Kassenbuch richtig führen: Alles was du zur Kassenbuchführung wissen musst

Was ist ein Kassenbuch?

Das Kassenbuch ist ein Nebenbuch der Buchführung. Mit ihm dokumentierst du alle baren Geschäftsvorfälle deines Unternehmens. Dazu gehören Bareinnahmen, Barausgaben, Privateinlagen und Privatentnahmen. Du trägst diese Vorgänge zeitnah und lückenlos in dein Kassenbuch ein und hältst so jederzeit deinen aktuellen Kassenbestand fest.

Das Kassenbuch enthält alle Kassenberichte eines Geschäftsjahres und bildet gemeinsam mit Einzelaufzeichnungen wie Rechnungen, Quittungen, von dir erstellten Eigenbelegen und Tageskassenberichten deine gesamte Kassenbuchführung ab. Es hilft dir außerdem, deine Kasse zu kontrollieren: Am Ende des Tages vergleichst du den Kassenbestand aus dem Kassenbuch mit dem Bargeldbestand in deiner Kasse. Beim Jahresabschluss wird der Kassenbestand dann dem Umlaufvermögen hinzugerechnet.

Aufbau und Inhalt: Was gehört in ein Kassenbuch?

Ein Kassenbuch enthält den Anfangsbestand (= Endbestand des Vortages) sowie alle Bareinnahmen und Barausgaben eines Tages. Du trägst jede Transaktionen chronologisch ein und schreibst jeden Geschäftsvorfall in eine neue Zeile. Dabei muss sofort ersichtlich sein, ob es sich bei der Transaktion um eine Einnahme oder Ausgabe handelt.

Jeder Geschäftsvorfall muss zudem folgende Angaben haben:

• das Datum des Geschäftsvorfalls
• Belegnummer als fortlaufende Nummer
• erklärender Buchungstext (Zweck der Bareinnahme oder Barausgabe)
• Betrag und Währung der Einnahme oder Ausgabe
• Umsatzsteuersatz in Prozent (7 % oder 19 %)
• Höhe der Umsatzsteuer (Umsatzsteuerbetrag) bzw. Vorsteuer
• Aktueller Kassenbestand (Saldo)

Gleichzeitig legst du zu jedem Geschäftsvorfall den passenden Beleg ab. Akzeptierst du neben Bargeld auch EC- oder Kreditkartenzahlungen, musst du diese getrennt erfassen. Diese unbaren Geschäftsvorfälle gehören nicht ins Kassenbuch. Trägst du sie dennoch dort ein, wertet das Finanzamt das als formellen Fehler. Erfasse Bar- und Kartenzahlungen daher immer separat.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Nicht jeder Selbstständige ist automatisch dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Ob du eines brauchst, hängt vor allem von deiner Unternehmensform und davon ab, wie viele Bargeschäfte du hast. Grundsätzlich gilt: Ein Kassenbuch musst du führen, wenn

• du durch die Wahl deiner Unternehmensform buchführungspflichtig bzw. bilanzierungspflichtig bist, z. B. als Inhaber einer GmbH oder Aktiengesellschaft ‍
• dein Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist (auch als Kleingewerbetreibender und freiwillig eingetragener Betrieb)
• du ein Unternehmen betreibst, das nach Art und Umfang einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erfordert (z. B. hohe Umsätze, viele Mitarbeiter, großes Warenangebot)
• dein Gewinn über 80.000 Euro liegt oder dein Umsatz in zwei aufeinander folgenden Jahren 800.000 Euro übersteigt
  

Kleingewerbetreibende und Freiberufler sind hingegen nicht zur Kassenbuchführung verpflichtet, da sie ihre Buchhaltung per Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) erledigen können. Bei Freiberuflern gilt diese Befreiung unabhängig von der Höhe des Umsatzes. Das betrifft unter anderem Ärzte, Steuerberater, Rechtsanwälte, Designer, Journalisten und Schriftsteller.

Doch auch wenn du als Freiberufler oder Kleingewerbetreibender kein Kassenbuch führen musst, kann es sich durchaus lohnen. Wickelst du viele Geschäftsvorfälle mit Bargeld ab, hilft dir ein Kassenbuch dabei, den Überblick über deine Bargeschäfte und deinen aktuellen Kassenbestand zu behalten.

Mehr dazu erfährst du in unserem Ratgeber zur Kassenführung!

Wie führst du ein Kassenbuch?

Ein Kassenbuch zu führen ist weniger kompliziert, als es auf den ersten Blick klingt. Wichtig ist vor allem, dass du deine Kassenbuchführung übersichtlich, vollständig und nach den Grundsätzen der GoBD gestaltest. Unabhängig davon, ob du eine offene Ladenkasse nutzt oder dein Kassenbuch digital führst, gilt: Alle baren Geschäftsvorfälle müssen dokumentiert werden – inklusive der dazugehörigen Belege.

