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Ganz einfach Übersicht über Abschläge behalten 

Ein Rechnungsprogramms wie sevDesk verhindert nicht nur falsch ausgestellte Abschlagsrechnungen, sondern du behältst auch einfacher die Übersicht über bereits bezahlte Abschläge und kannst so eine korrekte Endrechnung bzw. Schlussrechnung erstellen.

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Christian Wöllecke

Christian Wöllecke

November 16, 2022

Abschlagsrechnung Bau

Erst die Leistung, dann das Geld – so verhält es sich mit den meisten Aufträgen. Die Rechnung wird erst gestellt, wenn alle Leistungen erbracht worden sind. Bei anderen Auftragsformen wie Stromlieferverträgen oder bei Bauleistungen ist dagegen eine Abschlagsrechnung sinnvoll und als Teil eines Bauvertrags durchaus üblich bzw. rechtlich vorgesehen. Nach Erstellen einer Abschlagsrechnung fließt dann schon während der Leistungserbringung Geld. Wie genau das funktioniert und was es dabei zu beachten gilt, das erfährst du in diesem Artikel.

Was ist eine Abschlagsrechnung für den Bau?

Eine Abschlagszahlung kommt häufig bei einem Bauvertrag zum Einsatz, denn die Leistung wird über einen längeren Zeitraum erbracht. Das beauftragte Unternehmen muss, gerade bei Bauprojekten, große Summen stemmen und in Vorleistung gehen, um zum Beispiel Bauteile zu bestellen. Daher legen die Vertragspartner zu Anfang fest, zu welchem Zeitpunkt der Leistungserbringung ein Abschlag fällig wird.

Wird eine Abschlagsrechnung erstellt, dann wird nicht eine bestimmte Teilleistung über eine Teilzahlung abgerechnet, sondern der Abschlag ist als Vorschuss zu verstehen, zum Beispiel auf zu bestellende Bauteile. Erst mit der Schlussrechnung wird die Leistung abgenommen und erst von diesem Zeitpunkt an gilt die Gewährleistung.

Genau aus diesem Grund ist eine Abschlagszahlung keine Teilrechnung. Denn mit einer Teilrechnung werden bestimmte Teilleistungen bezahlt und damit abgenommen. Anders als eine Teilzahlung listet eine Abschlagszahlung zwar ebenso erfolgte Leistungen auf, diese gelten aber erst mit der Erstellung der Schlussrechnung als erbracht.

Keine Lust zu lesen? In diesem nachfolgenden Video erfährst du ebenfalls alles wichtige zum Thema Abschlagsrechnungen im Allgemeinen:

Welche Vorschriften gibt es für eine Abschlagsrechnung für den Bau?

Grundsätzlich gilt, dass ein Bauvertrag als spezielle Form des Werkvertrags nach den Vorgaben des BGB auch das Recht vorsieht, eine Abschlagszahlung zu verlangen. Ansonsten muss nämlich erst dann gezahlt werden, wenn die Leistung vollständig erbracht wurde. Als Bauunternehmer bzw. Bauunternehmerin kann man also von Kunden und Kundinnen Abschlagszahlungen verlangen.

Bei einer Abschlagsrechnung für den Bau greifen die für Rechnungen üblichen formalen Vorgaben. Neben deiner Adresse und der des Kunden bzw. der Kundin, dem Datum, der Rechnungsnummer und deiner Steuernummer sind auch die bereits erfolgten Leistungen aufzulisten. Außerdem gibst du den fälligen Rechnungsbetrag netto, die Höhe der Umsatzsteuer und den Gesamtbetrag an.

Bei den Abschlagsrechnungen gibt es dazu noch einige Besonderheiten zu beachten: 
  1. Leistungsdatum: Da der Lieferzeitpunkt bei einer Abschlagsrechnung in der Zukunft liegt, orientierst du dich am geplanten Ende des Projekts bzw. dem geplanten Übergabetermin
  2.  
  3. Eindeutige Bezeichnung: Auf der Rechnung muss sich die Bezeichnung „Abschlagsrechnung“ mit der jeweiligen fortlaufenden Nummer finden, also Nr. 1, Nr. 2 usw.

Die Höhe von Abschlagsrechnungen ist gesetzlich nicht geregelt. Laut § 632a BGB kann ein Bauunternehmer bzw. eine Bauunternehmerin einen Abschlag in Höhe der erbrachten und geschuldeten Leistungen verlangen. Eine Abschlagsrechnung muss sich also am Umfang der erbrachten Leistungen orientieren.

Zeit sparen und Abschlagsrechnung-Muster verwenden

Du kannst ganz einfach ein kostenloses Abschlagsrechnung-Muster verwenden, das individuell anpassbar ist und mit welchem du im Handumdrehen eine ordnungsgemäße Rechnung erstellen kannst, die allen rechtlichen Anforderungen entspricht:

Abschlagsrechnung Muster
Kostenloses Abschlagsrechnung Muster zum herunterladen

Was muss man bei einer Abschlagszahlung für den Bau beachten?

Die Abschlagszahlung für den Bau weist einige Besonderheiten auf, die wir hier kurz erläutern möchten.

Was die Höhe der Abschlagszahlung angeht ist dies Verhandlungssache. Es ist zwar üblich, mehrere gleich hohe Abschlagsrechnungen zu erstellen, aber du kannst die Höhe auch an die erfolgten Leistungen koppeln. 

