Anzahlungsrechnung

In deinem Business als Selbstständiger oder Freiberufler gehört auch das Thema Anzahlungsrechnung zu deinem Alltag. Wie oft du damit konfrontiert wirst, hängt ganz von der Art und dem Bedarf von deinem Unternehmen ab. Es gibt neben der normalen Rechnung noch eine Reihe von anderen Arten der Rechnungen und die Anzahlungsrechnung ist eine von diesen Arten. Wie bei allen anderen Rechnungen gelten auch bei der Anzahlungsrechnung bestimmte verpflichtende Bestandteile, welche du beachten musst. So unterscheiden sich beispielsweise die Pflichtangaben der Anzahlungsrechnung nicht von denen der normalen Rechnung. Überdies musst du auch bei der Anzahlungsrechnung die Umsatzsteuer beachten. Was du sonst noch alles wissen musst und was es für dich zu beachten gibt, erfährst du, wenn du diesen Beitrag weiterliest.

Das erwartet dich heute:

Was bedeutet Anzahlungsrechnung?

Laut Definition, handelt es sich bei der Anzahlungsrechnung um eine Rechnung, welche der Rechnungssteller für eine zukünftig zu erbringende Leistung erstellt. Das bedeutet, dass noch keine erbrachte Leistung existiert.

Gut zu wissen:

Die Anzahlungsrechnung wird auch Vorauszahlungsrechnung genannt. In der Regel wird sie vor allem bei der Durchführung von größeren Projekten gestellt, weil sie hier eine wichtige Rolle im Rahmen einer Vorfinanzierung spielt. Sehr häufig kommt die Stellung einer Anzahlungsrechnung bei Bauprojekten zum Einsatz und ist bei genauer Betrachtung mehr als ein Darlehen oder auch Kredit zu verstehen. Sie bildet mit anderen Rechnungen in diesem Zusammenhang eine bestimmte Reihenfolge.

Diese Reihenfolge lautet wie folgt:

Der Unterschied der genannten Rechnungen besteht immer an der Art und Menge der erbrachten Leistungen, für welche der Leistungsempfänger eine dieser Rechnungen erhält. Ist ein Projekt beendet und der Leistungsempfänger hat seine Anzahlungsrechnung beglichen, wird diese mit der Abschlussrechnung zur Verrechnung gebracht.

Wann muss man eine Anzahlungsrechnung schreiben?

Möchtest du als Unternehmer von deinem Kunden vor der Lieferung oder einer Dienstleistung Geld haben, musst du eine Anzahlungsrechnung erstellen. Eine Pflicht zur Anzahlungsrechnung besteht allerdings nur für den Fall, dass dein Kunde eine Anzahlung leistet. Es gibt aber bestimmte Punkte, welche du beim Schreiben einer Anzahlungsrechnung genauso wie bei einer Abschlagsrechnung beachten musst.

  • Die Anzahlungsrechnung muss deutlich als diese gekennzeichnet werden.
  • Die Anzahlungsrechnung muss einen Hinweis enthalten, wann das voraussichtliche Leistungsdatum sein wird. Steht dieses nicht fest, muss auf jeden Fall ein Hinweis erfolgen, dass dies beispielsweise noch nicht vereinbart wurde.
  • Für den geforderten Anzahlungsbetrag muss auf der Anzahlungsrechnung eine Beschreibung der Leistung erfolgen.

Wichtig:

In der Regel erfolgt auf eine Anzahlungsrechnung immer eine Abschlussrechnung.

Unterschied zwischen Abschlagsrechnung und Anzahlungsrechnung

Neben der Anzahlungsrechnung, der Teilrechnung und der oben genannten Abschlussrechnung fällt in diesem Zusammenhang auch sehr oft der Begriff Abschlagsrechnung. Doch worin liegt eigentlich genau der Unterschied zwischen einer Abschlagsrechnung und einer Anzahlungsrechnung?

  • Anzahlungsrechnung: Die Zahlung einer Anzahlungsrechnung erfolgt, bevor eine Leistung erbracht worden ist.
  • Abschlagsrechnung: Die Zahlung einer Abschlagsrechnung erfolgt nach der Erbringung von bestimmten Teilleistungen. Sie ist ebenso eine herkömmliche Rechnung, stellt aber nur einen Teil der Gesamtrechnung dar.

Tipp:

Muster können bei der Rechnungserstellung hilfreich sein. Zum Beispiel kann eine Rechnungsvorlage für Word oder ein Anzahlungsrechnung Muster, dir viel Zeit und Aufwand ersparen.

