Wareneingang

Der Wareneingang führt zu einer Bestandserhöhung im Unternehmen; Waren, die vom Unternehmen bestellt wurden, werden geliefert oder vom Unternehmen selbst abgeholt. Der Wareneingang ist im Unternehmen mit der entsprechenden Buchung verbunden, die Ware muss auf Schäden und auf Vollständigkeit kontrolliert werden. Der Wareneingang ist mit einer Kapitalbindung verbunden, da erst nach einiger Zeit eine Weiterverarbeitung und Veräußerung erfolgt. Um die Kapitalbindung möglichst gering zu halten, versuchen Unternehmen, den Bestand möglichst gering zu halten. Der Wareneingang ist Teil der Materialwirtschaft und eine Tätigkeit im Materiallager.

Grundlagen für den Wareneingang

Der Wareneingang beruht auf einer Bestellung des Unternehmens, der eine Materialanforderung zugrunde liegt. Er erfolgt in der Warenannahme des Unternehmens. Auch von Kunden retournierte Waren unterliegen dem Wareneingang, doch handelt es sich dabei um einen ungeplanten Wareneingang. Der Wareneingang vollzieht sich in mehreren Schritten, der erste Schritt ist die Warenannahme.

Wareneingang

Die Warenannahme als erster Schritt

In der Warenannahme wird die Ware durch den Anlieferer bereitgestellt. Der Warenempfänger muss die Ware anhand der Lieferanzeige, zu der Frachtbrief und Lieferschein gehören, hinsichtlich Absender und Empfänger prüfen. Dabei handelt es sich um eine Plausibilitätsprüfung, es muss geprüft werden, ob die Ware tatsächlich für das Unternehmen bestimmt ist. Die Ware wird nun rein äußerlich geprüft, dazu gehören abhängig vom Unternehmen und von der Art der Waren

  • Collizahl
  • Unversehrtheit der Verpackung
  • Prüfung von Transportmengen
  • Feststellung von Transportschäden
  • Vermerk auf Frachtbrief oder anderen Warenbegleitpapieren.

Verschiedene Transportunternehmen verwenden Warenbegleitpapiere in elektronischer Form, auch dabei ist die Prüfung möglich. Der Warenempfänger muss die Ware abladen, die Kontrolle kann vor oder während des Abladens erfolgen. Die Übergabe der Warenbegleitpapiere mit Prüfvermerk erfolgt erst nach der Kontrolle. Die Ware wird nun in das Lager gebracht.

Die Wareneingangskontrolle

Im Wareneingangsbereich des Lagers eines Unternehmens findet die Wareneingangskontrolle statt. Der Lieferschein wird auf Vollständigkeit der Bestellangaben und Artikelbezeichnungen geprüft, die Bestellung wird dem Lieferschein zugeordnet. Die Ware wird anhand des Lieferscheins auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüft. Für die Qualitätssicherung können, abhängig von der Art der Ware, Stichproben entnommen werden. Die Waren werden auf Mängel überprüft. Es erfolgt eine Wareneingangs- oder Lieferanzeige.

Sperrlagerung und Freigabe

Bei separatem Qualitätssicherungsverfahren über eine Stichprobenentnahme und bei der Freigabe oder Zollvorschrift kann die Ware in ein Zollsperrlager eingelagert werden. Erfüllt die Ware die Anforderungen an die Qualität, erfolgt die Freigabe durch die Qualitätssicherung oder den Zoll.

Erfassung des Warenbestandes

Nach der Freigabe durch die Qualitätskontrolle oder nach Prüfung der Ware anhand des Lieferscheins wird die Ware bestandsmäßig im Materialbuchungssystem des Lagers erfasst. In der Lagerbuchhaltung erfolgt die Buchung der Bestandserhöhung. Mit einem Beleg über den Lieferschein oder mit einem separat erstellten Wareneingangsschein auf der Grundlage von Bestellung und Lieferschein wird die Buchung dokumentiert. Weicht die tatsächliche Menge von den Angaben auf dem Lieferschein ab, muss eine Korrektur der Buchungsmenge erfolgen.

Wareneingang mit Gabelstapler und großer Halle

Einlagerung der Ware

Der Wareneingang ist beendet, wenn die Ware eingelagert und auf die entsprechenden Lagerorte verteilt wurde. Aufgrund der Disposition kann die Ware den Aufträgen zugeordnet werden. Für die ordnungsgemäße Einlagerung kommt es auf die Einhaltung des Lagerprinzips, auf die Kontrolle des Lagerorts und die Gegenkontrolle der Einlagerungsmenge an. Eventuelle Pufferplätze und Puffermengen müssen registriert werden. Ist noch eine Lagerplatzkarte vorhanden, ist deren Aktualisierung erforderlich.

Tipp:

Mit einer Online-Lagersoftware behältst du ganz einfach den Überblick über deine Bestände. Dank der intelligenten Artikelsuche sparst du wertvolle Zeit und hast zudem alle Artikel inklusive Einkaufs- und Verkaufspreise im Blick.

Arbeitsschritte abhängig von der Situation

Welche Arbeitsschritte im Wareneingang tatsächlich erforderlich sind, hängt von der Art des Unternehmens und der Ware ab. Werden allerdings Arbeitsschritte außer acht gelassen, ist das mit dem Qualitätsmanagement nicht vereinbar. Fehler können auftreten, die sich sogar im Endprodukt niederschlagen können. Das kann durch fehlerhafte Waren, aber auch durch eine falsche Disposition möglich sein. Ist eine Ware fehlerhaft oder wird die Ware unvollständig geliefert, so muss die Frist für die Reklamation und Mängelrüge eingehalten werden, damit der Rechtsanspruch des Unternehmens nicht erlischt.