Vor der Erstellung der ersten Abschlagsrechnung für den Bau solltest du darüber hinaus festlegen, ob du kumulativ oder einzeln abrechnen willst.

  1. Bei der kumulativen Erstellung werden die Werte auf der Rechnung fortgeführt – der Wert der Bauleistungen wird mit jeder Rechnung summiert, gleichzeitig werden fortlaufend die Zahlungseingänge durch die Abschlagsrechnungen berücksichtigt.
  2. Bei der Einzelabrechnung wird hingegen mit jeder Rechnung die jeweils angefallene Summe der Bauleistungen und Bauteile im Zeitraum zwischen den Abschlagsrechnungen als Rechnungsbetrag ausgewiesen. Es ist aber möglich, auf den Rechnungen bereits geleistete Abschlagszahlungen zu vermerken, um einen Überblick über den aktuellen Zahlungsstand zu bieten.

Wichtig ist außerdem das korrekte Erstellen der Schlussrechnung am Ende.

Folgende häufig vorkommende Fehler kannst du leicht vermeiden:
  1. Einige dich vor Unterzeichnung des Vertrags auf einen festgelegten Plan für die Abschlagszahlungen (Höhe und Zeitpunkte)
  2. Vergiss keine der Pflichtangaben auf der Rechnung
  3. Verwende die korrekte Bezeichnung „Abschlagsrechnung“ auf der Rechnung

Wann man eine Abschlagsrechnung für den Bau erstellt

Häufig taucht die Frage nach dem richtigen Zeitpunkt für die Erstellung von Abschlagsrechnungen auf. Wann man eine Abschlagsrechnung für den Bau erstellt, ist dabei nicht gesetzlich geregelt, sondern wird zwischen Bauherr bzw. Bauherrin und Leistungserbringer bzw. Leistungserbringerin individuell im Werkvertrag vereinbart. Allgemein kann man allerdings folgendes Vorgehen festhalten:

  1. Es ist durchaus üblich, direkt nach Aufmaß und Auftragserteilung eine erste Rechnung zu stellen. Dabei handelt es sich um eine Anzahlungsrechnung. Es wird ein Betrag angezahlt, ohne dass vorher eine Leistung erfolgt ist. Auch Bauteile wurden dann noch nicht bestellt, maximal wurde vorab ein Aufmaß genommen.
  2. In der Regel werden Abschlagszahlugen gleichmäßig über den geplanten Projektzeitraum verteilt. Zu festen Stichtagen werden dann Abschlagsrechnungen erstellt, abgerechnet werden die bis dahin bereits erbrachten Leistungen.
  3. Anders als bei einer Teilrechnung müssen dabei aber nicht in sich abgeschlossene Teile eines Projekts oder Werks abgerechnet werden. Bestimmte angelieferte Bauteile oder notwendige Baustoffe können als ein normaler Teil einer Abschlagsrechnung gesehen werden.

Halten wir also fest, dass die zeitliche Folge von Abschlagsrechnungen für jeden Bauvertrag individuell ausgehandelt wird.

Warum korrekte Abschlagsrechnungen bei der Erstellung der Schlussrechnung so wichtig sind

Am Ende eines Projekts ist ein Werk entstanden, und dieses Werk kann nun abgenommen werden. Dafür wird die Schlussrechnung erstellt. In ihr werden noch einmal alle Leistungen aufgelistet und der konkret entstandene Aufwand beziffert.

Von der Rechnungssumme werden die bereits geleisteten Abschlagszahlungen für erbrachte Leistungen und bestellte Bauteile abgezogen, sodass am Ende ein abschließend zu zahlender Rechnungsbetrag übrig bleibt. Im Einzelfall kann es auch sein, dass sogar ein Guthaben entsteht, wenn die Vorschüsse den Wert der tatsächlichen Leistungen übersteigen.

In jedem Fall ist es für die Schlussrechnung elementar, dass vorher alle Abschlagsrechnungen korrekt erstellt wurden. Ansonsten gibt es spätestens am Ende Probleme bei der Abrechnung.

So erstellst du Abschlagsrechnungen für den Bau einfach und rechtssicher

Um Fallstricke beim Erstellen einer Abschlagsrechnung für den Bau zu vermeiden, ist es wichtig, äußerst korrekt und stringent zu arbeiten. Wichtig ist auch, eine Abschlagsrechnung nicht mit einer Teilzahlung zu verwechseln. Hast du alle Abschlagszahlungen korrekt erstellt, ist auch die Erstellung der Schlussrechnung keine komplizierte Sache.

Ein Rechnungsprogramm hilft dir dabei

Egal ob formale Vorgaben oder die korrekte Erstellung von Abschlags- und Schlussrechnung – mit einem Rechnungsprogramm wie sevDesk vergisst du durch das integrierte Rechnungsdesign garantiert nichts und bist auf der sicheren Seite. Dies gilt für einen Bauvertrag und die Abschlagsrechnung genauso wie für alle anderen Arten von Verträgen und Rechnungen. Außerdem wird es mit den Funktionen von sevDesk einfacher, die Übersicht über bereits bezahlte Abschläge zu behalten und eine korrekte Endrechnung bzw. Schlussrechnung zu erstellen. 

Abschlagsrechnung mit sevDesk
Abschlagsrechnung mit sevDesk erstellen

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