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Offene Ladenkasse

Aktualisiert am
01
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02
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2024
Verschlossene Kasse mit Schluessel auf Boden

Eine offene Ladenkasse ist eine reine Bargeldkasse ohne Technik, also keine elektronische Registrierkasse oder PC-Kasse. Bei einer offenen Ladenkasse bewahrst du die Tageseinnahmen eines Geschäftstages in einer Schublade, Geldkassette oder einem beliebigen anderen Behältnis auf.

Was ist eine offene Ladenkasse?

Wenn du dich bei deiner Kassenführung für eine offene Ladenkasse entscheidest, wickelst du sämtlich Bareinnahmen und Barausgaben manuell ab. Eine offene Ladenkasse bedeutet allerdings auch, dass du für deine baren Geschäftsvorfälle und damit deine gesamte Kassenführung keine automatisierten Einzelaufzeichnungen erstellst. Damit das Finanzamt nicht misstrauisch wird, solltest du bei einer offenen Ladenkasse dein Kassenbuch besonders sorgfältig führen.

Keine Registrierkassenpflicht:

In Deutschland darf jeder Unternehmer und jede Unternehmerin, unabhängig von Branche und Umsatzhöhe, seine oder ihre Kassenführung mit einer offenen Ladenkasse betreiben.
In Deutschland existiert also – im Gegensatz zu anderen europäischen Ländern – für deine Kasseneinnahmen keine Registrierkassenpflicht.

Selbst wenn du dich bei deiner Ladenkasse bereits für eine elektronische Registrierkasse oder PC-Kasse entschieden hast, kannst du wieder zurück auf eine offene Ladenkasse wechseln.

Einzelaufzeichnungspflicht

Rein praktisch bedeutet die Kassenführung mit einer offenen Ladenkasse, dass du sämtliche Bareinnahmen, Barausgaben, Bareinlagen wie Wechselgeld oder Privatentnahmen für deine Lebensführung über deine Schubladenkasse, deine Geldkassette oder einen anderen beliebigen Behälter abwickelst.

Es besteht keine Einzelaufzeichnungspflicht für Mini-Umsätze, das heißt, du bist nicht verpflichtet jeden einzelnen Geschäftsvorfall mit Kleinstbeträgen schriftlich festzuhalten oder einen Bon auszustellen. Falls der Kunde oder die Kundin das möchte, musst du aber eine Quittung schreiben.

Einfache Quittungserstellung

Deine Kunden wünschen eine Quittung? Um es dir einfacher zu machen, kannst du eine kostenlose Quittungsvorlage nutzen, die du beliebig anpassen kannst!

Oder auch ein Muster für Kleinbetragsrechnungen, die alle Pflichtangaben enthält und die Rechnungsstellung erleichtert!

So führst du die offene Ladenkasse korrekt

Wichtig ist, dass deine Kassenführung und dein Kassenbuch jederzeit für Dritte nachvollziehbar sind. Man spricht dann von der Kassensturzfähigkeit deiner Ladenkasse. So kann eine Betriebsprüferin oder ein Betriebsprüfer vom Finanzamt jederzeit unangekündigt bei dir auftauchen und eine sogenannte Kassennachschau vornehmen. Bei einer Kassennachschau überprüft der Amtsträger ausgehend vom aktuellen Kassenbestand und deinem aktuellen Tageskassenbericht per Rückrechnung, ob deine Kassenführung korrekt und in sich schlüssig ist.

Das musst du also beachten:

  • Sondereffekte wie Betriebsausgaben, Barausgaben, Privatentnahmen und Bareinlagen musst du stets am selben Tag mit korrekten Eigenbelegen dokumentieren – soweit keine anderen Belege vorhanden sind.
  • Diese Eigenbelege müssen für den Fall einer Kassennachschau in deiner Kasse liegen.
  • Darüber hinaus helfen dir Eigenbelege den Überblick über deine offene Ladenkasse zu behalten und deinen wirtschaftlichen Erfolg zu messen.
  • Mit Hilfe deiner Eigenbelege und deinem Kassenendbestand erstellst du nämlich jeden Tag nach Geschäftsschluss retrograd deinen Tageskassenbericht und ermittelst durch diese Rückrechnung auch deine Tageseinnahmen (Tageslosung).

Kassenbericht mit offener Ladenkasse

Bei einem Tageskassenbericht mit offener Ladenkasse stellt der Gesetzgeber besondere Anforderungen an die Unternehmerinnen und Unternehmer, um Manipulationen oder gar Betrug zu vermeiden.

Wenn du auf die Vorzüge einer offenen Ladenkasse setzt, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass diese während einer Betriebsprüfung besonders detailliert in Augenschein genommen wird. Daher ist es wichtig, einer Beanstandung von Vornherein vorzubeugen und sich mit den Regeln einer ordnungsgemäßen Buchführung zu befassen.

Der Vorteil:

Durch die regelmäßigen Aufzeichnungen können geschäftliche Entwicklungen auch viel besser nachvollzogen werden. Die GoBD-konforme Kassendokumentationen sind in vielerlei Hinsicht sinnvoll.

Doch was bedeutet dies eigentlich für den geschäftlichen Alltag mit der offenen Ladenkasse?

