Kleinunternehmer Umsatzsteuer

Die Kleinunternehmer Regelung: Erleichterung für den Unternehmer

Zum größten Teil ist der Kleinunternehmer von den Umsatzsteuer-Verwaltungsaufgaben befreit (nach § 19 UStG). Die Einnahmen, die du für deine Produkte oder Leistungen vom Kunden erhältst, dient als Berechnungsgrundlage für die Umsatzsteuer (=Mehrwertsteuer).

Die Umsatzsteuer wird zwar lediglich von dem Endverbraucher getragen, doch hier fungieren die Unternehmen als eine Art Steuereintreiber für den Staat. Die Umsatzsteuer-Regelbesteuerung ist für dich mit viel Arbeit verbunden, denn du musst…

• den jeweilig passenden Umsatzsteuersatz für die Lieferung oder Leistung berechnen
• den Kunden den jeweiligen Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag korrekt in Rechnung stellen
• alle Rechnungsvorschriften des Umsatzsteuergesetzes genau beachten, da ansonsten der Vorsteuerabzug des Kunden gefährdet ist
• die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer kassieren
• den Vorsteueranteil aus sämtlichen Eingangsrechnungen, Quittungen und Kassenbons errechnen
• einmal monatlich eine elektronische Umsatzsteuer-Voranmeldung über die verbleibende Zahllast ans Finanzamt senden
• die errechnete Zahllast an das Finanzamt überweisen
• die Jahres-Umsatzsteuererklärung für Kleinunternehmer zu Beginn des Folgejahres abgeben und die eventuell verbleibende Abschlusszahlung an das Finanzamt vornehmen.

Alles, was du zur Kleinunternehmerregelung wissen musst, findest du auch in unserem Video:

Umsatzsteuer auf Rechnung ausweisen

Üblicherweise wird die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) auf der Rechnung ausgewiesen. Wer allerdings beim Finanzamt erfolgreich die Kleinunternehmerregelung beantragt, der darf nach § 19 (1) UStG anschließend keine Umsatzsteuer mehr ausweisen. Zusätzlich muss er auf der Rechnung durch einen geeigneten Zusatz darauf hinweisen. Beispielsweise mit dem Satz: „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“. Das gilt sowohl für Standardrechnungen als auch für Kleinbetragsrechnungen und andere Rechnungsarten.

Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung

Bei der Eröffnung des Gewerbes ist ein „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ auszufüllen. Auf diesem Bogen muss auch die gewünschte Kleinunternehmerregelung beantragt werden. Der Antragsteller hat allerdings die Wahl, in Abschnitt 7 des Fragebogens auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten. Dazu kann unter „7.3 Kleinunternehmer-Regelung“ anstatt der Beantragung (Zeile 133) ein Kreuz in Zeile 134 gesetzt und damit ausdrücklich auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichtet.

Vorsicht: Wer auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichtet, ist 5 Kalenderjahre lang an diese Entscheidung gebunden. Erst danach ist ein Wechsel zur Regelbesteuerung möglich.

Ob sich die Kleinunternehmerregelung lohnt oder ob ein Verzicht besser ist, lässt sich nicht pauschal sagen. Üblicherweise rentiert sich die Kleinunternehmerregelung am ehesten für nebenberuflich Gewerbetreibende sowie Selbstständige im Privatkundenbereich.

Wechsel zur Regelbesteuerung

Die Wechsel vom Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung ist dann erst im 6. Jahr nach Gewerbeeröffnung wieder möglich. Dazu ist es notwendig, dem Finanzamt gegenüber den Verzicht auf die Kleinunternehmer-Regelung formlos zu erklären. Denn dafür sind keine gesetzlichen oder besonderen Formvorschriften zu beachten. Das Schreiben ist als „Widerruf des Verzichts auf Anwendung der Kleinunternehmer-Regelung“ zu titulieren.

Generell ist auch ein nachträglicher Wechsel zwischen Kleinunternehmer-Regelung und Regelbesteuerung möglich (auch im umgekehrten Fall). Wer die notwendigen Umsatzgrenzen weit überschreitet, muss ohnehin zur Regelbesteuerung wechseln.

Ein nachträglicher oder sogar mehrmaliger Wechsel (beispielsweise bei starken Umsatzschwankungen) ist aber nicht gut für das Geschäft, denn die Kunden bekommen das selbstverständlich mit. Denn in dem Fall würden Kunden nachträglich korrigierte Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis erhalten. Und die Kunden müssen dann ebenfalls ihre Umsatzsteuer-Voranmeldungen korrigieren.

Wer Umsatzsteuer berechnet und vereinnahmt hat, muss die Beträge in jedem Fall ans Finanzamt abführen, auch wenn er nun wieder Kleinunternehmer ist.

Der Umsatzsteuerrechner

Die Umsatzsteuer lässt sich leicht mit einer Formel berechnen. Zu berücksichtigen ist dabei lediglich, dass es unterschiedliche Steuersätze (19% und 7%) gibt.

