausdrücklich erteilt worden ist. Das gleiche gilt für sogenannte Grundlagengeschäfte wie den Verkauf des Unternehmens oder wesentlicher Unternehmensteile sowie die Einstellung des Geschäftsbetriebs und die Löschung der Gesellschaft.

Der Prokurist kann auch keine Handlungen vornehmen, die dem Geschäftsherrn bzw. seinem gesetzlichen Vertreter, also im Fall einer Kapitalgesellschaft dem Geschäftsführer oder Vorstand, vorbehalten sind. Er darf deshalb zum Beispiel den handelsrechtlichen Jahresabschluss nicht unterzeichnen (sondern nur die Steuererklärung des Unternehmens).

Vom Selbstkontrahierungsverbot (181 BGB) kann er, genau wie ein Geschäftsführer, befreit werden.

Tipp!

Wenn du zu einer doppelten Buchführung verpflichtet bist, musst du am Ende eines jeden Jahres das Geschäftsjahr in Form eines Jahresabschlusses auswerten und abschließen. Hierbei gelten besondere Vorschriften die du unbedingt beachten solltest.

Welche Prokura-Arten gibt es?

Das Handelsgesetzbuch kennt verschiedene Ausgestaltungen der Prokura, die den Handlungsspielraum des Prokuristen reglementieren.

Einzelprokura

Die Einzelprokura ist die weitreichendste Form. Einzelprokuristen vertreten den Geschäftsherrn alleine.

Gesamtprokura

Die Prokura kann gemäß § 48 Abs. 2 HGB auch mehreren Personen gemeinschaftlich übertragen werden. In diesen Fall darf der Prokurist das Unternehmen nicht alleine vertreten, sondern nur gemeinsam mit einem oder mehreren anderen Prokuristen.

Echte Gesamtprokura

Eine echte Gesamtprokura liegt vor, wenn alle bestellten Prokuristen alleine nicht vertretungsberechtigt sind.

Halbseitige Gesamtprokura

Die halbseitige Gesamtprokura bezeichnet den Fall, in dem einen oder mehreren Prokuristen nur Gesamtprokura erteilt wurde, während andere Prokuristen einzelvertretungsberechtigt sind.

Unechte (gemischte) Gesamtprokura

Bei der unechten Prokura darf der Prokurist das Unternehmen nur gemeinsam mit einem Angehörigen des geschäftsführendem Organs, also einem Geschäftsführer oder einem Vorstandsmitglied, vertreten.

Filialprokura

Die Filialprokura ist in § 49 Abs. 3 HGB geregelt und beschränkt die Vertretungsmacht des Prokuristen auf eine Niederlassung (Filiale) des Geschäftsinhabers. Sie ist Dritten gegenüber nur wirksam, wenn die einzelnen Niederlassungen unter verschiedenen Firmen, also beispielsweise XY-GmbH Köln und XY-GmbH Düsseldorf, betrieben werden.

Arten der Prokura

Arten der Prokura

Beschränkung der Prokura

Mit Ausnahme der Filialprokura ist eine inhaltliche Beschränkung der Prokura Dritten gegenüber nicht wirksam (§ 50 Abs.1 HGB).

Die Beschränkung der Vertretungsmacht an sich, wie das bei den verschiedenen Formen der Gesamtprokura der Fall ist, müssen Dritte allerdings gegen sich gelten lassen, sofern dies im Handelsregister eingetragen ist. Ergibt sich keine entsprechende Beschränkung aus der Handelsregistereintrag, dürfen Dritte von einer Einzelprokura ausgehen.

Bei wichtigen Geschäften kann es sich also durchaus lohnen, die Art der Vertretungsbefugnis eines Prokuristen zu überprüfen und einen Handelsregisterauszug einzusehen. Das ist mittlerweile auch ganz einfach und für wenig Geld online über das Unternehmensregister möglich.

Eine Berufung auf die Vertretungsmacht durch Dritte ist allerdings ausgeschlossen, wenn diese mit einem Prokuristen zum Nachteil des Geschäftsherrn kollusiv zusammenwirken. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn ein Prokurist überhöhte Einstandspreise akzeptiert, weil ihm der Vertriebsleiter des Lieferanten ein Schmiergeld zahlt.