Anzahlungsrechnung-Muster.PNG

 

Beispiel für Anzahlungsrechnung

Wie bereits erwähnt, kommt die Anzahlungsrechnung vor allem bei größeren Projekten zum Einsatz. Sie gibt dir als Leistungserbringer eine gewisse Sicherheit und dient dir als Art Vorfinanzierung der zu erbringenden Leistung. Was das konkret bedeutet, kannst du an einem Anzahlungsrechnung Beispiel gut erkennen und verstehen.

Du sollst für ein großes Immobilienunternehmen an seinem Hauptsitz die neue IT-Infrastruktur installieren. Für diese Arbeiten legst du einen festen Preis in Höhe von 25.000 Euro plus Mehrwertsteuer fest. Bei Abschluss des Dienstleistungsvertrages wird zwischen dir und deinem Kunden eine Anzahlung in Höhe von 10 Prozent des Bruttobetrages des gesamten Auftrages fällig. Nach der Hälfte der erbrachten Leistung wird eine weitere Teilzahlung in Höhe von 50 % des vereinbarten Bruttorechnungsbetrages fällig. Nach einer vollständigen Erbringung der Leistung und der Abnahme durch den Kunden stellst du eine Abschlussrechnung. Es ergeben sich daraus folgende Rechnungsstellungen:

  • Rechnung mit Anzahlung: 2.500 Euro plus Umsatzsteuer
  • Teilrechnung: 12.500 Euro plus Umsatzsteuer
  • Abschlussrechnung: 10.000 Euro plus Umsatzsteuer

Pflichtangaben in der Anzahlungsrechnung

Eine Anzahlungsrechnung gilt rein rechtlich als ganz normale Rechnung. Deshalb müssen auf ihr nicht nur die Rechnungsnummer für Anzahlungsrechnung enthalten sein, sondern auch alle anderen Pflichtangaben einer Rechnung. Diese sind wie folgend beschrieben:

  • Bezeichnung der Rechnung: Die Rechnung muss in ihrem Titel klar als Anzahlungsrechnung bezeichnet werden.
  • Lieferzeitpunkt: Unter diesem Punkt musst du den voraussichtlichen Termin der Leistungserbringung aufführen. Steht dieser noch nicht fest, so muss beispielsweise ein Hinweis wie „noch nicht festgelegt“ oder ähnlich vermerkt werden.
  • Name und vollständige Anschrift von deinem Kunden
  • Deine Steuernummer: Alternativ kannst du auch deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben, falls du eine hast.
  • Ausstellungsdatum und Rechnungsnummer: Achte bitte darauf, dass auch die Anzahlungsrechnung eine fortlaufende Rechnungsnummer hat.
  • Beschreibung der Leistung: Unter diesem Punkt musst du den genauen Umfang deiner Leistung oder die genaue Beschreibung einer Ware aufführen.
  • Nettobetrag deiner Leistung oder Lieferung
  • Bruttobetrag: Der Bruttobetrag muss den geltenden Steuersatz und den daraus resultierenden genauen Betrag ausweisen.

Wichtig:

Du musst darauf achten, dass alle Pflichtangaben auf der Anzahlungsrechnung stehen. Nur wenn dies der Fall ist, wie bei einer herkömmlichen Rechnung ebenfalls, gilt sie als ordnungsgemäße Rechnung und dein Kunde kann einen Vorsteuerabzug geltend machen.

Anzahlungsrechnung schreiben – darauf musst du achten

Wie bei jeder Rechnung musst du auch bei der Anzahlungsrechnung schreiben auf eine genaue Erstellung achten. Dazu gehört, dass du auf alle Pflichtangaben der Anzahlungsrechnung achtest, den Zeitpunkt beachtest, wann Anzahlungsrechnung geschrieben werden kann und nicht vergisst, dass du auch bei der Anzahlungsrechnung die Umsatzsteuer beachten musst. Auf der sicheren Seite beim Anzahlungsrechnung schreiben bist du auf jeden Fall, wenn du ein Rechnungsprogramm dafür verwendest.

Die richtige Anzahlung berechnen

Als Unternehmer, welche eine Leistung erbringt, bist du berechtigt, eine Anzahlung berechnen zu können und auch diese Anzahlung abrechnen zu können. Dies geschieht in Form der Anzahlungsrechnung. Ist dein Kunde zu einem Vorsteuerabzug berechtigt, hast du sogar die Pflicht, diesem eine solche Rechnung auszustellen. Bezahlt dieser deine von dir berechnete Anzahlung, dann hat er auch das Recht, diesen Vorsteuerabzug geltend zu machen. In der Regel ist es so, dass du als Selbstständiger oder Freiberufler eine vollständige Leistung erbringen musst, bevor du eine Rechnung stellen kannst. Es gibt aber durchaus Projekte, welche sich über einen längeren Zeitraum von ein paar Monaten hinziehen und du einiges an Vorleistungen erbringen musst. Daraus ergeben sich für dich natürlich einige Risiken.

