Rechnungsvorlage Handwerker

Als Handwerker hast du viel um die Ohren, musst dich aber trotzdem um die Rechnungsstellung kümmern. Möchtest du dabei Zeit sparen und suchst deshalb nach einer einwandfreien Rechnungsvorlage für Handwerker? Dann wirst du hier sicherlich fündig – Wir bieten dir eine Vorlage von Word und Excel zur korrekten Rechnungsstellung für deinen Handwerksbetrieb.

Als selbstständiger Handwerker – ob mit oder ohne Angestellte – musst du in regelmäßigen Abständen eine ordnungsgemäße Kostenaufstellung für deine Leistungen sowie das verwendete Material schreiben. Damit deine erstellten Rechnungen vom Finanzamt akzeptiert werden, müssen gewisse Pflichtangaben sowohl zu deiner Person als auch bezüglich deiner Kunden angegeben sein. Nur so bist du zum Vorsteuerabzug und der Rechnungsempfänger zum Absetzen der Kosten berechtigt. Mithilfe unserer Rechnungsvorlagen für Handwerker kannst du sicherstellen, dass du keine notwendigen Angaben oder Formatierungen vergisst.

Handwerker Rechnung – Anleitung

1. Du kannst wählen zwischen der Rechnungsvorlage für Handwerker im Word-Format und der Rechnungsvorlage für Handwerker im Excel-Format.
2. Kaum heruntergeladen kannst du mit der Erstellung deiner ersten Rechnung beginnen. Trage dazu einfach die Adressdaten deines Kunden und die Daten deines Unternehmens ein.
3. Rechts oben kannst du zudem dein Logo einfügen, um der Rechnung einen individuellen Touch zu verleihen.
4. Nicht fehlen dürfen natürlich die Rechnungsnummer, Lieferdatum der Leistung und das Rechnungsdatum. Achte darauf, dass die Rechnungsnummer einmalig ist und nach einem nachvollziehbaren System erstellt wird. Viele Unternehmer verwenden deshalb eine Kombination aus dem aktuellen Datum und der Kundennummer (z.B. 03/2020-3702).
5. Als nächsten Schritt kannst du deinem Betreff noch weitere Daten hinzufügen. Standardmäßig werden die Rechnungsnummer sowie die Konditionen bezüglich der Abrechnung angegeben.
6. Bei der Eingabe der einzelnen Leistungen kannst du die Bezeichnung, Einzelpreis, Menge und natürlich den Gesamtpreis eingeben. In der Excel-Version bietet es sich an, den Gesamtpreis automatisch kalkulieren zu lassen, um Flüchtigkeitsfehler zu vermeiden.
7. Möchtest du weitere Informationen bezüglich der Zahlungsbedingungen, dem Grußtext oder Details zur Lieferung hinzufügen, kannst du das in dem freien Feld unterhalb der Positionen tun. Deine Signatur darf natürlich auch nicht fehlen.
8. Am unteren Rand des Dokuments findest du den sogenannten Fußtext. Hier müssen weitere Angaben deines Unternehmens eingetragen werden. Dazu gehören folgende Details: Firmenbezeichnung, Telefonnummer, Internetseite, Kontaktinformationen, Kontodaten sowie deine Steuernummer oder die Umsatzsteuer ID und der Name des Geschäftsführers.
9. Um Zeit zu sparen, kannst du das Dokument nun als individuelles Rechnungsmuster speichern. Zum Verschicken per Mail solltest du die Excel- bzw. Word-Datei als PDF exportieren. Ansonsten kannst du sie natürlich auch einfach ausdrucken und per Post versenden.

Bist du auf der Suche nach einer noch schnelleren und professionelleren Art der Rechnungserstellung? Probiere doch die online Buchhaltungssoftware von sevdesk zum Erstellen von Rechnungen für Handwerksbetriebe aus.

Pflichtangaben einer Handwerkerrechnung

Eine Rechnung muss immer nach einem vorgegebenen Schema erstellt werden, das im § 14 Abs. 4 i.V.m. und im § 14a Abs. 5 UStG geregelt ist. Aus diesem Grund ist es von großem Vorteil, eine fertige Handwerkerrechnung als Vorlage zu verwenden. Folgende Angaben müssen in all deinen geschriebenen Kostenaufstellungen enthalten sein:

• Der Name sowie die Anschrift deines Unternehmens. Dabei darf auch die passende Firmierung deiner Firma nicht fehlen.
• Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und deine Steuernummer. Diese Informationen werden normalerweise in der Fußzeile angegeben.
• Der Name und die Anschrift deines Kunden beziehungsweise des Rechnungsempfängers
• Das Ausstellungsdatum der Rechnung sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Der Zeitpunkt der Leistung bzw. Lieferung. Dabei handelt es sich um das Datum, zu dem du die Arbeiten abgeschlossen hast.
• Das Zahlungsziel der Rechnung. Das ist der spätmöglichste Zeitpunkt zur Begleichung des offenen Rechnungsbetrags.
• Die genaue Bezeichnung der Rechnungsposten sowie eine fortlaufende Nummerierung. Zusätzlich muss die Menge der Produkte bzw. Leistungen, der Einzelpreis und der Gesamtpreis angegeben werden.
• Die Rechnungssumme als Netto- und Bruttobetrag inklusive des berechneten Steuerbetrags
• Bankverbindung des Rechnungsstellers
• Eventuell können Angaben des Adressaten bezüglich der Steuerschuld angegeben werden.

