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Buchhaltung outsourcen: Modelle, Vorteile und Alternativen im Überblick

Aktualisiert am
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02
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2024

Deine Belege und Rechnungen stapeln sich und du weißt gar nicht mehr, wo du anfangen sollst? Und in deinem Business-Alltag findest du eigentlich nie die Zeit, dich um deine Buchhaltung zu kümmern? So geht es vielen Selbstständigen. Einen eigenen Buchhalter einzustellen ist aber besonders bei Kleingewerbetreibenden und Freiberuflern oft keine Option. Doch auch hierfür gibt es eine Lösung: das Outsourcing deiner Buchhaltung. Bevor du dir jetzt aber alle deine Unterlagen schnappst und zum nächsten Steuerberater läufst, lies in diesem Artikel erst einmal, was die Vor- und Nachteile sind und wie du deine Aufgaben sinnvoll auslagerst.

Was bedeutet Outsourcing im Bereich Buchhaltung?

Outsourcing ist das Auslagern bestimmter Aufgaben oder Geschäftsprozesse an externe Dienstleister. Das geht in ganz vielen Bereichen – vor allem auch in der Buchhaltung. Wenn du wie viele andere Selbstständige wenig Vorwissen zur Buchführung hast, kannst du durch das Outsourcen Zeit und Geld sparen und dich wieder mehr auf dein Kerngeschäft konzentrieren.

Falls du darüber nachdenkst, ob auch für dich ein externer Buchhaltungsservice eine Option ist, solltest du dir zunächst einen Überblick über die Vor- und Nachteile des Outsourcings deiner Buchhaltung verschaffen. Genau das machen wir nun.

Buchhaltung-Outsourcing: die Vor- und Nachteile

Das Auslagern deiner Buchhaltung kann dir sowohl Vorteile als auch Nachteile bringen. Ob sich das Outsourcing für dich lohnt, hängt von deinem Unternehmen und den individuellen Anforderungen und Voraussetzungen ab. Schauen wir uns einfach mal im Detail an, wie du profitieren kannst – und was du dafür in Kauf nehmen musst.

Vorteile des Outsourcings der Buchhaltung

Das Outsourcen deiner Buchhaltung, beispielsweise an einen Steuerberater, hat so einige Vorteile:

Vorteile Beschreibung
Fokus auf dein Kerngeschäft
Outsourcing hilft dir, dich auf dein Kerngeschäft zu konzentrieren. So kannst du die neuesten Entwicklungen und Trends einfacher in deinem Unternehmen umsetzen und hast mehr Zeit, um Geld zu verdienen. Auch die immer weiter zunehmende Digitalisierungund die Optimierung von Geschäftsprozessen in der modernen Buchhaltung spielen eine entscheidende Rolle.
Kostenreduzierung in der Buchhaltung Gerade bei größeren Unternehmen kostet die interne Buchhaltung neben viel Zeit einiges an Geld. Untersuchungen zeigen, dass du durch die Auslagerung bis zu 50 Prozent dieserKosten einsparen kannst – vor allem beim Personal, beim Kauf von Hardware und Software und bei deren Verwaltung. Hinzu kommt: Buchhalter und Steuerberater haben oft noch Tipps, welche Kosten du von der Steuer absetzen kannst, um so deine Steuerlast insgesamt zu senken.
Verringerung von Fehlern und Risiken In der Buchhaltung können Fehler passieren, die im Zweifel z.B. zu Steuernachzahlungen oder einer Betriebsprüfung führen können. Mit dem Auslagern der Buchhaltung an einen Dienstleister, kannst du diese Risiken minimieren. Wie? Steuerberater und andere Externe sind Experten in ihrem Bereich und wissen so genau, was gesetzlich erlaubt ist und was nicht. Mit dem Outsourcen deiner Buchhaltung werden die Risiken außerdem an den Dienstleister übertragen. Dieser muss die finanziellen Folgen tragen, wenn er bestimmte Abgabefristen oder rechtliche Grundlagen bei Lohn und Gehalt oder der Buchführung nicht einhält.
Haftung wird teilweise übertragen Aufbauend auf den Vorteil der Verringerung von Fehlern und Risiken ist auch die teilweiseÜbertragung der Haftungein großer Vorteil, der für die externe Buchhaltung spricht. Diese Haftung wird für den Bereich der Buchhaltung an den externen Dienstleister übetragen.