Passivvertretung

Sofern nur eine Passivhandlung erforderlich ist, zum Beispiel beim Empfang von einseitigen Willenserklärungen wie der Kündigung oder der Anfechtung, aber auch beim Zugang eines Angebots, muss diese Erklärung auch bei Gesamtprokura nur einem Prokuristen zur Kenntnis gelangen, um gegen den Geschäftsherrn zu wirken. Die Zurechnung erfolgt dann nach ständiger Rechtsprechung gemäß § 161 BGB und in Analogie zu §§ 26 Abs. 2 S. 2 BGB, 125 Abs. 2 S. 3 HGB, 35 Abs. 2 S. 3 GmbHG.

Beschränkung der Prokura im Innenverhältnis

Im Innenverhältnis kann die Prokura dagegen nahezu beliebig beschränkt werden. So ist es zum Beispiel möglich, der Personalleiterin A Gesamtprokura zu erteilen, damit diese auch gegenüber Leiharbeitsfirmen und der Agentur für Arbeit selbständig rechtssicher agieren kann, ihren Handlungsspielraum aber im Innenverhältnis auf Personalangelegenheiten zu beschränken. Verkauft A dann den Dienst-Porsche Ihres Chefs für 1.000 Euro an den arglosen B ist dieses Rechtsgeschäft im Außenverhältnis wirksam. Gegenüber dem Unternehmen macht A sich dann aber schadensersatzpflichtig.

Wer kann Prokurist werden?

Zur Prokuristin oder zum Prokuristen kann jede voll geschäftsfähige natürliche Person bestellt werden. Bestimmte fachliche oder persönliche Voraussetzungen sowie eine bestimmte Rechtsbeziehung zum Unternehmen müssen nicht vorliegen. Es besteht deshalb auch die Möglichkeit, einen GmbH-Gesellschafter, der gemäß § 6 GmbHG oder wegen eines Gewerbeverbots nach § 35 GewO nicht Geschäftsführer sein kann, Gesamtprokura zu erteilen. Auch Ehegatten, Verwandte oder andere Betriebsfremde sowie freiberufliche Mitarbeitern dürfen Prokurist werden.

Ausgeschlossen von dieser Funktion sind lediglich die Mitglieder des Geschäftsführenden Organs und die Mitglieder des Aufsichtsrats. Auch der Testamentsvollstrecker und der Insolvenzverwalter können nicht gleichzeitig Prokurist sein. Zudem ist es den Komplementären (Vollhaftern) einer Kommanditgesellschaft, die von der Geschäftsführung ausgeschlossen sind, untersagt, zum Prokuristen bestellt zu werden.

Wie unterzeichnet ein Prokurist?

Prokuristen müssen sich im Rechtsverkehr als solche zu erkennen geben. § 51 HGB sieht hierzu vor, dass der Prokurist, bei namentlicher Zeichnung, der Firma des Unternehmens, das er vertritt, seinen eigenen Namen mit einem die Prokura andeutenden Zusatz hinzufügt. In der Praxis ist folgende Form üblich:

„XY GmbH

Lisa Müller

Prokuristin“

Weit verbreitet ist außerdem die Abkürzung „ppa“ (per Prokura), die dem Namen voran oder nachgestellt wird.

Wer bestellt den Prokuristen?

Nach § 48 Abs. 1 HGB kann die Prokura nur vom Inhaber des Handelsgeschäfts oder seinem gesetzlichen Vertreter erteilt werden. Für die Bestellung von Prokuristen ist also bei der GmbH und der UG der Geschäftsführer, bei den Gesellschaften, die unter das Aktienrecht fallen und den Genossenschaften der Vorstand und bei den Personenhandelsgesellschaften die persönlich haftenden Gesellschafter, sofern diese nicht von der Geschäftsführung ausgeschlossen sind, zuständig. Prokura erteilen ist also Chefsache!

Unterprokura

Ein Prokurist darf keinen anderen Prokuristen bestellen oder seine Vollmacht auf einen anderen ausweiten. Die sogenannte Unterprokura ist in Deutschland gesetzlich ausgeschlossen.

