Outsourcing

Die Definition für den Begriff Outsourcing setzt sich aus drei englischen Begriffen zusammen: Outside, resource und using und beschreibt eine Unternehmensstrategie, bei der von einem Unternehmen einzelne Aufgaben, Teilbereiche oder sogar komplette Geschäftsprozesse ausgelagert werden an Drittunternehmen. Das bedeutet, dass die Dienstleistungen, die bisher selbst erbracht wurden, nur noch von einem Dienstleister, der darauf spezialisiert ist, bezogen werden. Allerdings werden nur Sekundärfunktionen, also Aufgaben, die das Unternehmen für die Verrichtung seiner Haupttätigkeit benötigt ausgelagert. Kernkompetenzen sollte man tunlichst nicht auslagern.

Die häufigste Form der Auslagerung von Unternehmensfunktionen ist das IT-Outsourcing, bei dem das Unternehmen seine komplette IT-Infrastruktur an einen externen IT-Anbieter auslagert und diese nicht mehr selbst betreibt. In der Regel tritt der externe Anbieter dabei als externer Partner in Erscheinung. Der Gegenstand sowie die Dauer der Leistungserbringung ist durch einen dementsprechenden Vertrag geregelt. Häufig werden SLAs (Service Level Agreements) vereinbart, die das Vertragsverhältnis im Hinblick auf Reaktionszeiten und Qualität des Service detailliert steuern.

Aber auch in anderen Branchen als der IT-Branche ist das Outsourcing anzutreffen. So unterhalten viele kleine Unternehmen keine eigene Lohnbuchhaltung mehr, sondern lassen diese von einem externen Unternehmen durchführen. Das senkt die Kosten für die Personalverwaltung. Auch die Personalrekrutierung wird immer mehr durch externe Dienstleister übernommen. Die Expertise im eigenen Haus aufzubauen ist für viele Unternehmen schlicht zu teuer.

Was sind die Gründe für das Outsourcing?

Wie bereits erörtert handelt es sich dem Outsourcing um eine Auslagerung, in deren Rahmen Aufgaben, Prozesse oder Strukturen an andere Unternehmen abgegeben werden, die bisher im eigenen Unternehmen ausgeführt wurden. Die Gründe für das Outsourcing sind vielfältig:

• Kosteneinsparung – aufgrund des hohen Spezialisierungsgrads des Dienstleisters
• Qualitätsverbesserungen (beispielsweise in der Fertigung)
• Eine höhere Effektivität – da die Konzentration auf der Kernkompetenz das eigene Unternehmen stärken kann
• Eine bessere Skalierbarkeit – ganz besonders, wenn es um kurzfristige Auslastungsschwankungen geht
• Eine schnellere Reaktionsfähigkeit auf Veränderungen

Zudem kann zwischen dem unternehmensinternen und dem unternehmensexternen Outsourcing unterschieden werden. Die unternehmensinterne Auslagerung kann beispielsweise wie folgt aussehen: Die Aufgabe wird an ein Tochterunternehmen abgegeben, es wird ein neues Unternehmen gegründet für die Aufgabe oder die Aufgabe wird von Leiharbeitern ausgeführt.

Beim unternehmensexternen Outsourcing wird die Aufgabe an ein fremdes Unternehmen abgegeben, das nichts mit dem eigenen zu tun hat. Das kann geschehen im Zusammenhang mit einem regionalen Unternehmen oder aber in ein Land mit einem niedrigeren Durchschnittslohn wie beispielsweise Indien oder China.

Outsourcing: Die Formen und Varianten

• Business Process Outsourcing: Hierbei handelt es sich um die Auslagerung von kompletten Geschäftsprozessen, wie beispielsweise die Bearbeitung von Retouren.
• Knowledge Process Outsourcing: Davon wird gesprochen, wenn es um die Auslagerung von sehr komplexen Aufgaben geht, für die ein hoher Spezialisierungsgrad erforderlich ist und die von speziell geschulten Mitarbeitern eines entsprechenden Dienstleisters durchgeführt werden müssen. Ein Beispiel könnte das Verfassen von suchmaschinenoptimierten Texten im Internet sein.
• Outtasking: Hier übergibt ein Unternehmen ganz bestimmte und abgegrenzte Aufgabengebiete an das Dienstleistungsunternehmen ab – der übergeordnete Geschäftsprozess befindet sich weiterhin bei dem Unternehmen selbst.
• Selective Outsourcing: Dabei handelt es sich um eine Mischform von Business Process Outsourcing und Outtasking. Denn hier lagert das Unternehmen spezielle Teilbereiche aus – genauer gesagt, es werden mehr als einzelne Aufgaben vergeben, doch immer noch weniger als ganze Prozesse.

Ein mögliches Vorgehensmodell fürs Outsourcing

Wie man ein Outsourcingvorhaben angeht, unterscheidet sich sicher von Unternehmen zu Unternehmen. Dennoch gibt es erprobte Vorgehensweisen (so genannte Best Practices), die man sich zunutze machen kann.