Diese Regelungen gelten ab einem Mindestbetrag von 250 Euro brutto. Für Rechnungen mit kleinerem Bruttogesamtbetrag gelten vereinfachte Richtlinien, da diese eine sogenannte Kleinbetragsrechnung darstellen. Der Betrag deiner Rechnung liegt unter der 250 Euro Grenze? Nutze jetzt ganz einfach und kostenlos unser Kleinbetragsrechnung Muster zum Download für Word und Excel.

Was ist der Handwerkerbonus?

Der Handwerkerbonus bezeichnet den Betrag, den deine Kunden von der Steuer absetzen können. Um das zu erreichen, müssen zwei Aspekte gegeben sein:

• Es handelt sich um haushaltsnahe Dienstleistungen oder Handwerkerleistungen.‍
• Es liegt eine ordnungsgemäße Rechnung vor.

Insgesamt können 20% der Arbeitskosten von der Einkommenssteuer abgesetzt werden, solange der Höchstbetrag von 1.200 Euro jährlich nicht überschritten wird. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass du Materialkosten und Arbeitsstunden getrennt voneinander in der Rechnung ausweist.

Die Abschlagszahlung

Unter der Abschlagszahlung oder Abschlagsrechnung wird die Kostenaufstellung für Meilensteine während deiner Arbeit bei dem Kunden verstanden. Es werden also die bisher erbrachten Leistungen sowie das eingesetzte Material in Rechnung gestellt. Dies ist besonders praktisch, wenn es sich um große Projekte handelt, denn so vermeidest du einen finanziellen Engpass. Auf der anderen Seite kann dein Kunde die Abschlagszahlung zum Jahresende steuerlich geltend machen.

Für die Abschlagszahlung liegen keinerlei gesetzliche Regelungen vor, sodass du selbst festlegen kannst, wie viele Zwischenrechnungen du stellen möchtest oder wie hoch diese ausfallen. Der Aufbau dieser Kostenaufstellung entspricht dem der „normalen“ Gesamtrechnung. Der Titel dieses Dokuments muss „Abschlagsrechnung“ lauten.

Hinweis:
Sollten Leistungen noch nicht erbracht worden sein, müssen diese mit dem Datum des voraussichtlichen Lieferzeitpunkts versehen werden. Du kannst die Abschlagszahlung also als eine gewisse Art der Übersicht deiner Handwerkerleistungen sehen.

Die Material & Arbeitsstunden trennen

Damit das Finanzamt sowohl bei deiner Steuererklärung als auch beim Jahresabschluss deines Kunden die Kosten der erbrachten Leistungen anerkennt, müssen Arbeitsstunden und Materialkosten voneinander getrennt angegeben werden. Zudem können beide Parteien den Gesamtbetrag besser nachvollziehen und bei späteren Fragen ohne großen Aufwand nochmal nachsehen.

Die Handwerkerrechnung gegenüber Privatpersonen

Privatkunden können bis zu 1.200 Euro jährlich von der Steuer absetzen, was einen großen Steuervorteil bietet. Dies ist allerdings nur mit einer ordnungsgemäßen Rechnung des Handwerkers möglich. Des weiteren muss der Rechnungsbetrag via Banküberweisung beglichen werden.

Begünstigt werden alle Erhaltungs-, Renovierungs- und Modernisierungsarbeiten einer Immobilie, die vor Ort durchgeführt werden. Dabei ist es irrelevant, ob der Rechnungsempfänger der Mieter oder der Eigentümer ist.

Auf der Rechnung selbst kannst du deine Kunden auch über die Aufbewahrungspflichten aufmerksam machen. Diese beträgt derzeit zwei Jahre, um für spätere Fragen seitens des Finanzamtes gewappnet zu sein.

Die Handwerkerrechnung gegenüber Unternehmen – die richtige Rechnungsvorlage im Baugewerbe

Solltest du als Handwerker für andere Unternehmen tätig sein, könnten unter Umständen besondere Regelungen bezüglich der Rechnungsstellung gelten. Das gilt vor allen Dingen dann, wenn du als Bauhandwerker für ein Bauunternehmen Arbeiten verrichtest. In einem solchen Fall darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Um dir den Unterschied zwischen der Rechnung zweier Bauunternehmer und der normalen Rechnung zu verdeutlichen, sollen folgende Beispiele genauer betrachtet werden:

Fallbeispiel Nummer Eins:

Der Bauunternehmen SchönerBauen GmbH benötigt Unterstützung bei einem seiner Projekte, da die eigenen Mitarbeiter bereits voll ausgelastet sind. Du sollst an der Immobilie eines Kunden die Reparaturen des Mauerwerks vornehmen. Rechtlich gesehen bist du also ein Subunternehmer und darfst keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen.