So gehst du beim Führen deines Kassenbuchs vor:

• Anfangsbestand notieren: Zu Beginn deines täglichen Kassenbuches notierst du immer den Anfangsbestand deiner Kasse. Sieh es als Ausgangspunkt für deine Dokumentation.‍
• Bargeldeinnahmen und -ausgaben erfassen: Trage jede Einnahme und Ausgabe zeitnah und lückenlos in deinem Kassenbuch ein. Nummeriere alle Geschäftsvorfälle fortlaufend und bewahre zu jedem Eintrag den passenden Beleg auf, z. B. Rechnungen, Quittungen oder Eigenbelege. Letztere solltest du jedoch so gut es geht vermeiden.‍
• Soll-Kassenbestand berechnen: Aus deinen Einträgen ermittelst du den rechnerischen Kassenbestand, den sogenannten Soll-Kassenbestand.‍
• Soll- und Ist-Bestand vergleichen: Mache einen Kassensturz und vergleiche den Soll-Kassenbestand mit dem tatsächlichen Bargeldbestand in deiner Kasse, dem Ist-Kassenbestand. Stimmen beide überein, ist alles korrekt erfasst.‍
• Kassendifferenzen dokumentieren: Kleine Abweichungen können vorkommen. Wichtig ist, dass du Kassendifferenzen sofort festhältst und erklären kannst. So bleibt deine Kassenbuchführung nachvollziehbar – für dich und für das Finanzamt.
  

Eine sorgfältige Kassenbuchführung hilft dir nicht nur bei einer Kassennachschau, sondern auch im Alltag. Du erkennst Fehler frühzeitig und behältst deinen Kassenbestand jederzeit im Blick. Führst du dein Kassenbuch dagegen lückenhaft oder unsauber, kann das Finanzamt im Zweifel Bareinnahmen hinzuschätzen, was meist zu deinem Nachteil ausfällt.

Kassenbuch führen: Beispiel

Du bist Inhaberin eines kleinen Antik-Geschäfts und verkaufst Möbel, Lampen, Geschirr und Besteck an Liebhaber. Die meisten deiner Kunden bezahlen bar. Die Zahl deiner Geschäftsvorfälle übersteigt zwar selten acht Buchungen pro Tag, es handelt sich aber meist um zwei- bis dreistellige Eurobeträge, manchmal auch vierstellige Eurobeträge. Dein Kassenbuch könnte also wie folgt aussehen:

Kassenbuch handschriftlich, mit Vorlagen oder mit Software führen?

Für welche Form der Kassenbuchführung du dich entscheidest, bleibt letztendlich dir überlassen. Wer eine offene Ladenkasse ohne Registrierkasse führt, wird wohl eher zum handschriftlich geführten Kassenbuch neigen. Für alle anderen dürfte wahrscheinlich eine digitale Lösung die bessere Wahl sein. Im Folgenden stellen wir dir deine Möglichkeiten einmal genauer vor.

Kassenbuch handschriftlich führen

Im Handel gibt es fertige Kassenbücher und Journale, die sich für das handschriftliche Führen eines Kassenbuchs eignen. Damit dein Kassenbuch den GoBD entspricht, musst du beim handschriftlichen Führen deines Kassenbuches einige Punkte beachten:

• Du darfst zwischen den einzelnen Buchungen keine Leerzeilen stehen lassen.
• Du musst jede Buchung ausnahmslos erfassen.
• Du darfst keine Schwärzungen vornehmen.
• Du darfst Buchungen nicht mit Bleistift oder ähnlichen Schreibgeräten eintragen, die du wieder ausradieren kannst.

Kassenbuch mit Excel führen

Du kannst grundsätzlich dein Kassenbuch per Excel-Liste führen. Allerdings ist eine ausschließliche Kassenbuchführung per Excel maximal problematisch und entspricht nicht den Formvorschriften der GoBD, da du die Angaben jederzeit verändern kannst.

Was aber erlaubt ist: Du kannst eine Kassenbuch-Vorlage in Excel ausfüllen, am Ende des Tages ausdrucken, anschließend unterschreiben und archivieren. Nutze dafür gerne unsere kostenlose Kassenbuch-Vorlage.

