Repräsentationskosten

„Wer nicht wirbt, stirbt!“ Dieses Zitat, das dem amerikanischen Auto-Mogul Henry Ford zugeschrieben wird, gilt auch heute noch und nicht nur für Fahrzeugbauer. Repräsentationskosten spielen für fast alle Unternehmen eine wichtige Rolle. Bei dem Term handelt es sich aber weder um einen betriebswirtschaftlichen, noch um einen juristischen Fachbegriff.

Die Marketingabteilung meint damit auch oft etwas ganz anderes, als die Buchhaltung. Denn auch wenn alle Repräsentationskosten letztlich dem gleichen Zweck dienen und den Umsatz fördern sollen, werden sie steuer- und handelsrechtlich doch höchst unterschiedlich behandelt. In diesem Beitrag klären wir deshalb darüber auf, welche unterschiedlichen Kategorien von Repräsentationskosten es gibt und welche Konsequenzen die Zuordnung zu einer bestimmten Gruppe nach sich zieht.

Das erwartet dich heute:

Was sind Repräsentationskosten im engeren Sinn?

Selbstverständlich dient auch eine ganzseitige Werbeanzeige in der Lokalzeitung der Außendarstellung eines Unternehmens. Das sind aber nicht die Art von Repräsentationsaufwendungen, die den Steuerberater nervös machen. Denn grundsätzlich gilt in Deutschland das Prinzip der Unternehmersouveränität. Das bedeutet, dass jeder Firmeninhaber selbst entscheidet, welche Investitionen er tätigt und wie er seinen Betrieb führt. Das Finanzamt muss auch ökonomisch unsinnige Aufwendungen als Betriebsausgaben anerkennen. Von diesem Grundsatz gibt es aber Ausnahmen, die in § 4 Abs. 5 EStG verankert sind. Diese Norm listet eine Reihe von Betriebsausgaben auf, die denn Gewinn entweder gar nicht oder nur bedingt mindern dürfen. Dazu zählen insbesondere:

  • Geschenke an Geschäftspartner
  • Bewirtung von Geschäftspartnern
  • Gästehäuser für Geschäftspartner, die sich nicht am Sitz der Niederlassung befinden
  • Aufwendungen für Jagd oder Fischerei, für Segel- oder Motorjachten sowie für ähnliche Zwecke (z.B. Golf, Tennis, Spitzenfußball, Motorsport) und für die hiermit zusammenhängende Bewirtung
  • Aufwendungen, die die Lebensführung des Steuerpflichtigen oder anderer Personen berühren, soweit sie nach allgemeiner Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen sind;

Wenn Repräsentationskosten zum Problem werden, dann gehören sie in aller Regel zu einer der genannten Gruppen. Bei Einzelunternehmern kommt erschwerend hinzu, dass der betriebliche und der private Bereich oft fließend in einander übergehen. So wird die mondäne Stadtvilla aus der Gründerzeit oft nicht nur bewohnt, weil sich die Familie dort besonders wohl fühlt, sondern weil eine Bauernkate auf dem Land die Geschäftspartner irritieren könnte. Ausgaben, die, – aus Sicht des Finanzamtes – zuvörderst der privaten Lebensführung zuzurechnen sind, können aber generell nicht als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Beispiele für Repräsentationskosten dieser Art sind neben der Privatwohnung auch

  • Business-Kleidung (Anzüge , Kostüme, etc.)
  • Abendkleidung
  • Kosten für die Teilnahme an kulturellen oder sozialen Veranstaltungen (Operngala, Benefizkonzert, Oktoberfest, etc.)
  • Eliteschulen für die Kinder
  • (teure) Fahrzeuge, die ausschließlich privat genutzt werden
  • Reitpferde, Segelyachten, Flugzeuge, etc. für die Freizeitgestaltung

Worauf musst du bei gemischten Aufwendungen achten?

Wie schon erwähnt, sind Geschäft und Privatleben nicht immer klar zu trennen. Ein Klassiker ist der privat genutzte Dienstwagen. Ein Unternehmer kann entweder  für den Firmenwagen ein Fahrtenbuch führen und die Kosten nach Kilometern aufteilen oder von der 1-Prozent-Regelung Gebrauch machen. Da hier aber ein Fall von § 4 Abs. 5 Nr. 7 EStG vorliegt, der die Lebensführung des Steuerpflichtigen tangiert, müssen diese Kosten nicht nur richtig zugeordnet, sondern auch angemessen sein. Entscheidet sich der Unternehmer nicht für irgendeinen Mittelklassewagen, sondern aus repräsentativen Zwecken für einen kostspieligen Oldtimer oder einen Luxussportwagen, kann ihm der Steuerabzug verweigert werden.

