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Rechnungen – alles, was du wissen musst

Aktualisiert am
12
.
03
.
2024
Person tipp auf Taschenrechner und berechnet Rechnungen

Du hast dein Unternehmen gegründet (oder bist noch dabei) und es geht an die ersten Rechnungen? Dabei gibt es ein paar Dinge zu beachten. Zum Beispiel Pflichtangaben, die Angabe der Umsatzsteuer und Sonderregelungen. Du kannst aber entspannt bleiben, denn wir haben dir in diesem Artikel alle wichtigen Informationen rund um das Thema Rechnungen zusammengetragen.

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist – einfach gesagt – ein Dokument, in dem du von deinem Kunden die Bezahlung deiner Ware oder Dienstleistung forderst. Du beschreibst darin, welchen Betrag du für welche Leistung berechnest.

Damit Rechnungen auch korrekt bzw. ordnungsgemäß sind, musst du einige Punkte beachten.

Besonderheit: E-Rechnung

Eine E-Rechnung, kurz für elektronische Rechnung, ist nach aktueller Definition eine Rechnung, die sowohl in elektronischem Format ausgestellt als auch empfangen wird. Ein alltägliches Beispiel hierfür ist die PDF-Rechnung, die du leicht in deinem Buchhaltungsprogramm kreieren und anschließend via E-Mail versenden kannst.

Sie beinhaltet alle (verpflichtenden) Angaben, die du auch auf einer traditionellen Papierrechnung finden würdest, allerdings in einem praktischen digitalen Format. Seit dem Jahr 2011 stehen elektronische Rechnungen den herkömmlichen Papierrechnungen in allen rechtlichen Belangen gleich.

E-Rechnungspflicht ab 2025!

Mit dem Wachstumschancengesetz kommt aller Voraussicht nach auch die Pflicht zur E-Rechnung für B2B-Rechnungen. Zudem ändert sich die Definition einer elektronischen Rechnung. Alles, was du dazu wissen musst, erfährst du in unserem Artikel zur E-Rechnung.

Welche Rechnungsarten gibt es?

Klingt jetzt so als gäbe es nur eine Form von Rechnungen. In der Praxis gibt es aber viele verschiedene Arten. Die wichtigste Unterscheidung ist folgende:

  • Eingangsrechnungen: Rechnungen, die von deinen Lieferanten oder Dienstleistern an dich gestellt werden und von dir bezahlt werden müssen.
  • Ausgangsrechnungen: Rechnungen, die du an deine Kunden schreibst, um für deine gelieferte Ware oder Dienstleistung bezahlt zu werden.

Hier noch einmal zur Veranschaulichung:

Grafik Eingangsrechnunk vs. Ausgangsrechnung
Eingangsrechnung vs Ausgangsrechnung

Darüber hinaus gibt es noch einige weitere, speziellere Rechnungsarten wie die Abschlagsrechnung, die Stornorechnung und die Gutschrift.

Eine Übersicht über alle Formen und deren Anwendungsbereiche bekommst du in unserem Artikel zu den Rechnungsarten.

Zeit sparen mit einem Rechnungsprogramm

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Mehr zu den Funktionen

So erstellst du eine Rechnung

Grundsätzlich kannst du deine Rechnung in Papierform oder als elektronische Rechnung erstellen. Gerade im B2B-Bereich geht der Trend klar zur digitalen Variante, da sich hier Zeit und Geld sparen lassen. 

Wichtig ist, dass du deine Rechnung rechtzeitig schreibst: In der Regel hast du 6 Monate Zeit, um deiner Pflicht nachzukommen. Verschwitzt du dies, drohen dir sogar Strafen. Es gibt hier allerdings auch Ausnahmen. Welche das sind, kannst du in unserem Beitrag zur Rechnungserstellungsfrist nachlesen.

Hast du nun innerhalb der Frist vergessen, deine Rechnung zu schreiben, kannst du unter Umständen auch nachträglich eine Rechnung schreiben. Dazu geben wir dir mehr Details im Artikel zu „Rechnung rückwirkend ausstellen“.

Kannst du deine Rechnungen – egal ob pünktlich oder verspätet – dann einfach so erstellen, wie du es für richtig hältst? Nein. Es gibt ein paar Punkte, die auf jeder Rechnung ein Muss sind. Die schauen wir uns jetzt an.