Wie wird die Prokura erteilt und wann ist sie wirksam?

Der bereits zitierte § 48 Abs. 1 HGB bestimmt, dass die Prokura nur Mittels ausdrücklicher Erklärung übertragen werden kann. Das bedeutet, dass eine Bestellung durch schlüssiges Handeln oder Duldung alleine nicht ausreicht. Stattdessen muss der Berechtigte ausdrücklich eine Ernennungserklärung abgeben, die aber auch mündlich erfolgen kann.

Die Bestellung zum Prokuristen ist mit Abgabe der Ernennungserklärung sofort wirksam. Die gesetzlich vorgeschriebene Eintragung ins Handelsregister (§ 53 HGB) hat nur deklaratorische Wirkung. Dritte, die vorher schon über die Prokura informiert worden sind sowie der frischgebackene Prokurist selbst, dürfen sich auf die Bestellung berufen und darauf vertrauen.

Sobald die Eintragung erfolgt ist, gilt sie gegenüber jedweden Dritten, allerdings nur in der eingetragenen Art. Das heißt, dass Geschäftspartner nicht von einer Einzelvertretungsmacht eines Prokuristen ausgehen dürfen, wenn im Handelsregister nur eine Gesamtprokura eingetragen ist.

Eintragung der Prokura ins Handelsregister

Die Pflicht zur Eintragung der Prokura trifft den Geschäftsinhaber oder seinen gesetzlichen Vertreter (§ 53 Abs. 1 S. 1 HGB). Da die Anmeldung der notariellen Beglaubigung, bedarf, wird der gesamte Vorgang üblicherweise über einen Notar abgewickelt. Der Prokurist selbst ist nicht involviert, er muss über die Erteilung der Prokura, die auch einem Dritten gegenüber wirksam erklärt werden kann, noch nicht einmal informiert sein. Seit 2007 muss er auch keine Unterschriftenprobe mehr hinterlegen und nicht zum Notartermin erscheinen. Zumindest vorübergehend kann eine Bestellung zum Prokuristen also auch ohne Wissen und Wollen des Betroffenen erfolgen.

Kosten

Die Eintragung der Prokura ins Handelsregister ist mit Kosten verbunden, die sich nach dem Gesetz über die Kosten der freiwilligen Gerichtsbarkeit für Gerichte und Notare (GNotKG) bestimmen. Für die Eintragung eines neu ernannten Prokuristen fallen insgesamt etwa 220 Euro an Gerichtskosten und Notargebühren an. Wird gleichzeitig eine bestehende Prokura gelöscht, kommen nochmal etwa 50 Euro hinzu. Da die Gerichtskosten für die Handelsregistereintragung auch von der Rechtsform abhängen, handelst es sich hierbei nur um Richtwerte, die auf den Fall einer GmbH abstellen.

Beendigung der Prokura

Der Geschäftsinhaber oder sein Stellvertreter kann die Prokura jederzeit widerrufen. Der Widerruf ist gegenüber dem Prokuristen und gegenüber Dritten wirksam, sobald sie davon erfahren. Nach der Eintragung ins Handelsregister, die gemäß § 53 Abs. 2 HGB gesetzlich vorgeschrieben ist, gilt der Widerruf gegenüber jedermann.

Bei Arbeitnehmern führt der Widerruf nicht automatisch zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Auch dann nicht, wenn der Beschäftigte explizit als Prokurist eingestellt worden ist. Das Arbeitsverhältnis muss, unter Beachtung der vertraglich vereinbarten Frist, gesondert gekündigt werden. Letzteres ist meist unproblematisch, da Prokuristen als leitende Angestellte nur einen sehr eingeschränkten Kündigungsschutz genießen.

Die Prokura erlischt außerdem in folgenden Fällen:

  • das Vertragsverhältnis, auf dem die Prokura basiert (z.B. Arbeitsvertrag) endet
  • der Geschäftsbetrieb wird eingestellt
  • das Unternehmen stellt Insolvenzantrag
  • bei bestimmten Rechtsformwechseln (z.B. vom Einzelkaufmann zur GmbH)
  • bei der Gründung oder Übernahme eines eigenen Handelsgeschäfts
  • durch den Tod des Prokuristen

Der Tod des Geschäftsherrn oder des Geschäftsführers lässt die Prokura dagegen unberührt.

