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Teilrechnung schreiben und buchen

Aktualisiert am
30
.
01
.
2024
Mann schreibt mit Stift auf einem Blatt Papier

Bei großen, lang andauernden Projekten kann es sinnvoll sein, von der üblichen Rechnungsstellung abzuweichen, damit du liquide bleibst. Das gelingt mithilfe von Teilrechnungen bzw Teilschlussrechnungen, denn auf diese Weise erhältst du schon Teilzahlungen, während du den Auftrag noch abarbeitest. In diesem Artikel erfährst du, was eine Teilrechnung von einer Abschlagsrechnung bzw. Anzahlungsrechnung unterscheidet, wie es sich mit der Schlussrechnung bzw. Endrechnung verhält und auf was du sonst noch achten musst.

Das ist eine Teilrechnung (Teilschlussrechnung)

Teilrechnung ist eine Rechnungsart und zeitgleich Begriff, der umgangssprachlich verwendet wird. Korrekterweise spricht man hier vielmehr von einer Teilschlussrechnung. Bei einer Teilrechnung erfolgt eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung von einer oder mehreren Leistungen. Wichtig für die Teilrechnung ist, dass du diese Leistungen bereits gegenüber dem Auftraggeber erbracht hast. Für deine Bilanzbuchhaltung ist die Teilrechnung nichts anderes als eine vollständige Schlussrechnung. Das bedeutet, dass du auch bei einer Teilrechnung gewisse Gewährleistungspflichten einhalten musst.

Zu diesen Gelegenheiten ist eine Teilrechnung sinnvoll

  • Mit einer Teilrechnung bzw. Teilschlussrechnung bringst du immer einen abgeschlossenen Teil einer umfangreichen Leistung oder Lieferung zur Abrechnung, damit du nicht so lange auf dein Geld warten musst.
  • Eine Teilrechnung lohnt sich bei längeren oder größeren Leistungen, die du über einen längeren Zeitraum erbringst und die Abrechnung erst spät erfolgen würde, zum Beispiel bei Bauleistungen.
  • Eine Teilschlussrechnung lohnt sich für dich, wenn du größere Warenlieferungen hast, die in bestimmten Abständen erfolgen.
  • Du musst darauf achten, dass später bei der Schlussrechnung bzw. Endrechnung die Teilrechnungen aufgeführt werden. Wichtig für dich ist auch, dass du eine Teilrechnung immer im Vorfeld mit dem Auftraggeber oder dem Kunden vereinbarst.

Unterschied Teilrechnung und Abschlagsrechnung

Eine Teilrechnung darfst du nicht mit einer Abschlagsrechnung (auch Anzahlungsrechnung genannt) verwechseln, auch wenn die beiden Begrifflichkeiten oft synonym verwendet werden. Die ausschlagebende Unterschiede zwischen Teilrechnung und Abschlagsrechnung sind dabei folgende:

Teilrechnung Abschlagsrechnung
Bestimmte bereits erbrachte und in sich abgeschlossene Leistungen werden abgerechnet Beziehen sich nicht auf bestimmte erbrachte Teilleistungen, sondern eher auf den allgemeinen Projektfortschritt
Kann für einen einzelnen Posten, aber auch für mehrere einzelne Posten erstellt werden - am Ende hat man immer einen aktuellen Leistungsstand Abschlagsrechnungen findet man sehr oft im Baugewerbe. Wieso das sinnvoll ist erfährst du in unserem Ratgeber Abschlagsrechnung für den Bau.
Die Teilrechnung hat dabei dieselben Konsequenzen, wie die Schlussrechnung, das heißt, nach Rechnungsstellung greifen die üblichen Gewährleistungspflichten Dabei wird immer ein bestimmter prozentualer Anteil der gesamten Summe mit Abschlägen in Rechnung gestellt, das heißt es kann schon vor der Erbringung der Leistung eine Anzahlungsrechnung gestellt werden
Bei Teilzahlungen als Folge von Teilrechnungen beginnen die Gewährleistungspflichten unmittelbar Der erste Abschlag wird dann schon vor Auftragsbeginn fällig. Ansonsten ist die Rechnungsstellung über Abschläge während des Auftrags möglich
Die Gewährleistungspflichten gelten erst dann, wenn eine Abnahme der erbrachten Leistungen erfolgt ist, also sobald nach den Abschlagszahlungen eine Schlussrechnung erstellt wurde
Ganz einfach: Teilrechnung mit Muster erstellen

Du kannst ganz einfach ein kostenloses Teilrechnung-Muster verwenden, das individuell anpassbar ist und mit welchem du im Handumdrehen eine ordnungsgemäße Rechnung erstellen kannst, die allen rechtlichen Anforderungen entspricht.

Kostenlose Rechnungsvorlage auf Englisch von sevdesk zum Download für Word und Excel

Diese Pflichtangaben gehören auf eine Teilrechnung

Die Angaben auf einer Teilrechnung unterscheiden sich nicht von denen einer "klassischen" Rechnung.

