Passive Rechnungsbegrenzung

Zuerst einmal muss geklärt werden, was Rechnungsabgrenzungsposten überhaupt sind, um zu verstehen worum es sich bei der Passiven Rechnungsbegrenzung handelt.

Die Rechnungsabgrenzungsposten werden in fast jeder Bilanz deutscher Unternehmen ausgewiesen und ein externer Betrachter weiß oft nicht, welche Geschäftsvorfälle hier verbucht werden.

In der Regel muss der Jahresabschluss eines Unternehmens zwei große Aufgaben erfüllen:

  • Er muss über die wirtschaftlichen Verhältnisse des Unternehmens aufklären/informieren. Damit richtet sich die Bilanz nicht nur an die Gesellschafter, den Inhaber des Betriebes oder die Beteiligten, sondern wird auch von den Banken und Investoren genutzt.
  • Er dient zudem auch zur Ermittlung des Gewinns oder Verlustes des Unternehmens. Grundlage für die Verteilung des Gewinns sowie für die Besteuerung des Betriebes ist die Gewinn- und Verlustrechnung der Bilanz.

Passive Rechnungsbegrenzung selber machen

Das bedeutet, der Jahresabschluss muss immer die Verhältnisse eines Wirtschaftsjahres abbilden, wobei es sich dabei nicht immer um ein Kalenderjahr handeln muss. So sind auch abweichende Wirtschaftsjahre üblich, wie beispielsweise in der Landwirtschaft. Aber auch durch Gründungen oder Betriebsaufgaben oder -verkäufe können die sogenannten Rumpfjahre entstehen, also Geschäftsjahre die kein volles Zeitjahr darstellen. Jedoch dürfen in der jährlichen Buchhaltung nur die Geschäftsvorfälle berücksichtigt werden, die einen Aufwand oder einen Erlös für das betreffende Wirtschaftsjahr darstellen. Dieser Grundsatz der ordnungsgemäß Buchhaltung wird auch als „periodengerechtes Buchen“ bezeichnet.

Um die vielen Geschäftsvorgänge zu buchen, die nicht in die Periode hineingehören, wurde die Rechnungsabgrenzung eingeführt. Die gesetzliche Grundlage dafür liefert das HGB, wo die Rechnungsabgrenzungen im § 250 definiert sind.

Die aktive und passive Rechnungsabgrenzung

Im bereits genannten § 250 HGB wird die Rechnungsabgrenzung auf der Aktivseite der Bilanz (aktive Rechnungsabgrenzung) von der, auf der Passivseite (passive Rechnungsabgrenzung) unterschieden. Hierbei werden stets die Geschäftsvorfälle gebucht, die noch vor der Bilanzerstellung verarbeitet werden müssen und können. Sollte jedoch Vorfälle vorhanden sein, die nach der Erstellung des Jahresabschlusses noch die Vorjahre betreffen, dann müssen diese auf Sachkonten wie „periodenfremder Aufwand“ oder „periodenfremder Ertrag“ verbucht werden.

Die passive Rechnungsabgrenzung

Bei der Aktiven Rechnungsabgrenzung wird der Aufwand betrachtet und somit werden bei der passiven Rechnungsabgrenzung – kurz PRA – die Erträge, für die bereits Zahlungen geleistet wurden, verbucht. Dafür folgendes Beispiel:

Ein Teil des Grundstückes wurden von dem Unternehmen vermietet und dafür erhält der Unternehmer am 30. Dezember bereits die Miete für den Januar des neuen Jahres. Hier muss dann folgende Buchung erfasst werden, da der Geldeingang bereits gebucht wurde:

  • Bank 1.000 Euro an PRA 1.000 Euro
  • Zu Beginn des neuen Jahres wird dann die Umbuchung vorgenommen:
  • PRA 1.000 Euro an Mietertrag 1.000 Euro

Wenn die Zahlungen einen Erlösanteil für das laufende Geschäftsjahr und nur einen Teil für das Folgejahr enthalten, dann muss das entsprechend anteilig verbucht werden.

Beispiel:

Es wird vom Mieter die Büro-Untermiete für Januar des folgenden Jahres bereits im Dezember bezahlt. Bei der Miete fallen 19 % Umsatzsteuer an und man ist ein Umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer:

es werden zum Zahlungsdatum gebucht:
595 Euro
von 1200 – Bank
an 990 – PRAP
es wird mit 19 % UmSt gebucht.

Im neuen Jahr wird folgendes gebucht:
500 Euro
von 990 – PRAP
an 2752 – Erlöse aus Vermietung (19 )
es wird ohne Steuer gebucht

Die Umsatzsteuer bei der passiven Rechnungsabgrenzung

Die Umsatzsteuer muss in voller Höhe im Jahr der Zahlung abgeführt werden (§ 13 (1) UStG.

Rückstellungen und sonstige Verbindlichkeiten/Forderungen

Allerdings müssen die Geschäftsvorfälle mit Rechnungsabgrenzungen immer sehr kritisch beurteilt werden. Denn Rückstellungen und sonstige Verbindlichkeiten/Forderungen sind von den Rechnungsabgrenzungen genau zu unterscheiden. Dabei muss stets die Frage beantwortet werden, wann der Geldfluss vorliegt. Rechnungsabgrenzungskosten liegen nur dann vor, wenn die Beträge bereits gezahlt wurden.

  • Rückstellungen

Liegt der Aufwand im laufenden Jahr,doch der Betrag ist noch nicht genau bekannt, die Zahlung ist noch nicht geleistet worden.

  • Aktive Rechnungsabgrenzungsposten

Die Zahlung für die Rechnung ist geflossen – der Aufwand gehört in das Folgejahr

  • Passive Rechnungsabgrenzungsposten

Die Zahlung ist bereits eingegangen – der Ertrag gehört jedoch in das Folgejahr

  • Sonstige Verbindlichkeiten

Die Rechnung/der Betrag ist bereits bekannt – Die Zahlung ist jedoch im alten Jahr nicht erfolgt

  • Sonstige Forderungen

Die Rechnung/der Betrag ist bereits bekannt – die Zahlung ist jedoch im alten Jahr nicht eingegangen.

Auflösung von Rechnungsabgrenzungsposten

Die Rechnungsabgrenzungsposten werden in der Periode aufgelöst, in der die Aufwände und Erträge auch tatsächlich angefallen sind.

Zusammenfassung Rechnungsabgrenzung

  • Durch die Rechnungsabgrenzung können Werte der richtigen Rechnungsperiode zugewiesen werden
  • Die Rechnungsabgrenzung sorgt dafür, dass der Erfolg zeitlich zugeordnet werden kann.
  • Vorgeschrieben ist die Rechnungsabgrenzung im §250 des HGB und im § 5 Abs. 5 des EStG.
  • Bei der Rechnungsabgrenzung wird in aktive, passive, transitorische und antizipative Rechnungsabgrenzungsposten unterschieden