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Rechnungen schreiben kann so einfach sein

Vermeide Fehler beim Schreiben deiner Rechnung! Das Online-Rechnungsprogramm sevDesk unterstützt dich dabei rechtliche Pflichtangaben einzuhalten. Auch die Umsatzsteuer wird anhand der geltenden Steuersätze automatisch berechnet.

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Christian Wöllecke

Christian Wöllecke

November 29, 2022

Rechnung ohne Rechnungsnummer

Eine Rechnung, die du an eine Leistungsempfängerin oder einen Leistungsempfänger schickst, braucht immer eine Rechnungsnummer. Oder doch nicht? Worauf du achten musst, wenn du eine Rechnung ohne Rechnungsnummer vor dir hast und was für den Nummernkreis bei der Rechnungsstellung gilt, erfährst du in diesem Artikel. Wir zeigen dir außerdem, wie es sich mit dem Vorsteuerabzug im Fall einer fehlenden Pflichtangabe wie der Rechnungsnummer verhält.

Das musst du tun, wenn deine Rechnung ohne Rechnungsnummer ist

Bei einer Rechnung ohne Rechnungsnummer musst du aktiv werden, denn eine Rechnung muss in der Regel immer eine Rechnungsnummer besitzen.

Ausnahmen: Eine durch eine Privatperson ausgestellte Rechnung braucht keine Rechnungsnummer. Außerdem darf auch eine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto ohne Rechnungsnummer an einen Leistungsempfänger bzw. eine Leistungsempfängerin versendet werden. 

Falls du nicht weißt, wie eine Kleinbetragsrechnung aufgebaut ist bzw. wie man sie schreibt, nutze einfach ein kostenloses Kleinbetragsrechnung Muster. Das hilft dir dabei, keine wichtigen Informationen zu vergessen. 

Inhalte einer Stornorechnung
Kleinbetragsrechnung Muster

Ansonsten müssen Gewerbetreibende wie Freiberuflerinnen und Freiberufler und Selbstständige eine Rechnungsnummer auf ihrer Rechnung haben, und zwar unabhängig von einer Steuerbefreiung. Ob Rechnungsdatum, Steuerbetrag oder auch Rechnungsnummer – es handelt sich dabei immer um eine Pflichtangabe nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG).

Entsprechend UStG sollen Rechnungsnummern in einem Nummernkreis so angeordnet werden, dass sie in deinem Unternehmen nur einmal vorkommen und sich eindeutig auf eine Rechnung beziehen. Weiter gilt:

  • Rechnungsnummern sollten fortlaufend sein.
  • Eine Pflicht, Rechnungsnummern lückenlos numerisch zu vergeben, besteht nicht.
  • Lücken sollten jedoch erklärbar sein, z. B. durch den Jahreswechsel.
  • Die Gestaltung ist sonst recht frei.
  • Auch die Verwendung von Zahlen- und Buchstabenreihen ist möglich
  • Ebenso die Verwendung einzelner Buchstaben anstatt von Buchstabenreihen.

Folgen bei fehlenden Pflichtangaben

Eine Rechnung, auf der eine Pflichtangabe wie das Leistungsdatum, das Rechnungsdatum, der Steuerbetrag oder eben auch die Rechnungsnummer fehlt, hat eine gravierende Folge: Der Vorsteuerabzug ist in Gefahr, wenn eine Pflichtangabe fehlt.

Wenn du als Rechnungsstellerin oder Rechnungssteller die Rechnungsnummer vergessen hast, dann musst du dich darum kümmern, deine Rechnung entsprechend zu korrigieren oder zu stornieren, damit der Vorsteuerabzug deiner Kunden nicht gefährdet wird. Du weißt nicht wie eine Rechnungskorrektur oder Stornorechnung aufgebaut ist? Dann schau doch mal in die verlinkten Beiträge, hier erfährst du mehr dazu.

Als Rechnungsempfänger oder Rechnungsempfängerin bzw. Leistungsempfänger oder Leistungsempfängerin musst du dich bei einer Eingangsrechnung ohne Rechnungsnummer an den Rechnungsaussteller bzw. die Rechnungsausstellerin wenden, denn sonst kannst du deinen Vorsteuerabzug nicht geltend machen. Wie genau du in diesen Fällen vorgehen solltest, erfährst du im nächsten Abschnitt.

Checkliste für deine Rechnungsprüfung

Neben der Rechnungsnummer in Rechnungen gibt es natürlich einige weitere gesetzliche Pflichtangaben, die enthalten sein müssen. Diese Checkliste hilft dir beim Inhalt und Aufbau einer Rechnung:

Checkliste für die Rechnungsprüfung
Checkliste zur Rechnungsprüfung
Tipp: Nie mehr Pflichtangaben auf Rechnungen vergessen

Du möchtest einfach und schnell rechtskonforme Rechnungen schreiben? Dann nutze jetzt sevDesk, das intuitive Rechnungsprogramm für Unternehmer und Selbstständige. Die komplette Auftragsabwicklung funktioniert in einem Tool - teste sevDesk einfach 14 Tage kostenlos!

Mehr zu sevDesk

So korrigierst du eine Rechnung ohne Rechnungsnummer

Wenn du eine Rechnung ohne Rechnungsnummer korrigieren willst, dann kommt es wie eben schon besprochen darauf an, ob du die Rechnung an einen Rechnungsempfänger senden willst oder bereits gesendet hast oder ob du die Rechnung als Eingangsrechnung ohne Rechnungsnummer erhalten hast.

Wenn du der Rechnungsaussteller bzw. die Rechnungsausstellerin bist, gilt Folgendes:

Status Handlung
Eine noch nicht versendete Rechnung: Kannst du unmittelbar selbst korrigieren und neu erstellen.
Eine versendete, noch nicht bezahlte und nicht verbuchte Rechnung: Kannst du korrigieren, dazu musst du mit dem Rechnungsempfänger bzw. der Rechnungsempfängerin in Kontakt treten.
Eine bereits bezahlte und verbuchte Rechnung: Musst du stornieren – auch dazu musst du Kontakt zum Rechnungsempfänger bzw. zur Rechnungsempfängerin aufnehmen.

Hast du eine Rechnung ohne Rechnungsnummer erhalten und es handelt sich dabei weder um eine Privatrechnung noch um eine Kleinbetragsrechnung, solltest du Kontakt zur Rechnungsstellerin bzw. zum Rechnungssteller aufnehmen und um eine Korrektur oder ein Rechnungsstorno bitten.

Wie genau das Korrigieren und Stornieren funktioniert, erklären wir dir in unserem Artikel zur „Rechnungskorrektur".

Tipp: So kannst du Fehler ganz einfach vermeiden

Mit einem Rechnungsprogramm wie sevDesk kannst du viele Fehler gleich zu Beginn vermeiden, sodass eine Korrektur gar nicht erst nötig wird. Das liegt unter anderem an Rechnungsvorlagen, die bereits Platzhalter für alle nötigen Pflichtangaben enthalten. Außerdem erstellst du mit sevDesk immer korrekte Rechnungen – egal ob es sich um eine Kleinbetragsrechnung handelt oder du durch die Kleinunternehmerreglung von einer Steuerbefreiung Gebrauch machst.

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