Nachteile des Outsourcings der Buchhaltung

Die Vorteile wissen durchaus zu überzeugen. Dennoch kann es sich angesichts der möglichen Nachteile auch lohnen, die Buchhaltung intern zu machen – entweder selbst oder mit entsprechendem Personal.

Nachteile Beschreibung
Abhängigkeit
Als einer der größten Nachteile ist die Entstehung einer gewissen Abhängigkeit vom Dienstleister zu sehen. Du hast nicht mehr den uneingeschränkten Zugang zu deinen Daten und musst auf die versprochenen Berichte und Unterlagen warten.
Betriebsgeheimnisse können weitergegeben werden Je mehr und je intensiver du deine Buchhaltung auslagerst, desto mehr Einblick bekommt der Dienstleister in deine Finanzen und weitere Betriebsgeheimnisse. Es besteht die Gefahr, dass Informationen unerlaubt an Dritte gelangen.
Kostentreiber
Nicht für jedes kleine Unternehmen ist die externe Buchhaltung zu empfehlen. Gerade als Kleinunternehmer oder als Freiberufler kannst du viel Geld sparen, wenn du die Buchhaltung selbst machst. Investiere lieber anfangs in ein gutes Buchhaltungsprogramm und spare weitere Kosten ein.

Checkliste: Solltest du deine Buchhaltung outsourcen?

Die Finanzbuchhaltung ist wohl für jeden Unternehmer ein mehr oder weniger leidiges Thema. Für eine ordnungsgemäße Buchführung gibt es einige Dinge zu beachten, was für dich bedeutet, dass du dich schon in die Thematik einfuchsen musst, damit du alles richtig machst. Vorausgesetzt du willst deine Buchhaltung selbst erledigen.

Mit der nachfolgenden Checkliste kannst du selbst überprüfen, ob das Auslagern der Buchhaltung für dich und dein Unternehmen infrage kommen könnte:

  • Du hast wegen deines Kerngeschäfts kaum noch Zeit für die Buchhaltung und beschäftigst niemanden, der diese Aufgabe für dich erledigt.
  • Du willst nicht regelmäßig Zeit und Geld in Fortbildungen oder Weiterbildungen im Bereich der Buchhaltung investieren, um dein Wissen aktuell zu halten.
  • Es kommt in der Praxis immer wieder zu Fehlern bei der Verbuchung der Geschäftsvorfälle oder bei Reisekostenabrechnungen und du willst das Risiko nicht mehr auf dich nehmen.
  • Dir mangelt es für eine interne Buchhaltung an zeitlichen und auch finanziellen Ressourcen. Für die Beschäftigung von Personal allein für die Buchhaltung reicht das Budget nicht.
  • Das Personal für eine eigene Buchhaltung muss durch Urlaub, Krankheit oder sonstige Fehlzeiten entsprechend breit aufgestellt sein. Dadurch entstehen dir hohe Lohnkosten.

Hast du jetzt mehrere Male genickt, solltest du ernsthaft darüber nachdenken, zumindest Teile deiner Buchhaltung outzusourcen. Schauen wir uns doch mal an, wie du das am sinnvollsten machst.

Diese Bereiche deiner Buchhaltung kannst du auslagern

Ob du deine gesamte Buchhaltung outsourcen willst oder nur bestimmte Bereiche, musst du anhand der Struktur deines Unternehmens selbst bestimmen. Du kannst beispielsweise die vorbereitende Buchhaltung weiter intern erledigen und nur bestimmte Aufgaben an einen Dienstleister abgeben.

Folgende Bereiche eignen sich für das Outsourcing der Buchhaltung an einen Steuerberater sowie andere Dienstleister:

Schon gewusst?

Mit sevdesk erstellst du einfach auf Knopfdruck aus deiner laufenden Buchhaltung deine Umsatzsteuervoranmeldung und übermittelst diese direkt an das Finanzamt – ganz ohne eigenes ELSTER-Zertifikat. Wie das funktioniert, zeigen wir dir in unserem Beitrag zur Umsatzsteuervoranmeldung.

Kosten für Outsourcing der Buchhaltung

Wie viel dich die externe Buchhaltung kostet, lässt sich leider nicht vorhersagen. Es spielt eine entscheidende Rolle, welche Bereiche deiner Buchhaltung ausgelagert werden sollen. Je mehr Aufgaben du an einen Buchhaltungsservice vergibst, desto höhere Kosten fallen an. Es gibt verschiedene Abrechnungsmodelle. Diese reichen von einer festen monatlichen Gebühr bis hin zu gestaffelten Preisen je Leistungspaket.