Die Angemessenheitsprüfung stellt dabei immer auf den Einzelfall ab. So wird das Finanzamt der Inhaberin eines großen Autohauses, das jährlich einen siebenstelligen Umsatz erwirtschaftet, eher ein Nobelfahrzeug zubilligen, als der Kleinunternehmerin, die ein Antiquariat betreibt und das Geld für ihren Ferrari geerbt hat. Maßstab für die Angemessenheit ist nach der Rechtsprechung des BFH die allgemeine Verkehrsauffassung, die sich nach der Anschauung breiter Bevölkerungskreise und nicht nur nach der Auffassung der beteiligten Wirtschaftskreise richten soll. Das ist eine äußerst vage Faustformel, so dass die Anerkennung dieser Kosten als Betriebsausgaben auch von deinem Verhandlungsgeschick abhängt.

Bewirtungskosten – Die besonders kritischen Repräsentationskosten

Bei der Bewirtung von Geschäftsfreunden gibt es viel zu beachten und selbst die eigenen Mitarbeiter laufen Gefahr, in die Steuerfalle zu tappen, wenn der Chef zur Feier einlädt.

Bewirtung von Geschäftspartnern

Wurde dem Fiskus in den deutschen Chefetagen zu viel gefeiert? Seit einigen Jahren müssen das die Betriebe zumindest teilweise aus der eigenen Tasche bezahlen. Die neue Regel gilt allerdings auch für das ganz normale Geschäftsessen mit Kunden oder Lieferanten. Gemäß § 4 Abs. 5 S.1 Nr. 2 dürfen maximal 70 Prozent der Aufwendungen für solche Ereignisse von der steuerlichen Bemessungsgrundlage abgezogen werden. Und das auch nur, wenn sie angemessen und hinreichend dokumentiert sind. Die Angemessenheit hängt auch hier wieder vom Einzelfall ab. Für den Vorsitzenden der Deutschen Bank ist sicherlich ein anderer Rahmen angemessen, als für den Firmenkundenbetreuer der örtlichen Stadtsparkasse.

Die Anforderungen an die Dokumentation sind davon aber unabhängig. Aus den Belegen muss sich ergeben, wer, wann, wo und warum eine Mahlzeit zu sich genommen hat und was verzehrt wurde. Die meisten Restaurants haben bereits entsprechende Rechnungsformulare, in die alle Daten, die das Finanzamt verlangt, eingetragen werden können. Der detaillierte Kassenbon muss zusätzlich aufbewahrt werden, damit sich das Finanzamt auch davon überzeugen kann, dass nur Tafelwein und kein Champagner gereicht wurde. Letzterer wäre nämlich nicht angemessen und darf den Gewinn deshalb nicht kürzen.

Bewirtung von Mitarbeitern

Auch auf Betriebsfeiern präsentiert sich das Unternehmen wichtigen Stakeholdern: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind schließlich für viele Firmen das wichtigste Kapital. Hier lauern auch keine Fußangeln, die den Betriebsausgabenabzug verhindern, allerdings heißt das nicht, dass nicht trotzdem Vorsicht geboten ist. Fallen die Häppchen auf der Weihnachtsfeier allzu großzügig aus, wird aus dem Imbiss schnell ein lohnsteuerpflichtiger Sachbezug! Das lässt sich alleine dadurch vermeiden, dass bestimmte gesetzliche Prämissen streng beachtet werden, maßgeblich ist § 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a EStG. Demnach bleiben Zuwendungen im Rahmen von Betriebsfeiern steuerfrei, wenn

  • die Teilnahme allen Mitarbeitern oder allen Beschäftigten eines Betriebsteils gestattet ist und
  • pro Arbeitnehmer und Veranstaltung nicht mehr als 110 Euro ausgegeben werden

Allerdings gilt die Steuerprivilegierung nur für maximal zwei solcher Veranstaltungen pro Jahr. Wird häufiger oder aufwendiger gefeiert, hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, diese Zuwendungen pauschal zu versteuern (§ 37b EStG). Der Arbeitgeber führt dann pauschal 30 Prozent Steuer auf die Sachzuwendung ab. Diese Möglichkeit besteht auch dann, wenn die Zuwendung Betriebsfremden, zum Beispiel Mitarbeitern eines Kunden, zugutekommen und bei diesen eine Lohnsteuerpflicht auslösen würden.

