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Abschlagsrechnungen einfach erstellt

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Christian Wöllecke

Christian Wöllecke

November 16, 2022

Abschlagsrechnung

Bei großen Aufträgen kann es sinnvoll sein, nicht erst ganz zuletzt eine Gesamtrechnung mit einer hohen Summe zu erstellen. Stattdessen ist die Rechnungsstellung über Abschläge möglich. Über mehrere Abschlagsrechnungen werden Teilleistungen als Vorschuss abgerechnet, am Ende folgt dann eine Schlussrechnung. Was genau die Abschlagsrechnung ist und was es dabei zu beachten gilt, erklärt dir dieser Artikel.

Keine Lust zu lesen? In diesem nachfolgenden Video erfährst du ebenfalls alles wichtige zum Thema Abschlagsrechnungen:

Das ist eine Abschlagsrechnung

Eine Abschlagsrechnung wird für einen Teilbetrag einer noch nicht gelieferten ware Ware oder einer noch nicht erbrachten Leistung als Vorauszahlung erstellt. Beispielsweise bei einer Bauleistung, da der Wert der Ware sehr hoch ist und sich die Erbringung der Leistung über einen langen Zeitraum erstreckt. Die Abschlagsrechnung kann auch Anzahlungsrechnung oder Akontorechnung genannt werden.

Abschlagsrechnungen haben für das Unternehmen, aber auch für Leistungsempfänger und Leistungsempfängerinnen Vorteile: Es kann in mehreren Teilbeträgen bezahlt werden und das Unternehmen, das die Leistung erbringt, bekommt durch Teilzahlungen schneller Geld und muss Waren oder Dienstleistungen nicht für einen langen Zeitraum vorfinanzieren.

Unterschiede: Abschlagsrechnung, Teilrechnung & Schlussrechnung

Eine Abschlagszahlung ist keine Teilrechnung, auch wenn diese fälschlicherweise oft als Synonym genutzt wird. Während mit einer Teilrechnung bestimmte Teilleistungen bezahlt und abgenommen werden, orientiert sich eine Abschlagszahlung zwar ebenso an erfolgten Leistungen, ist aber als Vorschuss zu sehen. Am Ende werden die Abschlagsrechnungen - also die entsprechenden bereits vom Kunden bezahlten Abschläge - dann in einer Schlussrechnung aufgeführt und der verbleibende Restbetrag wird ausgewiesen.


Unterschiede zwischen Abschlags-, Teil- und Schlussrechnung

Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften, wie hoch die einzelnen Abschlagsrechnungen sein dürfen oder wie viele Zahlungen vorgenommen werden können. Generell gilt:
  • Art und Höhe der Abschlagsrechnung wird meist zwischen dem Unternehmen und den Kunden vereinbart.
  • Die Fälligkeit der Abschlagsrechnung liegt meistens bei 30 Tagen. Doch bei einem länger andauernden Vertrag wie der Lieferung von Strom können die Rechnungen auch nach kürzerer Zeit fällig werden.

Zweck: Diese Gewerbe schreiben eine Abschlagsrechnung

Eine Abschlagsrechnung kann für viele Zwecke erstellt werden:

  • Abschlagsrechnungen im Bauunternehmen, da sich ein Bauvorhaben oft über einen langen Zeitraum erstreckt.
  • Bei der Herstellung sehr teurer Waren, beispielsweise von Anlagen
  • Für länger andauernde Sachleistungen, beispielsweise für die monatlichen Zahlungen bei der Lieferung von Strom oder Gas.