  • Du musst deiner Aufzeichnungspflicht bezüglich Bareinlagen oder Privatentnahmen am selben Tag, spätestens nach Geschäftsschluss, mit Eigenbelegen nachkommen.
  • Ein unbeteiligter Dritter muss sich rasch in die entsprechenden Vorgänge der offenen Ladenkasse einarbeiten können.
Wichtig zu wissen:

Bist du generell nicht zur Einzelaufzeichnung verpflichtet, entscheidest dich aber dennoch dazu, müssen die Aufzeichnungen natürlich der Wahrheit entsprechen und vollständig sein!

Es gelten die folgenden „Regeln“ für die offene Ladenkasse:

  • Die Einnahmen und Ausgaben müssen jeden Tag dokumentiert werden.
  • Bareinnahmen bzw. Barausgaben müssen durch Belege nachweisbar sein.
  • Kassenberichte müssen nummeriert und chronologisch aufbewahrt werden.

Mit Hinblick auf die Einnahmen des Tages ist es sinnvoll, ein Zählprotokoll zu erstellen (und dieses vom Verantwortlichen unterschreiben zu lassen).

Vor- und Nachteile von offenen Ladenkassen

Die Idee einer offenen Ladenkasse ist einerseits verführerisch, andererseits birgt diese Form der Kassenführung auch Risiken:

Vorteile Nachteile
Jedes Behältnis für offene Ladenkasse erlaubt Diebstahlanfällig, insbesondere bei nicht abschließbaren Behältnissen
Keine teure Investitionen in Registrierkasse oder PC-Kasse notwendig Keine automatischen Einzelbelege für Kunden, die ihrerseits ihre Barausgaben von der Steuer absetzen möchten
Tageseinnahmen und Wechselgeld sind nach Geschäftsschluss sofort sichtbar Aufzeichnungspflicht für Eigenbelege in Sachen Barentnahmen oder Bareinlagen erfordert Disziplin
Keine Kosten für Zahlungen via Kreditkarte oder Maestro Manuelles Erstellen des Kassenberichts mit Zählprotokoll braucht nach Geschäftsschluss mehr Zeit als ein elektronischer Kassenbericht
Tipp: Nutze eine Kassenbuch Software

Die Kassenbuch Software von sevdesk bietet Kassenbuchhaltung und elektronisch geführtes Kassenbuch in einem. Sie hilft dir:

  1. jederzeit den korrekten Kassenbestand zu ermitteln
  2. alle Bareinlagen, Privatentnahmen und Betriebsausgaben einzeln und korrekt zu erfassen
  3. mit wenigen Klicks deinen Tageskassenbericht und damit deine Tageseinnahmen zu ermitteln
  4. GoBD-konform Tages- und Monatsabschlüsse zu erstellen
Kassenbuch in sevdesk führen mit Übersicht über alle Zahlungen und daraus einen Kassenbericht erstellen

Überblick zur Kassenführung bei offener Ladenkasse

Falls du dich für eine Kassenführung mit offener Ladenkasse entscheidest, hier nochmal die wichtigsten Fakten:

  • Eine offene Ladenkasse ist für deine Kasseneinnahmen legal und damit völlig ok, es besteht in Deutschland keine Registrierkassenpflicht
  • Aber: Stelle die stete Kassensturzfähigkeit deiner offenen Ladenkasse sicher. Kassenführung und Bareinnahmen deiner Ladenkasse müssen zu jederzeit während eines Geschäftstags für Dritte, insbesondere fürs Finanzamt, nachvollziehbar sein.
  • Bei einer offenen Ladenkasse bist du beim Kasseneingang von der Einzelaufzeichnungspflicht befreit, das heißt, du musst nicht jeden Mini-Umsatz eines Kunden im Kassenbuch dokumentieren
  • Eigenbelege für Barentnahmen oder Bareinlagen sind bei einer offenen Ladenkasse aber sehr wichtig, sonst verfälschen sie deine steuerpflichtigen Tageseinnahmen. Zudem erwecken große Abweichungen durch fehlende Belege bei einer Kassennachschau Misstrauen.
  • Du musst als Gewerbetreibender mit hohen Kasseneinnahmen für jeden Geschäftstag einen Tageskassenbericht gemäß GoBD erstellen.
  • Wähle eine Vorlage für deinen Tageskassenbericht, mit der du ausgehend vom Kassenendbestand deine Tageseinnahmen retrograd ermittelst. Damit will das Finanzamt Manipulationen verhindern.
  • Zählprotokolle sind für deinen Kassenbericht hilfreich, sie sind aber keine Pflicht. Falls du Zählprotokolle für deinen Tageskassenbericht erstellst, musst du sie aber aufbewahren.
Kostenlose Kassenbericht Vorlage von sevdesk zum kostenlosen Download für Excel
Kostenlose Kassenberichtvorlage zum Herunterladen

Häufig gestellte Fragen zum Thema offene Ladenkasse

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Mit der GoBD-konformen Kassenbuch-Software von sevdesk erstellst du ordnungsgemäße Kassenbücher und bist somit auf der sicheren Seite, sollte es zu einer Kassennachschau kommen!