Umsatzsteuervoranmeldung

Als Unternehmer dient die regelmäßige Anmeldung der eingenommenen Steuer insbesondere dazu, dass Zahlungsausfälle bzw. Zahlungsschwierigkeiten des Unternehmers vermindert werden. Die sogenannte Umsatzsteuervoranmeldung soll dem Finanzamt zeigen, wie viel Umsatzsteuer ein Unternehmen monatlich oder vierteljährlich vereinnahmt wurde und demzufolge an das Finanzamt zu zahlen ist. Den Rhythmus der Umsatzsteuervoranmeldung wird in der Regel vom Finanzamt vorgegeben und richtet sich nach der Höhe der Steuer im Vorjahr.

Wozu dient die Umsatzsteuervoranmeldung?

Das erwartet dich heute:

Was ist die Umsatzsteuervoranmeldung?

Mittels der Umsatzsteuervoranmeldung berechnet der Unternehmer seine Umsatzsteuer sowie die Vorsteuer selbst und schickt diese dann an das Finanzamt. Generell muss jeder Unternehmer, der eine gewerbliche oder selbstständige Tätigkeit ausübt, eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben und ist nach §18 UStG zur Abgabe dieser verpflichtet. Ausnahmen gelten lediglich für Kleinunternehmer und bestimmte Berufsgruppen, die von der Umsatzsteuer ausgenommen sind.

die Umsatzsteuervoranmeldung wird elektronisch über das ELSTER Portal abgewickelt

Wie funktioniert die Umsatzsteuervoranmeldung?

Bevor die Umsatzsteuervoranmeldung erfolgen kann, müssen sich Unternehmer zunächst für das Zertifikat registrieren lassen. Die Authentifizierung gliedert sich in der Regel in drei Schritte:

  • Die Registrierung erfolgt über das Elster-Programm (www.elsteronline.de). Im Zuge der Anmeldung werden zunächst die Steuernummer sowie die persönliche Identifikationsnummer benötigt.
  • Nach erfolgreicher Registrierung wird eine E-Mail mit Link zur Bestätigung versendet
  • Abschließend wird ca. zwei Wochen später per Post der Code für die Authentifizierung zugestellt.

In der eigentlichen Voranmeldung wird dem Finanzamt mitgeteilt, wie viel Umsatzsteuer angefallen und wie viel Vorsteuer bereits gezahlt worden ist. Hierbei wird die Vorsteuer, also die Umsatzsteuer, die bereits gezahlt wurde, vom Finanzamt zurückerstattet. Die Umsatzsteuer, die jedoch durch die Erbringung der Leistungen erhalten wurde, muss abgeführt werden. Durch Subtraktion der beiden Faktoren lässt sich die Umsatzsteuerzahllast ermitteln.

Beispiel:

Ein Unternehmer erwirtschaftet im April einen Umsatz von 10.000€ zzgl. 1900€ MwSt mit Verkäufen durch Kosmetikprodukte. Zusätzlich wurden von einem anderen Unternehmen Produkte im Wert von 1000€ zzgl. 190€ MwSt erworben. In der Voranmeldung für April ist infolgedessen der Nettoumsatz von 10.000€ sowie die darauf entfallende Mehrwertsteuer von 1.900€ anzugeben. Zudem kann die bereits bezahlte Vorsteuer von 190€ an das andere Unternehmen zurückverlangt werden. Daraus resultiert eine Zahllast von 1710€ für den Monat April gegenüber dem Finanzamt.

Unterschied zwischen UStVA und Umsatzsteuererklärung

Wer umsatzsteuerpflichtig ist, kennt das Procedere: im Rahmen der UStVA (= Umsatzsteuervoranmeldung) wird die Umsatzsteuerzahllast für einen bestimmten Zeitraum, zum Beispiel für drei Monate, ermittelt und an das Finanzamt überwiesen. Bezogen auf das komplette Jahr müssen die entsprechenden Meldungen jedoch noch um die Umsatzsteuererklärung ergänzt werden. Doch worum handelt es sich hierbei eigentlich genau? Und worin liegt der Unterschied zwischen beiden Meldearten?

