Buchhaltung für Kleinunternehmer

Das Wichtigste in Kürze: Grundlagen zur Buchhaltung von Kleinunternehmern

• Buchhaltungspflicht je nach Tätigkeit: Als Freiberufler gilt für dich immer die einfache Buchführung mit Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) – unabhängig von Umsatz oder Gewinn. Bist du als Kleinunternehmer gewerblich tätig, darfst du die EÜR nur nutzen, solange dein Umsatz unter 800.000 € oder dein Gewinn unter 80.000 € liegt – jeweils in zwei aufeinanderfolgenden Jahren.
• Typische Aufgaben der Buchhaltung: Zu deinen Aufgaben zählen u. a. das Schreiben und Archivieren von Rechnungen, das Erfassen von Belegen, die Erstellung der EÜR sowie die fristgerechte Abgabe deiner Steuererklärung.
• Aufbewahrungspflichten beachten: Geschäftliche Belege und Buchungsunterlagen musst du mindestens 8 Jahre lang archivieren – digital oder in Papierform, je nachdem, wie du sie erhalten hast. Für digitalisierte Papierbelege brauchst du eine Verfahrensdokumentation.
• Vorteile einer ordentlichen Buchhaltung: Eine strukturierte Buchführung gibt dir den Überblick über Einnahmen, Ausgaben und Fristen. So bist du nicht nur besser auf Steuererklärungen vorbereitet, sondern triffst auch Entscheidungen auf einer belegten Grundlage für dein Business.

Kleinunternehmer – als Freiberufler oder mit Kleingewerbe

Ob Freiberufler oder Kleingewerbetreibender: Beide können als Kleinunternehmer gelten, solange sie die Voraussetzungen der Kleinunternehmerregelung erfüllen. Während aber für Freiberufler oft besondere (steuerliche) Regeln gelten – etwa keine Pflicht zur Gewerbeanmeldung und meist auch keine Gewerbesteuer, müssen Kleingewerbetreibende zum Beispiel einen Gewerbeschein beantragen. Die Anforderungen und Pflichten in Bezug auf Anmeldung, Buchhaltung und Steuern unterscheiden sich je nach Art der Tätigkeit.

Damit du deine Buchführung von Anfang an richtig einordnen kannst, hier eine Übersicht über die Unterschiede:

Gilt eine Buchführungspflicht für Kleinunternehmer?

Für dich als Kleinunternehmer ergibt sich eine Pflicht zur Buchhaltung nicht aus der Kleinunternehmerregelung an sich, sondern aus der Rechtsform deines Unternehmens und der Höhe deines Umsatzes und Gewinns.

Hier ein detaillierter Überblick, für wen welche Art der Buchführung gilt:

• Freiberufler: Wenn du freiberuflich tätig bist, gilt für dich keine Pflicht zur doppelten Buchführung. Du darfst unabhängig von deinem Umsatz oder Gewinn dauerhaft eine einfache Buchführung nutzen und deinen Gewinn über die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermitteln (§ 4 Abs. 3 EStG). Eine Bilanz musst du nicht erstellen.
• Kleingewerbetreibender: Bist du als Einzelunternehmer gewerblich tätig, darfst du ebenfalls die EÜR nutzen, solange du nicht im Handelsregister eingetragen bist und in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn erzielst. Überschreitest du diese Schwellen, bist du zur doppelten Buchführung und Bilanzierung verpflichtet.
• GbR: Auch eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) kann unter die Kleinunternehmerregelung fallen. In diesem Fall dürfen die Gesellschafter ebenfalls eine EÜR nutzen, vorausgesetzt die oben genannten Umsatz- und Gewinngrenzen werden eingehalten.
• Kapitalgesellschaft: Wenn du eine Kapitalgesellschaft (z. B. GmbH oder UG) betreibst und gleichzeitig Kleinunternehmer bist, musst du in der Regel trotzdem eine doppelte Buchführung mit Bilanz erstellen. Die Kleinunternehmerregelung ändert daran nichts – sie bezieht sich rein auf die Umsatzsteuer.

