Buchhaltung für Kleinunternehmer
Die Kleinunternehmerregelung sorgt für viele Erleichterungen, auch im Bereich der Buchhaltung. Jedoch fallen auch hier Pflichten und Aufgaben an, die du auf keinen Fall vernachlässigen darfst.
Was es zu tun gibt, welche Hilfsmittel sich eignen und auf was du sonst so machen, musst erfährst du in diesem Ratgeber. Zusätzlich hilft dir unsere Buchhaltungscheckliste für 2025, um alle wichtigen Schritte einfach und strukturiert zu erledigen.
Wer als Kleinunternehmer gilt
Kleinunternehmer und Kleinunternehmerin ist, wer für sein Unternehmen die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch nimmt und damit nicht der Regelbesteuerung unterliegt. Dafür dürfen folgende Umsatzgrenzen nicht überschritten werden:
- maximal 25.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr
- voraussichtlich nicht mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz im aktuellen Kalenderjahr
Nach einem Überschreiten der Umsatzgrenzen kommt es zur Regelbesteuerung – die Rechnungserstellung erfolgt dann mit Umsatzsteuerausweis, dafür kann Vorsteuer geltend gemacht werden.
Kleinunternehmer - als Freiberufler oder mit Kleingewerbe
Unabhängig von der Kleinunternehmerregelung ist es möglich, ein Kleingewerbe als Form des Gewerbebetriebs zu betreiben – dann entfällt zum Beispiel die doppelte kaufmännische Buchführung. Auch die Erstellung einer Bilanz ist bei einem Kleingewerbe nicht nötig. Ein Kleingewerbetreibender kann gleichzeitig Kleinunternehmer sein, wenn die Umsatzgrenzen des Gesamtumsatzes eingehalten werden. Die Regeln der vereinfachten Buchführung gelten analog für Freiberufler und Freiberuflerinnen.
Gilt eine Buchführungspflicht für Kleinunternehmer?
Eine Buchführungspflicht ergibt sich für Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer nicht aus der Kleinunternehmerregelung. Es hängt vielmehr von der jeweiligen Rechtsform ab.
- Kleingewerbetreibende und Freiberufler und Freiberuflerinnen unterliegen der vereinfachten Buchführung. Sie müssen laut UStG eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) erstellen, in der sie Einkünfte und Ausgaben miteinander verrechnen.
- Unterlagen müssen gemäß § 147 Abgabenordnung (AO) aufbewahrt werden, bei elektronischem Empfang und Versand von Dokumenten sind außerdem die Vorgaben der GoBD zu beachten.
- Ein Handelsregistereintrag ist für Kleingewerbetreibende nicht vorgesehen und auch nicht sinnvoll. Mit Eintragung ins Handelsregister geht üblicherweise der Status als Kaufmann einher, also auch doppelte Buchführung, Bilanzerstellung und weitere Pflichten.
Welche Steuern zahlt ein Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer und Kleinunternehmerinnen zahlen in jedem Fall Einkommensteuer. Wenn sie ein Kleingewerbe betreiben, kämen theoretisch noch Gewerbesteuern hinzu. Da hier aber ein Gewerbesteuer Freibetrag von 24.500 Euro zum Tragen kommt, werden Kleinunternehmer und Kleinunternehmerinnen in der Regel keine Gewerbesteuer zahlen, da ihr Umsatz nicht hoch genug ist. Anders sieht das bei einem Wechsel vom kleinunternehmer zur Regelbesteuerung. Für Freiberufler und Freiberuflerinnen gilt, dass sie ohnehin keine Gewerbesteuer zahlen.
Buchhaltung als Kleinunternehmer – das sind die Aufgaben
Als Kleinunternehmer oder Kleinunternehmerin kommen trotz aller Erleichterungen der Kleinunternehmerregelung verschiedene buchhalterische Aufgaben auf dich zu – von der Rechnungserstellung über die Buchführung bis hin zum Aufzeichnen der Geschäftsvorgänge. Nachfolgend findest du die Aufgaben mit Details oder weiterführenden Links.