Grundsätzlich gilt, dass es sich bei der Umsatzsteuererklärung tatsächlich um eine Art der Steuererklärung handelt. Im Unterschied zur Einkommenssteuererklärung bezieht sich diese jedoch auf die Umsatzsteuern. Charakteristisch ist hierbei, dass diese besondere Form der Steuererklärung nicht nur von umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen, sondern auch von Kleinunternehmern vorgenommen werden muss.

Mit Hinblick auf die restlichen Punkte existieren -abgesehen von dem jeweils angesprochenen Zeitraum- keine deutlichen Unterschiede zwischen der UStVA und der Jahresmeldung. In beiden Fällen geht es darum, Umsatzsteuer und Vorsteuer einander gegenüberzustellen.

Unternehmen, die hier ohnehin regelmäßig ihre UStVA abgeben und die Steuer entsprechend begleichen, müssen in der Regel nicht mit Nachzahlungen rechnen. Immerhin wurde die jeweilige Steuerschuld schon am Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums beglichen. Müssen bzw. mussten nachträgliche Korrekturen vorgenommen werden, kann es im Rahmen der Umsatzsteuererklärung jedoch gegebenenfalls zu einer Nachzahlung kommen

Wer muss eine Umsatzsteuervoranmeldung einreichen?

Grundsätzlich steht jeder Unternehmer in der Pflicht, für das abgelaufene Kalenderjahr eine Steuererklärung abzugeben. Hierbei muss diese bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraumes beim zuständigen Finanzamt abgegeben werden. Jedoch betrifft diese Regelung nicht alle – Kleinunternehmer sind von der Abgabe der Umsatzsteuererklärung befreit, wenn ihr Umsatz nicht über 30.000 € liegt und dieser vom Finanzamt nicht zur Abgabe einer Erklärung durch Zusendung eines Vordrucks aufgefordert werden.

Welcher Voranmeldezeitraum (Jahr, Kalendermonat oder Kalendervierteljahr) gilt, ergibt sich aus der Höhe der Steuerschuld.

UStVA für Kleinunternehmer

Wie bereits erwähnt, sind unter anderem auch Kleinunternehmer dazu verpflichtet, ihre Umsatzsteuererklärung einmal im Jahr an das Finanzamt zu übermitteln. Doch welche Regelungen gelten eigentlich im Zusammenhang mit der UStVA?

Die jeweils aktuellen gesetzlichen Vorgaben zu diesem Themenkomplex finden sich im Umsatzsteuergesetz §19. Hier kann unter anderem nachgelesen werden, wer von der Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldungen befreit ist.

Fest steht: Unternehmer, die von der Kleinunternehmerregelung (und damit von der Befreiung der UStVA) profitieren möchten, dürfen im jeweils vergangenen Jahr nicht mehr als 17.500 Euro verdient haben. Dazu gilt, dass im kommenden Jahr nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz erreicht werden dürfen. Die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung muss auch auf den jeweils ausgestellten Rechnungen vermerkt werden.

Der Verzicht auf die Abgabe einer UStVA bietet den jeweiligen Kleinunternehmern mitunter einige Vorteile. So entfällt für sie der bürokratische Aufwand, zu den entsprechenden Terminen ihre Meldungen abgeben und vorher die jeweiligen Belege buchen zu müssen.

Der Nachteil: wer keine UStVA einreicht, kann auch die Vorsteuer, die im Rahmen seiner Eingangsrechnungen fällig werden, nicht geltend machen.

Wie du Eingangsrechnungen prüfst und verbuchst

Dementsprechend haben Steuerzahler unter anderem auch die Möglichkeit, sich bewusst gegen die Kleinunternehmerregelung zu entscheiden. In diesem Zusammenhang muss der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausgefüllt uns an das zuständige Finanzamt geschickt werden. Wer dann auf seinen Rechnungen -unabhängig vom Jahresumsatz- Umsatzsteuer ausweist und diese entsprechend an das Finanzamt zahlt, ist auch dazu berechtigt, die Summen, die sich im Zusammenhang mit der gezahlten Vorsteuer ergeben, geltend zu machen.

Die Entscheidung gegen die Kleinunternehmerregelung ist für einen Zeitraum von fünf Jahren fix und kann nicht widerrufen werden.

Wie kann die Voranmeldung eingereicht werden?

