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Kleinbetragsrechnung

Aktualisiert am
13
.
03
.
2024
Taschenrechner und Geldscheine auf einem Tisch

Kleinbetragsrechnungen vereinfachen im Business-Alltag die Rechnungsstellung, wenn es nur um kleine Beträge geht. Für diese Art der Rechnung bestehen nämlich deutlich weniger Pflichtangaben als für reguläre Rechnungen. Um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, muss jedoch auch eine Kleinbetragsrechnung alle erforderlichen Mindestangaben enthalten.

In diesem Beitrag erfährst du, welche Pflichtangaben eine Kleinbetragsrechnung hat, welche Höhe solch eine Rechnung maximal haben darf und was es dabei sonst noch zu beachten gibt. 

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Bei einer Kleinbetragsrechnung darf die Rechnungssumme maximal 250 Euro brutto (also inkl. Umsatzsteuer) betragen. Dieser Grenzbetrag wurde im Rahmen des Zweiten Bürokratieentlastungsgesetzes festgelegt und gilt seit dem 01.01.2017.

Ziel der Kleinbetragsregelung ist insbesondere die Vereinfachung der Abwicklung von Massengeschäften wie beispielsweise an Tankstellen. Rechtsgrundlage für die Kleinbetragsrechnung, die manchmal auch als Kleinstbetragsrechnung bezeichnet wird, bilden die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) sowie das Umsatzsteuergesetz (UStG).

Da sich die Obergrenze von 250 Euro für Kleinbetragsrechnungen auf den Bruttobetrag bezieht, gibt es für den Nettobetrag zwei mögliche Obergrenzen – je nach Umsatzsteuersatz. Hier eine kleine Tabelle zur Veranschaulichung:

Obergrenze des Bruttobetrags Steuersatz Steuerbetrag Obergrenze des Nettobetrags (Bruttobetrag abzüglich Steuerbetrag)
250 Euro 19 % 39,92 Euro 210,08 Euro
7 % 16,36 Euro 233,64 Euro

Was sind die Pflichtangaben einer Kleinbetragsrechnung?

Du weißt es selbst: Auf eine Rechnung gehören ziemlich viele Informationen. Bei der Kleinbetragsrechnung ist das anders. Hier braucht es viel weniger Angaben, damit sie ordnungsgemäß ist.

Nach § 33 UStDV sind die Pflichtangaben für eine Kleinbetragsrechnung folgende:

  • der vollständige Name sowie die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (Rechnungsaustellers)
  • das Ausstellungsdatum
  • genaue Beschreibung der Menge und Art der Lieferung bzw. Leistung
  • der Bruttobetrag (Nettobetrag + Steuerbetrag in einer Summe)
  • der Steuersatz (19 oder 7 Prozent)
  • ggf. ein Hinweis auf Steuerbefreiung (z. B. bei Kleinunternehmerregelung)

Mit der sevdesk Buchhaltungssoftware werden beim Erstellen von Kleinbetragsrechnungen sowie weiteren Rechnungsarten alle Pflichtangaben bereits automatisch korrekt hinterlegt. Kleinbetragsrechnungen können bei sevdesk wahlweise in der normalen Rechnungsmaske erstellt werden – oder aber direkt bei Buchung einer eingehenden Zahlung. 

Wichtig: Auch Kleinbetragsrechnungen müssen korrekt sein!

Damit es für den Leistungsempfänger bei der Umsatzsteuervoranmeldung sowie der Umsatzsteuerjahreserklärung keine Probleme mit dem Vorsteuerabzug gibt, muss auch bei Kleinbetragsrechnungen alles korrekt sein. Eine Buchhaltungssoftware wie sevDesk vereinfacht sowohl deine Umsatzsteuervoranmeldung als auch deine Buchhaltung – und unterstützt dich dabei, Fehler zu vermeiden.

Mehr zu den Funktionen

Was Kleinbetragsrechnungen nicht brauchen

Folgende Angaben sind bei der Kleinbetragsrechnung optional:

  • Rechnungsempfänger
  • Steuernummer des Rechnungstellers
  • Umsatzsteuer-ID des Rechnungstellers
  • Zeitpunkt der Leistungserbringung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer

Gut zu wissen: Auch bei Kleinbetragsrechnungen kannst du deinen Vorsteuerabzug geltend machen.

Weniger ist bei optionalen Angaben mehr!

Vermeide bei Kleinbetragsrechnungen zu viele Zusatzangaben auf der Rechnung, denn sollten sich hier (wie natürlich auch bei den Pflichtangaben) Fehler einschleichen, kann der Empfänger keine Vorsteuer abziehen.

Ist ein Kassenbon eine Kleinbetragsrechnung?

Ja, sofern der Bruttobetrag bei höchstens 250 Euro liegt, gilt der Kassenbon als Kleinbetragsrechnung. Wenn du für deine selbstständige Tätigkeit beispielsweise einen Aktenordner im Schreibwarengeschäft kaufst, erhältst du beim Bezahlen einen entsprechenden Kassenbeleg. Diesen kannst du dann als Kleinbetragsrechnung verbuchen.

Ist ein Bewirtungsbeleg eine Kleinbetragsrechnung?

Grundsätzlich kann auch ein Bewirtungsbeleg eine Kleinbetragsrechnung sein, solange der Betrag unter 250 Euro brutto bleibt. Du solltest jedoch einen Punkt beachten: Damit das Finanzamt dein Geschäftsessen als geschäftliche Ausgabe anerkennt, muss der Bewirtungsbeleg vollständig und korrekt ausgefüllt sein. Was das bedeutet, erfährst du in unserem Artikel zum Bewirtungsbeleg.

