Die Definition für den Begriff Outsourcing setzt sich aus drei englischen Begriffen zusammen: Outside, resource und using und beschreibt eine Unternehmensstrategie, bei der von einem Unternehmen einzelne Aufgaben, Teilbereiche oder sogar komplette Geschäftsprozesse ausgelagert werden an Drittunternehmen. Das bedeutet, dass die Dienstleistungen, die bisher selbst erbracht wurden, nur noch von einem Dienstleister, der darauf spezialisiert ist, bezogen werden. Allerdings werden nur Sekundärfunktionen, also Aufgaben, die das Unternehmen für die Verrichtung seiner Haupttätigkeit benötigt ausgelagert. Kernkompetenzen sollte man tunlichst nicht auslagern.
Die häufigste Form der Auslagerung von Unternehmensfunktionen ist das IT-Outsourcing, bei dem das Unternehmen seine komplette IT-Infrastruktur an einen externen IT-Anbieter auslagert und diese nicht mehr selbst betreibt. In der Regel tritt der externe Anbieter dabei als externer Partner in Erscheinung. Der Gegenstand sowie die Dauer der Leistungserbringung ist durch einen dementsprechenden Vertrag geregelt. Häufig werden SLAs (Service Level Agreements) vereinbart, die das Vertragsverhältnis im Hinblick auf Reaktionszeiten und Qualität des Service detailliert steuern.
Aber auch in anderen Branchen als der IT-Branche ist das Outsourcing anzutreffen. So unterhalten viele kleine Unternehmen keine eigene Lohnbuchhaltung mehr, sondern lassen diese von einem externen Unternehmen durchführen. Das senkt die Kosten für die Personalverwaltung. Auch die Personalrekrutierung wird immer mehr durch externe Dienstleister übernommen. Die Expertise im eigenen Haus aufzubauen ist für viele Unternehmen schlicht zu teuer.
Wie bereits erörtert handelt es sich dem Outsourcing um eine Auslagerung, in deren Rahmen Aufgaben, Prozesse oder Strukturen an andere Unternehmen abgegeben werden, die bisher im eigenen Unternehmen ausgeführt wurden. Die Gründe für das Outsourcing sind vielfältig:
Zudem kann zwischen dem unternehmensinternen und dem unternehmensexternen Outsourcing unterschieden werden. Die unternehmensinterne Auslagerung kann beispielsweise wie folgt aussehen: Die Aufgabe wird an ein Tochterunternehmen abgegeben, es wird ein neues Unternehmen gegründet für die Aufgabe oder die Aufgabe wird von Leiharbeitern ausgeführt.
Beim unternehmensexternen Outsourcing wird die Aufgabe an ein fremdes Unternehmen abgegeben, das nichts mit dem eigenen zu tun hat. Das kann geschehen im Zusammenhang mit einem regionalen Unternehmen oder aber in ein Land mit einem niedrigeren Durchschnittslohn wie beispielsweise Indien oder China.
Wie man ein Outsourcingvorhaben angeht, unterscheidet sich sicher von Unternehmen zu Unternehmen. Dennoch gibt es erprobte Vorgehensweisen (so genannte Best Practices), die man sich zunutze machen kann.
Es existieren drei beliebte Ausgliederungs-Länder in Asien: Malaysia, China und Indien. Doch auch im europäischen Nachbargebiet können lohnenswerte Outsourcing-Projekte durchgeführt werden. So ist beispielsweise in Irland eine große Infrastruktur aufgebaut worden, die Branchenriesen wie Apple bereitwillig in Anspruch nehmen. In Rumänien hingegen sind einfache Tätigkeiten, die keine große Komplexität mitbringen, gut aufgehoben.
Kommen wir zu den Pro und Contras des Auslagerns von Unternehmensfunktionen. In der folgenden Übersicht haben wir versucht, die wichtigsten Punkte zusammenzufassen.
Der wesentlichste Nachteil ist die einhergehende Abhängigkeit zum Dienstleister beim Outsourcingvorgang. Sollte der Dienstleister in wirtschaftliche oder qualitative Schwierigkeiten kommen, dann kann das Folgekosten für das eigene Unternehmen bedeuten. Außerdem kann man manche Business-Funktion nicht so einfach wieder in Bereichen des eigenen Unternehmens eingliedern. Firmen, die beispielsweise ihre SAP-Entwicklung komplett ausgegliedert haben, bereuen dies meist zutiefst. Schließlich ist so das Know-How um die eigenen Geschäftsprozesse „weg“. Um diesen Prozess umzukehren, muss erst wieder eine schlagkräftige Mannschaft aufgebaut werden. Das ist teuer und zeitaufwändig.
Des Weiteren gibt es noch folgende Nachteile bei einer Auslagerung:
Bevor zum Outsourcing gegriffen wird, sollte die Entscheidung stets genau analysiert werden und vor allem zukunftsorientiert getroffen werden. So sollten Funktionen, mit denen sich ein Unternehmen von einem anderen Unternehmen abhebt, niemals ausgelagert werden.
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