Pflichtangaben: Das muss auf einer Abschlagsrechnung stehen

Eine Abschlagsrechnung muss grundsätzlich so aufgebaut sein wie eine herkömmliche Rechnung. Sie muss folgende Pflichtangaben enthalten:

  • Kennzeichnung als Abschlagrechnung
  • Name und Anschrift des Leistungserbringers bzw. der Leistungserbringerin
  • Name und Anschrift des Kunden oder der Kundin
  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Bezeichnung der Leistung und deren Umfang
  • Wert der Leistung als Nettobetrag
  • Auf die Leistung angewendeter Steuersatz, den Steuerbetrag und den Bruttobetrag
  • Steuernummer des Leistungserbringers bzw. der Leistungserbringerin
  • Bankverbindung des Leistungserbringers bzw. der Leistungserbringerin
Nicht vergessen: Kennzeichnung als Abschlagsrechnung

Wichtig: Die Rechnung muss als Abschlagsrechnung gekennzeichnet sein und es muss angegeben werden, um welche Abschlagsrechnung es sich handelt (z. B. Abschlagsrechnung 1). Wenn die Leistung noch nicht erbracht wurde, muss der in der Zukunft liegende Lieferzeitpunkt angegeben werden.

Tipp: Kostenloses Abschlagsrechnung-Muster nutzen und Zeit sparen

Du kannst zukünftig auch einfach ein leicht ausfüllbares Muster für deine Abschlagsrechnung verwenden. Hierauf sind bereits alle nötigen Pflichtangaben angegeben und du sparst dir somit Zeit bei der Erstellung:

Inhalte einer Stornorechnung
Kostenloses Abschlagsrechnung Muster zum Herunterladen
Achtung: GoBD beachten!

Bitte beachte: Rechnungsvorlagen sind nicht automatisch GoBD-konform, du musst einige Angaben wie beispielsweise die fortlaufende Rechnungsnummer händisch anpassen. Suchst du lieber nach einer GoBD-konformen Möglichkeit, deine Rechnungen zu erstellen, dann solltest du auf ein Rechnungsprogramm wie sevDesk zurückgreifen.

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Häufige Fehler bei einer Abschlagsrechnung

Bei Abschlagsrechnungen kommt es immer wieder zu Fehlern. Das hier sind die drei typischsten Fehler:

  1. Zentrale Pflichtangaben gelten auch für Abschlagsrechnungen. Vergisst du eine Pflichtangabe wie die Rechnungsnummer, dann gilt die Rechnung als nicht korrekt ausgestellt.
  2. Die Abschlagsrechnung wird fälschlich als Teilrechnung bezeichnet.
  3. In der Schlussrechnung werden Anzahlungen nicht korrekt berücksichtigt. Für die Endrechnung ist es aber wichtig, alle Abschläge und Teilzahlungen aufzuführen, um in der Gesamtrechnung den Restbetrag ausweisen zu können.
So verhinderst du Fehler in der Abschlagsrechnung

Da typische Fehler im Normalfall vor allem mit Formalien zu tun haben, hilft ein Rechnungsprogramm wie sevDesk dabei, falsch ausgestellte Abschlagsrechnungen zu vermeiden. Dafür sorgen Rechnungsvorlagen mit integrierten Platzhaltern und das entsprechende Rechnungsdesign. Außerdem behältst du die Übersicht über bereits bezahlte Abschläge und erstellst einfach eine korrekte Endrechnung bzw. Schlussrechnung.

funktion-abschlagsrechnung

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sevDesk eignet sich als Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer auch für die Berücksichtigung der Kleinunternehmerregelung.

Wann du eine Abschlagsrechnung schreiben musst

Das Bürgerliche Gesetzbuch sieht Abschlagsrechnungen bei Werkverträgen vor, da ansonsten die Vergütung erst bei der Abnahme erfolgen würde. Das heißt, wenn du im Rahmen eines Werkvertrags Leistungen erbringst, darfst du Abschlagsrechnungen auch ohne vorherige Vereinbarung schreiben. Verpflichtend ist dies allerdings für dich als Rechnungssteller oder Rechnungsstellerin nicht. Du hättest aber im Rahmen des Werkvertrags Anspruch auf Teilzahlungen.

Ansonsten werden Abschlagsrechnungen eher individuell vereinbart. Es gibt keine Pflicht, sie zu schreiben.

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