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Christian Wöllecke

Christian Wöllecke

November 29, 2022

Rechnungsprüfung

Besteht deine Rechnungsprüfung nur aus einem kurzen Blick auf die Rechnung? Prüfst du nur, ob die Menge der Ware passt und ob der Rechnungsbetrag stimmt? Wenn ja, dann ist das sehr nachvollziehbar, aber leider nicht genug, wenn es um das Finanzamt geht. Damit du als Unternehmer bzw. Unternehmerin weißt, worauf es bei einer Rechnungsprüfung ankommt und worauf du bei deinen eigenen Rechnungen achten solltest, haben wir alle wichtigen Informationen in diesem Artikel zusammengefasst.

Keine Lust zu lesen? Dann sieh' dir einfach unser Video zum Thema Rechnungsprüfung an:

So gehst du bei einer Rechnungsprüfung vor

Bei der Rechnungsprüfung unterscheidet man zunächst zwischen zwei Formen:

Sachliche Rechnungsprüfung

Bei der sachlichen Rechnungsprüfungkontrollierst du, ob die gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen korrekt abgerechnet wurden und das Ausstellungsdatum stimmt.

Dies geschieht durch einen Abgleich mit dem Lieferschein. Vorzugsweise sollte die sachliche Rechnungsprüfung durch die Person stattfinden, welche die Bestellung veranlasst und die Leistungen entgegengenommen hat.

Formale Rechnungsprüfung

Bei der formalen Rechnungsprüfung wird die Einhaltung der formellen Vorschriften sichergestellt – also zum Beispiel, ob eine Rechnung alle Pflichtangaben nach § 14  Umsatzsteuergesetz (UStG) enthält.

Sinnvoll ist es, die formelle Rechnungsprüfung im Rahmen der Erfassung von Eingangsrechnungen durchzuführen. So kannst du eine nicht korrekte Rechnung abfangen, bevor sie weiter bearbeitet wird. Umgekehrt prüfst du deine eigene Rechnung so vor dem Versenden.

Handelt es sich um eine bestellbezogene Rechnung, kannst du alle aufgelisteten Positionen der Rechnung abrechnen. Hierbei spielt es keine Rolle, ob du eine oder mehrere Positionen als Teillieferung erhalten hast. Alle Teillieferungen können summiert und in einer Buchung zusammen abgeschlossen werden. 

Handelt es sich um eine wareneingangsbezogene Rechnung, musst du jeden einzelnen Wareneingang separat abrechnen. Prüfst du eine Rechnung ohne Bestellbezug, kann diese direkt auf folgende Konten gebucht werden:

  • Anlagekonto
  • Materialkonto
  • Sachkonto

Rechnungsprüfung Schritt für Schritt

Im Prinzip kannst du jede erstellte Rechnung vor der Rechnungsfreigabe in vier Schritten prüfen:

Schritt 1:

Als Erstes kontrollierst du, ob die Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und ob die Pflichtangaben vorhanden sind. Diesen Schritt nennt man auch formale Prüfung. Dazu gehört auch der Hinweis, ob ggf. eine Steuerbefreiung nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung) vorliegt.

Schritt 2:

Danach erfolgt die sachliche Prüfung. Prüfe hier, ob die Leistungen korrekt und ohne Mängel erbracht wurden. Außerdem gleichst du hier die Positionen der Rechnung mit denen auf dem Lieferschein ab. Des Weiteren musst du die richtige Angabe der Einzelpreise und den daraus entstandenen Gesamtbetrag prüfen. Dazu gehört auch, ob der korrekte Steuerbetrag und Steuersatz erhoben wurden.

Schritt 3:

Als Nächstes kommt die Subprüfung. Sind andere Personen zur Absprache und Klärung einer Rechnung mit einzubinden, solltest du mit diesen Personen Rücksprache halten. Denn so können Differenzen und bestehende Fragen direkt geklärt werden.

Schritt 4:

Zum Schluss erfolgt die Rechnungsfreigabe. Hierbei ist es sinnvoll, eine zweite Person hinzuzuziehen, die dann die Freigabe übernimmt.

Auf diese Dinge solltest du bei der Prüfung einer Eingangsrechnung achten!

Tatsächlich unterscheiden sich eine Eingangs- und eine Ausgangsrechnung nicht voneinander, wenn es um die Rechnungsprüfung geht. Auch hier solltest du auf folgende Punkte achten:

  • alle formalen Vorgaben sind erfüllt
  • die Rechnung ist inhaltlich und sachlich richtig
  • falls der Rechnungsersteller bzw. die Rechnungserstellerin von der Umsatzsteuer befreit ist, dann braucht es einen Hinweis auf die Steuerbefreiung
  • die aufgeführten Beträge und der Steuersatz müssen korrekt sein

Deshalb ist die Rechnungsprüfung für dich wichtig

Eine Rechnungsprüfung ist für dich aus verschiedenen Gründen elementar.

