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In wenigen Schritten rechtskonforme Gutschriften erstellen

Mit dem Rechnungsprogramm von sevDesk kannst du ganz einfach Rechnungen und Gutschriften erstellen und hast die Möglichkeit aus mehreren Kategorien zu wählen, egal ob Honorar, Provision oder Minderleistung.

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Christian Wöllecke

Christian Wöllecke

November 18, 2022

Gutschrift

Gutschrift, Rechnungskorrektur, Stornorechnung – ist das alles nicht eigentlich das Gleiche? Auch wenn dies im Sprachgebrauch manchmal den Anschein hat, ist dem nicht so. In diesem Ratgeberartikel erklären wir dir, was eine Abrechnungsgutschrift von einer Korrekturrechnung oder einer Stornorechnung unterscheidet, was du bei der Rechnungsstellung beachten solltest und welche Pflichtangaben auf einer Gutschrift erscheinen müssen.

Das gilt als Gutschrift

Bei der Abrechnungsgutschrift handelt es sich um eine besondere Form der Rechnungsstellung. Anders als sonst stellt hier der Leistungsempfänger oder die Leistungsempfängerin die Rechnung für einen Leistungserbringer oder eine Leistungserbringerin aus – und zwar mit einem positiven Betrag.

Dies unterscheidet die Abrechnungsgutschrift unter anderem auch von einer Rechnungskorrektur oder Stornorechnung. Beide sind unter der Bezeichnung „kaufmännische Gutschrift“ bekannt. Bereits geleistete Zahlungen erhältst du zurück, bevor die erneute Rechnungsstellung folgt. Mit der Gutschrift als besondere Form der Rechnungsstellung haben aber weder eine Korrektur- noch eine Stornorechnung etwas zu tun, auch wenn die Begriffe im Sprachgebrauch manchmal synonym verwendet werden. Auch die Bankgutschrift ist in diesem Fall nicht gemeint. Eine Bankgutschrift steht ganz einfach für die Verbuchung eines eingehenden Betrages auf dem Konto.

Hier sind die entscheidenden Unterschiede zwischen Gutschrift und Stornorechnung aufgelistet:

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Gutschrift vs. Stornorechnung

Diese Regeln musst du bei Gutschriften beachten

Die Regeln, die es im Gutschriftverfahren zu beachten gilt, stellen wir dir auf einen Blick vor: 

  • Der Leistungserbringer bzw. die Leistungserbringerin erhält die Gutschrift als Einnahme vom Leistungsempfänger bzw. der Leistungsempfängerin.
  • Der Leistungsempfänger oder die Leistungsempfängerin stellt die Rechnung aus.
  • Die Gutschrift weist einen positiven Betrag aus.

Das muss auf der Gutschrift stehen

Die Abrechnungsgutschrift ist aus steuerrechtlicher Sicht eine Rechnung. Daher muss eine Gutschrift nach § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) alle Pflichtangaben enthalten, die der Gesetzgeber hierfür vorsieht, unter anderem:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers bzw. der Unternehmerin und des Leistungsempfängers bzw. der Leistungsempfängerin
  • Steuernummer des Leistungserbringers bzw. der Leistungserbringerin (wenn vorhanden: Ust-IDNr.)
  • Rechnungsdatum und eindeutige Rechnungsnummer
  • Angaben über die Art und den Umfang der Leistung oder Lieferung
  • Angaben über den Zeitpunkt der Lieferung oder der Leistungserbringung
  • besondere Vereinbarungen zur Zahlung (Zeitpunkt) oder Entgeltminderung und die Höhe des Steuersatzes, der in der Rechnung enthalten ist
  • Hinweis auf die Pflicht zur Aufbewahrung der Rechnung/Gutschrift, sofern diese steuerpflichtige Leistungen beinhaltet

Wichtig ist beim Gutschriftsverfahren, dass die Gutschrift als solche gekennzeichnet wird. Am einfachsten erfolgt dies, indem du als Bezeichnung tatsächlich „Gutschrift“ wählst.

Vorlage verwenden und Zeit sparen!

Eine Gutschrift selbst zu erstellen ist natürlich mit einem zeitlichen Aufwand verbunden. Einfacher und schneller geht das Ganze, indem du eine kostenlose Gutschrift Vorlage verwendest, welche du individuell anpassen kannst:

Vorlage Gutschrift
Kostenlose Gutschrift Vorlage

Für diese Zwecke ist eine Gutschrift sinnvoll

Das Gutschriftverfahren findet häufig dann Anwendung, wenn du über einen Dritten Leistungen erbringst und dieser Dritte diese Leistungen dann mit seinem Kunden oder seiner Kundin abrechnet.