  • Dein Kunde wird im Zeitraum der Leistungserbringung zahlungsunfähig. Wenn du Glück hast, bekommst du in diesem Fall noch einen Teil deiner Leistung erstattet.
  • Der Kunde kann aber auch die Zahlung oder schon die Abnahme davor verzögern. Dies kann bewusst durch ihn geschehen oder gezwungenermaßen der Fall sein. In diesem Fall musst du unter Umständen lange auf dein Geld warten und riskierst damit deine Liquidität und die Existenz deines Unternehmens.

Aus diesen Gründen ist es bei längeren Projekten durchaus nachvollziehbar, dass du eine Anzahlung berechnen und diese Anzahlung verrechnen willst. In der Regel wird hier eine Vorauszahlung in Höhe von rund 30 Prozent des Gesamtpreises empfohlen.

Beispiel:

Gesamtpreis deiner Leistung wird voraussichtlich 50.000 Euro netto betragen. Von dieser Summe musst du nun 30 Prozent, also 15.000 Euro plus Umsatzsteuer als Anzahlung berechnen und dem Kunden in Rechnung stellen. Für die Abschlussrechnung verbleibt damit ein Betrag in Höhe von 35.000 Euro plus Umsatzsteuer.

Die Anzahlungsrechnung und die Umsatzsteuer

Beim Thema Anzahlungsrechnung und Umsatzsteuer musst du einiges beachten bzw. einiges wissen.

Wichtiger Punkt Beschreibung
Ist-Versteuerung Die Anzahlungsrechnung unterliegt immer der sogenannten Ist-Versteuerung. Das bedeutet, dass die Umsatzsteuer bei Anzahlungen immer erst dann an das Finanzamt bezahlt wird, wenn die Rechnung vom Kunden bezahlt wurde und du das Geld auf deinem Geschäftskonto hast.
Ist eine Anzahlungsrechnung steuerpflichtig? Auch eine Anzahlungsrechnung ist steuerpflichtig. Allerdings erfolgt die Steuerschuld aufgrund der Ist-Versteuerung erst mit dem Zahlungseingang. Dies gilt auch dann, wenn du keine Anzahlungsrechnung erstellt hast und trotzdem eine Zahlung erhalten hast oder du die Anzahlungsrechnung erst später gestellt hast.

Die Anzahlungsrechnung und der Vorsteuerabzug

Beim Thema Abschlagszahlung und Vorsteuerabzug gibt es für dich auch Wichtiges zu beachten. Dein Kunde, der von dir eine Anzahlungsrechnung bekommt und diese Anzahlung auch bezahlt, darf ab dem Moment der Zahlung die enthaltene Vorsteuer geltend machen. Folgendes gilt überdies beim Vorsteuerabzug bei Anzahlungen:

  • Für dich besteht gegenüber deinem Kunden eine Anzahlungsrechnung Pflicht, wenn es sich um eine gewerblichen und steuerpflichtigen Kunden handelt und dieser zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.
  • Für eine richtige Abrechnung muss der Kunde von dir belegen, dass er die Anzahlung geleistet hat. Dazu braucht er deine Anzahlungsrechnung.

Anzahlungsrechnung mit Skonto

Es wird sicherlich Kunden geben, die darauf bestehen, dass du ihnen auf die Anzahlungsrechnung Skonto gewährst. Das bedeutet aber, dass du bei der Abschlussrechnung darauf achten musst, dass der bezahlte Betrag anstelle vom Rechnungswert berücksichtigt wird. Tust du das nicht, wird das Skonto gleich doppelt berücksichtigt. Also achte darauf, wie der Skonto berechnet wird.

Anzahlungsrechnung Muster

Beim Anzahlungsrechnung schreiben musst du einiges beachten. Neben den Pflichtangaben gilt es auch auf die Ausweisung der Umsatzsteuer zu achten. Es gibt also einige möglichen Fehlerquellen, die hier lauern können. Es ist deshalb durchaus zu empfehlen, für diese Aufgabe ein kostenloses Anzahlungsrechnung Muster zu verwenden. Mit der Verwendung von einer solchen Musterrechnung können Fehler automatisch bereits vermieden werden.

