Einführung der Registrierkassenpflicht

Wer ist betroffen?

Von der Registrierkassenpflicht betroffen sind alle Unternehmen, die Barzahlungen entgegen nehmen und somit eine Kasse führen, deren Barumsätze 7.500 Euro im Jahr überschreiten und die mindestens EUR 15.000 Euro Jahresumsatz erwirtschaften – also so gut wie jeder Betrieb aus dem Bereich Handel, Gastronomie und Dienstleistung, darunter beispielweise Ärzte, Physiotherapeuten, Rechtsanwälte, Freiberufler, Friseure, Nagelstudios, Handwerker, Hotels, Restaurants und viele mehr. Die Registrierkassenpflicht trifft dabei Betriebe genauso wie Steuerpflichtige mit außerbetrieblichen Einkünften, wie etwa Vermieter.

 Zitat: Betroffen sind alle Unternehmen, die Barzahlungen annehmen mit Barumsätzen über 7.500€ und mindestens 15.000€ Jahresumsatz

Für Unternehmer, die ihre Umsatzsteuervoranmeldungen monatlich erstatten, tritt die Registrierkassenpflicht zu Beginn des vierten Monats nach dem Monat, in dem die genannten Grenzen erstmals überschritten wurden, in Kraft.

Ausgenommen von der Registrierkassenpflicht sind Online-Shops unabhängig von ihrem Umsatz sowie Verkäufer an öffentlichen Orten, wie zum Beispiel Eisverkäufer, Markthändler, Maronibrater etc., mit einem Nettoumsatz unter 30.000 Euro.
Näher bedeutet das, es liegen keine festumschlossenen Räumlichkeiten wie freistehende Verkaufstische, offene Verkaufsbuden oder offene Verkaufsfahrzeuge vor. Diese Festsetzung wird auch als „Kalte Hände“ Regelung bezeichnet.
Auch für „mobile Gruppen“ wie Masseure, Friseure oder Tierärzte gibt es eine Ausnahmeregelung: Sie müssen ihre Umsätze nicht mit einer mobilen Registrierkasse erfassen, sind allerdings dazu verpflichtet, diese nachträglich am Betriebsstandort ins Kassensystem einzupflegen.

Belegpflicht für alle Barumsätze

Während es bisher für die Kasse eine Ausnahme gab, durch die Einnahmen auch ohne Beleg erfasst werden konnten, muss künftig für jede Einnahme ein Beleg oder eine Rechnung ausgestellt werden – das gilt selbst für 1-Euro-Beträge.

Was Unternehmer unbedingt beachten sollten: Künftig zählen nicht nur Zahlungen mit Bargeld als Barumsätze, sondern auch Zahlungen mit Kreditkarte, Bankomat (Maestrokarte), anderen vergleichbaren elektronischen Zahlungsmitteln und Zahlung mittels Gutscheinen, Bons oder Geschenkmünzen. Lediglich Banküberweisungen fallen nicht unter die Registrierkassenpflicht.

 Zitat: Es gilt nicht nur für Barumsätze eine Belegpflicht, sondern auch für Kreditkarten-, Bankomat-oder andere elektronische Zahlungen, sowie Gutscheine und ähnliches.

Bislang war es für Unternehmer, deren Umsätze im Jahr 150.000 Euro nicht übersteigen, üblich, die Bargeldumsätze durch den Kassensturz (in Österreich: Kassasturz) zu berechnen, bei dem der Bargeldbestand in der Kasse am Ende des Tages mit dem Bestand bei Eröffnung des Geschäfts verglichen wird. Das wird künftig bis auf die erwähnten Ausnahmen nicht mehr möglich sein.

Die von den Registrierkassen ausgestellten Belege müssen aufgrund der von den Kunden entgegengenommen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten aufbewahrt werden. Man nennt das Belegerteilungsverpflichtung. Jeder Beleg muss dabei folgenden Inhalt aufweisen:

• Bezeichnung des leistenden/liefernden Unternehmens
• Fortlaufende, einmalige Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben werden
• Tag der Belegausstellung
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
• Betrag der Barzahlung
• Bei Verwendung der technischen Sicherheitseinrichtung (siehe unten) müssen noch zusätzlich folgende Bestandteile auf dem Beleg aufscheinen: Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit der Belegausstellung, Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt, maschinenlesbarer Code (z.B. QR-Code)

Was ist eine Registrierkasse?

Steuerpflichtige mit betrieblichen Einkünften werden mit der Einführung der Registrierkassenpflicht dazu verpflichtet, ihre Bareinnahmen mit einer elektronischen Registrierkasse aufzuzeichnen. „Elektronische Registrierkasse“ ist dabei ein Sammelbegriff für alle elektronischen Datenerfassungsgeräte, die zur Abrechnung von Bargeldumsätzen und zur Erstellung von Belegen dienen. Dabei kann es sich sowohl um Registrierkassengeräte, Einzelplatz-Computerkassen, als auch um serverbasierte Aufzeichnungssysteme handeln.