Eintrag im Handelsregister: Sobald du als Unternehmer im Handelsregister eingetragen bist – etwa als eingetragener Kaufmann oder durch deine Rechtsform – bist du automatisch zur doppelten Buchführung verpflichtet, auch wenn du als Kleinunternehmer gemeldet bist.

Buchhaltung als Kleinunternehmer – das sind die Aufgaben

Auch wenn du als Kleinunternehmer weniger bürokratischen Aufwand hast, ganz ohne Pflichten kommst du nicht davon. Die Buchhaltung bleibt ein zentraler Bestandteil deiner Selbstständigkeit – egal ob du Freiberufler oder mit einem Kleingewerbe unterwegs bist.

Damit du den Überblick behältst, haben wir dir hier die wichtigsten Aufgaben aufgelistet, die typischerweise in der Kleinunternehmer Buchhaltung anfallen – und erklären dir, was genau dahintersteckt:

Praktische Tipps für deine Buchhaltung als Kleinunternehmer

Eine gut organisierte Buchhaltung bringt jedem Kleinunternehmer einige Vorteile. Sie hilft dir, den Überblick über deinen Umsatz, deine Ausgaben und deine Pflichten gegenüber dem Finanzamt zu behalten – wie die rechtzeitige Abgabe deiner Steuererklärungen und die korrekte Dokumentation deiner Geschäftsvorgänge.

Mit unseren Tipps wird deine Buchhaltung deutlich einfacher – und dein Papierkram überschaubar.

1. Bewahre deine Belege gemäß der Aufbewahrungsfristen auf

Ob Rechnung, Quittung oder Kontoauszug – Belege brauchst du immer für deine Buchführung. Denn sie dienen als Nachweis für alle Einnahmen und Ausgaben. Achte darauf, dass du von Anfang an ein System entwickelst, mit dem du deine Belege sauber und strukturiert sortierst – digital oder in Papierform. Und zwar so, dass das Finanzamt jederzeit und über die gesamte Aufbewahrungspflicht hinweg prüfen kann, woher die Zahlen in deiner EÜR stammen. Das erspart dir später viel Aufwand bei der Gewinnermittlung oder einer möglichen Prüfung.

Hier findest du eine Übersicht der wichtigsten Aufbewahrungsfristen:

Zusatz-Tipp: Nutze für deine Buchhaltung digitale Tools zur Belegverwaltung, am besten GoBD-konform. Mit sevdesk kannst du Belege einfach und sicher digitalisieren: Fotografiere sie mit dem Smartphone, leite sie per E-Mail weiter oder lade sie per Drag-and-drop direkt in dein Konto hoch. Die automatische Belegerkennung übernimmt Preise, Buchungskonten und Belegnummern – so verlierst du nie den Überblick. Und weißt, dass deine Belege rechtssicher archiviert sind.

2. Trenne dein Privat- und Geschäftskonto

Ein absolutes Must-have: ein separates Geschäftskonto. Wenn du private und geschäftliche Buchungen sauber trennst, sparst du dir und / oder deinem Steuerberater jede Menge Aufwand – vor allem bei der Gewinnermittlung. Stattdessen behältst du einen klaren Überblick über den Umsatz und die Ausgaben deines Unternehmens – ganz ohne private Zahlungen dazwischen.

3. Halte die Fristen des Finanzamts ein

Verpass keine Steuerfristen – sonst wird’s teuer. Das Finanzamt kann bei verspäteter Abgabe Verspätungszuschläge verhängen – egal ob es um die Abgabe deiner EÜR, deiner Einkommensteuererklärung oder gegebenenfalls deiner Gewerbesteuererklärung geht.