Fallbeispiel Nummer Zwei:

Der Getränkemarkt Lecker Trinken GmbH stellt Mängel an ihrem Vertriebsgebäude fest und beauftragt dich, diese auszubessern. Da die Lecker Trinken GmbH nicht zur Baubranche gehört und du zudem an deren eigenen Immobilien Ausbesserungen vornimmst, muss die Umsatzsteuer berechnet werden.

Unsere Musterrechnungen für Handwerker kannst du sowohl als Vorlage mit Umsatzsteuerberechnung oder eine Rechnungsvorlage ohne Umsatzsteuer herunterladen. Nutzt du unser online Rechnungsprogramm, kannst du mit nur wenigen Klicks die Steuer aus der entsprechenden Kostenaufstellung löschen.

Ist eine Rechnungsvorlage für Handwerker sinnvoll?

Die Entscheidung eine Rechnungsvorlage für dich als Handwerker zu nutzen, sollte gut abgewägt werden. Für Einsteiger in die Selbstständigkeit und Menschen, die sich mit dem Thema der Rechnungsstellung auseinandersetzen möchten, ist die Musterrechnung für Handwerker eine sinnvolle Idee. Doch spätestens, wenn du voll in den Berufsalltag eines selbstständigen Handwerkers eintauchst, sollte ein professionelles Rechnungsprogramm eingeführt werden.

Vorteile einer Rechnungsvorlage für Handwerker

Professionelle Musterrechnungen für Handwerker stehen dir kostenlos zum Download zur Verfügung. Solltest du also gerade mit einem Geschäft beginnen und über sehr wenig finanzielle Mittel verfügen, bietet sich eine gratis Variante der Kostenaufstellung deiner Leistungen an. Die Vorlagen kannst du mit ein wenig Geschick an dein Firmenlayout anpassen und speichern. Bei der späteren Bearbeitung müssen lediglich noch die Daten des Rechnungsempfängers sowie die einzelnen Posten und das Zahlungsziel angepasst werden. Zudem ist die Bedienung relativ einfach, denn sowohl Word als auch Excel sind Standardprogramme, die jeder Geschäftsmann bedienen können sollte.

Tipp:
Um dir noch mehr Arbeit zu ersparen, kannst du in der Excel Vorlage eine Art Adressbuch deiner Kunden anlegen und dieses dann mit der Zelle des Adressaten verbinden. So werden auf Mausklick die Kontaktdaten deines Kunden eingetragen.

Nachteile einer Rechnungsvorlage für Handwerker

Der große Nachteil einer Word- oder Excel Vorlage für deine Rechnungen ist, dass sie nicht immer GoBD-konform sind. Laut den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz: GoBD) müssen Kostenaufstellungen immer nachvollziehbar, nachprüfbar, unveränderbar und richtig abgespeichert sein. Vor allem in Bezug auf die letzten beiden Kriterien können fertige Musterrechnungen nicht unbedingt mithalten.

Tipp:
Möchtest du dich rechtlich absichern, ist deshalb der Griff zu unserer Faktura Software angeraten. Hier werden automatisch alle Voraussetzungen der GoBD gewährleistet. Zudem kannst du ein individuelles Design, Änderungen deiner Kontaktdaten, die Berechnung der Umsatzsteuer und vieles mehr mit nur wenigen Klicks umsetzen.

Ein weiterer Kritikpunkt ist sicherlich die Fehleranfälligkeit. Vor allem bei Word musst du die komplette Berechnung von Einzel-, Gesamtpreis, Mehrwertsteuer und Brutto-Rechnungsbetrag selbstständig durchführen. Im stressigen Arbeitsalltag schleichen sich dabei gerne mal Fehler ein, die unter Umständen große finanzielle Konsequenzen für dich haben können.

Was musst du als Kleinunternehmer beachten?

Zu den Kleinunternehmern zählst du, wenn du im letzten Geschäftsjahr maximal 22.000 Euro und im derzeitigen Geschäftsjahr maximal 50.000 Euro Umsatz erwirtschaftet hast. Damit bist du von der Umsatzsteuerpflicht befreit und kannst die vereinfachte Rechnungsart nutzen. Im Bereich unterhalb der aufgeführten Posten deiner Kostenaufstellung sollte ein entsprechender Hinweis diesbezüglich vermerkt werden: „Rechnungsbetrag enthält gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer.“

Eine spezielle Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer findest du zum kostenlosen Download auf unserer Website.

Hinweis: Du willst mehr zu Handwerkerrechnungen erfahren? Wie man in der Steuererklärung Handwerkerleistungen absetzt? Dann schau bei unserem Blog vorbei!