Seit dem 01.01.2015 müssen Umsatzsteuervoranmeldungen auf elektronischem Weg an das zuständige Finanzamt übermittelt werden. Hierzu wird das elektronische Elster-System zur Erstellung der Voranmeldung benötigt. Allerdings sollte beachtet werden, dass eine verspätete Abgabe von Voranmeldungen zur Folge hat, dass Verspätungszuschläge vom Finanzamt festgesetzt werden. So können auch bei Verzögerungen der Zahlungen der Umsatzsteuer sogenannte Säumniszuschläge anfallen, die ebenfalls an das Finanzamt und zusätzlich zur eigentlichen Umsatzsteuer, gezahlt werden müssen.

Umsatzsteuervoranmeldung mit ELSTER

Zertifikatsdatei ELSTER
Login zur Umsatzsteuervoranmeldung mit Elster

Seine UStVA mit Hilfe von ELSTER zu erstellen, bietet auch Steuerlaien viele Vorteile. Viele Funktionen dieses Programms sind weitestgehend selbsterklärend. Wichtige Punkte werden abgefragt, so dass grundlegende Details nicht (oder schwer) vergessen werden können. Vor allem im Zusammenhang mit einer längeren Nutzung des Programms profitiert das Unternehmen unter anderem davon, dass die Daten der Vorjahre immer jeweils übernommen werden und die Berechnung der Steuerlast bzw. eine eventuelle Nachzahlung automatisch angezeigt wird. Zudem bietet das Programm eine Plausibilitätsprüfung und die Möglichkeit, wichtige Daten, die im Rahmen von Bescheinigungen erstellt wurden, einfach abzurufen.

Umsatzsteuervoranmeldung ohne ELSTER

Auch wenn es sich bei der Nutzung von ELSTER um eine besonders praktische Form der Übermittlung der unternehmensspezifischen Daten handelt, entscheiden sich einige Steuerzahler dafür, alternativ auf andere Programme zurückzugreifen. Diese arbeiten jedoch in der Regel auch auf der Basis einer Verbindung zu ELSTER. Dies liegt daran, dass auch das Finanzamt auf die Vorteile dieses weitverbreiteten Steuerprogramms setzt.

Eine Anmeldung der Zahllast in Papierform wird nur noch in absoluten Ausnahmen bewilligt.

Eine Alternative zur Erstellung der Voranmeldung neben dem Elster-Programm bietet sevDesk. Mit sevDesk kannst du mit nur wenigen Klicken und unabhängig von deinem Betriebssystem monatlich die Umsatzsteuervoranmeldung übermitteln. sevDesk bündelt alle umsatzsteuerrelevanten Unterlagen in einem System, sodass du direkt deine Umsatzsteuer erstellen kannst. In wenigen Schritten sendest du mit Hilfe der integrierten ELSTER-Schnittstelle eine korrekte Umsatzsteuervoranmeldung direkt aus sevDesk an dein Finanzamt. Da wir die Schnittstelle zu ElsterOnline nutzen, musst du dich nicht selbst bei ELSTER authentifizieren. Zusätzlich kannst du das Protokoll der Umsatzsteuervoranmeldung direkt für deine Unterlagen als PDF herunterladen.

Umsatzsteuervoranmeldung mit einer Software

Die Softwareprogramme, mit deren Hilfe die Umsatzsteuervorauszahlung ermittelt werden kann, zeichnen sich durch einen hohen Nutzerkomfort aus. Wer in ELSTER daher nicht das Programm gefunden hat, welches seinen persönlichen Vorstellungen von einem hohen Nutzerkomfort gerecht wird, kann seine Daten auch über diesen “Umweg”, der de facto keiner ist, übermitteln. Wichtig ist natürlich, dass die entsprechend genutzte Software mit ELSTER kompatibel ist, damit es nicht zu Problemen im Zusammenhang mit dem Einlesevorgang beim Finanzamt kommt.

Tipp!

Mit der Buchhaltungssoftware sevDesk kannst du dank einer Schnittstelle über Elster eine automatische Umsatzsteuervoranmeldung direkt an das Finanzamt schicken.

Kurze Anleitung zur UStVA – Wo was eintragen?