Kassenbuch mit Buchhaltungssoftware führen

Wenn du dein Kassenbuch mit einer Buchhaltungssoftware mit integriertem Kassenbuch von sevdesk führst, profitierst du gleich mehrfach:

• Zeit sparen durch einmalige Erfassung: Du erfasst Bareinnahmen und Barausgaben nur einmal und siehst deinen aktuellen Kassenstand jederzeit, ohne selbst rechnen zu müssen.‍
• Automatische Übernahme von Daten: Bereits eingegebene Informationen aus Kassenberichten oder anderen Formularen werden übernommen. Das reduziert manuellen Aufwand und vermeidet Fehler.‍
• Kassendifferenzen sofort erkennen: Die Software ermittelt Abweichungen automatisch und hilft dir, Differenzen schnell nachzuvollziehen.‍
• Sichere Aufbewahrung in der Cloud: Dein Kassenbuch inklusive aller Einzelaufzeichnungen ist zentral gespeichert und jederzeit verfügbar.
  

Wie du dein Kassenbuch einfach und bequem mit sevdesk führst, zeigen wir dir in diesem Video Schritt für Schritt.

Kassenbuch mit Registrierkasse führen

Mittlerweile sind nur noch Kassensysteme erlaubt, die über eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) gemäß GoBD verfügen. Diese TSE sorgt unter anderem dafür, dass du bereits in deine Registrierkasse eingegebene Daten im Nachhinein nicht mehr ändern kannst. Falls du über so eine Registrierkasse verfügst, funktioniert deine Kassenbuchführung wie folgt:

1. Du druckst nach Geschäftsschluss den Journalstreifen deiner Registrierkasse für den jeweiligen Tag aus. Der Journalstreifen speichert manipulationssicher alle baren Geschäftsvorfälle wie Verkäufe, Privatentnahmen sowie Privateinlagen und errechnet automatisch deinen Soll-Kassenbestand.
2. Im zweiten Schritt zählst du für deinen Kassenbericht das tatsächlich vorhandene Geld in deiner Ladenkasse. Dabei hilft dir ein Zählprotokoll beim Nachzählen, gerade wenn du viel Kleingeld in deiner Kasse hast. Nutze dafür gerne unsere kostenlose Vorlage für den Kassenbericht und das Zählprotokoll.
3. Abschließend vergleichst du bei deiner täglichen Kassenabrechnung nach Geschäftsschluss den Soll-Kassenbestand des Journalstreifens mit deinem Ist-Kassenbestand deiner Ladenkasse und trägst beides samt Differenz in deinen Kassenbericht ein.
4. Den Journalstreifen deiner Registrierkasse und den Kassenbericht samt Zählprotokoll heftest du zusammen ab oder speicherst sie als Scan. Beides zusammen bildet die Kassenbuchführung für diesen Tag.
5. Alle täglichen Kassenabrechnungen samt Journalstreifen und Kassenbericht bilden das Kassenbuch für dein Geschäftsjahr.

Gesetzliche Vorgaben für das Kassenbuch

Damit das Finanzamt dein Kassenbuch als vorschriftsgemäß einstuft, muss es den Vorschriften der GoBD entsprechen und weitere Anforderungen nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) erfüllen:

• Chronologie: Nach § 239 Abs. 2 HGB musst du dein Kassenbuch stets chronologisch führen. Eine willkürliche Reihenfolge der Tage / Daten ist nicht erlaubt. Alle Einträge dürfen also nur in der zeitlich richtigen Reihenfolge stehen. Gleiches gilt für die auszufüllenden Zeilen. Auch hier muss alles chronologisch und ohne Leerzeilen eingetragen werden.‍
• Revisionssicherheit: Ganz gleich, ob du dein Kassenbuch digital per Kassenbuch-Software führst oder handschriftlich – du musst dein Kassenbuch so führen, dass es manipulationssicher ist und du Einträge hinterher nicht mehr verändern kannst.‍
• Nachvollziehbarkeit: Ein sachverständiger Dritter, also z. B. ein Betriebsprüfer, muss sich laut § 145 Abs. 1 AO in angemessener Zeit einen Überblick über dein Kassenbuch, die enthaltenen Geschäftsvorfälle und die Lage deines Unternehmens verschaffen können.‍
• Tägliche Bearbeitung: Mit § 146 Abs. 1 AO regelt der Gesetzgeber die Bearbeitungsfrist deiner Bargeldeinnahmen und -ausgaben. Diese sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Hat ein Bargeschäft stattgefunden, solltest du die Buchungen also direkt in dein Kassenbuch eintragen und nur in Ausnahmefällen oder bei zwingenden geschäftlichen Gründen am nächsten Tag. Nur so kannst du beweisen, dass du nicht irgendwann Einträge hinzugefügt und damit deine Bilanz nachträglich aufgebessert hast.‍
• Aufbewahrungspflicht für 10 Jahre: Gemäß § 257 Abs. 1 und 4 HGB und § 147 Abs. 3 AO gelten für Kassenbücher und die dazugehörigen Belege die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren‍
• In deutscher Sprache: Laut § 146 Abs. 3 AO darfst du dein Kassenbuch grundsätzlich nur in deutscher Sprache führen. Verwendest du eine andere Sprache, wird dich das Finanzamt auf deine Kosten um eine Übersetzung bitten. Symbole und Abkürzungen musst du ebenfalls auf Nachfrage erklären können.‍
• Keine Buchung ohne Beleg: Nach § 238 Abs. 1 und 2 HGB darfst du keine Buchung vornehmen, wenn die dazugehörigen Rechnungen, Quittungen oder Kassenzettel nicht vorhanden sind. Zudem musst du alle Belege fortlaufend nummerieren.‍
• Kassensturzfähigkeit: Dein Kassenbuch muss immer zum Bargeld in deiner Kasse passen. Ein Minusbestand darf bei einem Kassensturz nicht entstehen.‍
• Einzelaufzeichnungspflicht: Du musst alle Buchungen einzeln im Kassenbuch aufführen. Ausgenommen von dieser Regelung sind Betriebe, die täglich sehr viele Bargeldgeschäfte mit Waren in geringem Wert abwickeln und mit vielen unbekannten Kunden zu tun haben. In diesem konkreten Fall ist es ausreichend, den Tagessaldo einzutragen. Mithilfe einer Registrierkasse kannst du sämtliche Ein- und Ausgänge revisionssicher als Kassenbericht nachweisen.
  