Neben diesen beiden Geschäftsvorfällen gibt es noch weitere Beispiele für Kleinbetragsrechnungen:

mit einer Rechnungssumme von maximal 250 Euro brutto.

Gut zu wissen: Besonderheiten bei Quittungen!

Bei einer Quittung handelt es sich im Gegensatz zur Standard- oder Kleinbetragsrechnung nicht um eine Zahlungsaufforderung inklusive Zahlungsziel. Vielmehr bestätigt eine Quittung dem Leistungsempfänger nach dem Bezahlvorgang die bereits getätigte Zahlung.

Typische Beispiele für Kleinbetragsrechnungen

Kleinstbeträge fallen im Alltag immer wieder an – im Dienstleistungsbereich, im Einzelhandel oder in der Gastronomie. Je nach Unternehmen werden Kleinbetragsrechnungen bei dir vor allem hier auftauchen:

  • Dienstleistungsbereich: Taxifahrten, Friseur, Copyshop, Wäscheservice, Buchhandlung, Reinigung
  • Einzelhandel: Supermarkt, Kiosk, Blumenladen, Drogerie, Baumarkt
  • Gastronomie: Cafés, Restaurants, Eisdiele, Imbiss, Bars, Bäckerei, Kantine

Probleme beim Vorsteuerabzug vermeiden

Um bei der Umsatzsteuervoranmeldung Probleme mit dem Vorsteuerabzug zu vermeiden, solltest du Rechnungen über Kleinbeträge stets direkt nach Erhalt auf Korrektheit und Vollständigkeit der Mindestangaben prüfen. Meist ist eine Reklamation zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr möglich.

Wichtig: Damit der Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, muss zudem der Umsatzsteuersatz unbedingt als Zahlenwert in der Kleinbetragsrechnung aufgeführt werden – also als 7 % oder 19 %. Formulierungen wie „Der Gesamtbetrag enthält die gesetzliche Umsatzsteuer.“ oder „Alle Preise verstehen sich inklusive Mehrwertsteuer.“ reichen als Umsatzsteuerausweis nicht aus.

Kleinbetragsrechnungen leicht gemacht: mit der passenden Vorlage

Nachfolgend findest du eine Mustervorlage für die Kleinbetragsrechnung zum kostenlosen Download als Word- oder Excel-Datei. Diese berücksichtigt bereits die gesetzlichen Pflichtangaben. So kannst du mögliche Fehler vermeiden.

Kostenloses Kleinbetragsrechnung Muster von sevdesk zum Download für Word und Excel
Kleinbetragsrechnung Muster

Ausnahmen: Rechnungen ins Ausland

In bestimmten Fällen darf keine Kleinbetragsrechnung gestellt werden, obwohl die Rechnungssumme im erlaubten Rahmen liegt.

Zu diesen Ausnahmen gehören gemäß Umsatzsteuergesetz (UStG) folgende Fälle:

  1. Grenzüberschreitender Versandhandel (Versandhandelsregelung nach § 3c UStG): Wenn Waren zwischen zwei EU-Ländern verschickt werden.
  2. Innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen nach § 6a UStG: Es wird eine steuerbare, jedoch steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung ausgeführt.
  3. Reverse-Charge-Lieferungen nach § 13 b UStG: Der Leistungsempfänger wird nach § 13b UStG (Reverse-Charge-Verfahren) zum Steuerschuldner.

Egal, ob es darum geht, eine Rechnung zu schreiben oder weitere praktische Funktionen zu nutzen – mit einer Buchhaltungssoftware wie sevdesk bist du jederzeit bestens aufgestellt.

Aufbewahrungsfristen von Kleinbetragsrechnungen

Für Kleinbetragsrechnungen (und alle anderen Arten von Rechnungen) gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. In dieser Zeit müssen die Dokumente gemäß GoBD lesbar bleiben. So zum Beispiel für eine Betriebsprüfung.

Gut zu wissen: Mit Buchhaltungsprogrammen wie sevdesk können jegliche Rechnungen und Belege leicht GOBD-konform archiviert werden.

Was ist bei Rechnungen über 250 Euro zu beachten?

Rechnungen über 250 Euro – egal ob als Bewirtungsbeleg oder Kassenbon – gelten als sogenannte Standardrechnung und nicht mehr als Kleinbetragsrechnung. Der Leistungsempfänger hat in diesem Fall sogar einen Rechtsanspruch auf die Ausstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung. Welche Pflichtangaben genau für Standardrechnungen notwendig sind, findest du in § 14 Abs. 4 UStG.

Wenn du wissen willst, wie eine Rechnung aufgebaut ist und welche Angaben sie halten muss, lies unseren Beitrag zu Rechnungen schreiben.

Zusammenfassung zur Kleinbetragsrechnung

Schauen wir uns zum Abschluss noch einmal zusammengefasst an, was du bei Kleinbetragsrechnungen beachten solltest:

  • Der Brutto-Betrag beträgt maximal 250 Euro.
  • Es gibt weniger Pflichtangaben – aber die dürfen auf keinen Fall fehlen (v.a. die Steuerangaben, damit du die Vorsteuer abziehen kannst).
  • Die Rechnung muss mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden.
  • Für die meisten Rechnungen ins Ausland darfst du keine Kleinbetragsrechnung schreiben

Und damit du dabei nichts vergisst: Mit der Buchhaltungssoftware von sevdesk hast du immer alles Wichtige im Blick und erstellst und archivierst deine (Kleinbetrags-)Rechnungen korrekt!

Häufig gestellte Fragen zum Thema Kleinbetragsrechnung

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