Deine Steuerfristen 2025 als Kleinunternehmer

• 31. Juli 2025: Abgabe der Einkommensteuererklärung 2024 inkl. Anlage EÜR (bei Eigenerstellung)
• 31. Juli 2025: Abgabe der Gewerbesteuererklärung 2024 (wenn du über dem Freibetrag liegst und kein Freiberufler bist)

Bist du als Kleinunternehmer mit einer Kapitalgesellschaft (z. B. UG oder GmbH) unterwegs, gelten zusätzliche Pflichten: Du musst ebenfalls zum 31.07. eines Jahres deine Körperschaftsteuersteuererklärung abgeben sowie deinen Jahresabschluss im Bundesanzeiger veröffentlichen. Diese Fälle sind jedoch eher die Ausnahme.

Du willst alle Fristen auf einen Blick? Dann schau dir gleich unsere Steuertermine 2025 im Überblick an.

4. Informiere dich über Steuerspartipps

Ein bisschen Wissen zahlt sich aus – im wahrsten Sinne. Als Kleinunternehmer hast du zwar keine Vorsteuerabzüge, kannst aber andere Ausgaben clever ansetzen und so deinen Gewinn senken. Die Rechnung ist dabei einfach: weniger Gewinn = weniger Steuern. Welche typischen Betriebsausgaben du absetzen kannst und wie das genau geht, zeigen wir die in unseren “Steuerspartipps für Selbstständige”

5. Achte auf die Umsatzgrenzen

Dein Umsatz entscheidet, ob du weiterhin unter die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG fällst oder zur Regelbesteuerung wechseln musst. Die Grenze liegt bei 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Kalenderjahr. Wichtig: Überschreitest du im laufenden Jahr die 100.000 Euro-Grenze, wirst du direkt umsatzsteuerpflichtig – ein Wechsel zur Regelbesteuerung erfolgt seit 2025 sofort.

Was das für deine Rechnungen, Vorsteuerabzüge und die Umsatzsteuer-Voranmeldung bedeutet, erfährst du in unserem ausführlichen Ratgeber zum Wechsel vom Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung.

6. Lasse dich durch eine gute Steuerberatung unterstützen

Auch wenn du vieles selbst machen kannst – ein Steuerberater bringt dir oft den entscheidenden Vorteil. Er hilft dir nicht nur dabei, Fehler zu vermeiden, sondern kann auch gezielt Steuersparpotenziale aufdecken oder dich rechtzeitig auf wichtige Fristen und Pflichten hinweisen. Besonders wenn du Fragen zu Sonderfällen wie Auslandsumsätzen oder anderen steuerlichen Spezialthemen hast, kann sich professionelle Unterstützung lohnen.

7. Nutze eine Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer

Mach Schluss mit dem Papierchaos und spare dir stundenlange Zettelwirtschaft: Mit einer digitalen Buchhaltungssoftware wie sevdesk hast du deine Finanzen im Griff – einfach, schnell und effizient:

• Erfasse Belege automatisch,
• schreibe rechtssichere Rechnungen mit allen Pflichtangaben laut UStG und
• erstelle deine EÜR mit nur wenigen Klicks.

So bleibt deine Buchführung übersichtlich und du hast mehr Zeit fürs Wesentliche – dein Business.

Welche Steuern zahlt ein Kleinunternehmer?

Auch als Kleinunternehmer kommst du nicht um Steuern herum. Welche genau du zahlen musst, hängt davon ab, ob du freiberuflich oder gewerblich tätig bist:

• Freiberufler zahlen grundsätzlich Einkommensteuer, aber keine Gewerbesteuer. Das gilt unabhängig davon, ob sie als Kleinunternehmer gelten oder nicht.
• Gewerbetreibende zahlen ebenfalls Einkommensteuer – und möglicherweise auch Gewerbesteuer. Ob diese anfällt, hängt vom Gewinn ab. Denn: Es gibt einen Freibetrag von 24.500 Euro beim sogenannten Gewerbeertrag. Erst wenn dein Gewinn diesen Betrag übersteigt, musst du Gewerbesteuer zahlen.