Pflichtangaben auf der Rechnung

Auf eine ordnungsgemäße Rechnung gehören laut § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) einige Pflichtangaben. Fehlt auch nur eine davon oder ist falsch angegeben, darf der Empfänger keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Es ist daher wichtig, dass

  1. du deine Rechnungen richtig ausstellst und
  2. der Rechnungsempfänger die Rechnung ordentlich prüft.

Folgende Rechnungsangaben solltest du auf keinen Fall vergessen:

Oft ergänzen Unternehmer und Selbstständige weitere Angaben wie die Bankverbindung, das Zahlungsziel oder Skonto. Skonto bedeutet, dass sie Rabatt geben, wenn die Rechnung schnell bezahlt wird. Diese Angaben sind aber freiwillig.

Du brauchst mehr Details? Dann lies jetzt nochmal alles zu den Pflichtangaben, weiteren wichtigen Infos, Ausnahmen und häufigen Fehlern im Artikel Rechnung schreiben

Umsatzsteuer ID auf der Rechnung?

Wenn du Rechnungen ins EU-Ausland verschickst, dann kommst du nicht um eine Umsatzsteueridentifikationsnummer als Pflichtangabe herum. Nur so kannst du deineSteuerschuld auf den Leistungsempfänger übertragen. 

Deine Rechnungunterliegt dann einer Steuerbefreiung – ähnlich bei Kleinunternehmerrechnungen. Mehr dazu findest du in unserem Artikel zur Umsatzsteuer-ID auf Rechnungen

Bei Rechnungen innerhalb von Deutschland bzw. an in Deutschland ansässige Unternehmer reicht in der Regel die Steuernummer.

Aus Erfahrung wissen wir, dass rund um das Thema Rechnungen immer wieder zwei Fragen aufkommen: Brauch ich für eine Rechnung ein Gewerbe? Und was ist, wenn ich keine Steuernummer habe? Genau für die beiden Fälle haben wir Detailartikel erstellt:

Rechnung schreiben ohne Gewerbe

Kann man eine Rechnung auch ohne Gewerbe schreiben? Mehr dazu erfährst du hier!

Rechnung schreiben ohne Steuernummer

Rechnung ohne Steuernummer - ist das gültig? Alles zum Thema findest du hier!

Sonderfälle bei der Rechnungsstellung

Du weißt jetzt, wie man „klassische“ Rechnungen erstellt. Es gibt allerdings noch ein paar Ausnahmen, bei denen es andere Vorgaben oder Pflichtangaben gibt. Die schauen wir uns nun an.

Mach's dir leicht mit unserem Rechnungsgenerator

Du erstellst Rechnungen immer noch mit Word und Excel? Mit unserem Rechnungsgenerator wird das spielend einfach! Mach Schluss mit komplizierten Tabellen und Formatierungsfrust und lade dir stattdessen direkt deine fertige Rechnung als PDF herunter. Probiere es gleich aus und verschaffe dir mehr Zeit für das, was wirklich zählt – dein Business. 

Kostenloser Rechnungsgenerator von sevdesk zum Rechnungen online schreiben

Wiederkehrende Rechnungen

Als Selbstständiger oder Unternehmer stehst du vielleicht vor der Herausforderung, regelmäßige Rechnungen (z.B. für Abonnements) pünktlich und effizient zu erstellen und zu verwalten. Wiederkehrende Rechnungen sind eine clevere Lösung, um diesen Prozess zu optimieren. Mit ihnen kannst du deine wiederholten Zahlungsaufforderungen automatisieren und Zeit sowie Ressourcen sparen.

In unserem Ratgeberartikel "Wiederkehrende Rechnungen" erfährst du mehr darüber, wie dir wiederkehrende Rechnungen deinem Business-Alltag erleichtern und wie du sie ganz einfach erstellst.

So versendest du deine Rechnung

Deine Rechnung ist erstellt: Haken dran. Jetzt muss sie natürlich zu deinem Kunden kommen. Den Weg der Übermittlung kannst du (noch) frei wählen. Du kannst zum Beispiel:

  • deine Rechnungen ausdrucken und per Post verschicken,
  • dich über eine Schnittstelle (EDI- Rechnung) an das ERP- oder Buchhaltungssystem deiner Kunden anbinden oder
  • deine Rechnung per E-Mail versenden.

Bei letzterem Punkt gibt es einiges zu beachten. So brauchst du aktuell zum Beispiel das Einverständnis deines Kunden, um Rechnungen elektronisch zu versenden. In unserem Artikel zu Rechnungen per E-Mail kannst du alle Details nachlesen.