  1. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers, also des Kunden
  2. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungserbringers und Rechnungsstellers
  3. Rechnungsdatum
  4. Fortlaufende Rechnungsnummer
  5. Bezeichnung der Ware der Leistung, die der Kunde erhalten hat: Eine konkrete Beschreibung über Quantität und Art der geleisteten, gelieferten oder verkauften Waren oder Dienstleistungen. Im Zweifel gilt: Lieber ein Detail zu viel als eines zu wenig.
  6. Rechnungsbetrag, aufgeschlüsselt in Nettobetrag, Mehrwertsteuer und Bruttobetrag (optional mit Skonti und/oder Rabatten)
  7. Steuernummer und/oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
  8. Zahlungsfrist
  9. Bankverbindung des Rechnungsausstellers.

Steuer auf der Teilrechnung ausweisen

Weil Teilrechnung und Abschlagsrechnung verschiedene Rechnungsarten sind, musst du auch die unterschiedlichen steuerlichen Unterschiede beachten und entsprechend eine Teilrechnung buchen. Im Grundsatz gilt für dich, dass du immer zum Abführen der Umsatzsteuer verpflichtet bist. Dies gilt nach dem Ablauf des Zeitraums der Anmeldung, in dem die Teilrechnung vom Kunden bezahlt wird. Die Regelung gilt sowohl für die Teilrechnung als auch deine Schlussrechnung.

Erstellst du hingegen eine Abschlagsrechnung, dann ist die Umsatzsteuer bereits für den Voranmeldungszeitraum fällig, indem du den Rechnungsbetrag eingenommen hast, und nicht erst nach erbrachter Leistung. Geldeingang und Voranmeldungszeitraum gehören bei einer Abschlagsrechnung also zusammen.

Wie du eine Teilrechnung erstellst

Eine Teilrechnung erstellst du genau wie eine klassische Ausgangsrechnung. Falls du dir noch unsicher bist, empfehlen wir dir unseren Ratgeber-Artikel "Rechnung schreiben".

Am einfachsten geht das Ganze mit einem Rechnungsprogramm wie sevdesk. Da ist sichergestellt, dass du alle relevanten Angaben auf deiner Rechnung stehen hast.

Gut zu wissen: Bei sevdesk kannst du bei der Rechnungserstellung die Rechnungart "Teilrechnung" wählen.

Schlussrechnung aus mehreren Teilrechnungen erstellen

Nehmen wir an, du stellst für deine Leistungserbringung mehrere Teilrechnungen aus. Alles ist mit dem Kunden oder der Kundin vereinbart und er oder sie hat auch pünktlich bezahlt. Abhängig vom Leistungsstand wird die Rechnungssumme kumuliert von dir ausgewiesen. Dabei erfolgt eine Verrechnung: Von der kumulierten Summe werden alle Teilrechnungen, die bereits bezahlt sind, subtrahiert. Das bedeutet, dass du auf jeder deiner Teilrechnungen die Umsatzsteuer und auch den genauen Leistungsstand ausweist. Doch was tust du nun, wenn beispielsweise nach der vierten Teilrechnung keine weitere Leistung mehr erfolgt? Dann musst du wie folgt vorgehen:

  • Du brauchst ein Schriftstück, das eine Berichtigung der letzten Abschlagsrechnung darstellt und von dir mit der Schlussrechnung versehen wird.
  • Alternativ kannst du eine separate Schlussrechnung erstellen, in der du alle Teilrechnungen benennst. Zudem musst du alle gezahlten Beiträge addieren und als Endbetrag 0 Euro ausweisen.

Dies hat einen rechtlichen Grund. Eine Teilrechnung gilt immer als Schätzung. Du kannst diese Schätzung aber nur dann beseitigen, wenn du entweder eine Schlussrechnung über den Differenzbetrag oder aber wie in unserem Beispiel die Schlussrechnung mit 0 Euro ausweist.

Wie sind Teilrechnungen zu buchen?

Bei Teilrechnungen darf lediglich die Teilleistung und der abgrechnete Teilbetrag der Rechnung enstprechend auch verbucht werden. Wird bei Eingang der Schlussrechnung, diese als komplette verbucht, müssten die zuvor gebuchten Teilleistungen im Rahmen der Teilrechnungen storniert werden.

So verhinderst du Fehler in Teilrechnung und anschließender Schlussrechnung

Du siehst schon, Teil- und Schlussrechnungen sind eine durchaus komplizierte Angelegenheit, bei der es jede Menge zu beachten gilt. Mit den hier ebenfalls erwähnten Abschlagsrechnungen und Anzahlungsrechnungen samt den zugehörigen Abschlägen verhält es sich ähnlich. Ob Teilzahlungen, Verrechnung oder Endrechnung: Um Fehler zu vermeiden, kannst du ein Rechnungsprogramm wie sevdesk verwenden. Rechnungen schreiben wird so einfacher, denn du behältst stets den Überblick und rechnest Teilzahlungen wie auch Abschläge rechtssicher und zeitsparend ab.

Rechnungen schreiben in der Desktop Rechnungsmaske von sevdesk
Rechnungen mit sevdesk schreiben

So stellen auch Sonderformen der Rechnungsstellung wie Teil- oder Abschlagsrechnung oder wiederkehrende Rechnungen kein Problem für dich dar.

Häufig gestellte Frage zum Thema

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