Was ist der Unterschied zwischen Handlungsvollmacht und Prokura?

Auch eine Handlungsvollmacht, die in § 54 HGB geregelt ist, kann sehr weitreichende Kompetenzen vermitteln. Es gibt aber dennoch wesentlich Unterschiede zur Prokura, dazu zählen insbesondere folgende:

  • Der Handlungsbevollmächtigte darf nicht alle, sondern nur solche Rechtsgeschäfte vornehmen, die für das jeweilige Handelsgewerbe typisch sind (§ 54 Abs. 1 HGB).
  • Zur Veräußerung oder Belastung von Grundstücken, zur Eingehung von Wechselverbindlichkeiten, zur Aufnahme von Darlehen und zur Prozessführung ist der Handlungsbevollmächtigte nur berechtigt, wenn ihm eine solche Befugnis besonders erteilt wurde (§ 54 Abs. 2 HGB).
  • Die Handlungsvollmacht kann auch gegenüber Dritten beliebig beschränkt werden, Voraussetzung ist lediglich, dass der Dritte die Beschränkung kennt oder kennen
  • müsste (§ 54 Abs. 3 HGB)
  • Die Erteilung einer Handlungsvollmacht muss nicht durch den Geschäftsherrn oder seinen Vertreter erfolgen, sie kann auch als Untervollmacht ergehen.
  • Die Eintragung im Handelsregister ist nicht vorgesehen.

Welche Risiken birgt die Prokura?

Das Unternehmen, das die Prokura erteilt, gesteht dem jeweiligen Mitarbeiter einen sehr weitreichenden Handlungsspielraum zu, das gilt insbesondere für die Einzelprokura. Auch wenn der Prokurist eine Fehlentscheidung trifft oder seine intern festgelegten Kompetenzen überschreitet, muss sich der Geschäftsinhaber dies zurechnen lassen. Es haftet also für die geschäftlichen Handlungen des Prokuristen.

Der Prokurist selbst muss, wenn er von seiner Vertretungsmacht Gebrauch macht, das gebotenen Maß an Sorgfalt beachten. Dazu gehört insbesondere auch, dass er eine intern wirksam erfolgte Beschränkung seiner Vollmachten auch im Außenverhältnis beachtet. Andernfalls macht er sich Schadensersatzpflichtig.

Haftungsrisiken, mit denen sich Geschäftsführer und Vorstände, insbesondere im Fall der Überschuldung und der Insolvenz, regelmäßig konfrontiert sehen, treffen den Prokuristen nicht, solange er nicht faktisch die Geschäftsführung übernimmt. Im Fall einer drohenden Insolvenz sollten sich Prokuristen (und andere Führungskräfte) deshalb besser bedeckt halten und nicht regelmäßig für den, in solchen Situationen oft plötzlich erkrankten, Geschäftsführer, einspringen.

Fazit

Die Prokura macht es der Unternehmensleitung überhaupt erst möglich, Entscheidungen effektiv zu delegieren. Wegen des hohen Ansehens, das Prokuristen genießen, kann die Erteilung der Prokura auch eine klassische Beförderung ersetzen und dazu beitragen, wichtige Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden, wenn ein hierarchischer Aufstieg anders nicht möglich ist. Darüber hinaus haben Gesellschafter, die formal nicht Geschäftsführer sein können oder wollen, so die Möglichkeit, die Geschäfte des Unternehmens dennoch zu managen.

Aufgrund des sehr großen Handlungsspielraums, der mit der Prokura verbunden ist, muss der Geschäftsherr seinen Prokuristinnen und Prokuristen aber vertrauen können. Eine wirksame Beschränkung dieses Handlungsspielraums ist gegenüber Dritten nur möglich, wenn statt der Einzelprokura eine Gesamtprokura erteilt und diese auch im Handelsregister eingetragen wird. In diesem Fall kann ein Prokurist den Interessen seines Geschäftsherrn zumindest nicht mehr alleine zuwiderhandeln.