Wichtig zu wissen: Wie schon erwähnt kommt mit dem Wachstumschancengesetz ab dem 1.1.2025 die Pflicht zu E-Rechnung für B2B-Rechnungen. Damit fällt der Postweg für deine Rechnungen spätestens nach der Übergangsregelung zum 1.1.2028 weg.

Fehler in der Rechnung: So korrigierst du sie

Eine ordnungsgemäße Rechnung ist wichtig. Doch da schleicht sich zu gerne der Fehlerteufel ein: Ein Zahlendreher oder eine falsch abgerechnete Position werden schließlich schnell übersehen.

Das Problem ist: Dein Kunde darf bei nicht korrekt ausgestellten Rechnung die Vorsteuer nicht abziehen. Was du deshalb in so einem Fall tun solltest, zeigen wir dir in unserem Artikel zu fehlerhaften Rechnungen.

Wenn du eine Rechnung berichtigen willst bzw. musst, darfst du sie nicht einfach löschen und neu schreiben. Beim genauen Vorgehen kommt es darauf an, ob die Rechnung schon verbucht ist oder nicht. Was für die beiden Szenarien gilt, erklären wir dir im Detail im Artikel zur Korrektur einer Rechnung.

Rechnungsvorlage zum Herunterladen

Du stehst noch ganz am Anfang? Eine Musterrechnung hilft dir bei der Rechnungsstellung, da sie dir alle Pflichtangaben schon vorgibt. Ganz einfach individuell anpassbar für Word und Excel.

Kostenlose Rechnungsvorlage von sevdesk zum Download für Word, Excel und PDF
Kostenlose Rechnungsvorlage

Achtung: Eine Rechnungsvorlage und ein Rechnungsgenerator sind im Gegensatz zu einem Rechnungsprogramm nicht GoBD-konform! Für die rechtssichere Rechnungserstellung und -archivierung eignet sich ein rechtssicheres Rechnungsprogramm wie sevdesk!

Verjährung von Rechnungen

Dein Kunde zahlt seine Rechnung nicht? Dann solltest du aktiv werden. Rutscht dir die fehlende Zahlung nämlich durch, verjährt diese in der Regel nach 3 Jahren und ist dann möglicherweise nicht mehr durchsetzbar. Bedeutet: Du bekommst unter Umständen dein Geld nicht.

Was du tun kannst, um die Verjährung aufzuhalten oder sie direkt zu verhindern, erklären wir dir im Detail in unseren Artikel zur Verjährung von Rechnungen.

Wie du deine Eingangsrechnungen prüfst

Schauen wir nun die andere Seite an: Bekommst du Rechnungen deiner Lieferanten oder Dienstleister, solltest du dir die genau angucken. Denn du weißt ja schon, dass du bei einer fehlerhaften Rechnung den Vorsteuerabzug verlierst. Eine gründliche Rechnungsprüfung ist deshalb sehr wichtig. Dabei solltest du zunächst die Form, aber dann auch den Inhalt prüfen.

Wie du dabei am besten vorgehst und auf welche Punkte du bei der Prüfung dein Augenmerk richten solltest – all das steht in unserem Artikel zur Rechnungsprüfung.

Rechnungen richtig archivieren

Die Rechnung ist verschickt, jetzt kannst du dich zurücklehnen, oder? Noch nicht ganz. Laut dem UStG bist du nämlich verpflichtet, deine Rechnungen ordnungsgemäß zu archivieren. Und dabei gibt es einiges zu beachten. Stichwort GoBD. Wir haben daher eine kleine Anleitung zum Rechnungen archivieren für dich.

Übrigens: Das gilt nicht nur für dich als Rechnungsaussteller, sondern auch für alle Rechnungen, die du von deinen Lieferanten und Dienstleistern empfängst.

Tipp: Belege einscannen oder kopieren!

Gerade, wenn du Belege auf Thermopapier hast (z.B. bei Kassenbons) läufst du Gefahr, dass die Daten nicht die gesamte Aufbewahrungsfrist lang lesbar bleiben. Mache daher am besten Kopien oder digitalisiere deine Belege direkt. Dann bist du beim Finanzamt auf der sicheren Seite.