  • Zum einen stellst du so sicher, dass du nicht zu viel bezahlst.
  • Die Pflichtangaben sind außerdem notwendig für den Vorsteuerabzug. Wenn eine dieser Angaben bei einer Eingangsrechnung fehlt, bist du zum Vorsteuerabzug nicht berechtigt. Dies kann für dich bedeuten, dass du auf hohen Vorsteuerbeträgen sitzen bleibst.
  • Umgekehrt bekommen deine Kunden und Kundinnen Probleme mit dem Vorsteuerabzug, wenn sie als Leistungsempfänger eine von dir nicht korrekt ausgestellte Rechnung erhalten. Beide Fälle solltest du nach Möglichkeit unbedingt vermeiden.

Gut zu wissen zum Thema Rechnungsprüfung

Die Rechnungsprüfung erfolgt in größeren Unternehmen von der Kreditorenbuchhaltung, die die Rechnungen auf die entsprechenden Kostenstellen buchen.

Als Selbstständiger oder kleines Unternehmen hast du selbstverständlich keine eigene Abteilung für solche Aufgaben - doch da gibt es eine gute Nachricht für dich: Mit einem geeigneten Rechnungsprogramm wie sevDesk vermeidest du einfacher Fehler beim Rechnungen schreiben und hast durch die Integration deines online Bankings deine Zahlungen im Blick!

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Checkliste zur Rechnungsprüfung: Das muss drauf sein!

Wenn du auf einen Blick prüfen willst, dass eine Rechnung alle notwendigen Angaben enthält, dann arbeite diese drei Punkte ab:

  1. Formfehler: Sind alle Pflichtangaben von Rechnungen entsprechend UStG vollständig? (Ist die Rechnungsnummer korrekt, befindet sich eine Steuernummer auf der Rechnung?) Wird korrekt auf eine eventuelle Steuerbefreiung hingewiesen?
  2. Inhaltsfehler: Stimmen beim Abgleich mit dem Lieferschein alle Leistungen bzw. die aufgeführte Menge? Häufig entstehen solche Fehler durch fehlerhafte Kommunikation zwischen Lieferant und Leistungsempfänger.
  3. Rechenfehler: Sind alle Beträge korrekt und stimmt die Gesamtsumme? Sind der Steuerbetrag und der Steuersatz korrekt? Zu Rechenfehlern kommt es immer wieder – davor ist niemand gefeit. Doch für die korrekte Buchung auf die richtige Kostenstelle muss alles stimmen.

Du hast noch keine Kreditorenbuchhaltung, die deine Rechnungen prüft? Eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten zur Rechnungsprüfung, wie Ausstellungsdatum, Steuernummer und mehr findest du außerdem hier:

Checkliste für die Rechnungsprüfung
Checkliste für die Rechnungsprüfung

Bei wareneingangsbezogenen Rechnungen musst du darüber hinaus jeden einzelnen Wareneingang separat abrechnen. Das kann mit einem großen Zeitaufwand verbunden sein.

Tipp für eine schnellere Rechnungsprüfung:

Mit einer entsprechenden Software geht das Schreiben und Prüfen von Rechnungen deutlich schneller und führt zudem alle gesetzlichen Pflichtangaben auf. Wenn du deine Rechnungsprüfung vereinfachen möchtest, ist daher ein Online-Rechnungsprogramm wie sevDesk hilfreich, mit welcher automatisch die Rechnungen geprüft werden und du so einiges an Zeit sparst.

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Das musst du tun, wenn die Rechnung Formfehler hat

Wenn du bei der Rechnungsprüfung zu dem Schluss kommst, dass im Sinne des UStG notwendige Pflichtangaben fehlen oder etwas nicht stimmt, dann solltest du am besten direkt aktiv werden. Bevor du die Rechnung aussendest, solltest du vorher eine Rechnungskorrektur vornehmen. Hast du sie schon ausgesendet? Dann kommt es darauf an, ob der Leistungsempfänger bzw. die Leistungsempfängerin schon bezahlt hat. Wurde die Rechnung schon beglichen und verbucht, musst du eine Stornorechnung erstellen. Ansonsten solltest du Kontakt zum Leistungsempfänger bzw. zur Leistungsempfängerin aufnehmen, dich für den Fauxpas entschuldigen und deine Korrektur ankündigen.

Wenn du einen Fehler bei einer Eingangsrechnung feststellst, kontaktierst du den Rechnungssteller bzw. die Rechnungsstellerin. Fehler sind menschlich, aber eine korrekte Rechnung ist am Ende wichtig für alle beteiligten Seiten. Der Rechnungssteller bzw. die Rechnungsstellerin muss dann eine Rechnungskorrektur vornehmen oder ggf. auch eine Stornorechnung erstellen.

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