Durch die neuen Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer ab 2025 (25.000 Euro im Vorjahr, 100.000 Euro im laufenden Jahr) ist es für Gewerbetreibende also wahrscheinlicher, dass sie künftig über den Freibetrag kommen und dann auch Gewerbesteuer zahlen müssen.

Wenn du von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung wechselst – zum Beispiel, weil du die Umsatzgrenzen überschreitest –, betrifft das in erster Linie die Umsatzsteuer. Du musst dann auf deinen Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen, regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben und zusätzlich eine jährliche Umsatzsteuererklärung beim Finanzamt einreichen. Im Gegenzug darfst du Vorsteuer geltend machen. An deiner Einkommens- oder Gewerbesteuerpflicht ändert sich dadurch jedoch zunächst nichts.

Hier ein Überblick über die relevanten Steuerarten und die Zahlungspflicht für Kleinunternehmer:

Buchhaltung selbst machen – mit Unterstützung durch Steuerberater und Software

Wenn du als Kleinunternehmer nur recht einfache und wiederkehrende Geschäftsvorfälle hast und du es dir zutraust, kannst du deine Buchhaltung komplett alleine machen. Vom Rechnungen schreiben bis zur Steuererklärung. Das bietet dir folgende Vorteile und Nachteile:

Vorteile:

• Du sparst deutlich an Kosten.
• Du bleibst unabhängig und kannst deine Buchhaltung selbst steuern.

Nachteile:

• Du musst (besonders am Anfang) Zeit für deine Buchhaltung einplanen.
• Du benötigst ein gewisses Grundwissen in Steuer- und Buchhaltungsthemen.
• Du trägst selbst die Verantwortung für mögliche Fehler.

Du siehst: Die Buchhaltung selbst zu machen, spart dir Geld – kann aber auch Zeit und Nerven kosten. Mit der richtigen Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer wie sevdesk lässt sich dieser Aufwand jedoch deutlich reduzieren.

Belege erfassen? Geht automatisch. Rechnungen schreiben, Einnahmen und Ausgaben verwalten, EÜR erstellen? Mit wenigen Klicks erledigt. So bleibt deine Buchhaltung als Kleinunternehmer übersichtlich und kostengünstig – auch ohne Steuerberater.

Du möchtest lieber mit einem Steuerberater zusammenarbeiten? Kein Problem: sevdesk bietet alle relevanten Schnittstellen, damit du Belege und Daten einfach übergeben kannst – egal, ob du nur den Jahresabschluss vom Steuerberater erstellen lässt oder deine komplette Buchhaltung auslagerst.

Deine Buchhaltung bereitet dir Kopfschmerzen?

Jetzt nicht mehr! Mit unserer kostenlosen Buchhaltungs-Checkliste behältst du den Überblick und vermeidest typische Fehler. Dank einer praktischen Buchhaltungsroutine mit wöchentlichen, monatlichen und jährlichen To-dos hast du deine Finanzen jederzeit im Griff – einfach und stressfrei!

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Zusammenfassung

Für Kleinunternehmer bedeutet Buchhaltung vor allem, Einnahmen und Ausgaben zu dokumentieren und deinen Gewinn zu ermitteln – meistens über die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Eine strukturierte Buchhaltung hilft dir in deinem Unternehmen, den Überblick über Einnahmen, Ausgaben und steuerliche Pflichten zu behalten. Wie umfangreich deine Buchhaltung ausfällt, hängt dabei von deiner Rechtsform und deinem Umsatz ab.

Worauf es ankommt? Halte wichtige Fristen ein, schreibe korrekte Rechnungen und trenne private von geschäftlichen Ausgaben. Mit einer passenden Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer wie sevdesk automatisierst du viele Aufgaben, sparst Zeit – und behältst deine Finanzen jederzeit im Griff. Teste sevdesk jetzt kostenlos und mach deine Buchhaltung endlich so einfach, wie sie sein sollte.

Häufig gestellte Fragen zum Thema