Tipp:

Um den Überblick über alle anfallenden Kosten und Steuern zu behalten, ist es lohnenswert alles geordnet aufzubewahren und eine Steuererklärung als Kleingewerbe vorzubereiten!

Geschenke

Geschenke an Geschäftspartner halten nicht nur den Compliance-Officer auf Trab, auch die Buchhaltung findet Repräsentationskosten dieser Art oft anstrengend. Hier muss ein Unternehmen viel beachten, um den Steuerabzug zu retten. So gelten Geschenke an Kunden und Lieferanten generell nicht als Betriebsausgaben, es sei denn, dass der Wert der Geschenke (ohne Umsatzsteuer) pro Jahr 35 Euro nicht übersteigt.

Gegenüber seinen Mitarbeitern darf ein Arbeitgeber dagegen großzügiger sein. Regelmäßige Geschenke in Form von Sachbezügen, dazu gehören auch Gutscheine für Waren und Dienstleistungen, sind lohnsteuerfrei, sofern ihr Wert 44 Euro pro Monat nicht übersteigt (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG). Seit 2019 leistet das Finanzministerium darüber hinaus seinen ganz persönlichen Beitrag zum Klimaschutz und erlaubt die lohnsteuerfreie Gewährung oder Erstattung von Jobtickets und anderer Fahrkarten für den öffentlichen Nahverkehr (§ 3 Nr. 15 EStG) sowie die Überlassung von Dienst-Fahrrädern (§ 3 Nr. 37 EStG) – sogar ein E-Bike ist drin, ein Moped allerdings schon nicht mehr!

Zu besonderen Anlässen wie Geburtstagen, Hochzeiten oder Dienstjubiläen darf der Chef zusätzlich zu den oben erwähnten Sachleistungen ein Präsent überreichen. Geschenke bleiben in diesem Fall bis zu einer Höhe von 60 Euro pro Anlass lohnsteuerfrei. Arbeitgeber, denen das zu knauserig erscheint, haben auch hier die Möglichkeit der oben erläuterten Pauschalbesteuerung nach § 37b EStG. Im Allgemeinen wird genauer abgegrenzt und auch die Umsatzsteuer wird je nach Art der Kosten dementsprechend unterschiedlich erhoben.

Arten von Repräsentationskosten und ihre Umsatzsteuer
Die Arten von Repräsentationskosten und die entsprechende Umsatzsteuer

Werbungskosten und Werbekosten

Diese beiden sehr ähnlichen Begriffe bezeichnen grundverschiedene Sachverhalte. Werbungskosten sind das Pedant zu den Betriebsausgaben auf Seite der Arbeitnehmer. Also die Ausgaben, die sie aufwenden, um Erwerbseinkünfte zu erzielen und die sie deshalb vom zu versteuernden Einkommen abziehen dürfen. Unter bestimmten Voraussetzungen können sich die Repräsentationskosten von Arbeitnehmern als abziehbare Werbungskosten qualifizieren. Das gilt insbesondere dann, wenn ein Arbeitnehmer anlässlich eines runden Geburtstages oder eines Dienstjubiläums im Betrieb feiert und ausschließlich oder zumindest ganz überwiegend Vorgesetzte und Kollegen einlädt. Auch hier dürfen zwar nur die Sekt- und nicht die Champagnerkorken knallen, sofern sich die Bewirtungskosten aber im Rahmen des sozialüblichen bewegen, mindern sie in voller Höhe (nicht nur zu 70 Prozent) das zu versteuernde Einkommen des Arbeitnehmers.

Diese Erkenntnis verdanken wir ausgerechnet einem Finanzbeamten, der ein Dienstjubiläum feierte und die Aufwendungen anschließend im Rahmen seiner Einkommensteuer geltend machte. Seine Dienstherrin war nicht begeistert, der wackere Beamte ließ sich aber nicht einschüchtern und klagte sich durch alle Instanzen bis zum BFH, der ihm schließlich Recht gab (BFH, Urteil vom 20.1.2016, VI R 24/15).

Was ist der Unterschied zwischen Werbekosten und Repräsentationskosten?