Bei der Wahl eines elektronischen Registrierkassensystems solltest du außerdem darauf achten, dass es ein sogenanntes Datenerfassungsprotokoll führt, das jederzeit exportiert werden kann und vierteljährlich auf einem externen Medium gesichert werden muss. Am Ende jedes Kalenderjahres müssen die Monatsbelege ausgedruckt, geprüft und aufbewahrt werden.

Ab dem 1. Januar 2017 müssen Registrierkassen in Österreich zusätzlich über eine technische Sicherheitseinrichtung mit Signaturerstellungseinheit verfügen, die nachträgliche Manipulation verhindern soll. Dabei ist Folgendes einzuhalten:

• Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit einer Signaturerstellungseinheit
• Verschlüsselungsalgorithmus AES 256
• Kassenidentifikationsnummer
• Signaturzertifikat

Was ist neu ab 2017?

Die Registrierkassensicherheitsverordnung regelt die technischen Vorschriften, die eine Registrierkasse erfüllen sollte. Laut Verordnung muss jede Registrierkasse über folgende Eigenschaften verfügen:

• Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit einer Signaturerstellungseinheit
• Verschlüsselungsalgorithmus AES 256
• Eindeutige Kassenidentifikationsnummer
• Datenerfassungsprotokoll
• Drucker oder Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung von Zahlungsbelegen

Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung

Die Kasse muss mit einer Sicherheitseinrichtung verbunden werden, die es ermöglicht Signaturen zu erstellen. Die Sicherheitseinrichtung verkettet jeden einzelnen Barumsatz anhand der elektronischen Signatur. Sie verknüpft die Signaturwerte vorangegangener Umsätze mit der neu zu erstellenden Signatur. Dadurch wird sichergestellt, dass keine nachträglichen Manipulationen vorgenommen werden können.
Vor dem 01. Januar 2017 kann die Sicherheitseinrichtung vor der Registrierung bei FinanzOnline in Betrieb genommen werden. Dort meldet der Unternehmer seine spezifische Kassenidentifikationsnummer an.
Das Datenerfassungprotokoll wird eingerichtet, indem der erste Barumsatz mit dem Betrag Null (Startbeleg) erfasst wird. Der Unternehmer steht dabei in der Pflicht, seine Signatur und die Verschlüsselung des Umsatzzählers anhand des Startbeleges zu prüfen. Dies sollte vor der Inbetriebnahme durchgeführt werden. Jeder einzelne Barumsatz wird im Datenerfassungprotokoll mit seiner elektronischen Signatur festgehalten.

Signaturerstellung

Um einer Manipulation entgegen zu wirken, wird verpflichtend eine Signaturerstellungseinheit vorausgesetzt. Jeder einzelne Umsatz und Beleg, sowie auch Storno- und Trainingsrechnungen müssen elektronisch signiert werden. In der Signaturerstellung sind folgende Daten zu erfassen:

• Kassenidentifikationsnummer
• fortlaufende Nummer des Barumsatzes
• Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
• Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen
• verschlüsselter Stand des Umsatzzählers
• Seriennummer des Signaturzertifikat
• Signaturwert des vorhergehenden Barumsatzes des Datenerfassungprotokolls

Es ist Pflicht, dass jeder Beleg einen maschinenlesbaren Code erhält. Der Code muss die obigen Daten beinhalten.

Checkliste

Die Registrierkasse muss folgende Kriterien erfüllen:

• Eindeutige Kassenidentifikationsnummer muss vorliegen
• Verbindung zwischen Kasse und Sicherheitseinrichtung für eine Signaturerstellung
• Jeder Beleg wird mit einem maschinenlesbaren Code versehen
• Jeder Barumsatz und Beleg muss erfasst werden und mit einer elektronischen Signatur versehen werden
• Kasse muss einen Startbeleg erstellen können
• Datenerfassungsprotokoll muss gepflegt werden mit Angaben über jeden einzelnen Barumsatz inklusive elektronischer Signatur
• Umsatzzähler muss vorliegen
• Start- und Monatsbelege müssen ausgedruckt vorliegen
• Umsatzzähler wird mit Verschlüsselungsalgorithmus AES 256 verschlüsselt
• Eine quartalsweise Sicherung in Form eines externen Datenträgers muss vorliegen

Rechtzeitig ein geeignetes System finden

Unternehmen, die von der Registrierkassenpflicht betroffen sind, wird dazu geraten, sich umgehend nach einem geeigneten System umzusehen, da es wegen der großen Nachfrage womöglich zu Engpässen kommen wird. Man kann damit rechnen, dass eine klassische Registrierkasse ab ca. 450 Euro zu haben ist – hinzu kommen dann noch Installation, Konfiguration und Schulungen, sodass man auf einen Gesamtbetrag von ca. 1000 Euro kommt. Registrierkassen als All-In-One-Lösung gibt es ab ca. 1.200 Euro zuzüglich der Kosten für Installation, Konfiguration und Schulungen.