Rechnungen – alles, was du wissen musst

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist – einfach gesagt – ein Dokument, in dem du von deinem Kunden die Bezahlung deiner Ware oder erbrachten Dienstleistung forderst. Du beschreibst darin, welchen Betrag du für welche Leistung berechnest.

Damit Rechnungen auch korrekt bzw. ordnungsgemäß sind, musst du einige Punkte beachten.

Besonderheit: E-Rechnung

Eine E‑Rechnung, kurz für elektronische Rechnung, wird in einem strukturierten Datenformat ausgestellt, übermittelt und empfangen, sodass eine direkte elektronische Verarbeitung möglich ist. Sie enthält nach wie vor alle (verpflichtenden) Angaben, die du auch auf traditionellen Papierrechnungen finden würdest, allerdings in einem praktischen digitalen Datenformat, das ein Computer lesen kann. 

Zum 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung durch das Wachstumschancengesetz zur Pflicht für B2B-Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen geworden. Unternehmen können dabei auf unterschiedliche Rechnungsformate wie die XRechnung oder ZUGFeRD zurückgreifen.

Übergangsregelungen erlauben es rechnungsaustellenden Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen, weiterhin klassische bzw. sogenannte “sonstige Rechnungen” auszustellen. Für den Empfang von E-Rechnungen gibt es jedoch keine Übergangsregelung. Unternehmen müssen seit Januar 2025 laut E-Rechnungsverordnung in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. 

Welche Rechnungsarten gibt es?

Klingt jetzt so, als gäbe es nur eine Form von Rechnungen. In der Praxis gibt es aber viele verschiedene Arten. Die wichtigste Unterscheidung ist folgende:

• Eingangsrechnungen: Rechnungen, die von deinen Lieferanten oder Dienstleistern an dich gestellt werden und von dir bezahlt werden müssen (Kreditorenrechnung)
• Ausgangsrechnungen: Rechnungen, die du an deine Kunden schreibst, um für deine gelieferte Ware oder Dienstleistung bezahlt zu werden (Debitorenrechnung)

Hier noch einmal zur Veranschaulichung:

Darüber hinaus gibt es noch einige weitere, speziellere Rechnungsarten wie die Abschlagsrechnung, die Stornorechnung, die Proformarechnung und die Gutschrift.

Eine Übersicht über alle Formen und deren Anwendungsbereiche bekommst du in unserem Artikel zu den Rechnungsarten.

So schreibst du eine Rechnung richtig

Grundsätzlich kannst du deine Rechnung in Papierform, als PDF oder (ggf. mit Zustimmung des Empfängers) als strukturierte elektronische Rechnung erstellen. 

Achtung: Ab dem 1. Januar 2025 greift im B2B-Bereich wie schon erwähnt die E-Rechnungspflicht, weshalb du bei Geschäften von Unternehmen zu Unternehmen nur noch E-Rechnungen schreiben darfst. Dir bleiben aber Übergangsfristen. Sind deine Kunden Privatleute (B2C), kannst du weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen erstellen bzw. das Format einfach frei wählen.

Wichtig ist, dass du deine Rechnung rechtzeitig schreibst: In der Regel hast du nach der Leistungserbringung 6 Monate Zeit, um deiner Pflicht nachzukommen. Verschwitzt du dies, drohen dir sogar Bußgelder von bis zu 5.000 Euro. Es gibt hier allerdings auch Ausnahmen. Welche das sind, kannst du in unserem Beitrag zur Rechnungserstellungsfrist nachlesen.

Hast du nun innerhalb der Frist vergessen, deine Rechnung zu schreiben, kannst du unter Umständen auch nachträglich eine Rechnung schreiben. Dazu geben wir dir mehr Details in unserem Artikel „Rechnung rückwirkend ausstellen“.

Kannst du deine Rechnungen – egal ob pünktlich oder verspätet – dann einfach so erstellen, wie du es für richtig hältst? Nein. Es gibt ein paar wichtige Punkte, die auf jeder Rechnung ein Muss sind. Diese schauen wir uns jetzt an.