Diese gesetzlichen Anforderungen sowie die Vorschriften der GoBD gelten für alle, die ein Kassenbuch führen. Dazu gehören auch Kleinunternehmer und Freiberufler, die freiwillig ihr Kassenbuch aufstellen.

Häufige Fehler bei der Kassenbuchführung

Typische Fehler bei der Kassenbuchführung sind z. B. folgende:

Was droht dir bei nicht ordnungsgemäßer Kassenbuchführung?

Falls du dein Kassenbuch nur lückenhaft führst und deiner Einzelaufzeichnungspflicht nicht vollumfänglich nachkommst, wird ein Betriebsprüfer schnell misstrauisch. Falls er glaubt, dass du Umsätze unterschlägst, nimmt er Hinzuschätzungen vor. Das heißt, er schätzt deine zu versteuernden Tageseinnahmen höher ein, als sie vorgefunden wurden. Häufig fallen diese Hinzuschätzungen großzügig aus – für das Finanzamt.

Genauso wird das Finanzamt anschließend eine Betriebsprüfung durchführen, wenn es Unregelmäßigkeiten vermutet. Das heißt, du musst im Nachhinein möglicherweise mehr Steuern bezahlen, als bei korrekter Kassenführung und ordnungsgemäßer Kassenbuchführung angefallen wären.

Kommt bei einer Prüfung deines Kassenbuchs eine vorsätzliche Steuerhinterziehung ans Tageslicht, drohen dir nicht nur Strafzahlungen von bis zu 25.000 Euro, sondern auch eine strafrechtliche Verfolgung mit einer möglichen Gefängnisstrafe. Was die Finanzbehörden als sogenannte Steuergefährdung ansehen, regelt § 379 Abs. 1 Satz 3 AO.

Zusammenfassung zum Kassenbuch

Ein Kassenbuch hilft dir dabei, alle baren Geschäftsvorfälle wie Bareinnahmen, Barausgaben, Privateinlagen und Privatentnahmen übersichtlich zu dokumentieren. So behältst du jederzeit den Überblick über deine physische Kasse und kannst deinen rechnerischen Kassenbestand regelmäßig mit dem tatsächlichen Bargeldbestand abgleichen.

Verpflichtet zur Kassenbuchführung bist du vor allem dann, wenn dein Unternehmen buchführungs- oder bilanzierungspflichtig ist,  zum Beispiel als GmbH oder AG.

Damit dein Kassenbuch anerkannt wird, müssen alle Buchungen vollständig und nachvollziehbar sein. Unabhängig von der Form gilt: Dein Kassenbuch muss chronologisch, lückenlos und revisionssicher geführt werden. Ob handschriftlich, mit Vorlagen oder digital: Jede Variante ist erlaubt. Besonders eine Software kann dir die Arbeit erleichtern, da sie Kassendifferenzen automatisch erkennt und deine Daten sicher speichert.

Hältst du die gesetzlichen Vorgaben ein, bist du bei einer Kassennachschau gut vorbereitet. Ein sauber geführtes Kassenbuch sorgt nicht nur für Rechtssicherheit, sondern auch für Klarheit in deinen Finanzen und nimmt dir langfristig viel Stress ab.

Häufig gestellte Fragen zum Kassenbuch