Kleinunternehmer-Rechnungen schreiben
Essenziell für jedes Unternehmen ist natürlich die Rechnungserstellung, wenn eine Leistung erbracht oder ein Produkt verkauft worden ist. Das gilt auch für Kleinunternehmer und Kleinunternehmerinnen, auch wenn eine Kleinunternehmer-Rechnung bestimmte Eigenheiten aufweist. So erfolgt die Rechnungserstellung zum Beispiel ohne Umsatzsteuer und es muss ein Hinweis auf die in Anspruch genommene Kleinunternehmerregelung erfolgen.
Mehr dazu erfährst du im Beitrag zur Kleinunternehmer Rechnung oder in unserem YouTube Video dazu:
EÜR für Kleinunternehmer
Kleinunternehmer und Kleinunternehmerinnen müssen im Rahmen der vereinfachten Buchführung nach UStG eine EÜR erstellen. In unserem Beitrag EÜR für Kleinunternehmer erfährst du, worauf du bei dieser Art der Buchführung achten musst. Gern kannst du auch unsere EÜR-Vorlage nutzen.
Steuererklärung als Kleinunternehmer
Entscheidend in der Buchhaltung ist die Steuererklärung als Kleinunternehmer, die beim Finanzamt eingereicht werden muss. Hier musst du als Kleinunternehmer verschiedene Anlagen ausfüllen und weitere Dinge beachten.
In unserem umfassenden Ratgeber zur Steuererklärung als Kleinunternehmer erfährst du alles was du wissen musst.
Kasse führen als Kleinunternehmer
Kleinunternehmer sind nicht verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen, aber es wird empfohlen, insbesondere wenn das Unternehmen hauptsächlich Bargeschäfte tätigt. Ein Kassenbuch hilft, Bareinnahmen und Barausgaben zu dokumentieren und ist nützlich für eine transparente und nachvollziehbare Kassenführung, die bei einer Betriebsprüfung standhalten muss.
Kleinunternehmer können Tools wie Excel verwenden oder handschriftlich Kassenberichte erstellen und aufbewahren, wobei ein geordnetes Kassenbuch hilft, den Überblick über Finanztransaktionen zu behalten.
Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten
Auch für Kleinunternehmer und Kleinunternehmerinnen gilt, dass Unterlagen gemäß § 147 Abgabenordnung (AO) aufbewahrt werden müssen. Erfolgt ein elektronischer Empfang und Versand von Dokumenten, musst du außerdem die Vorgaben der GoBD beachten. Gut zu wissen: Mit einer Buchhaltungssoftware wie sevdesk bewahrst du automatisch alle Dokumente GoBD-konform auf.
Du willst mehr wissen zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen? Dann verschaff dir in unserem Beitrag zu den Aufbewahrungsfristen einen Überblick!
Diese Aufgaben der Buchhaltung als Kleinunternehmer entfallen
Als Kleinunternehmer oder Kleinunternehmerin kommst du in den Genuss einiger Erleichterungen, auch und gerade im Bereich der Buchhaltung und Buchführung. So kannst du:
- auf die doppelte kaufmännische Buchhaltung verzichten
und
- musst weder eine Bilanz erstellen noch monatlich oder vierteljährlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben.
Eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung zur Gewinnermittlung reicht. Dies gilt allerdings nicht, wenn du als Kleinunternehmer oder Kleinunternehmerin eine GmbH betreibst.
Buchhaltung als Kleinunternehmer selber machen
Die Buchhaltung als Kleinunternehmer oder Kleinunternehmerin komplett selbst zu erledigen ist mit folgenden Vor- und Nachteilen verbunden.
Vorteile:
- Deutlich geringere Kosten
- Unabhängigkeit von Dritten
Nachteile:
- gegebenenfalls erhöhter Zeitaufwand
- Notwendigkeit von Kenntnissen zur Steuer- und Buchhaltungsthemen
- Fehleranfälligkeit
Wenn du die Buchhaltung selbst erledigst, sparst du also vor allem Geld, aber es kostet dich unter Umständen mehr Zeit und Nerven. Viele der genannten Nachteile kannst du allerdings mit der geeigneten Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer und Kleinunternehmerinnen umgehen.
Jetzt nicht mehr! Mit unserer kostenlosen Buchhaltungs-Checkliste behältst du den Überblick und vermeidest typische Fehler. Dank einer praktischen Buchhaltungsroutine mit wöchentlichen, monatlichen und jährlichen To-dos hast du deine Finanzen jederzeit im Griff – einfach und stressfrei!
Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer
Mit einem Buchhaltungsprogramm wie sevdesk ist es möglich, bereits im Unternehmensalltag Zeit zu sparen, weil Belege automatisch erfasst und abgelegt werden können. So wird im Nachgang auch die Buchhaltung vereinfacht und es ist möglich, die Einnahmen-Überschuss-Rechnung mit wenigen Klicks zu erstellen. Eine Buchhaltungssoftware erlaubt es dir also, die Buchhaltung selbst zu erledigen, während die Kosten überschaubar bleiben.
Einige unserer Kleinunternehmer Kunden erledigen ihre Buchhaltung sogar komplett ohne einen Steuerberater! Klingt interessant für dich? Dann informiere dich jetzt zu den zahlreichen sevdesk Funktionen oder teste sevdesk direkt kostenlos und unverbindlich!
Buchhaltung mit dem Steuerberater
Du kannst deine komplette Buchhaltung natürlich auch über einen Steuerberater abwickeln lassen. Es ist allerdings gar nicht immer so einfach, einen Steuerberater zu finden und wenn du dich beraten lässt, dann entstehen auch Kosten.
Erfahre jetzt mehr hierzu in unseren Ratgebern:
Wenn du auch trotz Software nicht auf einen Steuerberater verzichten möchtest, dann ist das kein Problem: sevdesk liefert hierfür die entsprechenden Schnittstellen.
Betriebsprüfung bei Kleinunternehmern
Gerade bei Kleinunternehmen und Freiberuflern passiert es nicht allzu häufig, aber auch hier kann es zu einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt kommen. Dabei wird geprüft, ob die Buchhaltung im Unternehmen stimmt. Es müssen also alle Belege so vorhanden sein, sodass sie auch geprüft werden können. Die GoBD geben unter anderem den Rahmen vor. Alles was du dazu wissen musst, Tipps und eine Checkliste findest du in unserem Beitrag Betriebsprüfung - was tun, wenn das Finanzamt kommt!
Auch hierbei hilft eine Buchhaltungssoftware, denn mit dem Einsatz der Software wird Buchhaltung korrekt erledigt und die sichere, geordnete Ablage aller Belege wird möglich. Insgesamt verringert eine korrekte Buchhaltung die Wahrscheinlichkeit einer Prüfung. Denn das Finanzamt schaut am ehesten genauer hin, wenn sich Unregelmäßigkeiten ergeben.
Tipps für Buchhaltung als Kleinunternehmer
Eine geordnete Buchhaltung ist also auch für Kleinunternehmer wichtig, mit ein paar einfachen Kniffen kannst du dafür sorgen, dass du jederzeit Herr der Lage bist, wenn es um Belege und Co. geht.
- Trenne dein Privatkonto von deinen unternehmerischen Ausgaben, indem du ein Geschäftskonto eröffnest. Alle unternehmerischen Einnahmen und Ausgaben fließen so nur über dein Geschäftskonto.
- Erstelle Rechnungen mit einem Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer und erledige auf diese Weise am besten auch die Buchhaltung.
- Nutze eine Software, um Dokumente im papierlosen Büro zu digitalisieren und zu archivieren. Im Bereich Warenwirtschaft ist ein gutes Buchhaltungsprogramm Gold wert.
- Versorge deinen Steuerberater oder deine Steuerberaterin mit allen notwendigen Informationen und Belegen, sofern du dich auf diese Weise unterstützen lässt. Eine steuerliche Beratung ist nur so gut wie deine Zuarbeit.
- Halte alle Fristen ein, die dir das Finanzamt setzt. Reiche deine Steuerunterlagen pünktlich ein und versäume keine Zahlfristen. Speichere jetzt unsere Übersicht zu Steuerterminen ab.
- Versuche auch selbst, hin und wieder ein paar steuerliche Kniffe zu erlernen. Oftmals gibt es hier Möglichkeiten, bestimmte Steuerspartipps anzuwenden. Erleichtere dir den Start und lade dazu unser kostenloses eBook mit Steuerspartipps herunter.
- Achte auf die Umsatzgrenzen: Wenn dein Umsatz zu hoch wird, musst du zur Regelbesteuerung wechseln. Dann musst du Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben, darfst aber auch Vorsteuer geltend machen.