Mögliche Vorgehensweise für eine Outsourcing-Entscheidung

1. Am Anfang steht eine detaillierte Analyse des Ist-Zustands
   1. Es wird der nachfolgende Prozess bestimmt
   2. Es kommt zur Potenzialabschätzung.
2. Es werden Vorbereitungen getroffen.
   1. Es findet das Kick-off Meeting statt
   2. Ein Lösungsmodell wird entwickelt.
3. Es folgt der Vergleich der alternativen Lösungsmöglichkeiten.
   1. Das Projektteam wird mit den notwendigen Entscheidungskompetenzen ausgestattet.
   2. Es wird eine Kostenrechnung erstellt.
4. Es kommt zur Bewertung und der Auswahl des Dienstleisters.
   1. Die Erstellung und die Auswertung der Ausschreibung
   2. Die Abstimmung des Pflichten- und Lastenheftes erfolgt.
5. Die Umsetzungsphase
   1. Hier kommt es dann zum konkreten Zeitplan für die finale Umsetzung des Outsourcing
   2. Das Projektmanagement wird weiter fortgeführt sowie eine laufende Qualitätskontrolle.

Beispiele für das Outsourcing

• Callcenter-Outsourcing: Hier unterliegt der Kundenservice dann einem spezialisierten Callcenter, das in der Praxis oft für einen Festpreis ganz bestimmte Anrufkapazitäten übernimmt.
• Online Marketing-Outsourcing: Hier lagert ein Unternehmen seine Online-Werbemaßnahmen wie beispielsweise die Betreuung der Social Media Kanäle an externe Dienstleister aus.
• Sollte es einem Modeunternehmen zu teuer sein, seine Bekleidung in Deutschland zu fertigen, dann wird die Produktion häufig in Asien durchgeführt und die fertige Bekleidung dann per Seefracht nach Deutschland verschifft.
• IT- Outsourcing, hier geht es um die Auslagerung von IT Hosting und Abwicklung wie beispielsweise dem IT Service Management.

Die beliebtesten Outsourcing Länder

Es existieren drei beliebte Ausgliederungs-Länder in Asien: Malaysia, China und Indien. Doch auch im europäischen Nachbargebiet können lohnenswerte Outsourcing-Projekte durchgeführt werden. So ist beispielsweise in Irland eine große Infrastruktur aufgebaut worden, die Branchenriesen wie Apple bereitwillig in Anspruch nehmen. In Rumänien hingegen sind einfache Tätigkeiten, die keine große Komplexität mitbringen, gut aufgehoben.

Die Vor- und Nachteile des Outsourcing

Kommen wir zu den Pro und Contras des Auslagerns von Unternehmensfunktionen. In der folgenden Übersicht haben wir versucht, die wichtigsten Punkte zusammenzufassen.

Die Vorteile von Outsourcing

• Das Unternehmen kann sich auf das Kerngeschäft konzentrieren.
• Kostenersparnis gegenüber der Erbringung der Leistung im Hause.
• Steuerliche Vorteile durch den Fremdbezug: Kosten der Auslagerung mindern den zu versteuernden Gewinn.
• Qualitative Vorteile – Erfahrene Lohnbearbeiter leisten unter Umständen bessere Arbeit als die eigene Mannschaft.
• Möglicherweise werden durch strategische Partnerschaften neue Geschäftsfelder eröffnet. Stichwort: Vertikale Integration.

Die Nachteile von Outsourcing

Der wesentlichste Nachteil ist die einhergehende Abhängigkeit zum Dienstleister beim Outsourcingvorgang. Sollte der Dienstleister in wirtschaftliche oder qualitative Schwierigkeiten kommen, dann kann das Folgekosten für das eigene Unternehmen bedeuten. Außerdem kann man manche Business-Funktion nicht so einfach wieder in Bereichen des eigenen Unternehmens eingliedern. Firmen, die beispielsweise ihre SAP-Entwicklung komplett ausgegliedert haben, bereuen dies meist zutiefst. Schließlich ist so das Know-How um die eigenen Geschäftsprozesse „weg“. Um diesen Prozess umzukehren, muss erst wieder eine schlagkräftige Mannschaft aufgebaut werden. Das ist teuer und zeitaufwändig.

Des Weiteren gibt es noch folgende Nachteile bei einer Auslagerung:

• Es kommt zu einem Know-How Verlust aufgrund der Ausgliederung von Funktionen
• Mögliche Probleme im Betriebsklima: Denn sollten die Mitarbeiter den Dienstleister als eine Art Konkurrenz ansehen oder der eigene Arbeitsplatz wird durch das Outsourcing bedroht, dann ist Widerstand zu erwarten
• Der Datenschutz – denn je nach ausgelagerter Funktion erhält der Dienstleister Einblick in die sensiblen Firmendaten

Bevor zum Outsourcing gegriffen wird, sollte die Entscheidung stets genau analysiert werden und vor allem zukunftsorientiert getroffen werden. So sollten Funktionen, mit denen sich ein Unternehmen von einem anderen Unternehmen abhebt, niemals ausgelagert werden.