Die Nutzung von Photovoltaikanlagen erfreut sich einer besonderen Beliebtheit. Wichtig ist es hierbei, zu beachten, dass besagte Nutzung auch im Zuge der UStVA geltend gemacht wird. Denn: der Strom, der durch die Anlage erzeugt wird, wird ins öffentliche Netz eingespeist. Hierauf entfallen Einkommens-, Umsatz- und Gewerbesteuer.

Eigenverbrauch

Der Eigenverbrauch, der im Zusammenhang mit einer laufenden Photovoltaik Anlage geltend gemacht werden kann, wird von modernen Steuerprogrammen ganz einfach selbst ermittelt. Grundsätzlich gilt, dass der Strom, bevor er in das öffentliche Netz eingespeist wird, zuerst ins Hausnetz fließt (Nutzungsvorteil bzw. unentgeltliche Wertabgabe -> umsatz- und einkommenssteuerpflichtig). Erst ein etwaiger Überschuss wird dann weitergeleitet.

Photovoltaik im Steuerrecht

Wer eine Photovoltaikanlage betreibt, gilt im steuerlichen Sinne als Unternehmer. Damit steht unter anderem fest, dass eine entsprechende Gewinnermittlung stattfinden muss. Das heißt, du musst die Einnahmen (zum Beispiel eine Vergütung eines Energieversorgers)  den Ausgaben gegenüberstellen und zwar in Form einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung EÜR.

Ausgaben

Die Ausgaben, die im Zusammenhang mit einer Photovoltaikanlage entstehen, können vom Gewinn (s. o.) als Kosten abgesetzt werden. Hierbei gilt unter anderem, dass der Kaufpreis der Photovoltaikanlage über einen Zeitraum von 20 Jahren abgesetzt werden darf. Auch Kreditzinsen und Reparaturkosten können geltend gemacht werden.

Fristen und Grenzen der Umsatzsteuervoranmeldung?

Wie im Zusammenhang mit dem Steuerrecht üblich, müssen auch mit Hinblick auf das Anmelden der Umsatzsteuervoranmeldung Fristen eingehalten werden. Wer diese überschreitet, muss Säumniszuschläge zahlen. Es lohnt sich also definitiv, die entsprechenden Daten rot im Kalender zu markieren.

Welche Fristen gibt es?

Am 10. Tag nach dem jeweiligen Anmeldezeitraum muss die Umsatzsteuer beim Finanzamt eingereicht werden. Wahlweise kann auch eine einmonatige Fristverlängerung beantragt werden. Die entsprechenden Regelungen wurden im § 18 UStG verankert.

UStVA Grenzen

In welchem Turnus die Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben werden muss, ist von der Steuerschuld in der Vergangenheit abhängig. Lag diese im vergangenen Kalenderjahr zum Beispiel über 7.500 Euro muss die Voranmeldung monatlich abgegeben werden. Lag die Steuerschuld bei weniger als 7.500 Euro, wird vierteljährlich gemeldet.

Sollte die Steuerschuld sogar bei weniger als 1.000 Euro, muss nur jährlich entrichtet werden. Eine Voranmeldung ist dann im Falle einer entsprechenden Befreiung nicht nötig.

Zusammengefasst: 

  • Wer im Vorjahr weniger als 1.000 € Umsatzsteuer gezahlt hat, ist vom Finanzamt von der Umsatzsteuervoranmeldung befreit. Hierbei muss lediglich eine Umsatzsteuerjahreserklärung abgegeben werden.
  • Liegt die Umsatzsteuer-Zahllast im Vorjahr zwischen 1.000 € und 7.500 €, erfolgt die Voranmeldung vierteljährlich. Für die Monate Januar, Februar und März muss die Voranmeldung beispielsweise am 10. April eingereicht werden.
  • Bei einer Zahllast im Vorjahr von über 7.500 €, erfolgt die Voranmeldung monatlich. In diesem Fall ist die Voranmeldung für den Monat Januar am 10. Februar einzureichen.

Falls du dir als Unternehmer nicht sicher bist, wie häufig du die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben musst, erweist es sich als empfehlenswert, zu Beginn des Geschäftsjahres mit deinem zuständigen Finanzamt und Steuerberater zu sprechen.