Rechenweg beim Steuersatz von 19%: Nettopreis = Bruttopreis geteilt durch 1,19

Rechenweg beim Steuersatz von 7 %: Nettopreis = Bruttopreis geteilt durch 1,07

Praktischer ist dabei eine automatische Berechnung, die beispielsweise von Online-Lösungen angeboten wird. Nachfolgend ist ein solcher Umsatzsteuerrechner für dich eingefügt:

Somit ist es kein Wunder, warum die Kleinunternehmerregelung auf viele Existenzgründer so verlockend wirkt, denn hier….

• spielen die verschiedenen Umsatzsteuersätze keine Rolle
• es gibt keine Unterscheidung zwischen dem (Netto-)Rechnungsbetrag und der Umsatzsteuer
• es entfällt die Ermittlung des Vorsteueranteils und der Zahllast
• es ist keine Umsatzsteuervoranmeldung und eine Zahllastüberweisung erforderlich

Das einzige Relikt was von der Umsatzsteuer eine lange Zeit verblieben ist, war die jährliche Umsatzsteuererklärung. Obwohl du keine Umsatzsteuer eingenommen hast, musstest du nämlich eine sogenannte Nullmeldung machen. Mit dem im März 2024 eingeführten Wachstumschancengesetz fällt nun auch das ab dem Steuerjahr 2024 weg.

Der Kleinunternehmer und die Einkommenssteuer

Auch wenn du als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit bist, so musst du dennoch Einkommenssteuer zahlen. Dafür musst du neben der Anlage GSE, eventuell die Gewerbesteuererklärung und die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) abgeben. Die Anlage GSE gibt es allerdings inzwischen nicht mehr. Sie wurde in die Anlagen S (für Selbstständige und Freiberufler) und G (für Gewerbetreibende) aufgeteilt.

Wichtig ist, dass du auf den Formularen stets den Kleinunternehmerstatus markierst, denn das Finanzamt ist nicht verpflichtet, bei dem Versäumen diesen Fehler von sich aus zu korrigieren. Die Anlage EÜR dient der Ermittlung des Jahresüberschusses für die Einkommenssteuer. Dabei stellst du die Einnahmen den betriebsrelevanten Ausgaben gegenüber. Dazu gehören die üblichen, durch Quittungen belegbaren Ausgaben sowie die buchhalterischen Ausgaben. Bei den buchhalterischen Ausgaben handelt es sich um die Abschreibungen, wie beispielsweise auf Computer, Mobiliar oder beruflich genutzte Fahrzeuge. Eine Anschaffung von über 410 Euro netto kannst du nicht auf einmal abschreiben, das muss über mehrere Jahre hinweg geschehen. Als Sammelposten kannst du Anschaffungskosten zwischen 150 und 1.000 Euro geltend machen, allerdings nur im Ausnahmefall. Diese Abschreibung läuft dann über 5 Jahre.

Was musst du beim Finanzamt beantragen oder einreichen und wie?

Wenn du freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest und durch die Regelbesteuerung umsatzsteuerpflichtig wirst, musst du auch regelmäßig die Umsatzsteuervoranmeldung als Kleinunternehmer ans Finanzamt schicken.

Wenn du die Kleinunternehmerregelung für dich in Anspruch nimmst, dann musst du dem Finanzamt gegenüber lediglich ausdrücklich bestätigen, dass du keine Umsatzsteuer in Rechnung gestellt hast. Diese Bestätigung muss nicht separat erfolgen, sondern ist auf der jährlichen Umsatzsteuererklärung anzugeben.

Die Formulare dazu findest du beispielsweise Online über ELSTER. Über dieses Portal musst du seit einiger Zeit auch deine EÜR und andere Steuerformulare zwingend elektronisch ans Finanzamt senden. Falls das nicht der Steuerberater für dich erledigt. Auf diesem Portal findest du übrigens auch einige Ausfüllhilfen. Alternativ kannst du vorab eine EÜR Vorlage in Excel nutzen, um deine Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben auszufüllen. Danach musst du sie nur noch ins ELSTER Portal übertragen.

Es gibt hier wenig für dich auszufüllen, denn du benötigst nur folgende Angaben:

• Finanzamt
• Steuernummer
• Allgemeine Angaben zu deinem Unternehmen
• Eventuell ein abweichendes Geschäftsjahr
• Angabe, ob du die UR beigefügt hast oder nicht (diese benötigst du für grenzüberschreitende Geschäfte in andere EU-Mitgliedsstaaten).
• Zeile 33/34: die vollen Beträge der beiden letzten Jahresumsätze
• Eventuell ab Zeile 36 noch „Steuerpflichtige Lieferungen, sonstige Leistungen und unentgeltliche Wertabgaben“. Bei der Arbeit mit einem Steuerprogramm ist es hier häufig notwendig, dass du 0,00 Euro einträgst.