Pflichtangaben auf der Rechnung

Auf eine ordnungsgemäße Rechnung über 250 € gehören laut § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) einige Pflichtangaben. Fehlt auch nur eine davon oder ist falsch angegeben, darf der Empfänger keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Es ist daher wichtig, dass

1. du deine Rechnungen richtig ausstellst,
2. du die Echtheit der Rechnung, die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts sowie die Lesbarkeit gewährleistest und (sprich die Rechnung in ihrer ursprünglichen Form und unverändert vorliegt)
3. der Rechnungsempfänger die Rechnung ordentlich prüft.

Folgende Rechnungsangaben solltest du auf keinen Fall vergessen:

• Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Rechnungsadresse)
• Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• Ausstellungsdatum bzw. Rechnungsdatum
• Leistungsdatum bzw. -zeitraum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Bezeichnung der Ware bzw. der Leistung
• Rechnungsbetrag: Nettobetrag, Mehrwertsteuer und Bruttobetrag
• Steuernummer und/oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
• ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung

Oft ergänzen Unternehmer und Selbstständige weitere Angaben wie die Bankverbindung, das Zahlungsziel, Kontakdaten oder Skonto. Skonto bedeutet, dass sie Rabatt geben, wenn die Rechnung schnell bezahlt wird. Diese Angaben sind aber freiwillig.

Du brauchst mehr Details? Dann lies jetzt nochmal alles zu den Pflichtangaben, weiteren wichtigen Infos, Ausnahmen und häufigen Fehlern im Artikel Rechnung schreiben. 

Aus Erfahrung wissen wir, dass rund um das Thema Rechnungen immer wieder zwei Fragen aufkommen: Brauche ich für eine Rechnung ein Gewerbe? Und was ist, wenn ich keine Steuernummer habe? Genau für diese beiden Fälle haben wir ebenfalls Detailartikel erstellt:

Sonderfälle bei der Rechnungsstellung

Du weißt jetzt, wie man „klassische“ Rechnungen erstellt. Es gibt allerdings noch ein paar Ausnahmen, bei denen es andere Vorgaben oder Pflichtangaben gibt. Die schauen wir uns nun an.

Kleinbetragsrechnungen

Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen mit einem Wert von bis zu 250 Euro brutto (also inkl. Umsatzsteuer). Für sie gelten laut § 33 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) vereinfachte Regelungen bei der Rechnungsstellung und du kannst auf einige Pflichtangaben wie die Steuernummer oder Informationen zum Rechnungsempfänger verzichten.

Was aber auf jeden Fall drauf muss, sind:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
• Ausstellungsdatum bzw. Rechnungsdatum
• Menge und Art der Lieferung oder Leistung
• Rechnungsbetrag  (inkl. Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag)
• ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung

Welche Belege als Kleinbetragsrechnung gelten und was du unbedingt beachten solltest, zeigen wir dir in unserem Beitrag zur Kleinbetragsrechnung.

Rechnungen als Kleinunternehmer

Du bist als Kleinunternehmer unterwegs? Dann brauchst – oder eher darfst – du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen. Diese Pflichtangabe fällt also weg. Stattdessen musst du aber eine sogenannte Kleinunternehmerklausel mit aufnehmen.

Du willst mehr Details und Beispiele? Dann schau gleich in unseren Artikel zur Kleinunternehmer-Rechnung.

Rechnungen ins EU-Ausland

Sitzt dein Kunde im EU-Ausland, wird es mit der Rechnungsstellung schon etwas komplizierter, denn hier greift – zumindest im B2B-Bereich – das Reverse-Charge-Verfahren. Damit musst nicht du die Umsatzsteuer abführen, sondern der Rechnungsempfänger.

Da es hier einiges zu beachten ist, haben wir dir einen detaillierten Leitfaden für Rechnungen ins EU-Ausland zusammengestellt.

Rechnungen in Drittländer

Schreibst du eine Rechnung an ein Drittland außerhalb der EU, wird die Situation oft undurchsichtig, denn jedes Land hat andere Anforderungen.

Was du grundsätzlich beachten solltest und wie es mit der Steuerbefreiung ist, erklären wir dir in unserem Artikel zu Rechnungen ins Drittland.

Rechnungen auf Englisch schreiben

Keine Frage, Rechnungen auf Englisch zu schreiben, ist schon sprachlich eine Herausforderung. Dennoch musst du auch hier alle relevanten Pflichtangaben auf deiner Rechnung angeben. Außerdem empfiehlt es sich, auch eine deutsche Version mitzuschicken.