Steuerberater müssen sich bei ihren Gebühren an der Steuerberatervergütungsverordnung orientieren, haben hier aber einen großzügigen Ermessensspielraum. Es lohnt sich deshalb, mehrere Angebote von Steuerberatungen einzuholen.

Gut zu wissen: Laut der Vergütungsverordnung richten sich die Preise immer nach dem Jahresumsatz bzw. -gewinn als sogenannten Gegenstandswert.

Etwas günstiger und freier in der Preisgestaltung sind häufig externe Buchhaltungsbüros. Sie dürfen allerdings keine Jahresabschlüsse erstellen.

Wichtig ist, dass du nicht zu schnell nur aufgrund eines günstigen Angebots eine Entscheidung für einen bestimmten Anbieter triffst. Nicht automatisch ist der günstigste Buchhaltungsservice auch der beste. Externes Rechnungswesen ergibt nicht nur dann Sinn, wenn du intern Kosten sparen kannst. Ein Anbieter muss auch aus anderen Gründen überzeugen, und zwar mit einer guten und korrekten Arbeit.

Outsourcing-Modelle für die Buchhaltung

Für das externe Rechnungswesen stehen mehrere Outsourcing-Modelle zur Auswahl, die sich für dich lohnen könnten. So kannst du deine externe Buchhaltung ganz nach deinen Bedürfnissen und Anforderungen gestalten. Die wichtigsten Gestaltungsmöglichkeiten für das Outsourcing deiner Buchhaltung findest du hier in einem kurzen Überblick.

Outsourcing-Modell 1: Buchhaltung komplett outsourcen

Sicherlich für dich die einfachste, aber wahrscheinlich mit den höchsten Kosten verbundene Lösung. Du gibst deine gesamte Buchhaltung an einen externen Buchhaltungsservice. Für dich bedeutet das, mit der Buchhaltung überhaupt keinen Aufwand mehr zu haben. Sämtliche Geschäftsvorfälle verbuchen, Monats- und Jahresabschlüsse erstellen, Voranmeldungen für Umsatzsteuer und Lohnsteuer etc. – all das erledigt der Anbieter für dich. Du kannst dich komplett um dein Kerngeschäft kümmern.

Outsourcing-Modell 2: Per Cloud-Lösung mit deinem Dienstleister arbeiten

Hier handelt es sich um ein Outsourcing-Modell, das noch relativ jung ist. Du scannst einfach alle Belege und Unterlagen in eine Cloud ein und ein externer Buchhalter kümmert sich um deine Buchhaltung. Du erledigst mit dem Scannen einen wichtigen Teil und kannst so für dein externes Rechnungswesen einige Kosten sparen. Wichtig ist, dass du bei der Wahl des Anbieters und der Cloud darauf achtest, dass alles den aktuellen Vorgaben im Datenschutzbereich entspricht.

Outsourcing-Modell 3: Cloudsoftware und Buchhaltung selbst vorbereiten

Mit einer Buchhaltungssoftware wie sevdesk kannst du an deiner Buchhaltung selbst mitarbeiten, die wichtigen Teile aber abgeben. Damit du dabei Zeit und Kosten sparst, kann dein Dienstleister einfach mit in deinem Programm arbeiten oder du kannst deine Belege ganz leicht exportieren.

Danke vieler Hilfestellungen kannst du in einer solchen Software schon viele Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung selbst erledigen. Belege verbuchen sich zum Beispiel fast von alleine.

Tipp: Mach deine Buchhaltung selbst

Mit der sevdesk Buchhaltungssoftware kannst du deine Buchhaltung einfach und mit wenig Aufwand selbst erledigen. Angebote und Rechnungen schreiben, EÜR erstellen, Voranmeldungen an das Finanzamt schicken oder Belege scannen – künstliche Intelligenz und Automatisierungen. innerhalb der Software erleichtern deine Arbeitsprozesse. Außerdem hast du alles zentral an einem Ort, in der Cloud, gespeichert und kannst deinem Steuerberater einen separaten Zugang geben, damit er deine Daten überprüft.

sevdesk Desktop und mobile Ausgaben und Belege erfassen, importieren und bearbeiten

So sieht ein Outsourcing-Prozess für die Buchhaltung aus

Hast du dich für das Auslagern des Rechnungswesens und eines der möglichen Outsourcing-Modelle entschieden, stehen weitere wichtige Aufgaben an. Zunächst einmal musst du dir einen zuverlässigen Anbieter für die Auslagerung suchen und das Outsourcing der Buchhaltung entsprechend planen. Das Outsourcing selbst erfolgt dann in mehreren Etappen. Diese sehen wie folgt aus:

Notwendige Schritte Beschreibung
Dienstleistungsvertrag Bei der Gestaltung des Vertrags sollten alle Punkte so detailliert wie möglich aufgelistet werden. Dies ist wichtig für dich, aber auch für den externen Buchhaltungsservice. Der Vertrag muss vor allem folgende Informationen enthalten:
  • genaue Beschreibung der Leistungen, deren Inhalt und Umfang
  • Beschreibung von möglichen weiteren Leistungen, die du outsourcen möchtest
  • Definition von Rollen und Verpflichtungen
  • Beschreibung der Verantwortung des Dienstleisters
  • Zeitplan für die Zusammenarbeit
Übergabe der relevanten Unterlagen Du musst als Auftraggeber dem Auftragnehmer alle relevanten Unterlagen der Buchführung aushändigen. Die Übergabe sowie die Unversehrtheit der Unterlagen und die Gewährleistung einer vertraulichen Behandlung von Daten solltest du unbedingt protokollieren.
Arbeitstreffen In einem oder mehreren Arbeitstreffen geht es darum, die Ansprechpartner zu benennen, Prozessabläufe zu definieren und sonstige wichtige Punkte rund um das Outsourcing deiner Buchhaltung zu klären.
Technische Einrichtung schaffen Damit die Zusammenarbeit klappt musst du sicherstellen, dass alle benötigten Programme eingerichtet werden – oder geklärt wird, wie Dokumente und Belege übertragen werden.

Diese Daten musst du fürs Outsourcing der Buchhaltung übergeben

Bei der Übergabe der oben genannten relevanten Daten musst du auch darauf achten, ob der externe Dienstleister von dir weitere Informationen benötigt, die Teil deiner internen Buchhaltung sind. Um eine externe Buchhaltung ordnungsgemäß durchführen zu können, braucht dein Outsourcing-Anbieter folgende Daten und Dokumente:

  • Stammdatenblatt: Enthält alle Informationen, die für ein Unternehmen wichtig und relevant sind
  • Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Beide Nummern dienen der Kennzeichnung eines Unternehmens innerhalb Deutschlands. Sie sind für alle Vorgänge im Zusammenhang mit dem Finanzamt von großer Bedeutung.
  • Bestätigung der Anmeldung zu deiner Berufsgenossenschaft: Die Berufsgenossenschaft ist als Träger der gesetzlichen Unfallversicherung ein wichtiger Partner für jedes Unternehmen.
  • Deine Betriebsnummer: Die Betriebsnummer wird von der Bundesagentur für Arbeit vergeben oder du kannst die Betriebsnummer beantragen. Sie dient zur automatisierten Übertragung von Daten im Bereich der Sozialversicherung zwischen dir als Arbeitgeber und öffentlichen Stellen. Hast du keine Mitarbeiter, brauchst du natürlich auch keine Betriebsnummer.
  • Alle Informationen zur Ist- oder Soll-Versteuerung: Diese Informationen beziehen sich auf die Umsatzsteuer bei Einnahmen.
  • Barbelege: Nachweise für alle geleisteten Zahlungen
  • Bankbelege und Kontoauszüge in sortierter Form

Alternative zum Outsourcing der Buchhaltung

Beim Outsourcen deiner Buchhaltung gibst du einiges aus der Hand – nicht nur deine Firmeninterna und Geschäftsgeheimnisse, sondern auch viel Kontrolle. Möchtest du die Fäden lieber selbst in der Hand behalten, musst du dich trotzdem nicht mit Buchungssätzen und T-Konten quälen. Denn statt alles mühevoll von Hand zu buchen, kannst du einfach eine Buchhaltungssoftware wie sevdesk nutzen, damit du dich wieder vollkommend der Unternehmensführung widmen kannst.

Mit sevdesk wird dein Steuerberater beinahe arbeitslos. Digitalisiere spielend deine Belege, lasse sie per Belegerkennung automatisiert verbuchen und bleibe immer up to date. Hast du alle Geschäftsvorfälle gebucht? Auswertungen wie die Umsatzsteuervoranmeldung, die EÜR oder die GuV erstellst du mühelos auf Knopfdruck oder übermittelst deine Daten per DATEV-Schnittstelle an deinen Steuerberater. Damit erledigst du deine Buchhaltung zu einem großen Teil selbst und kannst jede Menge Kosten sparen.

Häufig gestellte Fragen zum Thema

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