Umsatzsteuervoranmeldung

Als Unternehmer dient die regelmäßige Anmeldung der eingenommenen Steuer insbesondere dazu, dass Zahlungsausfälle bzw. Zahlungsschwierigkeiten des Unternehmers vermindert werden sollen. Die sogenannte Umsatzsteuervoranmeldung soll dem Finanzamt zeigen, wie viel Umsatzsteuer monatlich oder vierteljährlich vereinnahmt wurde und demzufolge an das Finanzamt zu zahlen ist. Den Rhythmus der Umsatzsteuervoranmeldung wird in der Regel vom Finanzamt vorgegeben und richtet sich nach der Höhe der Steuer im Vorjahr.

Was ist die Umsatzsteuervoranmeldung?

Mittels der Umsatzsteuervoranmeldung berechnet der Unternehmer seine Umsatzsteuer sowie die Vorsteuer selbst und schickt diese dann an das Finanzamt. Generell muss jeder Unternehmer, der eine gewerbliche oder selbstständige Tätigkeit ausübt, eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben und ist nach §18 UStG zur Abgabe dieser verpflichtet. Ausnahmen gelten lediglich für Kleinunternehmer und bestimmte Berufsgruppen, die von der Umsatzsteuer ausgenommen sind.

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Wie funktioniert die Umsatzsteuervoranmeldung?

Bevor die Umsatzsteuervoranmeldung erfolgen kann, müssen sich Unternehmer zunächst für das Zertifikat registrieren lassen. Die Authentifizierung gliedert sich in der Regel in drei Schritte:

  • Die Registrierung erfolgt über das Elster-Programm (www.elsteronline.de). Im Zuge der Anmeldung werden zunächst die Steuernummer sowie die persönliche Identifikationsnummer benötigt.
  • Nach erfolgreicher Registrierung wird eine E-Mail versendet, in der ein Link zur Bestätigung angeklickt werden muss.
  • Abschließend wird ca. zwei Wochen später per Post der Code für die Authentifizierung zugestellt.

In der eigentlichen Voranmeldung wird dem Finanzamt mitgeteilt, wie viel Umsatzsteuer angefallen und wie viel Vorsteuer bereits gezahlt worden ist. Hierbei wird die Vorsteuer, also die Umsatzsteuer, die bereits gezahlt wurde, vom Finanzamt zurückerstattet. Die Umsatzsteuer, die jedoch durch die Erbringung der Leistungen erhalten wurde, muss abgeführt werden. Durch Subtraktion der beiden Faktoren lässt sich die Umsatzsteuerzahllast ermitteln.

Beispiel:
Ein Unternehmer erwirtschaftet im April einen Umsatz von 10.000€ zzgl. 1900€ MwSt mit Verkäufen durch Kosmetikprodukte. Zusätzlich wurden von einem anderen Unternehmen Produkte im Wert von 1000€ zzgl. 190€ MwSt erworben. In der Voranmeldung für April ist infolgedessen der Nettoumsatz von 10.000€ sowie die darauf entfallende Mehrwertsteuer von 1.900€ anzugeben. Zudem kann die bereits bezahlte Vorsteuer von 190€ an das andere Unternehmen zurückverlangt werden. Daraus resultiert eine Zahllast von 1710€ für den Monat April gegenüber dem Finanzamt.

die Umsatzsteuervoranmeldung wird elektronisch über das ELSTER Portal abgewickelt

Wer muss eine Umsatzsteuervoranmeldung einreichen?

Grundsätzlich steht jeder Unternehmer in der Pflicht, für das abgelaufene Kalenderjahr eine Steuererklärung abzugeben. Hierbei muss diese bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraumes beim zuständigen Finanzamt abgegeben werden. Jedoch betrifft diese Regelung nicht alle – Kleinunternehmer sind von der Abgabe der Umsatzsteuererklärung befreit, wenn ihr Umsatz nicht über 30.000 € liegt und dieser vom Finanzamt nicht zur Abgabe einer Erklärung durch Zusendung eines Vordrucks aufgefordert werden.

Welcher Voranmeldezeitraum (Jahr, Kalendermonat oder Kalendervierteljahr) gilt, ergibt sich aus der Höhe der Steuerschuld.
Fristen für die Umsatzsteuervoranmeldung:

  • Wer im Vorjahr weniger als 1.000 € Umsatzsteuer gezahlt hat, ist vom Finanzamt von der Umsatzsteuervoranmeldung befreit. Hierbei muss lediglich eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung abgegeben werden.
  • Liegt die Umsatzsteuer-Zahllast im Vorjahr zwischen 1.000 € und 7.500 €, erfolgt die Voranmeldung vierteljährlich. Für die Monate Januar, Februar und März muss die Voranmeldung beispielsweise am 10. April eingereicht werden.
  • Bei einer Zahllast im Vorjahr von über 7.500 €, erfolgt die Voranmeldung monatlich. In diesem Fall ist die Voranmeldung für den Monat Januar am 10. Februar einzureichen.

Falls du dir als Unternehmer nicht sicher bist, wie häufig du die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben musst, erweist es sich als empfehlenswert, zu Beginn des Geschäftsjahres mit deinem zuständigen Finanzamt und Steuerberater zu sprechen.

Wie kann die Voranmeldung eingereicht werden?

Seit dem 01.01.2015 müssen Umsatzsteuervoranmeldungen auf elektronischem Weg an das zuständige Finanzamt übermittelt werden. Hierzu wird das elektronische Elster-System zur Erstellung der Voranmeldung benötigt. Allerdings sollte beachtet werden, dass eine verspätete Abgabe von Voranmeldungen zur Folge hat, dass Verspätungszuschläge vom Finanzamt festgesetzt werden. So können auch bei Verzögerungen der Zahlungen der Umsatzsteuer sogenannte Säumniszuschläge anfallen, die ebenfalls an das Finanzamt und zusätzlich zur eigentlichen Umsatzsteuer, gezahlt werden müssen.
Eine Alternative zur Erstellung der Voranmeldung neben dem Elster-Programm bietet sevDesk. Mit sevDesk kannst du mit nur wenigen Klicken und unabhängig von deinem Betriebssystem monatlich die Umsatzsteuervoranmeldung übermitteln. sevDesk bündelt alle umsatzsteuerrelevanten Unterlagen in einem System, sodass du direkt deine Umsatzsteuer erstellen kannst. In wenigen Schritten sendest du mit Hilfe der integrierten ELSTER-Schnittstelle eine korrekte Umsatzsteuervoranmeldung direkt aus sevDesk an dein Finanzamt. Da wir die Schnittstelle zu ElsterOnline nutzen, musst du dich nicht selbst bei ELSTER authentifizieren. Zusätzlich kannst du das Protokoll der Umsatzsteuervoranmeldung direkt für deine Unterlagen als PDF herunterladen.
Um Zugang zu allen Einnahme- und Ausgabebelegen für die Umsatzsteuervoranmeldung zu haben, kannst du mittels der sevDesk Buchhaltungssoftware deine Belege einfach mit der sevDesk App (iOS/Android) fotografieren und digital speichern. Die wichtigsten Belegdaten werden dabei von sevDesk automatisch erkannt, um dir somit unnötige Tipparbeit zu ersparen. Basierend auf deinen Eingangs- und Ausgangsrechnungen kann so die Voranmeldung erstellt werden. Hierzu unterscheidet sevDesk gezielt zwischen den verschiedenen Mehrwertsteuersätzen, sodass Fehler in der Umsatzsteuervoranmeldung schematisch vermieden werden können. Muster Vordruck für die Umsatzsteuervoranmeldung.