Versteuerung & Verbuchung von Anzahlungen und Anzahlungsrechnungen

In deiner Buchhaltung muss die Anzahlungsrechnung nicht nur richtig verbucht werden, sondern auch richtig versteuert. Verwendest du das Prinzip der einfachen Buchhaltung, so nimmt sie den Stellenwert einer Ausgangsrechnung ein. Doch was musst du machen, wenn du dir die Frage stellst, wie buche ich Anzahlungen richtig? Beim Anzahlung buchen musst du immer beachten, dass die Beträge einer Anzahlungsrechnung immer als Verbindlichkeiten zu verbuchen sind, solange du die Leistung für diese Anzahlung noch nicht erbracht hast.

Überdies musst du bei einer Anzahlung buchen unterscheiden, ob es sich um eine erhaltene Anzahlung oder um eine geleistete Anzahlung handelt.

Die geleistete Anzahlung

Hier handelt es sich um eine von dir geleistete Anzahlung, beispielsweise an deinen Lieferanten, bevor dieser dir die Ware überhaupt geliefert hat. Ist die Lieferung erfolgt und abgeschlossen, wird diese geleistete Anzahlung entweder zu den Aufwendungen oder zum Vermögen gerechnet. Handelt es sich um eine geleistete Anzahlung, müssen folgende Buchungen vorgenommen werden:

  • Anzahlung
  • Buchung der Abschlussrechnung
  • Verrechnung mit Abschlussrechnung
  • Buchung der Restzahlung

Die erhaltene Anzahlung

Erhaltene Anzahlungen musst du immer zum Zeitpunkt ihrer Vereinnahmung versteuern. Die Steuer für die Anzahlung entsteht immer dann, wenn der Voranmeldungszeitraum abgelaufen ist, in welchem die Leistung ausgeführt worden ist. Die Buchung einer erhaltenen Anzahlung geschieht immer dann, wenn die Zahlung durch deinen Kunden als Gutschrift auf deinem Konto verbucht ist. Es spielt dabei keine Rolle, wenn du die Anzahlungsrechnung erstellt hast. Bekommst du eine Anzahlung, dann sind folgende Buchungen notwendig:

  • Anzahlung durch Kunden
  • Buchung der Abschlussrechnung an den Kunden
  • Auflösung der Anzahlung (erfolgt durch Umbuchung)
  • Buchung der Restzahlung

Anzahlungsrechnung buchen ohne Zahlung

Wird eine Anzahlung geleistet, weil du zwar nicht die gesamte Leistung, aber immerhin einen Teil erfüllt hast, dann erfolgt die Buchung immer dann, wenn du für die diese Teilarbeit eine Rechnung gestellt hast. Der entsprechende Buchungssatz würde dann wie folgt lauten:

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen an Erlöse und Umsatzsteuer

Anzahlungsbesteuerung bei Tauschgeschäften

Es ist durchaus möglich, dass es der Fall ist, dass du für eine Lieferung oder eine Leistungserbringung nicht durch Geldmittel entlohnt wirst. Es kann durchaus bei einem Geschäft auch zu einem Tausch kommen. Auch ein tauschähnlicher Umsatz ist natürlich möglich, bei der du eine Gegenleistung früher bekommst, als du deine geforderte Leistung ausführst. Doch wie sieht es in diesem Fall mit der Anzahlungsbesteuerung bei Tauschgeschäften aus? Auf diese im Vorfeld erhaltene Tauschleistung musst du für diesen Zeitraum die Umsatzsteuer abführen. Als Grundlage für die Bemessung dient hier aber der Verkehrswert des Tauschobjektes abzüglich der darin enthaltenen Umsatzsteuer. Dein Geschäftspartner hingegen, der auf deine Leistungserbringung wartet, kann mit deiner Anzahlungsrechnung seinen Vorsteuerabzug aber erst mit dem Erhalt dieser geltend machen. Du musst dann zu diesem Zeitpunkt die restliche Umsatzsteuer abführen. Auf diese Punkte musst du beim Thema Anzahlungen bei Tausch genau achten.

Fazit

Bei der Anzahlungsrechnung gibt es für dich einiges zu beachten. Vor allem bei den Themen Anzahlungsrechnung und Umsatzsteuer und Anzahlungsrechnung und Vorsteuerabzug musst du in deiner Buchhaltung beim Buchen und Versteuern dieser Rechnung auf ein korrektes Vorgehen achten. Bei Anzahlungen buchen ist auch eine Unterscheidung zwischen geleisteten und erhaltenen Anzahlungen vorzunehmen. Ansonsten ist die Anzahlungsrechnung eine ganz normale herkömmliche Rechnung und es gelten hier die üblichen Merkmale einer Rechnung. Das bedeutet auch, dass du beim Anzahlungsrechnung schreiben auf die Pflichtangaben achten musst.