Was ist, wenn du die Umsatzgrenze überschreitest?

Grenzhöhe

Die Voraussetzung oder Bedingung dafür, dass du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen kannst, ist das Einhalten von gewissen Umsatzgrenzen. Dafür gibt es zwei wichtige Zahlen:

• Dein aktueller Jahresumsatz darf 50.000 Euro nicht übersteigen.
• Dein Vorjahresumsatz plus eine ausgewiesene Umsatzsteuer (nach §19 Abs. 1 UStG) darf nicht höher als 22.000 Euro sein. Dieser Betrag lag bis 2019 noch bei 17.500 Euro.

Folgen und Konsequenzen

Liegt der tatsächliche Umsatz der umsatzsteuerpflichtigen Waren und Dienstleistungen entgegen den Erwartungen im Gründungsjahr über der Kleinunternehmer-Umsatzgrenze von 22.000 Euro, dann hat das für das abgelaufene Kalenderjahr in der Regel keine nachteiligen Folgen. Zwar musst du bei der Schätzung die bekannten Besteuerungsgrundlagen berücksichtigen – doch unverhoffte Bestellungen und Aufträge werden nicht rückwirkend bestraft.

Solange du also im vorangegangenen Jahr weniger als 22.000 Euro eingenommen hast und im neuen Jahr nicht mehr als 50.000 Euro erwartest, bleibt der Kleinunternehmer-Status vorhanden. Doch sollte in dem vorangegangenen Jahr mehr als 22.000 Euro eingenommen worden sein oder es wird im neuen Jahr ein Umsatz von mehr als 50.000 Euro erwartet, unterliegst du automatisch der Regelbesteuerung.

Rechnungskorrektur

Beim Wechsel zwischen einer Steuerpflicht und keiner Steuerpflicht hast du bereits Umsatzsteuer eingenommen. Diese musst du ans Finanzamt abführen. Hast du noch keine Umsatzsteuer verlangt und unterliegst der Regelbesteuerung, müsstest du die Steuer nachträglich bei den Kunden anfordern. So oder so musst du daran denken, deine ausgestellten Rechnungen zu korrigieren und an deine Kunden neu auszustellen.

Aber Achtung: Korrigierte Rechnungen dürfen nur an Unternehmen verschickt werden. Diese haben zwar dadurch einen Mehraufwand, aber sie können die Beträge wieder als Vorsteuer geltend machen. Bei Privatpersonen ist dies rechtlich nicht möglich! Diesen gegenüber kannst du nur Bruttopreise berechnen und nicht nachträglich den Rechnungsbetrag erhöhen.

Muster für eine Kleinunternehmerrechnung ohne Umsatzsteuer

Wir haben für dich eine kostenlose Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer zum Download auf unserer Webseite oder nutze unseren Rechnungsgenerator für Kleinunternehmer um deine Rechnung zu erstellen.

Auf der Kleinunternehmerregelung Rechnung sind dieselben Punkte wichtig, die grundsätzlich auf jeder rechtsgültigen Rechnung aufgeführt werden müssen.

Ganz besonders wichtig ist der Hinweis darauf, dass du keine Umsatzsteuer angibst und warum! Es gibt dafür keinen vorgeschriebenen Satz, du hast allerdings die Auswahl zwischen einigen gebräuchlichen Formulierungen:

• „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“
• „Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.“
• „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“
• „Rechnungsstellung erfolgt ohne Ausweis der Umsatzsteuer nach §19 UStG.

Abgrenzung zum Kleingewerbe

Viele verwenden die Begriffe Kleinunternehmer sowie Kleingewerbe oft synonym, sie bezeichnen jedoch gänzlich unterschiedliche Sachverhalte:

• Wie schon erwähnt können Kleinunternehmer sowohl Gewerbetreibende als auch Selbstständige und Freiberufler sein. Voraussetzung hierfür bildet ein Nicht-Überschreiten des Vorjahresumsatz von über 22.000 €.
• Als Kleingewerbetreibende werden ausschließlich Gewerbetreibende bezeichnet, bei denen das Unternehmen nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert (§ 1 Abs. 2 Handelsgesetzbuch, HGB).

Fazit

Die Kleinunternehmerregelung bietet sowohl für den Unternehmer als auch für die Finanzbehörden eine enorme Erleichterung durch den reduzierten Verwaltungsaufwand. Allerdings will die Wahl vor der Unternehmensgründung, ob die Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen werden soll oder nicht, gut überlegt sein. Denn sie rentiert sich nicht für jeden und kann bei einem notwendigen Wechsel außerdem nachteilig sein. Die Hilfe eines Steuerberaters oder die Nutzung einer renommierten Buchhaltungssoftware sind daher hilfreich, um einen Überblick über die finanzielle Lage zu behalten und dementsprechend rechtzeitig Entscheidungen treffen zu können.