Werbekosten sind Aufwendungen, die Unternehmen tätigen, um den Absatz und den Vertrieb ihrer Güter und Leistungen zu fördern. Dazu zählen zum Beispiel Anzeigen in Zeitungen und im Internet, Radio- und Kinospots, Plakate und Broschüren, Schauräume und Stände auf Messen und Ausstellungen. Obwohl auch diese Werbemaßnahmen der Außendarstellung des Unternehmens dienen, handelt es sich hier nicht um Repräsentationskosten im engeren Sinn. Vertriebskosten dieser Art Fallen nicht in den Anwendungsbereich des § 4 Abs. 5 S. 1 EStG. Allerdings kommt es immer wieder zu Abgrenzungsschwierigkeiten. Sogenannte „Give aways“, also geringwertige Kleinigkeiten wie Stifte, Kalender oder Tassen mit Firmenlogo, gelten regelmäßig als Werbemittel, die als Betriebsausgaben in voller Höhe absetzbar sind.

Ein findiges südwestdeutsches Finanzamt war aber der Auffassung, dass Kalender mit Firmenlogo, die bestimmten Empfängern persönlich übersandt werden, Geschenke sind. Es konnte von dieser Auffassung auch das lokale Finanzgericht überzeugen (FG Baden-Württemberg, Urteil vom 12.4.2016, 6 K 2005/11). Das letzte Wort in der Sache spricht der BFH. Für das betroffene Unternehmen, das in die Revision ging, hatte die Einschätzung weitreichende Konsequenzen, obwohl die Kalender deutlich weniger Wert waren, als die erlaubten 35 Euro. Ursächlich war die buchhalterische Erfassung, für bestimmte Repräsentationskosten gelten hier Spezialvorschriften.

Wie werden Repräsentationsaufwendungen verbucht?

Repräsentationskosten buchen selbst Profis nicht gerne. Im obigen Fall wurde dem Unternehmen der Umstand zum Verhängnis, dass es die Kalender auf einem Sammelkonto ausgewiesen hatte. Für Geschenke und die anderen oben erwähnten Repräsentationskosten-Beispiele gelten nach § 4 Abs. 7 EStG besondere Bestimmungen für die buchhalterische Erfassung. Aufwendungen im Sinne des § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 1 bis 4, 6b und 7 müssen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden und dürfen, sofern der Steuerabzug nicht generell verboten ist, bei der Gewinnermittlung nur berücksichtigt werden, wenn diesen Aufzeichnungspflichten genügt wird.

Du musst in deiner Buchhaltung also für jede der genannten Kategorien ein eigenes Konto einrichten und darfst diese Aufwendungen nur dort erfassen.

Repräsentationskosten im SKR 03 und SKR 04

Wenn du einen Datev-Standardkontenrahmen verwendest, findest du im SKR 03 die Gruppe 4600 Werbekosten. Hier sind für die relevanten Kategorien schon Einzelkonten vorgesehen. Gegebenenfalls müssen noch Unterkonten eingerichtet werden. Bei der Verbuchung ist zu beachten, dass die Vorsteuer nur von dem Teil der Betriebsausgaben abgezogen werden darf, der den Gewinn mindert. 

Beispiel:
Unternehmerin Maria Müller schenkt einem besonders guten Kunden ein Flasche Wein im Wert von 100 Euro zuzüglich 19 Euro Mehrwertsteuer, die bei der Lieferung bar bezahlt wurde. Andere Geschenke hat der Kunde im Wirtschaftsjahr nicht erhalten. Im SKR 3 würde der Buchungssatz dann wie folgt lauten:

Konto
Soll
KontenbezeichnungBetragKonto
Haben
KontenbezeichnungBetrag
4630Geschenke abzugsfähig35,001010Kasse 1119
4635Geschenke nicht abzugsfähig77,35
1576Vorsteuer 19 %6,65

 

Die Repräsentationskosten im SKR 04 findest du in der Gruppe 6600, die Verbuchung erfolgt analog.

Fazit

Repräsentationskosten sind Aufwendungen und mindern im handelsrechtlichen Jahresabschluss das Ergebnis, auch wenn sie in der Steuerbilanz nicht berücksichtigt werden dürfen. Etwas anderes gilt nur für die Repräsentationskosten, die der Privatsphäre zuzurechnen sind, also das Ballkleid oder der neue Haarschnitt. Wurden diese Ausgaben mit betrieblichen Mitteln getätigt, wird das wie eine Privatentnahme verbucht.