Was du zusätzlich noch beachten solltest, damit mit dem Finanzamt alles klappt, erklären wir dir in unserem Artikel zu Rechnungen auf Englisch schreiben. Darin geben wir dir auch ein paar praktische Formulierungshilfen.

Mach's dir leicht mit unserem Rechnungsgenerator

Du erstellst Rechnungen immer noch mit Word und Excel? Mit unserem Rechnungsgenerator wird das spielend einfach! Mach Schluss mit komplizierten Tabellen und Formatierungsfrust und lade dir stattdessen direkt deine fertige Rechnung als PDF herunter. Probiere es gleich aus und verschaffe dir mehr Zeit für das, was wirklich zählt – dein Business. 

Zum Rechnungsgenerator

→

→

Wiederkehrende Rechnungen

Als Selbstständiger oder Unternehmer stehst du vielleicht vor der Herausforderung, regelmäßige Rechnungen (z.B. für Abonnements) pünktlich und effizient zu erstellen und zu verwalten. Wiederkehrende Rechnungen sind eine clevere Lösung, um diesen Prozess zu optimieren. Mit ihnen kannst du deine wiederholten Zahlungsaufforderungen automatisieren und Zeit sowie Ressourcen sparen.

In unserem Ratgeberartikel "Wiederkehrende Rechnungen" erfährst du mehr darüber, wie dir wiederkehrende Rechnungen deinem Business-Alltag erleichtern und wie du sie ganz einfach erstellst.

So versendest du deine Rechnung

Deine Rechnung ist erstellt: Haken dran. Jetzt muss sie natürlich zu deinem Kunden kommen. Den Weg der Übermittlung kannst du im B2B-Bereich in 2025 und 2026 (noch) frei wählen, während du im B2C-Bereich über 2026 hinaus noch alle Freiheiten hast. Du kannst zum Beispiel:

• deine Rechnung als E-Rechnung im strukturierten Datenformat übermitteln (bspw. als XRechnung oder im hybriden ZUGFeRD-Format),
• dich über eine Schnittstelle (EDI- Rechnung) an das ERP- oder Buchhaltungssystem deiner Kunden anbinden oder
• deine Rechnung per E-Mail versenden.

Bei letzterem Punkt gibt es einiges zu beachten. So brauchst du aktuell zum Beispiel das Einverständnis deines Kunden, um Rechnungen elektronisch zu versenden. In unserem Artikel zu Rechnungen per E-Mail kannst du alle Details nachlesen.

Wichtig zu wissen: Ab 2027 darfst du im B2B-Bereich nur noch Papierrechnungen und sonstige elektronische Rechnungen verschicken, wenn dein Umsatz unter 800.000 im vorangegangenen Jahr liegt. Der Postweg fällt für B2B-Rechnungen zum 1.1.2028 dann komplett weg. Dann musst du deine E-Rechnungen elektronisch versenden.

Fehler in der Rechnung: So korrigierst du sie

Eine ordnungsgemäße Rechnung ist wichtig. Doch auch hier schleicht sich zu gerne der Fehlerteufel ein: Ein Zahlendreher oder eine falsch abgerechnete Position werden schließlich schnell übersehen.

Das Problem ist: Dein Kunde darf bei nicht korrekt ausgestellten Rechnung die Vorsteuer nicht abziehen. Was du deshalb in so einem Fall tun solltest, zeigen wir dir in unserem Artikel zu fehlerhaften Rechnungen.

Wenn du eine Rechnung berichtigen willst bzw. musst, darfst du sie nicht einfach löschen und neu schreiben. Beim genauen Vorgehen kommt es darauf an, ob die Rechnung schon verbucht ist oder nicht. Gleichzeitig darf der Empfänger nicht einfach deine Rechnung korrigieren, weil du zum Beispiel einen Fehler beim Steuerausweis gemacht hast. Was für die beiden Szenarien gilt, erklären wir dir im Detail im Artikel zur Korrektur einer Rechnung.

Rechnungsvorlage zum Herunterladen

Du stehst noch ganz am Anfang? Eine Musterrechnung hilft dir bei der Rechnungsstellung, da sie dir alle Pflichtangaben schon vorgibt. Ganz einfach individuell anpassbar für Word und Excel.