Rechnungen digitalisieren

Die Rechnung in Papierform wird nach und nach zum Auslaufmodell. Rechnungen zu digitalisieren ist daher gängige Praxis. Hast du deine Rechnungsverwaltung noch nicht digitalisiert, solltest du ernsthaft darüber nachdenken. Es gilt jedoch ein paar Punkte zu beachten: von der Anschaffung der richtigen Technik oder des Rechnungsprogramms bis hin zur Einhaltung der entsprechenden Vorschriften wie der GoBD oder des UStG.

Wie du am besten vorgehst, welche Vor- und Nachteile das Digitalisieren von Rechnungen bietet und wie eine Software helfen kann, das erfährst du in unserem Artikel zu Rechnungen digitalisieren.

Tipp zum Rechnungen schreiben

Du schreibst täglich Rechnungen und suchst nach einem einfacheren Weg als Rechnungsvorlagen für Excel oder Word? sevdesk ist die Lösung für deine Rechnungserstellung! Teste jetzt sevdesk 14 Tage ganz einfach und kostenlos!

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Zusammenfassung

Wie du siehst, gibt es beim Thema Rechnungen einige Stolpersteine, die dir schnell Probleme mit dem Finanzamt einbringen können. Du kennst jetzt allerdings alle Basics und weißt:

  • Es gibt verschiedene Rechnungsarten und einen Unterschied zwischen Eingangs- und Ausgangsrechnung.
  • Nach § 14 UStG müssen Rechnungen gewisse Pflichtangaben wie Rechnungsempfänger oder Rechnungsbetrag enthalten.
  • Bei einigen Sonderfällen gelten besondere Regelungen und teilweise auch Erleichterungen.
  • Deine Rechnungen kannst du auf verschiedene Wege übermitteln und musst sie anschließend ordentlich archivieren.
  • Bei Fehlern musst du eine Rechnung korrigieren.
  • Eingangsrechnungen sollten formal und inhaltlich geprüft werden.
  • Ein Rechnungsprogramm hilft dabei, Rechnungen ordnungsgemäß zu erstellen und abzulegen

Damit bist du bestens ausgestattet, um deine erste (oder nächste) Rechnung zu erstellen.

Häufig gestellte Fragen zu Rechnungen

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Alle Beiträge zum Thema Rechnungen
E-Rechnung
1.8.2024 11:28 AM
Rechnungsarten
8.8.2024 11:00 AM
Rechnungen schreiben
1.2.2024 9:38 AM
ZUGFeRD vs. XRechnung
23.9.2024 11:19 AM
XRechnung
5.9.2024 10:30 AM
Pflichtangaben Rechnung
4.9.2024 10:30 AM
Rechnung schreiben als DJ
27.8.2024 10:40 AM
EDI-Rechnungen
18.7.2024 2:45 PM
Pauschalrechnung
2.3.2023 4:42 PM
Rechnungen ins Drittland
2.8.2023 2:01 PM
Rechnungen digitalisieren
8.8.2024 11:05 AM
Rechnungsstellung Frist
2.8.2023 2:07 PM
Gutschrift
11.7.2024 3:00 PM
Abschlagsrechnung
2.10.2023 10:27 AM
Rechnungsprüfung
4.1.2024 9:20 AM
Rechnungen archivieren
8.8.2024 10:55 AM
Teilrechnung
30.1.2024 11:05 AM
Ausgangsrechnung
1.2.2024 11:18 AM
Rechnung Fotograf
1.2.2024 11:55 AM
Verjährung Rechnung
2.2.2024 8:55 AM
Rechnung Coaching
2.2.2024 9:40 AM
Rechnungskorrektur
2.2.2024 10:57 AM
Stornorechnung
2.2.2024 10:58 AM
Rechnung auf englisch
6.2.2024 9:48 AM
Rechnung ohne Steuernummer
13.2.2024 10:48 AM
Skonto
16.2.2024 11:31 AM
Wiederkehrende Rechnungen
6.8.2024 10:50 AM
Rechnung falsch ausgestellt
19.2.2024 10:09 AM
Rechnung ins EU-Ausland
23.2.2024 11:37 AM
GbR-Rechnung schreiben
23.2.2024 11:39 AM
Abschlagsrechnung Bau
26.2.2024 10:22 AM
Rechnungsvorlagen
27.2.2024 11:55 AM
Rechnung per E-Mail
28.2.2024 2:44 PM
Eingangsrechnung
7.3.2024 11:52 AM
Rechnung Yogalehrer
13.3.2024 10:32 AM
Kleinbetragsrechnung
13.3.2024 3:50 PM
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