Klingt kompliziert? Hier ein Beispiel:

Du schreibst Texte oder erstellst ein Logo im Auftrag einer Agentur für deren Kunden oder Kundin. Um dich zu entlohnen, rechnet die Agentur den Auftrag bei ihrem Kunden bzw. ihrer Kundin ab und erstellt für dich eine Gutschrift. Du wirst bezahlt, ohne eine Rechnung stellen zu müssen.

Auch Subunternehmer bzw. Subunternehmerinnen, die eine Leistung für ein leitendes Unternehmen erbringen, können Gutschriften erhalten, ohne dass es eine separate Rechnungsstellung des Subunternehmens bräuchte.

So verbuchst du eine Gutschrift

Eine Abrechnungsgutschrift wird in der Regel wie eine normale Rechnung verbucht:

  • Der Leistungserbringer bzw. die Leistungserbringerin bucht das Honorar an „Erlöse“ und „Umsatzsteuer“. Bei einem Honorar von 119 Euro buchst du 100 Euro an Erlöse, 19 Euro an Umsatzsteuer.
  • Die Leistungsempfängerin bzw. der Leistungsempfänger bucht die Abrechnungsgutschrift an „Fremdleistungen Vorsteuer“ und „abziehbare Vorsteuer“. Es werden 100 Euro an „Fremdleistungen Vorsteuer“ und 19 Euro an „abziehbare Vorsteuer“ gebucht. Falls der Steuersatz nicht 19 %, sondern 7 % beträgt, würde das Honorar 107 Euro betragen und 7 Euro Umsatz- oder Vorsteuer gebucht.

Mehr Infos zur Buchung einer Gutschrift erhältst du außerdem in diesem Video:

Diese Fehler entstehen bei der Verbuchung einer Gutschrift

Ein Fehler, der auch bei „normalen“ Rechnungen schnell passiert, sind fehlende Pflichtangaben nach UStG. Wenn also Rechnungsnummer, Steuersatz oder Ausstellungsdatum beim Gutschriftsverfahren fehlen, dann kann die Abrechnungsgutschrift umsatzsteuerrechtlich nicht korrekt verbucht werden.

Ganz wichtig ist auch, dass du das Wort „Gutschrift“ im Dokument nicht vergisst und einen positiven Rechnungsbetrag ausweist. Für Leistungserbringerinnen oder Leistungserbringer ist es von großer Bedeutung, dass ihre Steuernummer in der Gutschrift angegeben ist. Auch dies ist ein Fehler, der gern passiert, wenn Leistungsempfänger bzw. Leistungsempfängerinnen eine Rechnung ausstellen, aber das Eintragen der Steuernummer vergessen.

So vermeidest du Fehler bei der Buchung einer Gutschrift

Ob vergessene Pflichtangaben wie Ausstellungsdatum oder Rechnungsnummer oder ein fehlender Hinweis auf die Gutschrift: Ein Gutschriftverfahren birgt Fallstricke. Mit einem Online-Rechnungsprogramm wie sevDesk kannst du ganz einfach rechtskonforme Gutschriften erfassen und zudem Fehler vermeiden, da das Rechnungsdesign und die Rechnungsvorlagen bereits alle notwendigen Pflichtangaben über Platzhalter integrieren. Auch eine Korrekturrechnung oder eine Stornorechnung kannst du mit sevDesk einfach und rechtssicher erstellen. Rechnungen schreiben wird so endlich viel einfacher!

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Gutschrift mit sevDesk erfassen

Gutschrift und Vorsteuerabzug – das musst du wissen

Für das Umsatzsteuerrecht stellt eine Gutschrift keinen Sonderfall dar. Wenn du eine Gutschrift ausstellst, dann kannst du die enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer beim Vorsteuerabzug geltend machen. Wichtig ist jedoch, dass die Gutschrift alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben enthält und korrekt verbucht werden kann.

Gutschrift für Kleinunternehmer – geht das?

Ja, auch Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer können Gutschriften erhalten. Entscheidend ist, dass die Abrechnungsgutschrift in diesem Fall keine Umsatzsteuer und keinen Steuersatz ausweisen darf. Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer dürfen eine Gutschrift mit ausgewiesener Mehrwertsteuer nicht annehmen und sollten in diesem Fall auf die Kleinunternehmerregelung entsprechend § 19 UStG verweisen.

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