Kostenlose Rechnungsvorlage

Zur Rechnungsvorlage

→

→

Achtung: Eine Rechnungsvorlage und ein Rechnungsgenerator sind im Gegensatz zu einem Rechnungsprogramm nicht GoBD-konform! Für die rechtssichere Rechnungserstellung und -archivierung eignet sich ein rechtssicheres Rechnungsprogramm wie sevdesk!

Verjährung von Rechnungen

Dein Kunde zahlt seine Rechnung nicht? Dann solltest du aktiv werden. Rutscht dir die fehlende Zahlung nämlich durch, verjährt diese in der Regel nach 3 Jahren und ist dann möglicherweise nicht mehr durchsetzbar. Bedeutet: Du bekommst dein Geld nur wieder, wenn der Kunde den Betrag freiwillig bezahlt.

Was du tun kannst, um die Verjährung aufzuhalten oder sie direkt zu verhindern, erklären wir dir im Detail in unserem Artikel zur Verjährung von Rechnungen.

Wie du deine Eingangsrechnungen prüfst

Schauen wir uns nun die andere Seite an: Bekommst du Rechnungen deiner Lieferanten oder Dienstleister, solltest du dir diese genau angucken. Denn du weißt ja schon, dass du bei einer fehlerhaften Rechnung den Vorsteuerabzug verlierst. Eine gründliche Rechnungsprüfung ist deshalb sehr wichtig. Dabei solltest du zunächst die Form und dann auch den Inhalt prüfen.

Wie du dabei am besten vorgehst und auf welche Punkte du bei der Prüfung dein Augenmerk richten solltest – all das steht in unserem Artikel zur Rechnungsprüfung.

Rechnungen richtig archivieren

Die Rechnung ist verschickt, jetzt kannst du dich zurücklehnen, oder? Noch nicht ganz. Laut dem UStG bist du nämlich verpflichtet, deine Rechnungen ordnungsgemäß zu archivieren. Und dabei gibt es einiges zu beachten. Stichwort GoBD. Wir haben daher eine kleine Anleitung zum Rechnungen archivieren für dich.

Übrigens: Das gilt nicht nur für dich als Rechnungsaussteller, sondern auch für alle Rechnungen, die du von deinen Lieferanten und Dienstleistern empfängst.

Rechnungen digitalisieren

Die Rechnung in Papierform wird nach und nach zum Auslaufmodell. Spätestens Ende 2027 ist sie zwischen Unternehmen (B2B) bereits Geschichte. Rechnungen zu digitalisieren ist daher gängige Praxis. Hast du deine Rechnungsverwaltung noch nicht digitalisiert, solltest du ernsthaft darüber nachdenken. Es gilt jedoch ein paar Punkte zu beachten: von der Anschaffung der richtigen Technik oder des Rechnungsprogramms bis hin zur Einhaltung der entsprechenden Vorschriften wie der GoBD oder des UStG.

Wie du am besten vorgehst, welche Vor- und Nachteile das Digitalisieren von Rechnungen bietet und wie eine Software helfen kann, das erfährst du in unserem Artikel zum Thema Rechnungen digitalisieren.

Zusammenfassung

Wie du siehst, gibt es beim Thema Rechnungen einige Stolpersteine, die dir schnell Probleme mit dem Finanzamt einbringen können. Du kennst jetzt allerdings alle Basics und weißt:

• Es gibt verschiedene Rechnungsarten und einen Unterschied zwischen Eingangs- und Ausgangsrechnung.
• Nach § 14 UStG müssen Rechnungen gewisse Pflichtangaben wie die Anschriften der Vertragsparteien oder den Rechnungsbetrag enthalten.
• Bei einigen Sonderfällen gelten besondere Regelungen und teilweise auch Erleichterungen.
• Deine Rechnungen kannst du auf verschiedene Wege übermitteln und musst sie anschließend ordentlich archivieren.
• Bei Fehlern musst du eine Rechnung korrigieren.
• Eingangsrechnungen sollten formal und inhaltlich geprüft werden.
• Ein Rechnungs­programm hilft dir dabei, Rechnungen ordnungsgemäß zu erstellen und abzulegen.

Damit bist du bestens ausgestattet, um deine erste (oder nächste) Rechnung zu erstellen.

Häufig gestellte Fragen zu Rechnungen